電腦公司檔案管理制度11

檔案管理制度一、檔案管理原則1、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，更好地為企業(yè)提供信息服務(wù)。2、企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，其中以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括：計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售，物產(chǎn)品、設(shè)備、基建、生產(chǎn)、黨政工青、經(jīng)營(yíng)檔案等。3、企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)利和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。4、企業(yè)檔案工作要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則。二、檔案管理體制及機(jī)構(gòu)1、建立以集團(tuán)公司辦公室為首，檔案室為主管，各部門(mén)參加的兩級(jí)檔案管理體制。2、檔案室負(fù)責(zé)全公司的檔案管理工作，各部門(mén)設(shè)兼職檔案人員負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案收集、整理、移交工作，業(yè)務(wù)上受檔案室監(jiān)督和指導(dǎo)。為加強(qiáng)集團(tuán)公司檔案管理工作，特成立集團(tuán)公司檔案管理小組，分別設(shè)組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、部門(mén)檔案員。4、檔案管理小組職責(zé)①負(fù)責(zé)集團(tuán)公司及本部門(mén)的檔案管理工作。②貫徹執(zhí)行《檔案法》和集團(tuán)公司檔案管理規(guī)定。③負(fù)責(zé)集團(tuán)公司或本部門(mén)各類(lèi)檔案的收集、組卷和歸檔工作。三、檔案管理人員崗位職責(zé)1、要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。2、要忠于職守，不泄密。3、要主動(dòng)工作，將所負(fù)責(zé)范圍收集全，無(wú)遺露。4、在每年年末，將本部門(mén)檔案整理立卷，鑒定合格后交檔案室保管。四、文件材料的形成與歸檔（一）企業(yè)科技材料1、企業(yè)科技文件材料的基本類(lèi)型⑴企業(yè)產(chǎn)品文件材料⑵企業(yè)產(chǎn)品工藝文件材料⑶企業(yè)設(shè)備管理文件材料⑷基本建設(shè)文件材料2、科技文件材料形成的標(biāo)準(zhǔn)：⑴完整：一項(xiàng)活動(dòng)所形成的科技文件材料已全部形成。⑵準(zhǔn)確：科技文件材料的內(nèi)容符合技術(shù)要求，滿足企業(yè)生產(chǎn)需要。⑶系統(tǒng)：科技文件材料之間形成了一個(gè)完整的體系。⑷規(guī)范：所應(yīng)形成的每份科技文件的內(nèi)容表述和載體形式符合一定的標(biāo)準(zhǔn)和要求。（二）企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理文件材料1、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理文件材料主要內(nèi)包括：⑴計(jì)劃決策管理，包括長(zhǎng)期計(jì)劃和年度計(jì)劃⑵產(chǎn)品銷(xiāo)售管理，市場(chǎng)分析、產(chǎn)品銷(xiāo)售與服務(wù)⑶財(cái)務(wù)管理，包括資金的計(jì)劃、組織、調(diào)劑、監(jiān)督和考核，但財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容與會(huì)計(jì)工作的內(nèi)容應(yīng)有區(qū)別：財(cái)務(wù)管理是保證資金的合理需要、嚴(yán)格貨幣監(jiān)督、正確處理企業(yè)與員工之間的關(guān)系；會(huì)計(jì)工作是通過(guò)編制會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等反映和監(jiān)督資金的周轉(zhuǎn)活動(dòng)情況。