(決策管理)廣州市業(yè)主決策電子投票工作指引

（決策管理）廣州市業(yè)主決策電子投票工作指引

廣州市業(yè)主決策電子投票工作指引一、適用范圍本市行政區(qū)域內按照法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件規(guī)定以及管理規(guī)約、業(yè)主大會議事規(guī)則約定需要業(yè)主共同決定的事項，使用電子投票表決的活動適用于《廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則》。電子投票，是指以市住房和城鄉(xiāng)建設行政主管部門提供的業(yè)主決策電子投票系統(tǒng)(以下簡稱投票系統(tǒng))為平臺，業(yè)主通過微信、短信、網(wǎng)站等互聯(lián)網(wǎng)、移動通信技術手段，對物業(yè)管理活動中的業(yè)主共同決定事項投票表決的活動。二、表決事項物業(yè)管理區(qū)域內需由業(yè)主共同決定的下列事項，可以使用電子投票表決：(一)制定和修改業(yè)主大會議事規(guī)則；(二)制定和修改管理規(guī)約；(三)選舉業(yè)主委員會或者更換業(yè)主委員會委員；(四)決定是否設立業(yè)主監(jiān)事會；(五)制定物業(yè)服務內容、標準以及物業(yè)服務收費方案；(六)選聘和解聘物業(yè)服務企業(yè)；(七)籌集和使用物業(yè)專項維修資金，制定物業(yè)專項維修資金管理制度；(八)改建、重建建筑物及其附屬設施；(九)改變共用部位、共用設施設備的用途；(十)決定或者授權業(yè)主委員會決定共用部位、共用設施設備的經(jīng)營方式，管理、使用經(jīng)營收益；(十一)聽取和審查業(yè)主委員會的工作報告和收支預算結算報告、業(yè)主監(jiān)事會的工作報告；(十二)改變或者撤銷本物業(yè)管理區(qū)域內部分業(yè)主、業(yè)主委員會作出的與業(yè)主大會決定相抵觸的決議；(十三)法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定或者管理規(guī)約、業(yè)主大會議事規(guī)則約定應由業(yè)主共同決定的事項。三、主管部門市住房和城鄉(xiāng)建設行政主管部門組織實施本規(guī)則，負責投票系統(tǒng)的建設、維護和管理，負責全市電子投票活動的監(jiān)督管理工作。區(qū)住房和建設行政主管部門負責本轄區(qū)電子投票活動的監(jiān)督管理工作。街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府會同區(qū)住房和建設行政主管部門負責指導、協(xié)助、監(jiān)督本轄區(qū)投票組織者開展電子投票活動，調解處理電子投票活動中的糾紛。居民委員會、村民委員會協(xié)助街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府指導和監(jiān)督社區(qū)內電子投票活動。四、實施單位投票組織者是指組織業(yè)主對物業(yè)管理活動中業(yè)主共同決定事項進行投票的組織和單位，包括：首次業(yè)主大會籌備組、業(yè)主委員會、業(yè)主監(jiān)事會、居民委員會、村民委員會、物業(yè)服務企業(yè)等，其主體資格應當符合有關法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件的規(guī)定。五、建立投票系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫（一）提出申請。投票組織者向屬地街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府提出建立投票系統(tǒng)中本物業(yè)項目數(shù)據(jù)庫的申請。（二）錄入數(shù)據(jù)。街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府將房屋門樓號牌、業(yè)主手機號碼等信息錄入數(shù)據(jù)庫。區(qū)住房和建設行政主管部門將房屋建筑面積、業(yè)主姓名等信息錄入數(shù)據(jù)庫。（三）公示信息。投票組織者公示投票系統(tǒng)中房屋門樓號牌、業(yè)主姓氏、手機號碼前3位和后4位等信息，公布接收業(yè)主意見的聯(lián)系方式，公示時間不少于10日。（四）業(yè)主確認。街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府通過投票系統(tǒng)向已提供手機號碼的業(yè)主發(fā)送確認信息。在發(fā)送確認信息前，投票組織者及時向全體業(yè)主通知投票系統(tǒng)將向業(yè)主發(fā)送確認信息的事項，未收到確認信息的業(yè)主應當及時告知投票組織者，并提供業(yè)主本人用于投票使用的唯一手機號碼。六、進行電子投票（一）提出申請。投票組織者在使用投票系統(tǒng)30日前向屬地街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府提出書面申請，并提交相關資料。（二）開放系統(tǒng)。