會議管理制度

會議管理制度A/04/4目的：為使公司的會議管理規(guī)范化和有序性，提高會議質(zhì)量，本著精減、有效的原則進(jìn)行，特制定本制度。適用范圍：本制度適應(yīng)公司各部/級會議的召開。細(xì)則：會議流程：會議準(zhǔn)備→會議通知（時間、地點(diǎn)、會議主題、參會人員）→會議開始→會議記錄→會議結(jié)束→會議內(nèi)容審核→會議記錄下發(fā)→會議記錄存檔→會議內(nèi)容落實(shí)跟進(jìn)。會議定義：會議大致分為：例會、臨時會議、專題會議三種。例會：指在規(guī)定的時間或是短期內(nèi)有計劃性召開的會議，有穩(wěn)定或是既定會議主持人。如：公司高層例會、各部門例會或全廠大會等，會議主持人或主持人委派人員為會議決議落實(shí)情況跟進(jìn)人。臨時會議：指針對一些突發(fā)情況而召開的會議，無穩(wěn)定的會議主持人。如：如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題、碰頭會或是針對某一項(xiàng)事情，而臨時召開的會議，會議主持人或主持人委派人員為會議決議落實(shí)情況跟進(jìn)人。專題會議：指針對某一專題而召開的會議，既有固定的會議主持人，也有不固定的會議主持人。如：經(jīng)營活動分析會、安全工作會議、品質(zhì)、生產(chǎn)、技術(shù)公關(guān)改善等而召開的會議，會議主持人或主持人委派人員為會議決議落實(shí)情況跟進(jìn)人。參加會議人員界定：會議出席人員：指的是會議必須到會人員，有發(fā)言權(quán)，表決權(quán)。會議列席人員：指的是會議邀請到會人員，不是必須到會人員；有發(fā)言權(quán)，只在重要問題和難達(dá)成一致意見問題上進(jìn)行表決權(quán)；（如公司高層或某一方面的專家受邀出席的會議）。會議組織原則：會議前的準(zhǔn)備工作各種性質(zhì)的會議，主持人或主持人委托人應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，包括：落實(shí)會場，布置會場，備好座位、會議器材、會議簽到表等會議所需的各種設(shè)施、用品等；會議主持人或委托他人進(jìn)行會議通知，通知內(nèi)容包括：會議的時間、地點(diǎn)、會議主題、參會人員、會議記錄人員、參會人員所需攜帶資料等。會議通知人員應(yīng)在開會始前10分進(jìn)行到會人員的再次確認(rèn)。每位參加會議人員都必須帶好筆、筆記本，做好會議記錄；并妥善保存記錄資料。會議通知，所有的公司級會議、全廠會議由行政進(jìn)行通知，其他會議由會議主持人或是會議主持委托他人進(jìn)行通知。例會不做特別通知，只在會議開始前的30分鐘進(jìn)行提醒與參會的確認(rèn)，如果有特殊情況需要延期或是取消的，由會議通知人提前30分鐘通知。臨時會議或是專題會議，須在開會前10分鐘進(jìn)行提醒與參會人員的確認(rèn)；臨時會議的通知參加會議人員收到信息后須回復(fù)，如果沒有回復(fù)會議通知人須跟進(jìn)確認(rèn)。如果有特殊情況會議需取消，會議主持人應(yīng)在開會前10分鐘通知到相關(guān)參會人員。所有會議應(yīng)有會議簽到表和會議記錄作為會議的備案（特別是有關(guān)于政府部門要檢查的會議），此項(xiàng)由會議主持人或是主持委托人員完成。公司例會時間及參會人員規(guī)定會議類型會議主持人會議日期會議時間會議記錄參會人員公司級高管例會劉總每周六10:00—11:30小李全廠大會企管部經(jīng)理全體人員銷售部周例會營銷部經(jīng)理每周六16:00—17:00營銷部文員營銷部全體人員各部門例會部門班組長/主管經(jīng)理每周二、四原則上8:10—8:20或根據(jù)部門會議主持人或指定人員本部門/班組人員會議內(nèi)容：會議召開應(yīng)主題明確本著解決問題為目的原則進(jìn)行，不開無結(jié)果的會議。