酒店采購工作規(guī)程采購職員的工作規(guī)章、實施程序與流程

本資料為word版本——可編輯、可修改本資料為word版本——可編輯、可修改本資料為word版本——可編輯、可修改采購工作規(guī)程為保證公司經(jīng)營工作能夠穩(wěn)定而有序地運(yùn)行，及保證公司各職能部門的工作正常開展，特制定本《采購工作規(guī)程》。請購程序和要求：（一）、請購物資的劃分日常經(jīng)營用的倉儲（常備倉）物資，包括餐料、干貨、酒水、煙草、客人用品、餐廚用品、辦公用品、勞保用品等統(tǒng)一由倉庫根據(jù)實際使用情況和限量要求填制補(bǔ)倉申購單。假如設(shè)置有布草倉的，布草、制服、工衣、工鞋等統(tǒng)一由布草倉根據(jù)實際使用情況和限量要求填制補(bǔ)倉申購單。假如設(shè)置工程倉的，常用的五金水電材料由工程倉根據(jù)實際使用情況和限量要求填制補(bǔ)倉申購單。出品部、酒吧等經(jīng)營部門日常用的鮮濕貨類、冰鮮類、蔬果類等食品以鮮濕貨申購單的形式，由營業(yè)部門根據(jù)營業(yè)狀況，填制鮮濕貨申購單，直拔經(jīng)營部門。各部門偶然使用或非凡需求的物資，由使用部門自行填制申購單，直拔使用部門。（二）、請購物資存量的控制常備倉物資由使用部門根據(jù)營業(yè)狀況和工作需要，編制“物資用量預(yù)算計劃”列明“最高存量“和”最低存量”要求，報有關(guān)部門審批后（審批程序：部門經(jīng)理成本控制財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理/董事長）交財務(wù)、成本/倉庫、采購部存檔備查。日后常備倉物資由倉庫根據(jù)存量限制和物資的實際使用情況進(jìn)行補(bǔ)倉申購。若物資品種、用量發(fā)生變更或有非凡需求，須按上述第1點之程序處理。經(jīng)營部門、職能部門所用物資若要變更品種，一般情況下應(yīng)以消化舊有品種為前提。月末倉庫盤點后，如有需要，將存貨情況知會采購部和相關(guān)的營業(yè)部門。（三）、申購單的填寫要求：貨物品名請使用學(xué)名、標(biāo)準(zhǔn)名稱，如沒有學(xué)名或標(biāo)準(zhǔn)名稱的（如訂造貨物等）使用通用名稱，并應(yīng)保持前后一致。請標(biāo)注物品之產(chǎn)地、品牌及規(guī)格，以及等級要求。應(yīng)在申購單上注明用途。申購單的審批程序：鮮濕貨的申購營業(yè)部門于每日晚上8時前將次日需要的鮮濕貨的品種、數(shù)量、質(zhì)量要求填制鮮濕貨申購單，經(jīng)部門經(jīng)理/行政總廚審批后，交采購部作采購之依據(jù)；采購部根據(jù)申購部門之計劃申購單填制訂貨單，分發(fā)有關(guān)供給商進(jìn)行訂貨，并交一份到收貨部，作收貨之依據(jù)。急購物資的申購為保證經(jīng)營和搶修工作的正常進(jìn)行，在倉庫無存貨的情況下，由使用部門填制“急購物資申購單”，由被授權(quán)人簽批，并經(jīng)倉庫簽名核實無存貨后，由采購或指定專人落實采購任務(wù)。（“急購物資申購單”簽批權(quán)，應(yīng)由董事長授權(quán)指定人員）。急購的同時，按正常程序補(bǔ)辦相應(yīng)的手續(xù)。補(bǔ)倉和一般物資的申購按下列審批程序執(zhí)行:財務(wù)總監(jiān)審批倉庫/使用部門填寫申購單財務(wù)總監(jiān)審批倉庫/使用部門填寫申購單總經(jīng)理/執(zhí)行總經(jīng)理審批財務(wù)成本部核實倉庫存量總經(jīng)理/執(zhí)行總經(jīng)理審批財務(wù)成本部核實倉庫存量董事長審批采購部打價/采購經(jīng)理簽批董事長審批采購部打價/采購經(jīng)理簽批成本總監(jiān)審簽采購部實施采購（2000元以上，呈董事長審批）成本總監(jiān)審簽采購部實施采購一切購進(jìn)物資必須經(jīng)倉庫/收貨部驗收辦理進(jìn)出倉或直拔手續(xù)。