《會計(jì)檔案管理教》

會計(jì)檔案與聲像檔案管理

主講人：佟峰精選ppt

會計(jì)檔案管理

一、會計(jì)檔案的概念

二、會計(jì)檔案的歸檔和保管期限劃分三、會計(jì)檔案的整理四、會計(jì)檔案的分類排列五、會計(jì)檔案案卷目錄的編制六、會計(jì)檔案的裝盒、排架七、會計(jì)檔案的移交、鑒定與銷毀精選ppt

一、會計(jì)檔案的概念

會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報告等會計(jì)核算材料，是記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。財(cái)務(wù)部門經(jīng)辦的有關(guān)財(cái)會工作的方針、政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、工作總結(jié)、報告以及來往文書都不屬于會計(jì)文件材料的歸檔范圍，應(yīng)按照文書檔案管理辦法執(zhí)行。

精選ppt一、會計(jì)檔案的概念

“會計(jì)檔案”與“文書檔案”的區(qū)別

１、形成領(lǐng)域不同

會計(jì)檔案一般在資金活動領(lǐng)域中形成，而文書檔案主要在行政管理領(lǐng)域中形成。２、形式和內(nèi)在聯(lián)系不同

會計(jì)檔案由三種會計(jì)核算材料有機(jī)地形成一個整體，具有密不可分的內(nèi)在聯(lián)系。文書檔案多以公文形式出現(xiàn)，具有相對的獨(dú)立性。３、立卷和歸檔的時間不同

立卷時間：會計(jì)檔案按“日清月結(jié)年決算”的會計(jì)程序立卷，即會計(jì)憑證月終記賬完了就可以立卷了。文書檔案則通常在次年的第一、二季度立卷。

歸檔時間：會計(jì)檔案由財(cái)會部門立好卷后保存一年，再移交歸檔。文書檔案一般在第二年上半年歸檔。精選ppt二、會計(jì)檔案的歸檔和保管期限劃分

1、會計(jì)檔案歸檔會計(jì)部門或會計(jì)人員將形成的會計(jì)文件材料經(jīng)過整理立卷，移交給本單位檔案部門保管的過程，叫做會計(jì)文件歸檔。

各單位每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案管理清冊，當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。

會計(jì)檔案的歸檔，僅指會計(jì)核算專業(yè)材料的歸檔。其歸檔范圍是：會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報告等。機(jī)關(guān)行政事業(yè)單位會計(jì)檔案的歸檔范圍主要包括會計(jì)報表、會計(jì)帳薄、會計(jì)憑證及其它等四大類。

精選ppt憑證帳簿報表其他：總帳、明細(xì)帳現(xiàn)金、銀行帳季、月報表年報（決算）2、會計(jì)檔案的歸檔范圍和保管期限15年永久保管、銷毀清冊移交清冊25年15年永久5年15年會計(jì)檔案歸檔范圍原始、記帳、匯總等精選ppt二、會計(jì)檔案的歸檔和保管期限劃分３、歸檔要求:（1）、歸檔的會計(jì)核算材料真實(shí)、準(zhǔn)確。

（2）、會計(jì)檔案移交時，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。（3）、歸檔移交會計(jì)核算材料時，會計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)要逐卷認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格交接手續(xù)，雙方簽字。采取電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)將電子核算材料和打印輸出的紙質(zhì)核算材料一并歸檔。精選ppt

三、會計(jì)檔案的整理

會計(jì)檔案的整理工作，就是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的會計(jì)文件，通過科學(xué)的分類、組合、立卷、排列和編目，組成一個有序的過程。依照會計(jì)工作的基本環(huán)節(jié)，進(jìn)行科學(xué)的分類整理。整理原則：遵循會計(jì)檔案形成的自然規(guī)律及其本身固有特點(diǎn)，保持其相互間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)的分類整理，以便有利于管理和開發(fā)利用。

注意：1、由于會計(jì)文件材料專業(yè)性強(qiáng)，一般應(yīng)由會計(jì)人員整理立卷，然后向機(jī)關(guān)檔案部門移交。把會計(jì)文件的立卷歸檔作為會計(jì)人員的職責(zé)之一，是有效地保證全部會計(jì)檔案能系統(tǒng)完整按時歸檔的重要前提。檔案部門應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，不能對原始的卷冊拆開，重新組合。

2、同一全宗的會計(jì)檔案應(yīng)按年度分開整理，不應(yīng)跨年度，對跨年度的決算報表等，可放入針對內(nèi)容年度里。3、歸檔文件材料的收集要完整齊全，有頭有尾。對打印輸出的會計(jì)檔案，財(cái)務(wù)主管要簽字、蓋章。精選ppt