（三）企業(yè)文書(shū)文件材料1、企業(yè)文書(shū)文件材料包括：⑴會(huì)議文件⑵總結(jié)文件⑶決議、決定文件⑷其他文件（四）企業(yè)會(huì)計(jì)文件材料1、企業(yè)會(huì)計(jì)文件主要包括⑴會(huì)計(jì)憑證⑵賬簿⑶會(huì)計(jì)報(bào)表（五）企業(yè)人事文件材料1、企業(yè)人事文件材料包括：⑴員工的招聘⑵員工的教育培訓(xùn)⑶員工的考核與評(píng)估⑷勞動(dòng)保護(hù)和勞動(dòng)保險(xiǎn)（六）企業(yè)特殊載體記錄材料1、企業(yè)特殊載體記錄材料包括：⑴錄音⑵錄像⑶照片⑷縮微膠片⑸計(jì)算機(jī)磁盤(pán)⑹各種實(shí)物等非紙質(zhì)形式的記錄材料（七）各部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理員在制定文件材料或通過(guò)不同途徑獲取文件材料時(shí)應(yīng)及時(shí)積累、整理、歸檔。（八）生產(chǎn)活動(dòng)及管理工作中形成的各種文件材料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及各職能部門(mén)兼職檔案負(fù)責(zé)積累、整理和歸檔。（九）各部門(mén)應(yīng)將文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入生產(chǎn)、技術(shù)等各項(xiàng)管理程序，并明確納入工作計(jì)劃和有關(guān)部門(mén)及人員的職責(zé)范圍。（十）專、兼職檔案管理人員在參加產(chǎn)品試制、定型、基建工程竣工驗(yàn)收的文件材料鑒定時(shí)，對(duì)不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的文件材料不予鑒定簽字。（十一）產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)、成果及工程的文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，檔案員有權(quán)不予蓋章并不得申報(bào)成果。（十二）新購(gòu)重要設(shè)備（儀器）和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料到貨時(shí)，有關(guān)部門(mén)應(yīng)會(huì)同專、兼職檔案員共同檢查驗(yàn)作，并及時(shí)歸檔。（十三）本公司工作人員因公外出、學(xué)習(xí)、參觀、考察和參加會(huì)議帶回的文件材料必須歸檔，需繼學(xué)習(xí)使用的要辦理借閱手續(xù)，不予報(bào)銷(xiāo)資料費(fèi)。（十四）檔案員對(duì)各種業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作有指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的責(zé)任和義務(wù)。五、檔案的庫(kù)房管理1、檔案庫(kù)房要做到七防：防盜、防水、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染。2、檔案庫(kù)房建議執(zhí)行《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》。六、檔案和鑒定。1、根據(jù)有關(guān)規(guī)定編制檔案分類(lèi)方案，檔案分類(lèi)方案的確定原則是：⑴企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存。⑵對(duì)企業(yè)在一定時(shí)間內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別按長(zhǎng)期或短期保存。凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。2、企業(yè)檔案鑒定由鑒定小組組織進(jìn)行，鑒定小組由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)成員及各職能部門(mén)檔案員組成。⑴鑒定工作每3-5年進(jìn)行一次。⑵經(jīng)鑒定確定永久保存的檔案，如發(fā)現(xiàn)有不完整、不準(zhǔn)確，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行補(bǔ)充或更改。⑶對(duì)于鑒定保存價(jià)值的檔案，要登記造冊(cè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由安全部門(mén)和檔案室共同監(jiān)銷(xiāo)。七、檔案現(xiàn)代化管理①檔案現(xiàn)代化管理要納入企業(yè)現(xiàn)代化管理規(guī)劃。