聲像類檔案的管理方法

聲像類檔案的管理方法聲像檔案是指在社會(huì)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等專門載體的檔案。一.聲像檔輜特點(diǎn)（一）記實(shí)性聲像檔案客觀記錄了人們的社會(huì)活動(dòng)，它不僅能如實(shí)地再現(xiàn)歷史人物和事件,還能把當(dāng)時(shí)的環(huán)境、氣氛如實(shí)地錄制下來(lái)給人以真實(shí)可信的印象。（二）直感性聲像檔案可以把人類活動(dòng)直觀鮮明地展現(xiàn)在人面前，給人〃身臨其境〃的感覺(jué)，從而彌補(bǔ)文字記錄的缺陷,其作用是一般文字檔案所不能替代的。（三）易損性聲像檔案載體材料化學(xué)成分復(fù)雜、質(zhì)地脆弱，比紙張更易受光、熱、濕、污染物等環(huán)境因素的影響，記錄在其上的聲像信息會(huì)隨載體的損壞而失真、減弱甚至消失。聲像檔案的易損性使得對(duì)它的保護(hù)具有特殊重要的意義,其保管費(fèi)用也比紙質(zhì)檔案高很多。（四）可讀性差大多數(shù)聲像檔案不能直接閱讀，需要相應(yīng)的硬件裝置或設(shè)備將聲像信息轉(zhuǎn)換為人的感官能接收的聲音、圖像或文字信號(hào)后才能讀取。二照片檔案的管理照片檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)對(duì)照片檔案的收集、整理和保管進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定。(一)照片檔案的收集.收集范圍(1)記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。(2)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。(3)本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。⑷記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。⑸記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。⑹其他具有保存價(jià)值的照片。.收集要求(1)對(duì)屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有。⑵對(duì)存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。⑶對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。(4)底片、照片、說(shuō)明應(yīng)齊全。(5)底片與照片影像應(yīng)一致。(6)對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片;對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片。⑺照片檔案的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。.收集時(shí)間⑴對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片,其攝影者或承辦單位應(yīng)及時(shí)整理，向檔案室歸檔,一般不應(yīng)跨年度。(2)依照《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向有關(guān)檔案館移交。在特殊情況下,經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意可以提前或延遲移交。(3)檔案館應(yīng)按收集范圍隨時(shí)征集零散的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的照片。(二)照片檔案的整理照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。.底片的整理(1)底片的編號(hào)。底片號(hào)是固定和反映底片在全宗內(nèi)排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。其格式如下：全宗號(hào)一保管期限代碼一張?zhí)枴Ｈ谔?hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“'Y、C、D”對(duì)應(yīng)代表永久、長(zhǎng)期、短期。張?zhí)枺涸谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)底片的排列從“1”開(kāi)始的順序編號(hào)。(2)底片號(hào)的登錄。宜使用鐵筆將底片號(hào)橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處(刻寫不下時(shí)，前段可不寫)，不得影響畫面;也可采用其他方式將底片號(hào)附著在膠片乳劑面片邊處，不得污染膠片;底片號(hào)登錄順序應(yīng)與照片號(hào)登錄順序保持一致。⑶底片袋的標(biāo)注。底片放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋。應(yīng)在底片袋的右上方標(biāo)明底片號(hào)。對(duì)翻拍底片應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明“F”字樣。對(duì)拷貝底片應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明“K”字樣。(4)底片的入冊(cè)。底片冊(cè)一般由297mmx210mm大小的若干芯頁(yè)和封面、封底組成;應(yīng)按底片號(hào)順序?qū)⒌灼来尾迦氲灼瑑?cè);芯頁(yè)的插袋上應(yīng)標(biāo)明相同的底片號(hào);對(duì)幅面超過(guò)底片冊(cè)芯頁(yè)尺寸的大幅底片，應(yīng)在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后，放入專用的檔案袋或檔案盒中，按底片號(hào)順序排列。⑸冊(cè)內(nèi)備考表。冊(cè)內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：本冊(cè)情況說(shuō)明、立冊(cè)人、檢查人、立冊(cè)時(shí)間。冊(cè)內(nèi)備考表應(yīng)放在冊(cè)內(nèi)最后位置。(6)底片冊(cè)的排列。底片冊(cè)的封面應(yīng)印制〃底片冊(cè)〃字樣。底片冊(cè)冊(cè)脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限、起止張?zhí)?、?cè)號(hào)。底片冊(cè)按照全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)的順序排列，上架保存。.照片的整理(1)照片的分類。應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限一年度一問(wèn)題進(jìn)行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌部砂幢９芷谙抟粏?wèn)題一年度進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。⑵照片的排列。應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列。為便于提供利用，照片排列及入冊(cè)時(shí)應(yīng)同時(shí)考慮不同保密等級(jí)照片的定位。(3)照片的編號(hào)。照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼、冊(cè)號(hào)、張?zhí)柣蛉谔?hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。照片號(hào)有兩種格式：格式一：全宗號(hào)一保管期限代碼一冊(cè)號(hào)一張?zhí)柛袷蕉喝谔?hào)一保管期限代碼一張?zhí)柸舨捎酶袷蕉蛇x用照片、底片分別編號(hào)法或合一編號(hào)法(影像相符的照片、底片編號(hào)相同)。選用合一編號(hào)法宜以照片、底片齊全為基礎(chǔ)。(4)照片的入冊(cè)。照片冊(cè)一般由297mmx210mm大小的若干芯頁(yè)和封面、封底組成。芯頁(yè)以30頁(yè)左右為宜，有活頁(yè)式和定頁(yè)式兩種。應(yīng)按照分類、排列順序即照片號(hào)順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷?yè)上，組成照片冊(cè)。對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照照片號(hào)順序排列。如豎直放置應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上。再放入袋、盒中;如水平放置，照片的堆放高度不宜超過(guò)5cm。以豎直放置為宜。(5)單張照片說(shuō)明的填寫。說(shuō)明應(yīng)采用橫寫格式，分段書寫。其格式如下：題名：照片號(hào)：底片號(hào)：參見(jiàn)號(hào)：時(shí)間：攝影者：文字說(shuō)明：題名應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。參見(jiàn)號(hào)是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。其格式如下：(相關(guān)檔案種類)檔號(hào),其中方括號(hào)內(nèi)為選擇著錄內(nèi)容。示例1:文書檔案0113-2-18,示例2：科技檔案G-J-21,照片檔案由檔案室移交至檔案館后，應(yīng)對(duì)其參見(jiàn)號(hào)進(jìn)行核對(duì)，對(duì)與實(shí)況不符的應(yīng)及時(shí)調(diào)整。照片的拍攝時(shí)間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1~4位表示年，第5~6位表示月，第7~8位表示日。示例：1953年3月2日寫作19530302。攝影者一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加寫單位。