三、會計(jì)檔案的整理

1、會計(jì)憑證的整理

將各種報銷單據(jù)、現(xiàn)金憑證、銀行轉(zhuǎn)賬憑證、成本核算憑證、職工工資憑證、資產(chǎn)憑證等憑證材料，都?xì)w入會計(jì)憑證范圍整理，及時整理立卷。會計(jì)憑證一般按月立卷。會計(jì)人員根據(jù)憑證登記帳簿后，應(yīng)將各種記帳憑證按時間和原始憑證號順序組卷，每本為一卷。憑證卷裝訂前要剔除金屬物，編寫頁號，所附原始憑證可以不編號，但應(yīng)折疊整齊，要填寫好憑證封面和脊背（注明單位名稱、年度、月份和起止日期、憑證種類、起止號碼），并在封面與脊背的接封處，加蓋財(cái)務(wù)專用章和裝訂人的印章。會計(jì)憑證一般按記賬順序裝訂成冊，厚2.5—3.5cm，封面內(nèi)容填寫齊全。每一本憑證為一個案卷，加蓋檔案號章。

精選ppt三、會計(jì)檔案的整理2、會計(jì)帳簿的整理

將會計(jì)總賬、明細(xì)帳、現(xiàn)金、銀行存款賬、固定資產(chǎn)帳和各種輔助帳，都?xì)w入會計(jì)帳簿范圍整理。在年終決算后按帳簿的種類進(jìn)行整理立卷。

會計(jì)帳簿按年度立卷，在會計(jì)年度終結(jié)時進(jìn)行。帳簿一般都有固定格式和明確分類，立卷時要嚴(yán)格按照帳簿的種類進(jìn)行，一本帳簿為一卷。訂帳簿應(yīng)保持原來面目，活頁帳簿應(yīng)撤出空白帳頁，編寫頁號裝訂成冊。每本帳簿均要加貼封面。精選ppt三、會計(jì)檔案的整理注意事項(xiàng)：

（1）檢查賬簿扉頁有無填寫齊全；

（2）固定賬簿不拆空白頁，在案卷備考表中詳細(xì)記明使用賬頁和空白賬頁的頁數(shù)。

（3）活頁賬簿應(yīng)將空白頁抽出，在賬頁右上方編頁數(shù)，加裝封面和封底。

一般是每本賬本為一個案卷，加蓋檔案號章。

精選ppt三、會計(jì)檔案的整理3、會計(jì)報表的整理將年度報表、月（季）度報表、不定期專用報表和主要財(cái)務(wù)指數(shù)快報等，都?xì)w入會計(jì)報表范圍整理。按保管期限整理立卷，本單位與下級單位的報表分開立卷。年度會計(jì)報表應(yīng)單獨(dú)整理組卷，財(cái)務(wù)分析在前，會計(jì)報表在后；月（季）會計(jì)報表可按情況整理成若干卷。加蓋檔案號章。需要注意的事，在裝訂時，除會計(jì)憑證可不加卷內(nèi)目錄和備考表外，其它卷冊均應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄和備考表。精選ppt四、會計(jì)檔案的分類排列介紹兩種：

1、類別——年度——案卷分類排列法。按財(cái)務(wù)報告、會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證、其它會計(jì)資料四個類別順序排列，每個類別內(nèi)再分別按年度順序排列，年度內(nèi)再區(qū)分不同科目排列。

案卷流水號：按類別跨年度編案卷流水號。例：

會計(jì)報表類：1993年：1，2，3……12。

1994年：13，14……27。

會計(jì)賬簿類：1993年：1，2，3……8。

1994年：9，10……14。

會計(jì)憑證類：1993年：1，2，3……１5。

1994年：16、17……28。一般來講，采用跨年度編流水號的方法，其案卷號一般不超千位數(shù)，即若干年就要斷號，再從“1”開始編流水號。此方法適用于會計(jì)檔案數(shù)量不多的機(jī)關(guān)單位。

精選ppt四、會計(jì)檔案的分類排列2、年度——類別——保管期限分類排列法。即一個年度形成的會計(jì)檔案，分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表、其它會計(jì)資料四大類，然后再按不同保管期限的會計(jì)檔案分別排列編號。