②檔案現(xiàn)代化管理，指應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法，電子計(jì)算機(jī)、縮微技術(shù)和先進(jìn)的監(jiān)控裝置等。③企業(yè)每年應(yīng)從科研基建等項(xiàng)目資金中，撥出費(fèi)用購(gòu)置所需的檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備，不斷提高檔案現(xiàn)代化管理水平。（一）檔案歸檔管理一、依據(jù)檔案管理幾大類(lèi)進(jìn)行收集、整理、歸檔。其應(yīng)歸檔范圍有：（1）黨群工作類(lèi)包括：A、黨組織工作計(jì)劃、總結(jié)、任免令、請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)黨委的批復(fù)文件、黨委工作大事記。B、紀(jì)檢工作計(jì)劃、總結(jié)、處理有關(guān)違紀(jì)案件的規(guī)定。C、職工代表大會(huì)通知、名單、議程、報(bào)告、講話、提案、選舉結(jié)果、工會(huì)的請(qǐng)示、批文、表彰先進(jìn)集體、個(gè)人、標(biāo)兵事跡材料。D、團(tuán)委工作計(jì)劃總結(jié)、團(tuán)代會(huì)的通知、名單、議程、報(bào)告、講話、選舉結(jié)果、通過(guò)的文件、決議等材料。E、民兵、武裝工作的總結(jié)、計(jì)劃。F、安全教育、傷亡事故報(bào)告、交通管理、刑事案件審理等有關(guān)材料。（2）行政管理類(lèi)包括：A、公司的會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、決定、報(bào)告、批文、機(jī)構(gòu)設(shè)置、內(nèi)部任免令、經(jīng)驗(yàn)材料、外事工作及外賓接待中形成的材料、上級(jí)下達(dá)的通令嘉獎(jiǎng)、證書(shū)、牌。B、企業(yè)總體規(guī)劃、方針目標(biāo)、重大經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、各項(xiàng)規(guī)定、辦法、要求、評(píng)優(yōu)達(dá)標(biāo)、評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)的材料。C、培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)。（3）經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)包括：產(chǎn)品銷(xiāo)售合同、廣告宣傳合同、計(jì)劃、總結(jié)、完成情況說(shuō)明、產(chǎn)品銷(xiāo)售的若干規(guī)定、提成規(guī)定、協(xié)議書(shū)及有關(guān)材料。（4）生產(chǎn)管理類(lèi)包括：A、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議記錄、計(jì)劃、總結(jié)。B、技術(shù)：新產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)、老產(chǎn)品的更新改造、建議、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)、報(bào)批、工藝、試制記錄、產(chǎn)品的批復(fù)、操作規(guī)程、創(chuàng)偉方面的材料（證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌）。C、質(zhì)量：上級(jí)對(duì)質(zhì)量方面有關(guān)材料及有關(guān)規(guī)定。D、設(shè)備：工作計(jì)劃、總結(jié)、指標(biāo)考核、設(shè)備儀器購(gòu)置報(bào)批、開(kāi)箱驗(yàn)收、安裝記錄等有關(guān)材料。E、計(jì)量能源：上級(jí)部門(mén)對(duì)計(jì)量、能源有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)、辦法及企業(yè)的工作標(biāo)準(zhǔn)等材料。（5）技改、證券、資產(chǎn)A、隱蔽工程記錄，分部、分項(xiàng)工程序、施工質(zhì)量檢查總結(jié)，概算文件材料、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)建議批復(fù)、設(shè)計(jì)占地、征地、拆遷、施工批準(zhǔn)、開(kāi)工、執(zhí)照、技術(shù)、環(huán)保、消防、施工報(bào)告、施工圖等工程材料。