快遞公司物料管理制度物料申購與倉儲管理物料發(fā)放規(guī)則

本資料為word版本——可編輯、可修改本資料為word版本——可編輯、可修改/本資料為word版本——可編輯、可修改快遞公司物料治理制度全文目錄TOC\o"1-2"\h\z\u第一章總則 1第二章采購與供給商治理 2第三章倉庫治理 2第四章物料申購相關規(guī)定 5第五章受控物料發(fā)放和使用規(guī)則 6第六章物料申請、發(fā)放、運輸、簽收等作業(yè)規(guī)范和流程 6第七章處罰、獎勵規(guī)則 7第八章附則 8第一章總則第一條、目的為規(guī)范公司的物料治理，明確物料關聯單位的權利和義務，保護其正當、合法權益，依據行業(yè)習慣特征，結合企業(yè)實際情況，制定本制度。第二條、釋義本制度下列用語的含義是：2.1、物料是指企業(yè)為維持和滿足公司正常運營需要，在提供快遞服務過程中，直接或間接消耗的物資、物品和包裝材料以及其他消耗品的統(tǒng)稱。2.2、受控物料是指為維護亞風速遞品牌形象不受損毀、品牌價值及其合法收益不受侵害，對流通狀態(tài)、使用范圍和對象以及采購權力進行限制的特定物料。2.3關聯單位是指發(fā)生物料供求關系的內外部獨立經濟實體、部門或當事人。2.4網點是指亞風速遞網絡體系下，從事快件收寄、快件派送作業(yè)及快遞產品銷售作業(yè)的最小單位，亦稱站點。（此次行文并未對網點和站點統(tǒng)一稱謂，加以非凡區(qū)分）。第三條、適用對象和范圍適用對象：亞風速遞網絡平臺公司、省級分公司、各級部門、網點。適用范圍：亞風速遞全網絡內有關物料的采購、儲存、申請、發(fā)放、運輸、交付、簽收、使用等作業(yè)行為規(guī)則均適用本制度第四條、本制度所述物料主要包含以下三類：一、受控物料類1）運單等條碼類物料；2）印有“Airfex”等LOGO字樣和企業(yè)標識的物料；3）手持式條碼數據采集器，分有線和無線，俗稱有線把槍和無線把槍。二、辦公用品類三、固定資產類第五條、物料治理的權力和責任1）深圳市亞風速遞有限公司（即亞風速遞網絡平臺公司，以下簡稱平臺總部），擁有所有物料的采購與治理權力，同時負有對本制度在各省級分公司執(zhí)行情況的監(jiān)察權力和處罰權。2）平臺總部綜合部，接受平臺總部總經理授權，行使所有受控物料的采購與治理權力，同時負有對所有受控物料在各省級分公司使用規(guī)則執(zhí)行情況的監(jiān)察權力和處罰建議權。3）各省級分公司綜合處，負有對本制度在本省區(qū)各級單位執(zhí)行情況的監(jiān)察權力和處罰建議權。第二章采購與供給商治理第六條、平臺總部綜合部根據市場行情及時調整物料采購成本，必要時重新和供給商議定物料采購價格。第七條、供給商資質的評估、審核及最終確定應遵循以下原則：1）產品價格合理；2）質量符合行業(yè)標準并達到公司對物料產品質量的具體要求；3）產品交付履行能力準時；4）適應公司對物料版面設計、工藝質量改良、價格調整等不斷進展的要求。5、供給商的準入必須采取競標的方式予以確定。第八條、對競標成功并予以準入的供給商，應建立合格供給商檔案，內容包括：1）供給商簡介表；2）產品明細及價格表（含歷次價格調整記錄）；3）采購供給合同；4）營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、法人代表證；5）供給商對公帳戶（基本賬戶）；6）往來供貨訂單記錄等；第九條、根據采購計劃，當出現以下情況時應選擇新供給商：1)在現有合格供給商內，無法滿足公司要求時；2)現有供給商發(fā)生重大質量事故被執(zhí)法部門責令停產整頓或發(fā)生重大變更時；3)責令現有供給商限期整改后，不予履行或未能通過審核的；4)現有供給商價格大幅度上調時。