案卷流水號：一年編一個流水號。例：

會計(jì)報表類：1993年：1，2，3，4……

1994年：1，2，3，4……

會計(jì)帳薄類：1993年：1，2，3，4……

1994年：1，2，3，4……

會計(jì)憑證類：1993年：1，2，3，4……

1994年：1，2，3，4……

此方法適用于每年產(chǎn)生大量會計(jì)檔案的單位，如金融機(jī)構(gòu)、大型企業(yè)等。

總之，不管采取何種分類排列方式，一經(jīng)確定，就不要隨便更改。精選ppt

五、會計(jì)檔案案卷目錄的編制

會計(jì)檔案進(jìn)行了分類、立卷、編號、排列后，就必須編制《會計(jì)檔案案卷目錄》，它是管理會計(jì)檔案和提供利用的檢索工具。

（一）填寫案卷目錄

1、案卷號。每本目錄內(nèi)的案卷號從“1”開始填寫。

2、類別：填寫會計(jì)檔案的種類：會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表或其它。

3、案卷名稱：與案卷封面上的標(biāo)題一致。4、起止時間。年度的起止月份即××××年×月×日至××××年×月×日

5、保管期限。填寫永久、25年、15年、5年等。

6、卷內(nèi)張數(shù)。如實(shí)填寫綜合后的張數(shù)。

7、銷毀年限。暫不填。

8、備注。按需填寫。精選ppt五、會計(jì)檔案案卷目錄的編制

（二）編制“會計(jì)檔案案卷目錄

會計(jì)檔案分類別填寫案卷目錄后，應(yīng)按類別編制“案卷目錄”，即將會計(jì)報表、會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證等案卷目錄分別匯集成冊，編制目錄號。會計(jì)檔案的案卷目錄一般會計(jì)報表編制一式四份，憑證、賬簿編制一式三份。其中一份由會計(jì)部門保管供日常使用，其他幾份一年后連同會計(jì)檔案一同移交單位檔案室。精選ppt五、會計(jì)檔案案卷目錄的編制

會計(jì)檔案目錄（封面）全宗名稱盤錦市檔案局 年度2002－2004 類別帳簿 目錄號2 保管期限25年 精選ppt

會計(jì)檔案目錄（帳?。?/p>

盒號卷號名稱年度月份冊數(shù)張數(shù)保管期限箱號銷毀日期備注11-3盤錦市檔案局2002年度現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳、對帳單20021-12

31-2062524-6盤錦市檔案局2003年度現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳、對帳單20031-1231-2072536-9盤錦市檔案局2004年度現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳、對帳單20041-1231-20525精選ppt

會計(jì)檔案目錄（憑證）

盒號卷號名稱年度月份冊號張數(shù)保管期限箱號銷毀日期備注11盤錦市檔案局2002年度一月份會計(jì)憑證20021

1-631522盤錦市檔案局2002年度一月份會計(jì)憑證20021

64-751533盤錦市檔案局2002年度二月份會計(jì)憑證20022

1－721544盤錦市檔案局2002年度二月份會計(jì)憑證20022

73－9615精選ppt

六、會計(jì)檔案的裝盒、排架

會計(jì)檔案整理完成后，必須裝盒、上架排列保管，那么就必須填寫會計(jì)檔案盒的有關(guān)項(xiàng)目內(nèi)容。

（一）會計(jì)檔案盒項(xiàng)目的填寫

1、全宗號。按市檔案館給予每個機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的全宗號進(jìn)行填寫。

2、年度。本盒內(nèi)檔案形成的年度。

3、目錄號。填寫檔案目錄號，如1、2、3、4、5等。

4、卷號。填寫本盒內(nèi)檔案的案卷起止卷號，如1—3等。

5、保管期限。如實(shí)填寫。精選ppt序號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注1盤錦市檔案局盤錦市檔案局2002年度現(xiàn)金日記帳20021-121-1002盤錦市檔案局盤錦市檔案局2002年度銀行存款帳20021-121-1003盤錦市檔案局盤錦市檔案局2002年度銀行對帳單20021-121-6卷內(nèi)目錄精選ppt備考表

盒（卷）內(nèi)文件情況說明本盒共兩卷：其中銀行存款日記帳，10-21頁、50-80頁、150-200頁為空白頁；現(xiàn)金日記帳，15-50頁、80-110頁、130-150頁為空白頁。整理人張XX檢查人李XX2002年4月20日精選ppt

盤錦市檔案局會計(jì)檔案

盤錦市檔案局二OO二年度銀行存款帳、現(xiàn)金日記帳、銀行對帳單自2002年1月1日起至2002年12月31日止本盒共3卷206張保管期限25精選ppt會計(jì)檔案會計(jì)檔案會計(jì)檔案會計(jì)檔案類別帳簿類別帳簿類別帳簿類別帳簿年度1998年度1999年度2000年度2001全宗號6全宗號6全宗號6全宗號6目錄號2目錄號2目錄號2目錄號2案卷號1-3案卷號4-6案卷號7-10案卷號11-18盒號1盒號2盒號3盒號4保管期限25保管期限25保管期限25保管期限25精選ppt精選ppt精選ppt