街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府會同區(qū)住房和建設行政主管部門審核，符合條件的，街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府在收到申請之日起3個工作日內出具可以使用投票系統(tǒng)的書面通知。街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府將可以使用投票系統(tǒng)的書面通知等資料抄送區(qū)住房和建設行政主管部門，區(qū)住房和建設行政主管部門在收到書面通知后的3個工作日內開放投票系統(tǒng)使用權限。（三）投票前公示。投票組織者在使用投票系統(tǒng)20日前，向投票表決范圍內的業(yè)主公示街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府出具的書面通知以及投票開始時間、投票截止時間、表決事項、表決規(guī)則等事項，公示時間不少于10日。對表決事項、表決規(guī)則進行修改的，投票組織者應當將修改后的表決事項、表決規(guī)則重新公示，公示時間不少于10日。投票組織者應當在開始使用投票系統(tǒng)前，在街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府的指導、監(jiān)督下，將投票表決的事項錄入投票系統(tǒng)。（四）業(yè)主投票。業(yè)主可以通過微信平臺投票、通過手機短信投票、在投票系統(tǒng)網(wǎng)站投票，提倡優(yōu)先采用微信投票。對無法進行電子投票的，書面投票可作為補充方式，在投票組織者提供的書面征求意見書上簽署表決意見。以上4種投票方式可任選一種。（五）公開投票結果。電子投票有效期限內無業(yè)主使用書面表決意見形式的，電子投票表決結果應當于投票期限屆滿之日起1個工作日內由投票系統(tǒng)統(tǒng)計并生成。電子投票有效期限內有業(yè)主使用書面表決意見形式的，電子投票表決結果應當在書面表決意見錄入投票系統(tǒng)后即刻由投票系統(tǒng)統(tǒng)計并生成。投票組織者應當將電子投票表決結果向全體業(yè)主公示，公示內容應當包括建筑物專有部分的門樓號牌、建筑面積、投票方式，業(yè)主對表決事項贊同、反對、棄權的意見，全體業(yè)主對表決事項贊同、反對、棄權意見的匯總結果等，公示時間不少于7日。投票組織者公告通過使用“廣州市業(yè)主決策電子投票系統(tǒng)”形成的業(yè)主大會相關決定。廣州市業(yè)主決策電子投票示范文書目錄13.關于使用電子投票系統(tǒng)表決業(yè)主共同決定事項的通知14.表決票15.關于公示表決結果的通知附件1關于建立電子投票系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)庫的函街道辦事處名稱：物業(yè)管理區(qū)域名稱擬采用電子投票形式對物業(yè)管理活動中的業(yè)主共同決定事項投票表決。由于物業(yè)管理區(qū)域名稱是首次使用業(yè)主決策電子投票系統(tǒng)，根據(jù)《廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則》（穗建規(guī)字〔2016〕1號）第七條規(guī)定，請街道辦事處名稱及時指導、協(xié)助我們建立物業(yè)管理區(qū)域名稱的電子投票系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)庫。專此函達。投票組織者名稱（蓋章）年月日(聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：)附件2關于提供物業(yè)管理有關信息的通知物業(yè)服務企業(yè)名稱：投票組織者名稱擬采用電子投票形式對物業(yè)管理活動中的業(yè)主共同決定事項投票表決。由于物業(yè)管理區(qū)域名稱是首次使用業(yè)主決策電子投票系統(tǒng)，根據(jù)《廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則》（穗建規(guī)字〔2016〕1號）第六條規(guī)定，請你公司于年月日前將物業(yè)管理區(qū)域名稱內所有建筑物專有部分依法設置的門樓號牌，以及門樓號牌對應的業(yè)主姓名、業(yè)主手機號碼等信息的書面材料（蓋公司章,見附表）和excel電子表格提供給我單位。特此通知。附表：物業(yè)管理區(qū)域名稱物業(yè)管理有關信息清冊街道辦事處名稱（蓋章）年月日(聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：)附表物業(yè)管理區(qū)域名稱物業(yè)管理有關信息清冊填報單位：填報時間：年月日序號,樓棟號,房屋門牌號,業(yè)主姓名,手機號碼1,,,,2,,,,3,,,,.,,,,.,,,,.,,,,.,,,,.,,,,n,,,,備注：樓棟號、房屋門牌號請?zhí)顚懸婪ㄔO置的標準名稱附件3關于錄入投票系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)的函區(qū)住建部門名稱：物業(yè)管理區(qū)域名稱擬采用電子投票形式對物業(yè)管理活動中的業(yè)主共同決定事項投票表決。