第三章倉庫治理第十條、倉庫治理的基本任務:1）及時、正確維護庫存量，保證倉庫物品的帳、卡、物三者一致，倉庫區(qū)域劃分明確，物料標識清楚，存卡記錄連續(xù)、字跡清楚；2）做好倉庫物料的收發(fā)存治理，嚴格按流程要求收發(fā)物料；3）與各省區(qū)公司密切配合，做好物料的調度工作，切實履行物料發(fā)放職能，并及時向上級反映物料的短缺或過量采購等異常情況；4）做好倉庫各種原始單據的傳遞、保管、歸檔工作；第十一條、貨物驗收標準和驗收辦法貨物入庫前必須進行質量檢驗、數量核對等驗收作業(yè)。具體驗收標準和驗收辦法如下：1）受檢的物品各項指標必須完全符合該物品的質量標準；2）核對訂單。物料名稱、規(guī)格型號、數量與訂單相符合；3）采用合適的方法計量、清點正確數量。4）大批量物料按一定的比例拆包裝抽查，發(fā)現實際數量小于標識數量的，應按最小抽查數計算接收該批物料。5）對于未通過品質檢驗驗收的物料，倉管員必須及時通知供給商并辦理退貨、補貨事宜。第××條、入庫治理1）入庫物料必須是通過品質檢驗驗收，開具《入庫單》的物料；2）物料入庫后，應建立具體的、反映物料存儲情況的臺帳（明細賬）。臺帳應包括物品名稱、規(guī)格、數量、件數、累計數、批次、金額、貨位號以及經辦人項目等項目。第十三條、出庫治理1）所有的出庫物料必須有授權簽字和財務蓋章的單據作為發(fā)貨依據。辦公用品出庫，必須有經批準的指令憑證——《領料單》。2）嚴禁用白條出庫或擅自從倉庫借用物品。第十四條、倉庫布局及貨物堆碼1）倉庫應根據公司經營的需要和庫存周轉物品的類別、性狀、特點等合理規(guī)劃倉區(qū)、庫位，并做好明顯標識。（附圖參考）堆碼堆碼A區(qū)儲物貨架C儲物貨架A大門儲物貨架D作業(yè)區(qū)儲物貨架B堆碼B區(qū)堆碼C區(qū)圖1-倉庫平面布置示意圖A3A3A2A1B3B2B1C3C2C1圖2-倉庫立體布置示意圖注：合理的倉庫立體布置應以不影響搬運為原則。2）所有貨物均必須按倉區(qū)、庫位分類別、品種、規(guī)格型號擺放整潔，小件物料上架定置擺放。堆碼規(guī)整、整潔，同一貨物僅保留一個包裝尾數。收發(fā)作業(yè)后按上述要求及時整理。3）物料、產品狀態(tài)標識和存卡記錄清楚、正確且及時更新，擺放于對應貨物當眼明顯位置。4）諸如叉車、塑料筐、清潔工具倉庫設施、用具等，在未使用時應整潔地擺放于規(guī)定位置，嚴禁占用通道或隨意丟放。5）保持現場整潔、干凈，隨時清理、清掃。6）嚴格按“先進先出”原則發(fā)放物料。第十五條、安全防護1）倉庫內嚴禁煙火。2）倉庫必須按規(guī)定設置消防器材并定期檢查、修護、補充；嚴禁堵塞消防通道、設施及器材。3）保證庫房通風、干燥，做好防盜、防銹、防水、防潮、防蟲、防塵等工作。4）嚴禁將易燃易爆物品帶入倉庫。5）不得將物料、物品直接放置于地面，必須鋪墊托盤等墊襯物。6）除倉管員之外，未經許可，其他人員不得隨意進出倉庫。領料人員需在倉管員的答應下進出倉庫，領料結束后，不得在倉庫逗留。7）下班離開前，倉管員應巡視倉庫門窗及電源、水源是否開閉，保證倉庫的安全。第十六條、物料盤點1）倉庫需根據經管物料類別的重要程度及價值高低設定盤點頻度，進行循環(huán)盤點。原則上要求所有庫存物品每月25日前盤點一次。2）每一個經營年度，一般在12月25日，財務部會同綜合部在12月31日前組織一次全面盤點。3）盤點后及時將實物數與庫存臺帳核對。如有差異應查證原因并及時跟進處理。如屬盤盈或不可避開的虧損情形時，應呈報財務核準后作帳務調整。