B、上市股本的請(qǐng)示、協(xié)議、批文等有關(guān)材料。C、公司內(nèi)的企業(yè)關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)、破、租、聯(lián)股份合作。委托國(guó)有民營(yíng)等改制、改革、上報(bào)中報(bào)、審批、土地、房屋、設(shè)備、產(chǎn)權(quán)交易等材料。(6)財(cái)務(wù)管理類(lèi)包括：A、企業(yè)的有關(guān)財(cái)務(wù)制度、規(guī)定及要求，減免稅金、貸款、引進(jìn)資金的申請(qǐng)批文。B、決算報(bào)表、各種憑證、賬薄等。各系統(tǒng)應(yīng)把文件材料和形成積累歸納作為制度堅(jiān)持下去，納入工作程序和工作計(jì)劃中去列入有關(guān)人員職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制中。二、會(huì)計(jì)類(lèi)的檔案，由財(cái)務(wù)科裝訂成冊(cè)，當(dāng)年的會(huì)議檔案，暫由財(cái)務(wù)部保管兩年，期滿后移交檔案室保管。三、各模擬公司、各部室的檔案由兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，每年年末移交檔案室保管。四、對(duì)形成的材料，按照時(shí)間要求分門(mén)別類(lèi)加以整理，組織案卷達(dá)到檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。五、歸檔的案卷要寫(xiě)好案卷封面，卷后附有備考表，填好卷內(nèi)目錄，字跡工整，案卷整齊。六、歸檔的文件材料必須完整無(wú)缺，準(zhǔn)確無(wú)誤。七、凡歸檔的文件材料，要做到書(shū)寫(xiě)優(yōu)良、字跡工整；禁用鉛筆記本、圓珠筆和復(fù)寫(xiě)紙。八、歸檔的檔案要有轉(zhuǎn)交目錄，一式兩份，交接雙方簽字。(二)檔案安全管理制度1、檔案室必須做好防火、防蛀、防潮、防盜各種防范措施。1、室內(nèi)不準(zhǔn)設(shè)立火源，嚴(yán)禁吸煙。2、不準(zhǔn)將易燃品帶入室內(nèi)。3、室內(nèi)常備滅火器等防火用品。4、不準(zhǔn)閑散人員進(jìn)入檔案室。5、室內(nèi)要經(jīng)常打掃，保持清潔衛(wèi)生。6、離開(kāi)檔案室關(guān)好門(mén)窗、電源、防止被盜。（三）檔案管理經(jīng)濟(jì)責(zé)任制1、根據(jù)《檔案法》和檔案管理規(guī)定的規(guī)定，充分發(fā)揮檔案保管和使用價(jià)值，為了加強(qiáng)檔案的管理，各部門(mén)的檔案按規(guī)定統(tǒng)一保管和使用，使檔案更好地為企業(yè)和社會(huì)服務(wù)。2、按規(guī)定在全公司各部門(mén)保存的檔案，不準(zhǔn)丟失和轉(zhuǎn)借，如發(fā)現(xiàn)違犯檔案管理的規(guī)定，根據(jù)情節(jié)輕重分別給予經(jīng)濟(jì)和紀(jì)律處分。3、檔案要嚴(yán)格執(zhí)行檔案法和企業(yè)規(guī)定的各項(xiàng)規(guī)章制度，違者給予必要的處罰。4、按期交遞的檔案，不準(zhǔn)對(duì)任何理由不交或晚交，違者給予經(jīng)濟(jì)處罰。5、對(duì)于檔案管理好的部門(mén)和檔案員，年底給予精神和物資獎(jiǎng)勵(lì)。6、檔案的管理工作，可以做為本人升級(jí)、獎(jiǎng)金和年底評(píng)選先進(jìn)部門(mén)（個(gè)人）的依據(jù)條件。（四）檔案庫(kù)房管理制度1、庫(kù)內(nèi)應(yīng)根據(jù)《檔案法》規(guī)定，除檔案管理人員外，其它人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案庫(kù)房。2、庫(kù)房的設(shè)施應(yīng)按上級(jí)檔案部門(mén)對(duì)檔案庫(kù)的要求，配齊配全各種設(shè)施，做到“八防”。3、庫(kù)內(nèi)的設(shè)施做到擺放整齊、合理，各種檔案柜設(shè)有標(biāo)簽（或明顯標(biāo)記）。4、做到通風(fēng)良好，干濕度適宜，延長(zhǎng)檔案保管期限。5、庫(kù)內(nèi)衛(wèi)生要保持良好，經(jīng)常打掃，不準(zhǔn)有灰塵和蜘蛛網(wǎng)。6、庫(kù)內(nèi)不準(zhǔn)存放易燃易爆品，嚴(yán)禁吸煙。7、離開(kāi)庫(kù)房要關(guān)好門(mén)窗、電源、防止被盜。（五）檔案工作管理制度1、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和檔案管理知識(shí)，履行檔案員管理職責(zé)。