由于物業(yè)管理區(qū)域名稱是首次使用業(yè)主決策電子投票系統(tǒng)，我單位按照《廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則》（穗建規(guī)字〔2016〕1號）第七條規(guī)定，已將物業(yè)管理區(qū)域名稱內已收集到的建筑物專有部分的門樓號牌、業(yè)主手機號碼等信息錄入電子投票系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)庫，并請你單位對下一步使用業(yè)主決策電子投票系統(tǒng)的工作給予指導、協(xié)助。專此函達。街道辦事處名稱（蓋章）年月日(聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：)附件4關于提供有關實測繪成果的函市或區(qū)房地產測繪管理機構名稱：本區(qū)物業(yè)管理區(qū)域名稱（地址）擬采用電子投票形式對物業(yè)管理活動中的業(yè)主共同決定事項投票表決。根據(jù)《廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則》（穗建規(guī)字〔2016〕1號）第七條規(guī)定，請你單位核對物業(yè)管理區(qū)域名稱內尚未登記的建筑物專有部分（見附件）是否備存實測繪成果，已備存的，請于年月日前將實測建筑面積的書面材料和excel電子表格提供給我單位。專此函達。附表：尚未登記的建筑物專有部分清冊區(qū)住建部門名稱（蓋章）年月日(聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：)附表物業(yè)管理區(qū)域名稱尚未登記的建筑物專有部分清冊填報單位：填報時間：年月日序號,房屋地址及門牌號,實測建筑面積,測量成果報告書編號1,,,2,,,3,,,.,,,.,,,.,,,.,,,.,,,n,,,備注：1.房屋地址及門牌號由區(qū)住建部門填寫2.實測建筑面積、報告書編號請測繪部門填寫附件5關于收集并錄入有關業(yè)主信息的函街道辦事處名稱：我單位已將物業(yè)管理區(qū)域名稱已登記或已實測繪建筑物專有部分的不動產相關信息已錄入電子投票系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)庫?，F(xiàn)仍有部分建筑物專有部分尚未登記且未實測繪（見附件），請你單位指導、協(xié)助投票組織者按照《廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則》（穗建規(guī)字〔2016〕1號）第六條規(guī)定，收集并確認相應的業(yè)主姓名、業(yè)主身份證件號碼、業(yè)主手機號碼、建筑面積等信息，并將信息錄入電子投票系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)庫。專此函達。附表：尚未登記且未實測繪的建筑物專有部分清冊區(qū)住建部門名稱（蓋章）年月日(聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：)附表物業(yè)管理區(qū)域名稱尚未登記且未實測繪的建筑物專有部分清冊填報單位：填報時間：年月日序號,樓棟號,房屋門牌號,業(yè)主姓名,身份證件號碼,手機號碼,房屋建筑面積1,,,,,,2,,,,,,3,,,,,,.,,,,,,.,,,,,,.,,,,,,.,,,,,,n,,,,,,備注：1.樓棟號、房屋門牌號由區(qū)住建部門填寫2.業(yè)主及房屋的其他信息請街道辦事處會同投票組織者填寫附件6關于移交并公示有關業(yè)主信息的函投票組織者名稱：物業(yè)管理區(qū)域名稱的電子投票系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)庫已初步建成，現(xiàn)將投票系統(tǒng)中建筑物專有部分的門樓號牌、業(yè)主的姓名和手機號碼提供給你單位，請按照《廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則》（穗建規(guī)字〔2016〕1號）第五條、第七條等規(guī)定，及時公示上述信息，公布接收業(yè)主意見的聯(lián)系方式，公示時間不少于10日。公示期間應當按照上述規(guī)定及時處理業(yè)主提出的意見。專此函達。附表：建筑物專有部分的門樓號牌、業(yè)主姓名、業(yè)主手機號碼清冊街道辦事處名稱（蓋章）年月日(聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：)附表物業(yè)管理區(qū)域名稱建筑物專有部分的門樓號牌、業(yè)主姓名、業(yè)主手機號碼清冊序號,樓棟號,房屋門牌號,業(yè)主姓名,手機號碼1,,,,2,,,,3,,,,.,,,,.,,,,.,,,,.,,,,.,,,,n,,,,附件7關于公示有關業(yè)主信息的通知物業(yè)管理區(qū)域名稱的全體業(yè)主：在街道辦事處名稱、區(qū)住建部門名稱的指導、協(xié)助下，已初步建成了物業(yè)管理區(qū)域名稱電子投票系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)庫。