六、會計(jì)檔案的裝盒、排架

（二）會計(jì)檔案的排架

接收入庫的會計(jì)檔案登記后，即可上架入柜固定其存放位置，以便查閱利用。

排列要求：

1、排列整齊。

2、要在柜架上注明類別、保管期限和案卷起止號，以方便查找。排列方法：按類別、保管期限不同分別排列，案卷順序號按大類流水編號。

柜架編號原則：從左到右，自上而下。精選ppt七、會計(jì)檔案的移交、鑒定與銷毀

（一）會計(jì)檔案的移交

會計(jì)檔案的移交，按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定：“當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”，由本單位檔案部門實(shí)行檔案綜合管理。特殊情況，可由財(cái)會部門與檔案部門共同協(xié)商移交時間。

移交要求：

1、移交單位應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊（見附件），列明應(yīng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、備注等內(nèi)容。

2、交接會計(jì)檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督并簽名蓋章。精選ppt

會計(jì)檔案移交清冊（封面）

全宗名稱xxxx年度（或組織機(jī)構(gòu)）會計(jì)檔案移交清冊

共計(jì)卷冊

移交部門主管負(fù)責(zé)人簽字檔案部門負(fù)責(zé)人簽字移交人簽字接收人簽字年月日年月日精選ppt

會計(jì)檔案移交清冊

編號檔案名稱卷號冊數(shù)起止年度應(yīng)保管期限已保管期限備注精選ppt

七、會計(jì)檔案的移交、鑒定與銷毀（二）會計(jì)檔案的鑒定與銷毀

1、會計(jì)檔案的鑒定

包括立卷過程中的初步鑒定、銷毀前的終審鑒定。初步鑒定由財(cái)務(wù)人員實(shí)行，終審鑒定由財(cái)務(wù)人員和檔案人員共同進(jìn)行。2、會計(jì)檔案的銷毀

經(jīng)過鑒定后，確認(rèn)失去了保存價值的會計(jì)檔案，應(yīng)編制會計(jì)檔案銷毀清冊（見圖），列明銷毀會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、備注等內(nèi)容。由本單位檔案部門會同會計(jì)部門提出銷毀意見，單位負(fù)責(zé)人簽署意見，才能銷毀。

銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案部門和會計(jì)部門共同監(jiān)銷，國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派人參加監(jiān)銷。精選ppt

會計(jì)檔案銷毀清冊

順序號類別檔案名稱案卷號冊數(shù)起止年度檔案編號應(yīng)保管期限已保管期限銷毀時間備注精選ppt七、會計(jì)檔案的移交、鑒定與銷毀

銷毀會計(jì)檔案審批表

經(jīng)鑒定后，清出無保存價值的憑證卷（冊）帳簿卷（冊）報表卷（冊）共計(jì)卷（冊）應(yīng)予以銷毀，請審批。鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人（簽名）年月日主管負(fù)責(zé)人（簽名）年月日監(jiān)銷人（簽名）年月日精選ppt聲像檔案管理

一、聲像檔案的概念二、聲像檔案的特點(diǎn)

三、聲像檔案的作用四、聲像檔案的收集歸檔五、照片檔案的整理六、數(shù)碼照片檔案管理方法與程序

七、錄音、錄像檔案的整理

精選ppt一、聲像檔案的概念

聲像檔案是指以攝錄手段記述和反映國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在行使職責(zé)或從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動中形成的對國家和社會具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶、影片等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。又稱音像檔案、視聽檔案。

精選ppt（一）形象生動

聲像檔案以畫面的可視形象，生動地將檔案內(nèi)容展現(xiàn)在利用者面前，有的配有聲音，具有較強(qiáng)的形象性和直觀性，能使利用者有“身臨其境”的感覺，其生動性和形象性是其他類型檔案難以達(dá)到的。（二）時空感受

聲像檔案運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，可將一瞬即逝的現(xiàn)場記錄再現(xiàn)，并可進(jìn)行超越時空的傳遞，具有較強(qiáng)的時間感和空間感。二、聲像檔案的特點(diǎn)

精選ppt（三）便于復(fù)制和轉(zhuǎn)換

聲像檔案復(fù)制簡捷，并可運(yùn)用多媒體技術(shù)在不同載體之間進(jìn)行互相轉(zhuǎn)換，利用數(shù)字多媒體技術(shù)進(jìn)行存儲和傳播。（四）攜帶使用方便

聲像檔案信息存儲量大，體積小，攜帶方便，可多次重復(fù)使用。（五）保管要求高

聲像檔案是由感光材料和磁性材料為檔案載體，這些材料對溫濕度變化、灰塵、有害生物和有害氣體、外界磁場較敏感，保管要求高。精選ppt三、聲像檔案的作用（一）較強(qiáng)的憑證作用（二）重要的科研和宣傳素材（三）便捷的信息交流手段（四）較高的藝術(shù)欣賞價值精選ppt