相關損失報總經理審批后處理。4）隨時關注呆滯、不良物料，至少每月定期填報一次；第十七條、人員變動及工作移交1）倉管人員變動，必須辦理交接手續(xù)。移交事項及有關憑證，要列出清單，寫明情況，雙方簽字，領導見證。2)應移交事項包括：①經管的貨物；②單據、存卡、賬本（必要時）及經管的文件、檔案資料；③經管的操作設備、設施、工具及文具用品等；第四章物料申購相關規(guī)定第十八條、物料申請核準權限1）網絡平臺公司總部各職能部門的物料（特指辦公用品）直接向所屬部門申請，經部門負責人審批后，由綜合部直接發(fā)放。2）各省區(qū)分公司物料申購，直接向綜合部提出申請。3）網點物料申購，統(tǒng)一向各網點所在省區(qū)平臺公司綜合處申請。4）任何單位的物料申請不得跨板塊越級申請。第十九條、物料申購時間和發(fā)放時限為規(guī)范物料治理，保證安全庫存，保障物料的正常供給（足額、足量、及時、準時），各物料關聯單位須按規(guī)定時間、時限辦理一切物料相關事宜（見下表）。物料申購日期和發(fā)放時限表申購單位申購日期核準部門發(fā)貨時限服務時效平臺總部各部門每月5號、20號平臺總部申購當天下午3-5個工作日省區(qū)平臺每月5號、20號平臺總部申購當天下午3-5個工作日網點每周二、周五上午省區(qū)平臺申購當天下午1-3個工作日備注如遇節(jié)假日，申請、發(fā)放物料時間則順延1個工作日。第二十條、所有單位的物料申購必須按照物料申購數量最低標準執(zhí)行。具體標準如下表。物料申購數量最低標準表品名規(guī)格單位基數標準亞風運單1000張/箱張1000張（1箱）/次條碼貼紙1000張/扎張1000張（1扎）/次簽回單信封1000張/箱張100張（0.1箱）/次BAG條碼個/卷個100個/次BAT條碼個/卷個100組/次透明提單小膠袋（舊）2000個/扎個1000個（0.5扎）/次透明提單小膠袋（新）100個/包個1000個（10包）/次白色文件袋100個/包個100個（1包）/次塑料文件袋（大）100個/捆個100個（1捆）/次塑料文件袋（小）100個/捆個100個（1捆）/次航空標貼5個/張個100個（20張）/次易碎標貼3個/張個100個/次封箱專用標貼10個/張個100個（10張）/次傳真紙20筒/箱筒1筒/次A4紙10包/箱包1包/次封箱膠帶6卷/筒（每箱24筒共144卷）卷10卷≤每次≤20卷亞風膠帶5卷/筒（每箱24筒共120卷）卷10卷≤每次≤20卷賬單打印紙1000張/箱箱1000張（1箱）/次記號筆（大頭筆）10支/盒盒10支≤每次≤20支第二十一條、物料在運輸環(huán)節(jié)的滯留時間限制物料交付給分撥中心后，須搭乘當日當次班車發(fā)運，如因爆倉造成物料滯留和時效延誤，分撥中心必須安排在下一個班次將滯留物料發(fā)運，不得再次滯留。第五章受控物料發(fā)放和使用規(guī)則第二××條、運單等條碼類物料的發(fā)放、使用規(guī)則1）諸如亞風運單、條碼貼紙、BAT條碼等條碼類物料，屬于受控類物料。從供給商處采購回來到發(fā)放至網點使用前，必須要先通過平臺總部辦理入庫、出庫手續(xù)后，才可按權限逐級予以在E3系統(tǒng)物料治理模塊登記發(fā)放。其登記發(fā)放順序為平臺總部--省區(qū)平臺--網點。2)下列四種情況會造成網點在E3系統(tǒng)中無法錄單或系統(tǒng)扣款錯誤。A、條碼類物料在E3系統(tǒng)中未做登記發(fā)放的；B、條碼類物料來源不明的；C、條碼類物料網點之間私自拆借的；D、條碼類物料在E3系統(tǒng)中登記有誤的，即應發(fā)至A網點而誤發(fā)到B網點的。