文件控制程序一零

文件控制程序HJJT/CX01PAGE第6頁(yè)共6頁(yè)1目的為對(duì)與公司一體化管理體系有關(guān)的文件、資料進(jìn)行控制，確保與一體化管理體系有關(guān)的場(chǎng)所使用有效的文件和資料。特制定本程序。2適用范圍適用于本公司一體化管理體系有關(guān)的文件、資料控制。3術(shù)語(yǔ)和定義3.1本程序中的術(shù)語(yǔ)采用GB／T19000-2000標(biāo)準(zhǔn)、GB／T24001-2004標(biāo)準(zhǔn)、GB／T28001-2001標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語(yǔ)。3.2文件持有者：經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用一體化管理體系文件的保管人員。3.3作業(yè)文件：以公司名義印發(fā)的紅頭文件。4職責(zé)4.l文件批準(zhǔn)4.1.1一體化管理手冊(cè)的批準(zhǔn)由公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)；4.1.2一體化管理手冊(cè)的審核、程序文件的批準(zhǔn)由管理者代表負(fù)責(zé)；4.1.3作業(yè)文件的批準(zhǔn)由管理者代表負(fù)責(zé)，非作業(yè)文件的批準(zhǔn)根據(jù)需要由責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)；4.1.4技術(shù)文件的批準(zhǔn)由公司總工程師負(fù)責(zé)。4.2責(zé)任部門(mén)4.2.1負(fù)責(zé)擬制職責(zé)范圍內(nèi)的程序文件、作業(yè)文件；4.2.2負(fù)責(zé)分發(fā)非作業(yè)文件；4.2.3辦公室負(fù)責(zé)擬制本程序并督導(dǎo)實(shí)施，辦公室負(fù)責(zé)印制分發(fā)作業(yè)文件；4.2.4辦公室負(fù)責(zé)擬制一體化管理手冊(cè)，負(fù)責(zé)審核作業(yè)文件及其文件更改通知書(shū)與一體化管理手冊(cè)的一致性、協(xié)調(diào)性。4.3文件持有者4.3.1維護(hù)一體化管理體系文件的規(guī)范性，督導(dǎo)有關(guān)人員履行文件內(nèi)容；4.3.2按文件更改通知書(shū)及時(shí)更改文件內(nèi)容；公司領(lǐng)導(dǎo)所持一體化管理體系文件的更改，由辦公室安排辦理；4.3.3發(fā)現(xiàn)不妥之處向擬文部門(mén)提出修改意見(jiàn)；4.3.4妥善保存一體化管理體系文件，防止破損及遺失；4.3.5受控文件不準(zhǔn)復(fù)制（除表格外）和對(duì)外借閱；4.3.6因故離崗時(shí)，將“有效受控文件清單”及所列文件移交給繼任人員，或?qū)l(fā)文部門(mén)所發(fā)有效受控文件移交給發(fā)文部門(mén)。4.4項(xiàng)目部4.4.1負(fù)責(zé)對(duì)所在工程項(xiàng)目與一體化管理體系有關(guān)的文件和資料的控制；4.4.2負(fù)責(zé)根據(jù)工程項(xiàng)目實(shí)際制定落實(shí)公司《文件控制程序》文件的實(shí)施性文件，并定期對(duì)項(xiàng)目部執(zhí)行該文件的情況進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果書(shū)面報(bào)辦公室。5工作程序管理手冊(cè)和所有過(guò)程控制的程序文件,由辦公室備案保存。5.1.1公司第三級(jí)管理體系文件分為兩類(lèi)：企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；其他質(zhì)量文件：可以是針對(duì)特定工程項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃（施工組織設(shè)計(jì)）或其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動(dòng)方式,由各相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門(mén)保存、使用。公司級(jí)管理性文件,如各種行政管理制度、部分外來(lái)的管理性文件，包括與管理體系有關(guān)的政策，法律法規(guī)文件等，由相關(guān)部門(mén)保存。文件的編號(hào)管理體系文件的編號(hào)管理手冊(cè)公司名稱代號(hào)/SC版次,手冊(cè)中各章以章節(jié)號(hào)區(qū)分，公司名稱代號(hào)規(guī)定為HJJT。例如：HJJT/SC0/A，表示公司管理手冊(cè)第A版修改狀態(tài)為０，以后修改狀態(tài)依次為０、１、２、３……。程序文件編號(hào)為:公司名稱代號(hào)/CX程序文件序號(hào).如:HJJT/CX17,表示公司第17個(gè)文件.質(zhì)量記錄：JL/程序文件標(biāo)號(hào)記錄編號(hào)例如：JL/CX01--9各部門(mén)其他管理文件：SC/ZY/部門(mén)代號(hào)和序號(hào)例如：SC/ZY/GC01，表示工程部發(fā)布的第一號(hào)作業(yè)文件。各部門(mén)代號(hào)規(guī)定如下:工程部:GC,經(jīng)營(yíng)部：JY，辦公室：JB，項(xiàng)目部:XM,其中項(xiàng)目部后加項(xiàng)目部代號(hào)。