按照《廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則》（穗建規(guī)字〔2016〕1號）第七條規(guī)定，現(xiàn)向物業(yè)管理區(qū)域名稱的全體業(yè)主公示物業(yè)管理區(qū)域內所有建筑物專有部分的門樓號牌、業(yè)主的姓名和手機號碼（按照規(guī)定作保密處理）。公示期從年月日起至年月日止（不少于10日）。公示期間，業(yè)主對公示信息有異議的，應當以書面形式向投票組織者提出更正意見。對公示業(yè)主姓名的異議，業(yè)主應當向投票組織者提供房屋權屬證明、身份證件等相關資料，并由街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府會同投票組織者將該相關資料提供給區(qū)住房和建設行政主管部門進行核實，核實無誤的，區(qū)住房和建設行政主管部門在電子投票系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)庫中更正，并及時通知街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府和投票組織者；對公示門樓號牌、業(yè)主手機號碼的異議，街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府會同投票組織者進行核實，核實無誤的，街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府在電子投票系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)庫中予以更正。特此通知。附表：建筑物專有部分的門樓號牌、業(yè)主姓名、業(yè)主手機號碼清冊投票組織者名稱（蓋章）年月日(聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：)附表物業(yè)管理區(qū)域名稱建筑物專有部分的門樓號牌、業(yè)主姓名、業(yè)主手機號碼清冊序號,樓棟號,房屋門牌號,業(yè)主姓名,手機號碼1,,,,2,,,,3,,,,.,,,,.,,,,.,,,,.,,,,.,,,,n,,,,備注:公布業(yè)主姓氏，手機號碼前3位和后4位，其余用*號。附件8關于核實有關業(yè)主信息的函區(qū)住建部門名稱：投票組織者名稱已按照《廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則》（穗建規(guī)字〔2016〕1號）第五條、第七條等規(guī)定，公示了物業(yè)管理區(qū)域內所有建筑物專有部分的門樓號牌，業(yè)主的姓名和手機號碼等信息。公示期間，有業(yè)主對公示的業(yè)主姓名提出異議，現(xiàn)將提出異議業(yè)主的房屋權屬證明、身份證件等相關資料（見附件）提供給你單位，請對該資料進行核實，并將核實結果及時反饋我單位。專此函達。附件：異議業(yè)主的房屋權屬證明、身份證件材料街道辦事處名稱（蓋章）年月日(聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：)附件9關于向業(yè)主發(fā)送確認信息的通知物業(yè)管理區(qū)域名稱的全體業(yè)主：在街道辦事處名稱、區(qū)住建部門名稱的指導、協(xié)助下，物業(yè)管理區(qū)域名稱已初步建成了電子投票系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)庫，向全體業(yè)主公示了物業(yè)管理區(qū)域內所有建筑物專有部分的門樓號牌、業(yè)主的姓名和手機號碼。按照《廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則》（穗建規(guī)字〔2016〕1號）第七條規(guī)定，街道辦事處名稱將于年月日通過電子投票系統(tǒng)向已提供手機號碼的業(yè)主發(fā)送確認信息。未收到確認信息的業(yè)主請于年月日至年月日期間及時告知我單位，并提供本人用于投票的唯一手機號碼。我單位會將收集的業(yè)主手機號碼和對應門樓號牌提供給街道辦事處名稱，由街道辦事處名稱將業(yè)主手機號碼錄入電子投票系統(tǒng)。特此通知。街道辦事處名稱（蓋章）年月日(聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：)附件10關于變更有關業(yè)主信息的函區(qū)住建部門名稱：物業(yè)管理區(qū)域名稱已建成了電子投票系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)該物業(yè)管理區(qū)域內的建筑物專有部分門樓號牌、業(yè)主手機號碼、未登記的建筑物專有部分已辦理登記手續(xù)、已登記的建筑物專有部分的建筑面積、業(yè)主姓名等信息發(fā)生了變更。