四、聲像檔案的收集歸檔（一）、收集原則1.以我為主——即要以本單位形成的并能反映本單位職能活動的聲像材料作為收集重點(diǎn)。2.突出主題——即收集的聲像材料要能反映出重要活動、會議等的主要內(nèi)容、場景、人物的實(shí)況。3.質(zhì)量精良——對收集來的聲像材料必須進(jìn)行精心挑選，把主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁的聲像材料歸檔。4.內(nèi)容齊全——?dú)w檔的聲像材料內(nèi)容要完整。即照片檔案要照片、底片、文字說明（應(yīng)含事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等諸要素）齊全，照片與底片相符；錄像檔案要錄像片、解說詞、文字說明（含錄像片的片名、制式、語種等）齊全。精選ppt(二)聲像檔案的歸檔制度

按照《中華人民共和國檔案法》確定的檔案管理原則和《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，單位、部門或個人在各種重大活動中拍攝的具有保存價值的聲像檔案應(yīng)及時向檔案部門移交歸檔，任何部門或個人不得以任何借口據(jù)為已有。

精選ppt1.聲像檔案歸檔范圍一、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的聲像材料；二、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的聲像材料；三、本單位組織或參加的重要外事活動的聲像材料；四、記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的聲像材料；五、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民風(fēng)民俗和著名人物的聲像材料；六、其他具有保存價值的聲像材料。精選ppt

應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，采取隨時歸檔與定期歸檔相結(jié)合的方式。隨時歸檔。對具有歸檔價值的聲像材料，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時系統(tǒng)規(guī)范整理后，向檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。定期歸檔。依《檔案法實(shí)施辦法》之規(guī)定，聲像檔案應(yīng)隨立檔單位其他載體形態(tài)檔案一并向有關(guān)檔案館移交。特殊情況下，經(jīng)同級檔案行政管理部門同意可提前或延遲移交。2.

聲像檔案歸檔時間精選ppt五、照片檔案的整理照片檔案的整理應(yīng)遵循“三個有利于”（即有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用）的原則。歸檔的照片與底片影像應(yīng)一致；無底片的照片應(yīng)翻拍底片（數(shù)碼影片無須翻拍，直接用光盤存儲影像信息）；

無照片的底片應(yīng)沖洗出照片；照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。精選ppt

目前的照片檔案有兩種：一種是用一般相機(jī)和普通膠卷，采用可見光使膠片感光的照片；另一種是運(yùn)用數(shù)字技術(shù)與光學(xué)技術(shù)相結(jié)合而形成的照片，即我們通常說的數(shù)碼相片。（一）照片檔案的構(gòu)成與種類精選ppt

（普通）照片檔案由底片、照片及文字說明三部分構(gòu)成。（1）底片——底片是與被攝景物顏色相反的負(fù)影像，以感光膠片為載體。底片是照片檔案的重要組成部份，它可分為原底片和翻版底片（原底片的拷貝或通過原照片的翻拍形成）。對于一些重要的、珍貴的照片，應(yīng)制作翻版底片，并與原底片同時保存。（2）照片——照片是與被拍攝景物顏色相同的正影像，它是通過底片沖印而成的。（3）文字說明——文字說明是對照片檔案內(nèi)容的介紹和補(bǔ)充，它與照片相輔、互不可分。文字說明應(yīng)包含事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等諸要素。1、照片檔案的構(gòu)成精選ppt（1）底片的分類☆對于大部分單位來說，底片數(shù)量不多，可不分類，只按底片收集的先后順序編流水號即可。☆對于底片數(shù)量和類型較多的單位，可按以下幾種方式分類：第一，按制成材料分類，可分為軟制底片和硬制底片，黑白底片和彩色底片；第二，按形成方式分類，可分為原底片與翻版底片；第三，按底片呈像分類，可分為負(fù)片和反轉(zhuǎn)片；第四，按尺寸大小分類，可分為2寸、4寸和特大號等；第五，按年度分類，即按不同歷史時期、不同年度產(chǎn)生的底片來分類；第六，按內(nèi)容分類，即按底片反映的問題、項(xiàng)目、產(chǎn)品等來分類。各單位可根據(jù)實(shí)際情況采用切合本單位實(shí)際的分類法。（三）底片檔案的分類、排列及編號

精選ppt

底片排列是按收集時間順序進(jìn)行。

底片號編制格式：全宗號—保管期限代碼—張?zhí)枴?/p>

全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

保管期限代碼（目錄號）：分別用“1、2、3”或“Y、C、D”對應(yīng)代表永久、30年、10年。對照片、底片保管期限的劃分按照《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行（要與新的文書檔案保管期限表一致）。

張?zhí)枺涸谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)底片從“1”開始編流水號。底片號登錄順序應(yīng)與照片號登錄順序保持一致。（2）底片的排列與編號精選ppt