E、因客戶搬遷或網點拆分，條碼類物料遺留在客戶處，事實上造成D類結果的。2）標有“Airfex”等LOGO字樣和企業(yè)標識的物料統(tǒng)一由平臺總部統(tǒng)一印制，省級分公司及轄區(qū)網點不得擅自印制。3）手持式條碼數據采集器由平臺總部集中采購。省級分公司及轄區(qū)網點不得擅自采購。各級單位物料治理員在發(fā)放交付時，須作珍貴物品交接。第六章物料申請、發(fā)放、運輸、簽收等作業(yè)規(guī)范和流程第二十三條、申請發(fā)放流程：1）申購單位使用全網統(tǒng)一的《物料申請單》標準格式，向所屬單位對應核準部門綜合部（處）申請，并向財務部（處）交納物料款。2）接到《物料申請單》后，綜合部（處）物料治理員憑以備貨。3）財務部（處）審核物料申請價格后，收取物料款，并出具簽核的《物料申請單》給物料治理員；4）接到財務部（處）簽核的《物料申請單》后，物料治理員憑以填制《出庫單》，辦理出庫手續(xù)，發(fā)放物料。5）物料治理員將所發(fā)放的物料，以快件的形態(tài)就近交付所在地分撥中心，并按照公司快件寄遞規(guī)范和流程，做好相應交接工作；6）各單位收到物料后3小時內，須在E3系統(tǒng)中對物料做簽收確認并回傳《出庫單》回執(zhí)聯。第二十四條、未按要求在E3系統(tǒng)中做回單操作并回傳簽收確認《《出庫單》回執(zhí)聯的，在該物料發(fā)運當班班次中轉車抵達物料簽收單位后3小時后，平臺綜合部（處）視為物料簽收單位默認簽收數量，其后產生的一切責任由其自行承擔。第七章處罰、獎勵規(guī)則第二十五條、有以下條款所述情況之一的，給予物料治理員記行政大過處分一次；1）倉庫治理混亂、貨物亂丟亂放；2）不按正常時限發(fā)放；3）未建立物料進出庫臺帳：4）庫存出現較大虧損；5）漏做運單登記、誤做運單發(fā)放的。第二十六條、有以下條款所述情況之一的，給予主管領導記行政大過處分一次1）未建立物料進出庫臺帳；2）無正當理由，無料可發(fā)的；3）庫存出現嚴重虧損。第二十七條、平臺總部及省區(qū)平臺物料庫存治理不善，發(fā)生火災造成嚴重損失的，由物料治理員和主管領導按7：3的比例承擔所受損失。除賠償經濟損失外，給予物料治理員調離倉管崗位或辭退處理。第二十八條、受控物料的違規(guī)采購、發(fā)放、銷售處罰細則及解決辦法1）私自印制有“亞風”字樣與標識的物料，一經發(fā)現，除沒收其違法所得，并處以10000元以上30000元以下罰款。2）受控物料的違規(guī)使用、發(fā)放處罰問題一、“5”字開頭的運單，A站點出貨，系統(tǒng)扣B站點的費用。解決方案：A、相關站點將扣費錯誤的提單號碼統(tǒng)一報各區(qū)綜合處物料治理員；B、平臺總部綜合部、各區(qū)綜合處按所屬權限分別進行物料發(fā)放修改與登記；C、平臺總部結算中心、各區(qū)財務處按所屬權限分別進行調賬處理。問題二、“2”字開頭的運單發(fā)放不存在，無法錄單。解決方案：A、2010年10月20日之前已經使用“2”字開頭的運單出貨，但實際上沒有錄單的站點必須將“第一聯總公司存聯”轉給各區(qū)綜合處進行錄單處理。B、從即日起至2010年10月31日，站點必須將“2”字開頭的運單統(tǒng)一退回各區(qū)綜合處換新提單。C、從即日起至2010年11月1日期間，對于仍然使用“2”字開頭的運單的站點，各區(qū)綜合處按每票5元的標準收取代錄單費用。D、從2010年12月1日起，嚴禁使用“2”字開頭的運單，各區(qū)不再受理由此引起的錄單問題，同時追究相關責任人。問題三、客戶搬遷，運單從A站點區(qū)域，帶到B站