按照《廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則》（穗建規(guī)字〔2016〕1號）第八條規(guī)定，現(xiàn)將已收集的有關變更信息和資料提供給你單位，請協(xié)助及時變更電子投票系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)庫中的相應信息，并將變更情況及時反饋我單位。專此函達。附件：變更信息的文件和相關材料街道辦事處名稱（蓋章）年月日(聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：)附件11廣州市區(qū)使用電子投票系統(tǒng)申請表申報單位(投票組織者名稱)填報日期廣州市住房和城鄉(xiāng)建設委員會印制說明一、二、本表由申請使用電子投票系統(tǒng)的投票組織者如實填寫，申請人對填寫內容的真實性負責；三、本表用藍色或黑色墨水筆填寫，字跡要端正、清楚；也可打印；四、填寫時，如表格內不夠填寫，可另加附頁，也可適當調整表格大??；五、本表統(tǒng)一以A4紙打印。申請使用電子投票系統(tǒng)的報告街道辦事處名稱：物業(yè)管理區(qū)域名稱擬定于年月日采用電子投票形式組織業(yè)主對業(yè)主共同決定的事項內容進行投票表決，擬表決事項符合使用電子投票系統(tǒng)的有關規(guī)定。按照《廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則》（穗建規(guī)字〔2016〕1號）第九條規(guī)定，現(xiàn)向你單位提交以下材料申請使用電子投票系統(tǒng)，并請對我們組織開展電子投票活動給予時指導、協(xié)助。1.投票組織者采用電子投票形式的決定；2.業(yè)主大會議事規(guī)則(僅業(yè)主大會議事規(guī)則已依法表決通過的需提供)。專此報告。投票組織者名稱（蓋章）年月日(聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：)申請資料要件情況處理意見街道辦事處意見,簽字：年月日回復意見文號及時間,物業(yè)函〔〕第號回函時間：年月日備注：1.本頁由街道辦事處填寫，字跡工整，如實填寫，不得涂改；2.申請資料要件情況的下劃線處填寫“是”、“不”、“未”。附件12關于同意使用電子投票系統(tǒng)的函投票組織者名稱：你單位提交的使用電子投票系統(tǒng)的申請表收悉。經(jīng)研究，你單位提出采用電子投票形式組織業(yè)主對業(yè)主共同決定的事項符合使用電子投票系統(tǒng)的有關規(guī)定，現(xiàn)同意你單位使用電子投票系統(tǒng)。請你單位嚴格按照《廣州市業(yè)主決策電子投票暫行規(guī)則》（穗建規(guī)字〔2016〕1號）及有關規(guī)定，將本函和使用電子投票系統(tǒng)的有關事宜及時通告投票范圍內的全體業(yè)主，受理業(yè)主的建議和意見并及時回復，收集需補錄或者變更的業(yè)主相關信息，在開始使用投票系統(tǒng)前錄入投票表決事項，認真組織業(yè)主開展電子投票活動。專此函達。街道辦事處名稱（蓋章）年月日(聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：)附件13關于使用電子投票系統(tǒng)表決業(yè)主共同決定事項的通知物業(yè)管理區(qū)域名稱的業(yè)主：經(jīng)投票組織者名稱研究決定，并經(jīng)街道辦事處名稱同意，擬定于年月日起，至年月日止，組織業(yè)主采用電子投票形式（可通過微信、短信、網(wǎng)站投票，用微信投票的，請關注“廣州物業(yè)管理”微信公眾號）對業(yè)主共同決定的事項進行投票表決（業(yè)主在投票有效期限內只享有一次電子投票權）。對于無法利用互聯(lián)網(wǎng)、移動通信等方式進行電子投票表決的業(yè)主，可以在投票有效期限內，在投票組織者名稱提供的書面征求意見書簽署表決意見（在投票有效期限內已使用電子投票方式投票的，業(yè)主再次提交的書面表決意見不得錄入投票系統(tǒng)計票）。為保障全體業(yè)主能參與投票，請投票系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)庫中標注未登記建筑物專有部分的建筑面積、業(yè)主姓名、業(yè)主手機號碼的業(yè)主（見附表），以及建筑物專有部分的建筑面積、業(yè)主姓名、業(yè)主手機號碼有變更的業(yè)主及時向投票組織者名稱提供房屋權屬證明、身份證件、手機號碼等相關資料，我們會將收集的信息提交街道辦事處名稱、區(qū)住建部門名稱辦理信息變更手續(xù)。本通知公示時間于年月日起，至年月日止。公示期間，業(yè)主對本通知的事項有建議和意見的，應當以書面形式向投票組織者名稱提出。投票組織者名稱會受理并及時回復。對表決事項、表決規(guī)則進行修改的，投票組織者名稱將重新公示修改后的表決事項、表決規(guī)則，公示時間不少于10日。特此通知。附表：未登記建筑物專有部分相關信息的清冊投票組織者名稱（蓋章）年月日(聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：，受理意見地址：)附表未登記建筑物專有部分相關信息的清冊序號,樓棟號,房