8特殊載體檔案管理制度

庫木塔格熱電廠檔案制度新疆萬向化肥能源有限公司熱電廠籌建處特別載體檔案管理制度(XWRD-GC-08)2011-10-編寫2011-10-實施第一條主要依據(jù)（一）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894—2002（二）《磁性載體檔案管理與愛護規(guī)范》DA/T15-95（三）《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB/T17678.1-1999其次條管理職責(zé)與要求（一）管理職責(zé)1.檔案部門是光盤、磁盤、錄像、錄音等特別載體檔案歸口管理部門。2.負責(zé)本單位歸檔光盤、磁盤、錄像、錄音等特別載體的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用；負責(zé)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)本企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)部門特別載體檔案的形成、積累和移交等工作。3.相關(guān)業(yè)務(wù)部門兼職檔案員，應(yīng)負責(zé)本部門光盤、錄像、錄音等特別載體檔案的形成、積累和管理，并在檔案員的指導(dǎo)下按特別載體檔案管理規(guī)范，完成特別載體檔案的整理與移交。（二）管理要求1.檔案部門應(yīng)按GB/T18894—2002標準，對各業(yè)務(wù)部門移交的光盤、磁盤、錄像、錄音等特別載體檔案，在信息人員的幫助下，進行檢測與驗收，確保載體記錄的信息與紙質(zhì)檔案內(nèi)容的一樣性，以及移交的特別載體檔案平安、有效。2.信息部門應(yīng)對本企業(yè)應(yīng)用的各種管理軟件系統(tǒng)定期做數(shù)據(jù)備份光盤，把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式將其存儲（刻錄）到符合保管期限條件的光盤上，按GB/T18894—2002標準規(guī)定填寫電子文件登記表和編制歸檔說明，向檔案部門移交。3.光盤、磁盤、錄像、錄音等載體的形成部門應(yīng)按DA/T15-95和GB/T18894—2002標準規(guī)定填寫電子文件登記表和編制歸檔說明，向檔案部門移交。第三條歸檔要求（一）歸檔范圍記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的光盤、錄像、錄音等特別載體檔案均屬歸檔范圍。1.領(lǐng)導(dǎo)人和聞名人物參與與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動的錄像、錄音文件。2.本企業(yè)在重大事務(wù)、重大事故、重大自然災(zāi)難等事務(wù)中形成的錄像資料。3.為工程創(chuàng)優(yōu)、企業(yè)評級等工作編輯的工程概況、企業(yè)概況介紹等的錄像。4.生產(chǎn)管理系統(tǒng)形成的運行記錄、設(shè)備狀況光盤。5.建設(shè)項目形成的竣工檔案移交的電子文件光盤（含竣工圖電子光盤）等。6.廠家供應(yīng)的設(shè)備或系統(tǒng)安裝調(diào)試光盤、磁盤。7.本企業(yè)所應(yīng)用的各種管理軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份光盤。8.其他工作形成的應(yīng)歸檔的光盤、錄像、錄音等。（二）歸檔時間1.原始的錄像、錄音文件材料及經(jīng)過編輯整理過的錄像、錄音，應(yīng)在工作結(jié)束后由責(zé)任部門（單位）剛好移交歸檔。2.建設(shè)項目形成的光盤檔案，歸檔時間應(yīng)與紙質(zhì)檔案移交時間相同。3.生產(chǎn)管理系統(tǒng)形成的運行記錄、設(shè)備狀況光盤應(yīng)按生產(chǎn)檔案歸檔時間相同。4.廠家供應(yīng)的設(shè)備或系統(tǒng)等的光盤、磁盤，應(yīng)在設(shè)備或系統(tǒng)安裝調(diào)試完畢后，由責(zé)任部門按紙質(zhì)檔案移交時間一起移交歸檔。5.本企業(yè)應(yīng)用的各管理軟件系統(tǒng)應(yīng)由信息部門定期做數(shù)據(jù)備份光盤，剛好向檔案部門進行移交。（三）歸檔份數(shù)1.磁性載體檔案一般歸檔二份，一份供應(yīng)利用，一份保存。