文字說(shuō)明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息;或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)亦可在此欄表述例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來(lái)源等。密級(jí)應(yīng)按GB/T7156《文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼》所規(guī)定的字符在照片周圍選一固定空白處標(biāo)明，使用印章亦可。單張照片的說(shuō)明，可根據(jù)照片固定的位置，在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方書寫。大幅照片的說(shuō)明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊(cè)內(nèi)編號(hào)，填寫單張照片說(shuō)明，并注明其存放地址。⑹組合照片說(shuō)明的填寫。一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說(shuō)明。采用組合照片說(shuō)明的照片,其單張照片說(shuō)明可以從簡(jiǎn)。組合照片說(shuō)明應(yīng)概括提示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。應(yīng)在組合照片說(shuō)明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片說(shuō)明的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號(hào)。組聯(lián)符號(hào)按組依次采用〃①〃、〃②"、“③〃……同組中的照片其組聯(lián)符號(hào)相同。如冊(cè)內(nèi)只有一組照片和其他散片時(shí)，組聯(lián)符號(hào)采用〃①〃。組聯(lián)符號(hào)不宜越冊(cè)。整理照片時(shí)因保管期限或密級(jí)的不同，有些同組的照片可能會(huì)被分散到不同的照片冊(cè)內(nèi)，應(yīng)在組合照片說(shuō)明中指出這些密切相關(guān)照片的保管期限、冊(cè)號(hào)和組號(hào)。組合照片說(shuō)明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊(cè)所有照片之前。⑺照片冊(cè)的排列。照片冊(cè)按照全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)的順序排列,上架保存。.照片檔案目錄的編制(1)著錄項(xiàng)目。照片檔案目錄的著錄項(xiàng)目包括：照片號(hào)、底片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、備注、參見(jiàn)號(hào)、冊(cè)號(hào)、頁(yè)號(hào)、組內(nèi)張數(shù)、分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞、密級(jí)、保管期限、類型規(guī)格、檔案館代號(hào)、文字說(shuō)明等。條目的著錄單位以照片的自然張或若干張(一組)為單位著錄。(2)組合照片的著錄。以一組照片為單位著錄時(shí)，題名應(yīng)根據(jù)題名擬寫要素，簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映一組照片的基本內(nèi)容。照片號(hào)、底片號(hào)、頁(yè)號(hào)均應(yīng)著錄起止號(hào);時(shí)間應(yīng)著錄起止時(shí)間;參見(jiàn)號(hào)、攝影者可以著錄多個(gè)。(3)大幅照片的標(biāo)注。對(duì)于大幅照片、底片，應(yīng)在備注欄內(nèi)注明〃大幅〃和存放地址。以一組照片為單位著錄時(shí)，還應(yīng)在備注欄內(nèi)注明其中所含的大幅照片的照片號(hào)、底片號(hào)。照片檔案著錄與標(biāo)引的方法和要求，應(yīng)按照DA/T18《檔案著錄規(guī)則》、GB/T15418《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》、DA/T19《檔案主題標(biāo)引規(guī)則》執(zhí)行。⑷目錄的編制。照片檔案目錄種類包括冊(cè)內(nèi)目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等?；灸夸浀谋貍漤?xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、底片號(hào)、備注，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目?；灸夸浀臈l目應(yīng)按照照片號(hào)排序。冊(cè)內(nèi)目錄（冊(cè)內(nèi)照片目錄）為選擇性目錄。其組成項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、頁(yè)號(hào)、底片號(hào)、備注。冊(cè)內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照片號(hào)排序。