底片應(yīng)放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋，并在底片袋右上方標(biāo)明底片號。翻拍底片應(yīng)在底片袋左上方標(biāo)明“F”字樣；拷貝底片標(biāo)明“K”字樣。對大幅底片，應(yīng)墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后放入專用檔案袋檔案盒。底片裝袋插冊后應(yīng)填寫冊內(nèi)備考表、冊脊（3）底片裝袋插冊精選ppt備考表應(yīng)放在冊內(nèi)最后位置。本冊情況說明：填寫冊內(nèi)底片缺損，補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。對底片冊立冊以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)由有關(guān)的檔案管理人員填寫說明，并簽名、標(biāo)注時間。

底片冊的冊脊

底片冊冊脊的項(xiàng)目包括：全宗號、目錄號、年度、案卷號。精選ppt（1）照片的分類

應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限—年度—問題進(jìn)行分類。保管期限—年度—問題分類法，例:永久-2001年-黨群、永久-2001年-綜合、永久-2001年-業(yè)務(wù)、永久-2002年-黨群、永久-2002年-綜合、永久-2002年-業(yè)務(wù)……每個年度形成照片數(shù)量少的單位可以將這種分類法簡化成:保管期限—年度例:永久-2001年、永久-2002年……在這種分類法下,在冊內(nèi)將照片按問題集中排列,即分別按黨群(黨辦)、綜合（辦公室）、業(yè)務(wù)（業(yè)務(wù)科）的順序集中排列，在每一問題（機(jī)構(gòu)）內(nèi)再將照片按時間、重要程度結(jié)合事由排列。2、照片檔案的分類、排列及編號精選ppt

（2）照片的排列排列時，要注意先排組，后排張。一組照片是指有密切聯(lián)系的若干張照片，如一次會議、一項(xiàng)活動、一個項(xiàng)目等形成的若干張照片，為一組照片。組與組的排列是按該組產(chǎn)生的時間順序而定。每組的順序確定后，就要進(jìn)行組內(nèi)每張照片的排列。如一次會議的照片共歸檔了8張，排列順序可以是：第一張，有會議會標(biāo)的大會會場照片；第二張，大會主席臺的照片；第三張，大會主持人主持會議的照片；第四、五、六張分別是大會發(fā)言人的照片；第七張，領(lǐng)導(dǎo)為先進(jìn)單位頒獎的照片；第八張，大會群眾場面的照片。精選ppt

格式一：全宗號—保管期限代碼—冊號—張?zhí)?/p>

格式二：全宗號—保管期限代碼—張?zhí)柶渲腥谔?、保管期限代碼與底片號中的全宗號、保管期限代碼是一致的。

冊號：是指在某一全宗某一保管期限內(nèi)照片冊的排列從“1”開始編流水號。

張?zhí)枺焊袷揭恢械膹執(zhí)柺侵刚掌趦詢?nèi)的排列從“1”開始的順序編號；格式二中的張?zhí)柺侵冈谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)照片的排列從“1”開始的順序編號。（3）照片檔案的編號照片號的編制有兩種格式：精選ppt

例如：盤錦市統(tǒng)計(jì)局的照片檔案分類大綱與編號方法：分類大綱：黨群類、綜合類、業(yè)務(wù)類、領(lǐng)導(dǎo)視察類四類。編號方法：采用全宗號—保管期限代碼—冊號—張?zhí)柧幪柗椒āＨ纾?1—Y—1—1代表盤錦市統(tǒng)計(jì)局永久保管的照片檔案中的第1冊（黨群類）的第1張照片。精選ppt保管期限—年度—問題分類法下，以全宗號—保管期限代碼—冊號—張?zhí)柕母袷骄帉懻掌?、冊號，示例?1-Y-1-131-Y-1-231-Y-1-331-Y-1-431-Y-1-531-Y-1-631-Y-2-131-Y-2-231-Y-2-331-Y-2-431-Y-2-531-Y-2-631-Y-3-131-Y-3-231-Y-3-331-Y-3-431-Y-3-531-Y-3-631-Y-4-131-Y-4-231-Y-4-3………………31-Y-5-131-Y-5-231-Y-5-3……………31-Y-6-131-Y-6-231-Y-6-331-Y-6-431-Y-6-531-Y-6-6黨群1冊綜合2冊業(yè)務(wù)3冊黨群4冊綜合5冊業(yè)務(wù)6冊2001年2002年永久精選ppt31-Y-1-131-Y-1-231-Y-1-331-Y-1-431-Y-1-531-Y-1-631-Y-1-731-Y-1-831-Y-1-931-Y-1-1031-Y-1-1131-Y-1-12……31-Y-2-131-Y-2-231-Y-2-331-Y-2-431-Y-2-531-Y-2-631-Y-2-731-Y-2-831-Y-2-931-Y-2-1031-Y-2-1131-Y-2-1231-Y-2-13……黨群1冊綜合1冊業(yè)務(wù)1冊黨群2冊綜合2冊業(yè)務(wù)2冊2001年2002年永久保管期限—年度簡化分類法下，以全宗號—保管期限代碼—冊號—張?zhí)柕母袷骄帉懻掌?、冊號，示例：精選ppt