2.光盤檔案一般歸檔二份，一份存檔供應(yīng)利用，一份異地保存。（四）移交手續(xù)特別載體檔案歸檔時，應(yīng)由形成部門按DA/T15-95和GB/T18894—2002標準要求填寫相關(guān)表格，編制文件移交書目及歸檔說明，經(jīng)檔案人員檢測、核查、驗收后，雙方辦理移交簽字手續(xù)，各留存一份以備查考。（四）質(zhì)量要求1.歸檔的檔案載體應(yīng)清潔，無病毒、無劃痕，歸檔信息填寫清晰（版本、設(shè)備環(huán)境、記錄格式等）。2.歸檔的電子文件以及數(shù)據(jù)備份應(yīng)優(yōu)先采納：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等，嚴禁用軟磁盤作為信息長期保存的載體。3.歸檔的特別載體檔案必需是可讀文件，長期保存的應(yīng)把電子文件與相應(yīng)的機讀書目儲存在同一載體上。第五條整理與歸檔（一）收集檔案部門應(yīng)按歸檔范圍要求，收集各業(yè)務(wù)部門（單位）形成的光盤、磁盤、錄像、錄音等特別載體檔案，按DA/T15-95和GB/T18894—2002標準要求指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門編制歸檔說明及移交清冊，在規(guī)定時間內(nèi)接收。（二）核查，檔案部門在接收特別載體檔案后，應(yīng)對移交特別載體檔案的真實性、完整性、有效性進行檢查，并應(yīng)在特別載體上用記號筆標明內(nèi)容、刻錄時間、責(zé)任者，并填寫相應(yīng)表格。1.比照移交書目核對移交的數(shù)量。2.檢查機讀書目是否與電子文件內(nèi)容相一樣，是否可讀。3.歸檔說明及按規(guī)定填寫的電子文件登記表的信息，填寫是否正確。4.檢查提交的載體是否有病毒、有劃痕等有損壞狀況，及運用的光盤、磁帶、硬磁盤等是否符合歸檔要求。（三）整理1.特別載體檔案包括光盤、磁盤、錄像、錄音等載體。按類別代碼分別用：光盤——GP、錄像——LX、錄音——LY、磁盤——CP來標識。2.歸檔的光盤、磁盤應(yīng)按“張”整理，裝“盒”；錄像、錄音應(yīng)按“盤”整理，裝“盒”。3.特別載體檔案的保管期限應(yīng)依據(jù)實際狀況設(shè)定，一般為長期保管。（四）編目特別載體檔案編目采納案卷級和文件級兩級編制書目。1.卷內(nèi)書目設(shè)置有：檔號、盤（張）序號、題名、責(zé)任者、電子文件個數(shù)、起始時間、互見號、歸檔說明、設(shè)備環(huán)境、記錄格式等項目?！獧n號，采納年度——類別——流水號，按年度、類別、排流水號?！}名，盤（張）內(nèi)主要電子文件的名稱，參照科技檔案題名要求擬寫。——責(zé)任者特別載體形成的部門或單位名稱（全稱或規(guī)范簡稱）?！娮游募€數(shù)，光盤存儲的電子文件數(shù)量，——起始時間，盤（張）內(nèi)電子文件形成的最早時間至最終時間；錄像、錄音內(nèi)存儲內(nèi)容時間的長短?！ヒ娞枺c特別載體檔案內(nèi)容相同的其他載體歸檔文件的檔號。——歸檔說明，特別載體的歸檔說明應(yīng)概括揭示盤（張）內(nèi)的全部信息?？蓞⒄照掌f明編寫，綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，并對題名未能反映的信息作出補充?！O(shè)備環(huán)境，——記錄格式，DVD/VCD/2.案卷級書目設(shè)置有：檔號、題名、立卷者、起始時間、互見號。第六條保存與管理（一）保存存儲在脫機載體上的電子檔案保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：——歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避開擦、劃、觸摸記錄涂層?！獑纹d體應(yīng)裝盒，直立存放，且避開擠壓。——存放時應(yīng)遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離?！h(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35％～45％。（二）管理1.存儲電子檔案的磁性載體每隔（滿）2年、光盤每隔（滿）4年應(yīng)進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10％，如發(fā)覺問題應(yīng)剛好實行復(fù)原措施。2.對磁性載體上的電子檔案