公司會計檔案管理制度

———公司會計檔案管理制度

公司會計檔案管理制度范本

1.目的：會計檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。為了加強會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，制定本辦法。

2.適用范圍：本規(guī)定適用于公司及分子公司。

3.會計檔案管理體系

3.1公司檔案室、財務部及各獨立核算單位檔案室應當依照本辦法管理會計檔案。

3.2公司總經(jīng)辦、財務部共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。

3.3各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

4.會計檔案范圍

4.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。

4.2會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

4.3會計帳薄類：總帳、明細帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄，其他會計帳薄。

4.4財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告。

4.5財會電算化檔案：主要是存儲會計數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。

4.6其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，物資盤存表，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。

5.各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

5.1當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

5.2移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當同會計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。

6.會計檔案不得自行借出。

6.1如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供會計資料的查閱或復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復印財會資料時，應事前由公司總經(jīng)辦批準。

6.2各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。

7.會計檔案的保管期

7.1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(會計檔案保管期限表附后)。

7.2會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

7.3本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

7.4各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。

8.會計檔案的銷毀

8.1保管期滿的會計檔案，除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照以下程序銷毀：

8.1.1由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容;

8.1.2單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;

8.1.3銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷;

8.1.4監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。

8.2保管期滿但未結清的債權原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

8.3正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

9.會計檔案的管理

9.1采用電子計算機進行核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。

9.2單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管公司或財產(chǎn)所有者代管或移交有關檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的，從其規(guī)定。

9.3單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立后原機構代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

9.4單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

9.5單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

9.6在建設項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

9.7單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。

9.7.1移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內(nèi)容;

9.7.2交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

9.8預算、計劃、制度等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。

公司會計檔案保管期限表(略)

10.附則：

10.1本制度由公司財務部負責解釋。

10.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

10.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

采編：

篇2:規(guī)劃設計公司檔案、合同資料管理規(guī)定

檔案、合同資料管理規(guī)定

4.1建立健全的質量管理體系，做好各項技術資料、檔案的管理工作。

4.2簽訂合同須遵循的原則：

(1)遵守國家有關法律、法規(guī)和政策;

(2)堅持平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t;

(3)具備簽訂合同的合法資格。

4.3簽訂經(jīng)濟合同應具備的條款和注意的事項：

(1)合同類型、合同標的種類和合同范圍;

(2)合同雙方的法定名稱;

(3)合同標的技術條件、質量標準、規(guī)格和數(shù)量要求;

(4)履行合同的期限、地點和方式;

(5)違約責任和其它責任。

4.4合同的管理程序及辦法

(1)公司合同(協(xié)議)的簽訂、變更和終止，以及合同糾紛的調(diào)解和起訴等，由辦公室統(tǒng)一辦理，有關部門(項目組)應予大力協(xié)助。

(2)公司法人或法人指定的委托人對外簽訂經(jīng)濟合同時，各有關業(yè)務部門(項目)應及時予以配合，積極進行業(yè)務參謀和審定。

(3)公司法人指定的委托人對外簽訂的經(jīng)濟合同或協(xié)議，須經(jīng)法人代表審定簽字后方可蓋章生效，未經(jīng)法人代表委托授權，任何員工以公司名義簽定的合同(協(xié)議)一律無效，公司不承擔任何法律和經(jīng)濟責任。

(4)凡正式簽定的合同，辦公室要及時將復印件轉交財務室，以便財務室在合同履行過程中實行資金監(jiān)控。財務室在辦理資金支付時，必須遵守銀行結算制度和現(xiàn)金管理制度，不得提前支付或超越合同所規(guī)定的金額范圍。其它部門不得以任何理由要求財務部門違反合同規(guī)定付款。對未正式簽訂合同的經(jīng)營項目，財務室有權拒絕預付或借支。

(5)經(jīng)濟合同履行完畢時，有關部門(項目)要及時對照合同檢查有無遺漏問題。如發(fā)現(xiàn)對方未按合同履行全部條款或有其它問題，應及時向主管經(jīng)理匯報并提出補救措施，以避免不必要的經(jīng)濟損失。

(6)辦公室要加強合同的日常管理，做到安全保密無遺失。年終要整理匯編存檔。

篇3:檔案管理制度

檔案管理制度

1、公司檔案：公司章程、規(guī)劃、年度計劃、經(jīng)營情況、統(tǒng)計資料、財務審計、會議記錄、決議、決定、委任書、聘書、協(xié)議、合同、項目方案、可行性研究報告、通知、房地產(chǎn)產(chǎn)權證、工程圖紙文件和涉及土地、施工的各類文件、批復、工程竣工檔案資料以及員工薪資、人事檔案等具有保存和參考價值的文件材料。

2、檔案由專人負責管理，并明確具體責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。

3、人事檔案

(1),員工個人檔案。在職員工個人檔案由公司負責保管;離職員工檔案保存期限為一年;列為儲備人才的人員資料，保存期限為半年。

(2),其它人事資料。公司規(guī)章制度資料永久保存;有關章程制訂的文件保存五年;有關員工任用、崗位變動的文件保存一年;工資表及獎金、補貼等相關資料保存二年。

四、其它檔案的保存期限

(一)永久保存

1、有關儀式、慶典、紀念的重要文件;

2、建筑物的新建、改建及增建的文件和工程竣工檔案資料及圖紙、資料;

3、土地取得及處分的重要文件(土地證、土地評估資料);

4、建筑物取得及處分的重要文件(房產(chǎn)證、房產(chǎn)評估資料);

5、公司章程。

6、建設設計與重大的計改的圖紙資料。

(二)保存10年

1、有關年度及每月的決算文件;

2、有關賬目的決算記錄及整理的重要文件(總決算表、現(xiàn)金收支表);

3、有關賬目傳票的記錄;

4、有關收入、支出的原始憑證;

5、有關財產(chǎn)的評估及折舊的文件;

6、有關稅收方面的文件;

7、重要的統(tǒng)計資料。

(三)保存五年

1、會議記錄、紀要、決議;

2、有關政府法令的文件;

3、有關訴訟的文件;

4、有關政府機關重要的許可申請及報告文件;

5、有關政府機關的指示及各種命令傳達書;

6、有關重要的合同、契約、協(xié)定及備忘錄文件;

7、有關勞動協(xié)約及工會協(xié)定的文件;

8、有關經(jīng)營協(xié)議及團體聯(lián)系的文件;

9、有關貸款的重要文件;

10、有關投資及融資的重要文件。

(四)保存三年

1、經(jīng)營會議、部門會議、辦公會議記錄;

2、發(fā)文薄、收文薄;

3、有關規(guī)定的制定，及施行的文件;

4、有關政府機關的許可、申請許可及報告的文件;

5、有關安全管理的文件;

6、有關轉賬整理的文件。

(五)保存二年

1、有關登記簡易的文件;

2、有關和政府機關交涉聯(lián)絡的文件;

3、有關簡易的契約協(xié)定及備忘錄文件;

4、有關建筑物及保存物品、火災保險的文件;

5、有關銀行存款及轉賬存款的文件。

五、檔案借閱

1、公司領導借閱非密級檔案，可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。

2、公司其他人員借閱