2、對(duì)所屬各種文書(shū)、財(cái)務(wù)、科技、經(jīng)營(yíng)管理等各種檔案保存整理存檔，任何個(gè)人、科室都無(wú)權(quán)保管和銷(xiāo)毀檔案。3、根據(jù)《檔案法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案可在每年終結(jié)后，暫由財(cái)務(wù)部門(mén)保存二年，期滿后由財(cái)務(wù)部門(mén)整理清冊(cè)，交檔案室存檔。4、各種文件閱讀后，移交給檔案人員存檔。5、檔案要科學(xué)管理，存放有序，便于查找，嚴(yán)格執(zhí)行安全、保密制度，嚴(yán)防銷(xiāo)毀、散從、失密，違者根據(jù)情節(jié)處罰或追究刑事責(zé)任。6、各種文件資料要用鋼筆填寫(xiě)，字跡要工整，記錄清楚。7、檔案保管期限滿，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)派人監(jiān)督銷(xiāo)毀。8、刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，按時(shí)完成任務(wù)。（六）借閱制度1、各種檔案資料根據(jù)工作需要，可以查閱借閱。2、借閱時(shí)要辦理好借閱手續(xù)。3、借閱時(shí)間不得超過(guò)半個(gè)月。4、查閱檔案者，必須在本室查閱，與查閱無(wú)關(guān)的文件一律不得翻閱。5、查閱者不得將檔案拆毀、裁剪、打標(biāo)記、污損，嚴(yán)防污染案卷，如有違者按管理制度處罰。6、調(diào)度本公司人員必須還借閱資料，否則不予以辦理調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。7、凡本公司人員借閱檔案資料不得隨意涂改、抽頁(yè)、損壞，如有違反追究其責(zé)任，給予公司內(nèi)行政處分。8、機(jī)密材料必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱，但不準(zhǔn)帶出檔案室。（七）會(huì)計(jì)檔案管理制度一、會(huì)計(jì)檔案的崗位經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意由財(cái)務(wù)指派一名具有會(huì)計(jì)員以上技術(shù)職稱的人員兼管會(huì)計(jì)檔案室工作。基層單位由會(huì)計(jì)或主管會(huì)計(jì)管理會(huì)計(jì)檔案?；鶎訂挝槐４娴臅?huì)按公司要求定期向會(huì)計(jì)檔案室主管人員報(bào)告和登記本單位存檔情況。二、會(huì)計(jì)檔案存樓的范圍（1）各種會(huì)計(jì)憑證（2）各種會(huì)計(jì)賬薄（3）月、季、年會(huì)計(jì)報(bào)表（4）財(cái)務(wù)計(jì)劃（5）財(cái)會(huì)專用的各式未啟用的賬薄、報(bào)表、表格、票據(jù)等三、會(huì)計(jì)檔案的歸檔條件（1）會(huì)計(jì)憑證：每張憑證有制表、復(fù)核、記賬、主管會(huì)計(jì)簽章，附原始憑證欄次數(shù)額與單據(jù)實(shí)數(shù)相符，裝訂封面列有年、月、日起止號(hào)數(shù)、會(huì)計(jì)、領(lǐng)導(dǎo)簽章。10（2）賬?。航?jīng)營(yíng)人員一覽表與賬戶目錄填列齊全，單位負(fù)責(zé)，會(huì)計(jì)管理人員、經(jīng)營(yíng)人員要簽章，移交接管日期手續(xù)要齊全。（3）年、月、季報(bào)表按報(bào)表程序加蓋公司印章即可。報(bào)表頁(yè)數(shù)與報(bào)表目錄相符。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（1）會(huì)計(jì)檔案對(duì)符合歸檔條件的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)定期收集整理、審查核對(duì)、編號(hào)登記，按照檔案性質(zhì)、時(shí)間順序、分類(lèi)歸檔、編制目錄、妥善保管。（2）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案登記薄，對(duì)各類(lèi)資料按類(lèi)別、名稱、起止日期、頁(yè)數(shù)、冊(cè)數(shù)、歸檔時(shí)間、存放框號(hào)欄次進(jìn)行登記檔案編號(hào)。應(yīng)力求簡(jiǎn)明，并編制必要的查閱索引目錄便于查找。（3）檔案要定期檢查，注意潮濕、蟲(chóng)蛟、鼠