文字說明是照片檔案不可或缺的重要組成部分。

1、內(nèi)容包括六要素：事由（照片所反映的事情或事物的緣由）、時間（拍攝時間）、地點(diǎn)、人物（照片中主要人物的姓名、身份）、背景、作者（拍攝人或單位）。（四）照片檔案的說明精選ppt2、格式：單張說明或組合說明。(1)單張照片說明的填寫題名：遼寧省檔案局局長某某視察本單位館庫照片號：28(全宗號)—1(目錄號)—13(案卷號)—9(張?zhí)?底片號：28(全宗號)—1(目錄號)—127(張?zhí)?精選ppt參見號：文書檔案28—1—234—1表示與盤錦市檔案局（館）文書檔案永久目錄234案卷號第1頁對應(yīng)。時間：19980709攝影者：張三文字說明：1998年7月9日，遼寧省檔案局局長某某（左3）在市委副書記某某（左2）的陪同下，對本單位館庫進(jìn)行了視察。精選ppt

（2）組合照片的說明（總說明）

一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。組合照片說明應(yīng)概括提示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項(xiàng)。舉例：如一組盤錦市政協(xié)三屆一次會議開幕式會場照片說明1995年2月9日,政協(xié)盤錦市委員會三屆一次會議在市人民劇場召開。會議開幕式上，主席團(tuán)常務(wù)主席王乃仁宣布大會開幕。主席臺就坐的市級領(lǐng)導(dǎo)（左起）：巴殿璞、王向民、王乃仁、周守忠、張樹海、甄質(zhì)、趙我華、鄭天西、李巍、王廷喜

精選ppt

一組當(dāng)中的單張照片說明（分說明）1、市政協(xié)三屆一次會議開幕式會場2、主席臺就坐的市級領(lǐng)導(dǎo)（左起）：巴殿璞、王向民、王乃仁、周守忠、張樹海、甄質(zhì)、趙我華、鄭天西、李巍、王廷喜3、主席團(tuán)常務(wù)主席王乃仁宣布大會開幕4、主席團(tuán)常務(wù)主席王錫茂致開幕詞精選ppt

采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。但其說明編寫應(yīng)符合客觀準(zhǔn)確、編寫及時的要求。組合照片說明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊所有照片之前。編號的方法是按照照片的排列順序，在照片冊內(nèi)編制照片流水號。把若干張反映同一活動（或同一會議、同一項(xiàng)目）的照片為一組，以這一組照片為單位，編流水號；同一組中若干張照片用“-”區(qū)分，如1-1、1-2分別表示第一組照片第一張、第二張，如遇單張不成組片，以單張照片為單元與成組照片混合編號，如1-1、1-2、2、3-1、3-2。編號時注意，每卷從1開始，照片號不重、不空、不漏。精選ppt(五)填寫照片檔案卷內(nèi)目錄(舉例)精選ppt照片檔案卷內(nèi)目錄

照片號題名底片號/參見號所在頁號拍攝時間備注1.1-1市政協(xié)三屆一次會議開幕式會場

75/11.1.83

1199502092.1-2主席臺就坐的市級領(lǐng)導(dǎo)（左起）：巴殿璞、王向民、王乃仁、周守忠、張樹海、甄質(zhì)、趙我華、鄭天西、李巍、王廷喜

76/11.1.83

1199502093.1-3主席團(tuán)常務(wù)主席王乃仁宣布大會開幕77/11.1.832199502094.1-4主席團(tuán)常務(wù)主席王錫茂致開幕詞

78/11.1.83.5

219950209下一頁精選ppt(六)、填寫卷內(nèi)備考表(七)、擬制案卷封面標(biāo)題案卷封面標(biāo)題應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題。如“某某單位某某會議照片”“某某單位獲得各類榮譽(yù)照片”等等。（以政協(xié)案卷封面填寫為例）（八）、建立照片檔案案卷目錄照片檔案的案卷目錄是照片檔案的基本檢索工具。一本照片冊寫一條案卷目錄，案卷目錄項(xiàng)目包括館（室）編號、題名、時間、照片張數(shù)、備注等。已使用科怡、清華紫光檔案管理軟件的單位可直接使用軟件登記，打印出目錄。精選ppt