非凡情況（如遇非倉庫/收貨部工作時間內(nèi)到貨）即由收貨人在次日補(bǔ)辦進(jìn)出倉或直拔手續(xù)。采購的實施程序：申購單審批后，由采購部負(fù)責(zé)向供給商發(fā)出訂貨單，或由采購員親自外出采購（除被授權(quán)人指定專人落實的“急購單”外）。其他部門無權(quán)擅自向供給商發(fā)出訂貨單。鮮濕貨申購單所列明之鮮濕貨直拔食品應(yīng)按規(guī)定時間內(nèi)到貨。如遇非凡情況，倉庫/收貨部須及時知會采購部，由采購部將情況知會申購部門，并作出處理。常備倉物資之補(bǔ)倉申購應(yīng)在申購單審批完畢之日起2-3天內(nèi)到貨。如不能按時到貨，采購部須及時向倉庫說明，并作出處理。供給商的選擇原則：應(yīng)以“合適的質(zhì)量、合理的價格、及時的送貨”為原則，擇優(yōu)選擇供給商。1、供給商的治理水平和設(shè)備情況應(yīng)了解供給商設(shè)施是否健全，加工過程是否嚴(yán)格按規(guī)章制度和衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，對處理訂貨單和對存貨數(shù)量與質(zhì)量的控制是否有系統(tǒng)的程序和科學(xué)的方法。2、供給商的地理位置在信譽(yù)、質(zhì)量、價格同等條件下，應(yīng)選擇地理位置較近的供給商，這樣既可以節(jié)省時間和采購費用，偶然發(fā)生的事件與送貨延遲的可能性也會減少。3、財務(wù)的穩(wěn)健性和供給商的技能應(yīng)對供給商的財務(wù)可靠程度進(jìn)行調(diào)查，以免供給受到影響。另外，應(yīng)了解供給商是否熟悉其供給產(chǎn)品的質(zhì)量、性能，假如供給商對其供給的產(chǎn)品都一知半解，甚至一無所知，如遇質(zhì)量問題就勿指望解決了。4、合理的價格合理的價格意味著價格與質(zhì)量的統(tǒng)一，在保證原材料質(zhì)量的基礎(chǔ)上，盡可能選擇價格較低的供給商。5、供給商的信譽(yù)和職業(yè)道德應(yīng)選擇互相信任，遵守職業(yè)道德，公平交易，信譽(yù)好的供給商。6、對需求量大的物資，應(yīng)選擇多個供給商，以減少由于供給商送貨延遲、或不能正常供貨的風(fēng)險。供給商的選擇應(yīng)保持相對的穩(wěn)定性。一方面，較長時間的合作，有利于加強(qiáng)溝通，建立良好的供需關(guān)系；另一方面，便于企業(yè)追蹤原材料的質(zhì)量和價格,更好地實現(xiàn)質(zhì)量和價格控制；再者，有利于同供給商“討價還價”，獲取最大的優(yōu)惠折扣，從而降低成本。假如供給商存在欺詐行為、缺乏誠信，或多次不能達(dá)到質(zhì)量要求或不配合處理質(zhì)量問題，收貨部、使用部門應(yīng)向采購部提出選換供給商之建議。采購物資的報價、定價（批價）程序：物資的報價、定價周期應(yīng)根據(jù)不同的物資類別進(jìn)行。干貨、汁醬、糧油類食品、酒水類、日用百貨類等市場價格波動較少的物資適宜采用季度定價方式。禽畜肉類（新鮮、冰鮮）季節(jié)性不明顯、市場價格波動較少，宜采用月定價方式、半月定價方式。海鮮水產(chǎn)類、蔬菜、水果類等市場價格波動較大的物資適宜采用旬定價方式、半月定價方式或市場價格方式。