（三）照片檔案的鑒定照片檔案的鑒定工作主要是劃定照片檔案的保管期限，并確定密級(jí)。保管期限是按照片、底片的價(jià)值劃定的存留年限，對(duì)照片、底片保管期限的劃分按照國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006年12月18日）執(zhí)行。密級(jí)是指照片、底片保密程序的等級(jí)。密級(jí)的劃定按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施辦法》、《文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼》（GB/T7156）及有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）照片檔案的保管（1）包裝物與裝具。底片袋應(yīng)使用表面略微粗糙和無(wú)光澤的中性偏堿性紙制材料制作,其PH值應(yīng)在7.2?9.5,a-纖維素含量應(yīng)高于87%。底片袋應(yīng)使用中性膠粘劑，接縫應(yīng)在袋邊。底片冊(cè)、照片冊(cè)所用封面、封底、芯頁(yè)均應(yīng)采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作,其PH值應(yīng)在7.2?9.5之間,化學(xué)性能穩(wěn)定，且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。⑵貯存柜架。底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，如存儲(chǔ)柜、抽屜、有門的書架或文件架等。貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕,還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用，且對(duì)貯存的底片、照片無(wú)有害影響。對(duì)貯存柜架進(jìn)行排列時(shí)，應(yīng)保證空氣能在其內(nèi)部循環(huán)流通。（3）溫度、濕度要求。推薦的存貯最高溫度和相對(duì)濕度見(jiàn)表。表推薦的最高溫度和相對(duì)濕度類型中期！r存長(zhǎng)期『:存最高溫位門）相對(duì)海度（我）最高海質(zhì)（V）相時(shí)濕度（口）黑白底片252D-502120-301520^4010如一50彩色底片252D-50220-30-320-40—1020^50黑白照片2520—501830—50彩色照片2520-5023。?Q0注上中期貯存足指膠片、膽片在表中規(guī)定的溫、濕度條件下至少能保存t0年,長(zhǎng)期上存是指膠片、照片在發(fā)中規(guī)史的溫、混度條件下至少能爆存10。昨注入推掉俏內(nèi)標(biāo)低的混度.濕慢環(huán)境，更能延長(zhǎng)膠片.照片的壽命.所推薦的濕度、濕度條件,應(yīng)在各單獨(dú)的貯存器具內(nèi)或整個(gè)貯存室內(nèi)加以保證。底片、照片應(yīng)恒溫、恒濕保存。長(zhǎng)期貯存環(huán)境24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±2℃,相對(duì)濕度變化不應(yīng)大于±5%。中期貯存環(huán)境,24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±5℃,相對(duì)濕度變化不應(yīng)大于±10%。底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用房門的溫、濕度若存在較大差別，應(yīng)設(shè)緩沖間，在其提供利用前應(yīng)在緩沖間過(guò)渡幾小時(shí)。（4）空氣調(diào)節(jié)和凈化要求。進(jìn)入貯存室或貯存柜的空氣應(yīng)首先經(jīng)過(guò)機(jī)械過(guò)濾器過(guò)濾，以免空氣中的固體顆粒擦傷膠片或與膠片起反應(yīng)。過(guò)濾器宜采用干介質(zhì)型，應(yīng)不可燃,其捕捉率不應(yīng)低于85%。應(yīng)使用洗滌或吸收等空氣凈化裝置，祛除空氣中的二氧化硫、硫化氫、過(guò)氧化物、臭氧、酸性霧、氨和氧化氮等氣體雜質(zhì)。油漆的揮發(fā)氣體是一種氧化污染源，應(yīng)控制使用。若貯存環(huán)境新刷油漆，應(yīng)在3個(gè)月后投入使用。對(duì)其他存有污染源的新貯存環(huán)境，亦應(yīng)擱置一段時(shí)期后再投入使用。硝酸片基膠片會(huì)釋放出有害氣體因此，不應(yīng)與其他膠片同處存放，也不應(yīng)與其他膠片使用同一通風(fēng)系統(tǒng)。⑸庫(kù)房有關(guān)要求庫(kù)房條件和防火、防火、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防盜等要求,應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25-2000)的規(guī)定。⑹保管要求和措施貯存庫(kù)房應(yīng)保持整齊、清潔，應(yīng)有嚴(yán)格的使用和存放規(guī)則。照片檔案入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行檢查。