照片檔案封面

政協(xié)盤錦市委員會

綜合類

政協(xié)盤錦市委員會三屆一次會議的照片自1995年2月至1995年2月保管期限永久本卷照片共40張20頁歸檔號下一頁精選ppt照片檔案案卷目錄

館編室編題名時間照片張數(shù)備注

1盤錦市XX局2004年召開的各類會議的照片20040120041278

2盤錦市XX局2005年各項(xiàng)工作活動照片200501200512

85精選ppt數(shù)碼照片檔案管理方法與程序一、數(shù)碼照片的歸檔范圍二、數(shù)碼照片的歸檔要求三、數(shù)碼照片的歸檔流程精選ppt一、數(shù)碼照片的歸檔范圍按照普通照片的歸檔范圍執(zhí)行。注意事項(xiàng)如下：選擇性歸檔一般不把將活動中形成的數(shù)碼照片全部作為歸檔照片、而是有選擇重要的、有代表性的、有查考利用價值的照片進(jìn)行歸檔。歸檔照片數(shù)量各單位根據(jù)本單位實(shí)際情況自定，主要是要結(jié)合重要程度、實(shí)際工作需要等因素來定，在實(shí)際工作中需要具體情況具體分析。其他適用情況通過掃描、數(shù)碼翻拍普通照片等形成的數(shù)碼照片歸檔方式也適用精選ppt二、數(shù)碼照片的歸檔要求建立健全相關(guān)制度照片分辨率與格式單張數(shù)碼照片文件分辨率應(yīng)在三百萬像素以，數(shù)碼照片的存儲格式應(yīng)JPG。精選ppt三、數(shù)碼照片歸檔流程一、歸檔前期工作（攝影人或責(zé)任科室負(fù)責(zé)）

1、挑選數(shù)碼照片

2、沖印數(shù)碼照片

3、移交歸檔照片二、具體歸檔工作（檔案室負(fù)責(zé)完成）

1、實(shí)體照片歸檔

2、數(shù)碼照片歸檔三、光盤的編號與保管（檔案室負(fù)責(zé)完成）精選ppt（一）歸檔前期工作之一——挑選照片如何挑選：有代表意義的、反映活動、事件、會議發(fā)展過程、結(jié)果的，注意量的控制如何分組：并非同一類照片為一組，而是同一次活動、事件、會議的照片為一組如何編寫組說明與照片說明

組說明：對本組照片作簡單說明，包括六要素：時間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝影者。照片說明：說明每組內(nèi)單張照片的具體情況（如對人物姓名、職務(wù)、行為的說明等等）。精選ppt一組照片說明（總說明）照片號：28（全宗號）－1（目錄號）－3（案卷號）－（1－6）（本組第一張照片的照片號-本組最后一張照片的照片號）題名：2006年2月25日召開全市檔案工作會文字說明：2006年2月25日在市委會議室召開全市檔案工作大會，會議由市委副秘書長、市委辦公室主任看金明主持，市委副書記李淑芳、市委秘書長宋文利、副市長陳斯來等領(lǐng)導(dǎo)出席了大會。會議總結(jié)了2005年檔案工作，布置了2006年工作，并對2005年度先進(jìn)個人予以表彰。本組共6張，是1—6號攝影者：張三攝影時間：2006.02.25精選ppt一組當(dāng)中單張照片說明（分說明）單張照片號：全宗號－目錄號－案卷號－張?zhí)栒掌枺?8－1－3－1題名：全市檔案工作會會場照片號：28－1－3－2題名：看金明副秘書長主持會議照片號：28－1－3－3題名：為2005年度先進(jìn)個人頒證照片號：28－1－3－4題名：李淑芳副書記講話照片號：28－1－3－5題名：宋文利秘書長講話照片號：28－1－3－6題名：陳斯來副市長講話精選ppt（一）歸檔前期工作之二——沖印照片沖印數(shù)量——數(shù)碼與實(shí)體一一對應(yīng)

所有挑選出歸檔的照片全部沖印沖印方式

專門數(shù)碼照片沖印點(diǎn)沖印。沖印大小

全部6寸，珍貴的照片可沖印大幅照片。精選ppt（一）歸檔前期工作之三——移交照片移交手續(xù)1、移交簽字2、移交清單移交存儲：不可存儲在系統(tǒng)盤（即不可存在C盤下）移交內(nèi)容：實(shí)體照片、數(shù)碼照片、文字說明三者必須同時移交移交時間：各單位自定，提倡照片形成一周后移交檔案室，即隨時移交。精選ppt（二）具體歸檔工作之一——實(shí)體照片歸檔歸檔方式：與傳統(tǒng)照片歸檔相同，可以與傳統(tǒng)照片連用、混用。分類方法