電子會計檔案解決方案V1.3

會計檔案系統(tǒng)解決方案背景1電子會計檔案概念2電子會計檔案解決方案3電子會計檔案企業(yè)級應用4政策趨勢票據(jù)電子化大勢所趨財政部、國家檔案2015年79號令國稅總局2015年84號文件央行《電子商業(yè)票據(jù)業(yè)務管理辦法》財政部《關(guān)于推進財政票據(jù)電子化改革的方案》2017《電子商務“十三五”發(fā)展規(guī)劃》要求，十三五期間，“要加快企業(yè)電子檔案管理制度及平臺建設(shè)。完善電子發(fā)票、電子會計檔案等管理制度和規(guī)范標準；推進電子檔案管理，形成電子發(fā)票信息庫，建設(shè)國家及地方電子發(fā)票信息管理與服務平臺，發(fā)揮電子會計檔案對電子商務的促進和保障作用”。財政部、國家檔案局2015年12月14日發(fā)布了《會計檔案管理辦法》，意義重大！

政策分析第七條單位可以利用計算機、網(wǎng)絡通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。第八條

同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：第九條滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。會計檔案的概念會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。歸檔范圍會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。歸檔時間當年形成的會計材料，由財務會計部門專兼職人員在次年一季度整理，保管一年后，由會計部門編制移交清冊，向本單位綜合檔案室或檔案管理崗位移交統(tǒng)一保管。最長可保存3年。會計檔案歸檔要素會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證1原始憑證30年2記賬憑證30年二會計賬簿3總賬30年4明細賬30年5日記賬30年6固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年7其他輔助性賬簿30年三財務會計報告8月度、季度、半年度財務會計報告10年9年度財務會計報告永久四其他會計資料10銀行存款余額調(diào)節(jié)表10年11銀行對賬單10年12納稅申報表10年13會計檔案移交清冊30年14會計檔案保管清冊永久15會計檔案銷毀清冊永久16會計檔案鑒定意見書永久財政部、國家檔案局令第79號——會計檔案管理辦法《金融企業(yè)業(yè)務檔案管理規(guī)定》2015.05《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（財會〔2013〕20號）企業(yè)檔案工作規(guī)范（DA／T42—2009）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2015DA/T46—2009《文書類電子文件元數(shù)方案》2009-12-16發(fā)布DA/T47—2009《版式電子文件長期保存格式需求》2009-12-16發(fā)布遵循的政策及標準會計檔案電子化Vs電子會計檔案會計憑證、賬薄、報表打印掃描歸檔會計憑證、賬薄、報表生成版式文件歸檔無需打印只保存電子檔案仍需打印需保存紙質(zhì)檔案推薦總體方案基礎(chǔ)架構(gòu)數(shù)據(jù)存儲身份驗證，系統(tǒng)安全管理基礎(chǔ)檔案庫檔案元數(shù)據(jù)庫業(yè)務數(shù)據(jù)庫備份數(shù)據(jù)庫文件系統(tǒng)統(tǒng)一存儲安全框架負載均衡檔案管理移交鑒定統(tǒng)計分析檔案統(tǒng)計檔案利用對外提供檔案查閱檔案借閱檔案核心功能采集立卷數(shù)據(jù)采集接口實體影像庫接口實體管理銷毀著錄歸檔利用統(tǒng)計ERP會計檔案整體管理流程財務端歸檔檔案管理采集/加工待歸檔數(shù)據(jù)檔案分冊檔案移交檔案調(diào)閱/借閱統(tǒng)計查詢檔案裝箱/入庫影像補掃（銀行回單等）移交/鑒定/銷毀自動匹配前期報賬過程中掃描的影像填報賬單掃描發(fā)票各領(lǐng)導審批打款支付自動生成記賬憑證PDF憑證、憑證主數(shù)據(jù)管理流程1：檔案歸檔、檔案移交、檔案接收、檔案裝箱入庫Oracle財務系統(tǒng)上游數(shù)據(jù)Oracle財務系統(tǒng)上游數(shù)據(jù)—PDF憑證數(shù)據(jù)命名規(guī)則

1、PDF憑證的命名：按照實際的“憑證號”+“_”+“序號”+“.PDF”命名，如：321011709000853_1.PDF，321011709000853_2.PDF，321011709000853_3.PDF;