對(duì)受污染的照片、底片應(yīng)進(jìn)行必要的技術(shù)處理防止受污染的照片、底片入庫(kù)。接觸底片的人員應(yīng)戴潔凈的棉薄手套，輕拿底片的邊緣。底片冊(cè)、照片冊(cè)應(yīng)立放，不應(yīng)堆積平放，以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連。珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應(yīng)進(jìn)行拷貝，異地保存?？截惼峁├?，以便更好地保存母片。每隔兩年應(yīng)對(duì)底片、照片進(jìn)行一次抽樣檢查，不超過(guò)五年進(jìn)行一次全面檢查。若溫、濕度出現(xiàn)嚴(yán)重波動(dòng)，應(yīng)縮短檢查的間隔期。檢查中應(yīng)密切注意底片、照片的變化情況(卷曲、變形、變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等，亦應(yīng)注意包裝材料的變質(zhì)問(wèn)題，并做好檢查記錄。若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)查明原因，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。三、錄音、錄像檔案的管理錄音、錄像檔案有兩種形式：一種是采用錄音機(jī)和錄像機(jī)在磁帶上記錄單位或個(gè)人現(xiàn)場(chǎng)工作活動(dòng)情況所形成的檔案，需要利用音像視聽(tīng)設(shè)備才能收聽(tīng)和觀看;另一種是采用數(shù)碼錄音、攝像技術(shù)來(lái)拍攝單位或個(gè)人工作活動(dòng)情況，成像于磁盤上的數(shù)字化信息。數(shù)碼錄音和錄像屬于電子檔案，需要借助于計(jì)算機(jī)設(shè)備才能收聽(tīng)和閱讀。(一)錄音、錄像檔案的收集錄音、錄像檔案可通過(guò)如下途徑進(jìn)行收集：.建立健全錄音、錄像檔案的歸檔制度,強(qiáng)化常規(guī)收集對(duì)于錄音、錄像檔案，應(yīng)按照歸檔范圍的要求，將反映本單位主要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的材料隨時(shí)收集歸檔。包括如下收集的范圍：⑴反映本單位概貌的錄音、錄像材料。(2)反映立檔單位主要職能活動(dòng)和工作成果的錄音、錄像材料。⑶記錄立檔單位在國(guó)內(nèi)外重大事件、重大事故及其他異常現(xiàn)象的聲像材料。(4)立檔單位重要成果、發(fā)明的聲像材料。(5)其他具有保存價(jià)值的錄音、錄像材料。.擴(kuò)大收集渠道,通過(guò)各種方式多方收集錄音、錄像檔案⑴可以到圖書、文博、展覽館、史志編纂部門等有關(guān)單位收集。⑵向個(gè)人無(wú)償或有償收集。⑶復(fù)制較為珍貴的錄音、錄像材料。(4)選購(gòu)有代表性的錄音、錄像制品。(5)開(kāi)展代存錄音、錄像檔案的業(yè)務(wù)。.通過(guò)自拍、自錄,有計(jì)劃、有步驟的積累錄音、錄像檔案這是收集錄音、錄像檔案的特有方式，可配合某項(xiàng)重要活動(dòng)，深入現(xiàn)場(chǎng)跟蹤拍攝。對(duì)于一些自然災(zāi)害、異?，F(xiàn)象、重大事故等，應(yīng)不失時(shí)機(jī)地拍攝，否則將難以補(bǔ)救。(二)錄音、錄像檔案的整理如果立檔單位保存的錄音、錄像檔案數(shù)量不多，整理時(shí)可以不分類，直接按歸檔時(shí)間順序編號(hào)即可。如果錄音、錄像檔案數(shù)量多，內(nèi)容復(fù)雜，應(yīng)進(jìn)行分類與編目。在分類時(shí)應(yīng)區(qū)分機(jī)密程度，將機(jī)密錄音、錄像檔案與非機(jī)密的材料區(qū)分開(kāi)來(lái),將原版、復(fù)制版等不同版本的材料區(qū)分開(kāi)來(lái)。在同一全宗內(nèi)部,一般使用內(nèi)容分類法。即把反映同一內(nèi)容的錄音、錄像檔案歸為一類洞類材料再按歸檔時(shí)間編流水號(hào)，同一內(nèi)容的錄音帶、錄像帶劃分為一個(gè)保管單位。歸檔的錄音帶、錄像帶應(yīng)貼上標(biāo)簽，錄音帶盒上需標(biāo)注帶編號(hào)、檔號(hào)、講話人姓名、職務(wù)、主要內(nèi)容和錄制日期、密級(jí)、講話時(shí)間等標(biāo)識(shí)。錄像帶盒上需標(biāo)注帶編號(hào)、檔號(hào)、片號(hào)、放映時(shí)間、攝制單位、攝制日期、規(guī)格、制式、語(yǔ)別、密級(jí)等標(biāo)識(shí)。錄音、錄像檔案的編號(hào)與附加文字材料的編號(hào)應(yīng)相一致，同一內(nèi)容而分錄的幾盤磁帶應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，各盤再另編分號(hào)。分類、編號(hào)完畢以后即可編制錄音、錄像檔案目錄。目錄著錄項(xiàng)目與格式可參考表。表錄音（像）檔案目錄檔號(hào)f序號(hào)）時(shí)間求音（像》內(nèi)容壺仃者錄音M像9點(diǎn)數(shù)量備注（三）錄音、錄像檔案的保管錄音、錄像檔案的保管除了具有防火、防水、防塵、防蟲、防潮、防盜、防光、防有害氣體等保管條件以外，還有一些特殊的要求,如防磁。錄音、錄像檔案的載體是磁性載體，對(duì)磁場(chǎng)