應(yīng)針對問題溝通、協(xié)商達(dá)到求同存異的目的；對問題的看法和意見應(yīng)本著公平、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度（不能持有對個人的偏見而使問題的分析有失公允）。如需在會議上討論的文件/事項(xiàng)，由文件/事項(xiàng)編寫者提前2小時將資料發(fā)給參會者，讓參會者提前做好準(zhǔn)備，以便在會上能高效地就問題展開討論；會議所討論的問題應(yīng)是具有共性的、代表性，若只涉及到兩個部門的問題，應(yīng)屬于部門之間的日常工作溝通范疇，如通過溝通達(dá)不成一致，應(yīng)找上一級主管裁定。盡量減少在會議上協(xié)調(diào)兩個部門間的溝通問題。如果會議現(xiàn)場無法達(dá)成共識或是決定的，主持人可以要求會后進(jìn)行專題討論，達(dá)到解決問題又不影響會議的進(jìn)程。會議時間控制會議主持人應(yīng)針對會議時間事前進(jìn)行評估，控制好會議時間，如果超時需征得參會人員的同意方可延遲。會議必須按通知時間準(zhǔn)時開會和結(jié)束，特殊情況必須說明原因。盡量杜絕長時間會議，公司級例會會議時間最好控制在1.5小時內(nèi)，其它會議時間根據(jù)實(shí)際情況而定，如會議超過1.5小時，中途須休息10-15分鐘，以利于人員精神及注意力的調(diào)整。會議時間的掌控除主持人外，會議記錄人員自動為提醒時間人員，再離會議計劃結(jié)束時間10鐘時提醒支持人。會議記錄與保存：會議記錄人員由會議主持人指定，會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真做好會議記錄，會議記錄須在會議結(jié)束4小時內(nèi)整理完畢，送會議主持人審批后統(tǒng)一由行政下發(fā)并存檔；參會人員應(yīng)自覺做好會議記錄，便于日常工作查看及會議精神的傳達(dá)；所有的會議記錄、會議簽到表都需交行政部門進(jìn)行會議記錄的歸檔、保管工作。會議紀(jì)律參會人員在會議召開時間前3-5分鐘內(nèi)到達(dá)開會地點(diǎn)，到達(dá)會議現(xiàn)場后在會議簽到表上簽到；會議期間應(yīng)尊重會議主持人，如有問題應(yīng)舉手示意，在征得主持人同意后方可發(fā)言，會場上嚴(yán)禁交頭接耳或處理與會議無關(guān)事宜；各種會議的召開，原則上人員必須如期準(zhǔn)時到會，如有特殊情況不能參加的必須提前10分鐘向會議主持人請假，獲得主持人員同意后，方可缺席，否則行政人員將根據(jù)主持人提供的會議缺席人員進(jìn)行核實(shí)后自動的扣罰，行政人員應(yīng)在會議結(jié)束后4小內(nèi)完成會議缺席獎罰處理；參會人員遇緊急突發(fā)事件須處理時，必須知會主持人，并征得同意后方可離開會場；無故缺席且沒有請假一次扣2分，遲到一次扣1分；會議期間手機(jī)應(yīng)關(guān)機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，手機(jī)響一次扣1分；中途沒有征得主持人同意無故立場的，每次扣2分；會議期間禁止在會場打接電話，如事情緊急須征得主持人同意后到會場以外的地方進(jìn)行接打電話；違者一次扣1分；會場上嚴(yán)禁出現(xiàn)吵罵等不文明現(xiàn)象，如果出現(xiàn)經(jīng)主持人有權(quán)請雙方人員暫時離開會場，待情緒平靜后再行進(jìn)入會場，并對雙方當(dāng)事人各扣2分/次。4會議內(nèi)容跟進(jìn)會議主持人對會議期間達(dá)成的會議決議在會議即將結(jié)束時進(jìn)行再次復(fù)述確認(rèn)；會議期間形成的相關(guān)會議決議，在會議期間要明確責(zé)任人與完成時間，以便會后的落實(shí)跟進(jìn)，如果有必要可形成《臨時項(xiàng)目任務(wù)書》進(jìn)行跟進(jìn)，由會議主持人或是