5.3文件擬制和審核5.3.1一體化管理手冊(cè)由辦公室擬制，管理者代表審核；5.3.2程序文件和作業(yè)文件由責(zé)任部門(mén)擬制，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核；5.3.3責(zé)任部門(mén)制定的作業(yè)文件必須與一體化管理手冊(cè)和程序文件相融；5.3.4作業(yè)文件由責(zé)任部門(mén)提出文件發(fā)放范圍；5.3.5文件需引用國(guó)標(biāo)、部標(biāo)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及政府法令、法規(guī)等有效資料，應(yīng)注明出版社、版號(hào)、生效日期。5.4文件批準(zhǔn)擬文部門(mén)將擬制后經(jīng)過(guò)審核的一體化管理文件稿件按3款職責(zé)規(guī)定送交批準(zhǔn)。5.5文件印制5.5.1批準(zhǔn)后的文件由辦公室打出清樣，擬文部門(mén)負(fù)責(zé)校核；5.5.2辦公室按照文件發(fā)放范圍印制，并加蓋公司章；5.5.3作業(yè)文件注明擬制部門(mén)／審核人／批準(zhǔn)人，非作業(yè)文件需注明批準(zhǔn)人。5.6文件收發(fā)5.6.1根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍，辦公室分發(fā)作業(yè)文件，其它文件由擬文部門(mén)分發(fā)。5.6.2發(fā)文控制a）配發(fā)給公司相關(guān)崗位的文件，辦公室／擬文部門(mén)填寫(xiě)“發(fā)文登記表”，文件持有崗位人員簽字領(lǐng)取并負(fù)責(zé)保管；配發(fā)給相關(guān)部門(mén)的文件，部門(mén)指派人員簽字領(lǐng)取并負(fù)責(zé)保管；b）凡是通過(guò)郵寄的文件，辦公室/擬文部門(mén)應(yīng)在“發(fā)文登記表”上記錄清楚，收文單位/部門(mén)收到文件后，作業(yè)文件需填寫(xiě)“收文回執(zhí)單”郵寄或傳真至辦公室，其他文件需以電話等適當(dāng)方式確認(rèn)收文；5.6.3收到內(nèi)、外部文件后，填寫(xiě)收文登記表；5.7文件更改5.7.1原文件擬制部門(mén)擬制更改內(nèi)容，說(shuō)明更改原因，注明更改標(biāo)記和生效日期，對(duì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、政策條文還應(yīng)附有充分依據(jù)，填寫(xiě)“文件更改通知書(shū)”，按所更改文件原審核、批準(zhǔn)程序執(zhí)行；5.7.2更改應(yīng)由文件資料的原審批崗位進(jìn)行審批。因特殊原因，更改由非原審批崗位審批時(shí)，文件原擬制部門(mén)應(yīng)提供審批所需的有關(guān)背景資料。文件更改時(shí)應(yīng)注意與之相關(guān)的文件也應(yīng)做相應(yīng)更改；5.7.3更改批準(zhǔn)后，擬制部門(mén)將“文件更改通知書(shū)”送辦公室印制，辦公室／擬文部門(mén)按原文發(fā)放范圍發(fā)放一份文件通知書(shū)至文件持有者，并填寫(xiě)“發(fā)文登記表”；5.7.4文件持有者收到“文件更改通知書(shū)”后，作好收文登記，及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行更改/或換頁(yè)，按文件更改時(shí)間順序保存好“文件更改通知書(shū)”，手冊(cè)的更改，須采用換頁(yè)方式，并填寫(xiě)“文件更改狀態(tài)記錄”；5.7.5文件經(jīng)過(guò)多次更改或需進(jìn)行大幅度修改時(shí)要進(jìn)行換版。重新執(zhí)行本程序；5.7.6文件更改標(biāo)識(shí)為：在被更改文件的條款前面注明：第一次更改為①，第二次更改為②依次類(lèi)推。對(duì)文件的附表作更改時(shí)，更改標(biāo)識(shí)為在被更改的附表代號(hào)后加“／①”、“/②”，依次類(lèi)推。5.8文件、資料管理5.8.1蓋公司章的文件底稿由辦公室統(tǒng)一保存，擬文部門(mén)將文件底稿交辦公室，其它文件底稿由責(zé)任部門(mén)保存。5.8.2文件持有者收到文件新版本或文件作廢通知后，原版本即告作廢，應(yīng)及時(shí)將作廢文件撤出，自行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄，記錄清楚銷(xiāo)毀文件理由，與有效文件分離存放。5.8.3責(zé)任部門(mén)應(yīng)對(duì)所發(fā)文件和執(zhí)行的有關(guān)外部文件進(jìn)行定期評(píng)審，并公布“有效文件受控清單”。每年元月底，責(zé)任部門(mén)公布前一年“有效文件受控清單”發(fā)往文件持有者。每次公布/收到“有效文件受控清單”后，上次公布/收到的“有效文件受控清單”即告作廢。5.8.4責(zé)任部門(mén)應(yīng)建立“有效文件受控清單”。6相關(guān)/支持性文件記錄控制程序HJJT/CX027記錄6.1發(fā)文記錄(二級(jí))6.2收文記錄(二級(jí))6.3文件更改通知(二級(jí))6.4文件領(lǐng)用記錄(二級(jí))6.5有效受控文件清單(二級(jí))6.6收文回執(zhí)(二級(jí))6.7文件銷(xiāo)毀記錄(二級(jí))6.8文件更改記錄(二級(jí))7附表7.1發(fā)文登記簿JL/CX01-17.2收文登記簿JL/CX01-27.3查(借)閱文件登記表JL/CX01-37.4文件銷(xiāo)毀清冊(cè)