2、PDF憑證存放路徑：ERP表示來源系統(tǒng)，20170926表示所傳日期，AP/GL/PAYMENT表示憑證類型，321011709000853表示憑證號。在線錄入憑證憑證成冊檔案冊數(shù)據(jù)列表打印檔案冊封皮填寫移交清冊檔案裝盒、上柜檔案盒數(shù)據(jù)列表打印檔案盒背脊檔案冊查詢界面憑證查詢界面查看憑證影像檔案上柜檔案上柜檔案柜數(shù)據(jù)列表管理流程2檔案借閱、歸還流程填寫借閱申請單領(lǐng)導審核檔案出借檔案歸還會計電子檔案系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)之間的關(guān)系會計軟件應當具有會計資料歸檔功能，提供導出會計檔案的接口，會計軟件應當具有符合國家統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)接口（支持GB/T24589.1-2010財經(jīng)信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)接口）會計電子檔案系統(tǒng)是獨立的系統(tǒng)。ERP管理軟件財務軟件會計電子檔案電子檔案數(shù)據(jù)接口、PDF數(shù)據(jù)歸檔狀態(tài)（已歸檔）跨系統(tǒng)跨版本保留完整電子檔案ERP電子會計檔案數(shù)據(jù)接口__涉及的各系統(tǒng)核心是總賬、報表（合并）系統(tǒng)記賬憑證核

心總

賬核

心報表（合并）系統(tǒng)記賬憑證會計賬簿總賬、明細賬、日記賬其次是所有生成記賬憑證的原始憑證所在的系統(tǒng)財務會計報告月度、季度、半年度、年度財務會計報告其他會計資料主要外圍應收／應付固定資產(chǎn)薪酬福利報賬管理現(xiàn)金管理其他外圍項目／供應鏈／人力／。。。Α

原始憑證B輔助賬簿ΑBCC銀行對賬單等方案特點完整解決方案電子會計檔案庫電子憑證庫實體檔案影像庫全業(yè)務電子化紙質(zhì)、電子檔案同時管理掃描儀、高拍儀集成支持遠程查閱審計自動化歸檔自動生成存儲目錄自動統(tǒng)計生成相應歸檔信息同步處理紙質(zhì)檔案并記錄存儲位置自動生成檔案封面和盒脊數(shù)據(jù)方便檔案利用目錄查詢、專題查詢、綜合查詢、模糊查詢支持憑證上下級聯(lián)查靈活設(shè)置查閱權(quán)限按需服務私有云部署可靠的安全性原始性和完整性保障身份認證、電子簽章防篡改、防泄漏存儲和傳輸?shù)陌踩a(chǎn)品集成支持標準檔案接口支持標準檔案模板按規(guī)則實現(xiàn)自動歸檔方案價值節(jié)約成本會計檔案的無紙化管理，減少企業(yè)打印成本、IT耗材、存管人力和空間成本等，節(jié)能減排，綠色環(huán)保，幫助企業(yè)減少生產(chǎn)辦公成本。高效利用使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系，便于共享和查閱；安全可靠通過電子簽章技術(shù)、數(shù)據(jù)傳輸和存儲加密技術(shù)以及訪問控制等措施，保證用戶信息的安全應用；通過數(shù)據(jù)備份、容災技術(shù)以及擴展存儲技術(shù)，保證會計信息的安全管理。規(guī)避風險電子會計檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)查閱人員的分權(quán)控制，智能監(jiān)測非法行為，歸檔信息自動簽章，提升會計工作監(jiān)管成效，最大限度地防范財務風險。

客戶價值安全+100%時間-90%空間成本-80%-70%

成功案例-1山東移動中國移動通信集團山東有限公司（以下簡稱“山東移動”）隸屬于中國移動通信集團，組建于1999年7月，2000年11月在美國紐約和香港上市，為中國移動（香港）有限公司內(nèi)地全資子公司之一。公司下設(shè)17個市級公司，125個縣（市、區(qū)）級分公司。

紙質(zhì)資料影像化管理是提高公司運營效率的重要途徑，是公司走過迅猛發(fā)展期、步入穩(wěn)定發(fā)展階段之后急需提升的重要能力之一。

全業(yè)務運營之后，競爭更加激烈，公司面臨著大批的流程優(yōu)化、流程新建和流程再造，還面臨著提高流程效率、轉(zhuǎn)變流程目標導向等許多新的壓力，沒有紙質(zhì)資料影像化管理的手段，以市場和客戶為中心的流程快速