偶然使用物資，零星采購等采用市場價格方式。2、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：制定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是保證出品質(zhì)量的前提條件，同時，也是驗收控制環(huán)節(jié)的依據(jù)和報價、定價的依據(jù)。所謂質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（或價格標(biāo)準(zhǔn)）是指根據(jù)出品的需要，對所要采購的各種原材料作出具體而具體的規(guī)定，如產(chǎn)地、等級、性能、尺寸大小、個數(shù)、色澤、包裝要求、肥瘦比例、切割情況、冷凍狀況等。各使用部門應(yīng)根據(jù)出品要求制定各食品原料、酒水等的質(zhì)量要求。以作為報價、定價、和驗收之依據(jù)。報價、定價方式：對季度定價物資，使用部門應(yīng)于季度開始前20天；對月定價物資，應(yīng)于月度開始前10天；對旬定價物資，應(yīng)于旬開始前5天，將需使用物資品種、規(guī)格填列清單，交到采購部。由采購部派發(fā)至相關(guān)的供給商進(jìn)行報價，同時應(yīng)復(fù)制一份交核價部門。采購部、核價部門，應(yīng)于3天內(nèi)分別對各物資進(jìn)行核價。核價完成后，呈成本部、財務(wù)總監(jiān)進(jìn)行審批定價。（附流程圖）日常物資（餐料、酒水、日用百貨）報價、定價流程圖使用部門填列需使用物資品種、規(guī)格清單（可提供參考價）使用部門填列需使用物資品種、規(guī)格清單（可提供參考價）酒店業(yè)務(wù)正常開展后，所用物資基本固定后，由采購部根據(jù)定價期限提前向供給商發(fā)標(biāo)報價。酒店業(yè)務(wù)正常開展后，所用物資基本固定后，由采購部根據(jù)定價期限提前向供給商發(fā)標(biāo)報價。采購部收集整理后，派發(fā)至供給商、核價部、成本部采購部收集整理后，派發(fā)至供給商、核價部、成本部供給商報價核價部核價供給商報價核價部核價采購部核價董事長采購部核價董事長總經(jīng)辦總經(jīng)辦成本部審核成本部審核必要時，采購部匯同使用部門、成本部洽談質(zhì)量要求及價格。采購部執(zhí)行必要時，采購部匯同使用部門、成本部洽談質(zhì)量要求及價格。采購部執(zhí)行財務(wù)總監(jiān)審定執(zhí)行價格成控監(jiān)控財務(wù)總監(jiān)審定執(zhí)行價格成控監(jiān)控收貨/倉庫收貨/倉庫使用部門使用部門當(dāng)日用物資品種確定之后（如鮮濕貨、餐料、酒水等），可不需使用部門填列“需使用物資品種、規(guī)格清單”的步驟，而由采購部根據(jù)已定的品種規(guī)格進(jìn)行分類編制報價表，進(jìn)行報價、核價。但當(dāng)使用部門需要變更或增加品種時，應(yīng)循上述方式進(jìn)行。采購員親自外出進(jìn)行零星采購（自購）的，采購員必須做到貨比三家，保證所采購物資價廉物美。除街市鮮濕貨外，報價、核價應(yīng)同時標(biāo)注“發(fā)票價”和“非發(fā)票價”。購貨合同的簽定：執(zhí)行公司有關(guān)合同的治理規(guī)定。物驗收治理制度：按公司現(xiàn)行的《貨物驗收治理制度》。附：《貨物驗收治理制度》附：物資用量預(yù)算計劃表物資月用量預(yù)算計劃表部門：年月物資編碼品名及規(guī)格單位數(shù)量最高存量最低存量使用周期用途及原因備注