秘書輔助決策與信息調(diào)研

秘書輔助決策與信息調(diào)研第一頁，共八十頁，2022年，8月28日一、決策及輔助決策的含義決策：是指圍繞一定的目標，擬定多種可能的行動方案并從中進行比較論證，選擇一種最優(yōu)方案的行動過程。決策活動是領(lǐng)導(dǎo)部門的重要職責和任務(wù)；而輔助決策是新時期秘書部門必須充分履行的極為重要的職責——參謀職責。輔助決策：是指秘書人員或秘書機構(gòu)為領(lǐng)導(dǎo)者制定并實施決策所采取的各項輔助服務(wù)行為。秘書輔助決策的意義：它既是秘書人員要實現(xiàn)的“四個轉(zhuǎn)變”之首，又是秘書部門和秘書人員在機關(guān)中重要樞紐地位的要求和體現(xiàn)。（一）彌補領(lǐng)導(dǎo)的不足（腦力、體力）（二）轉(zhuǎn)變秘書職能（助手－參謀）（三）提高秘書素質(zhì)（低級－高級）第二頁，共八十頁，2022年，8月28日二、決策的種類根據(jù)不同的劃分標準，可以對決策進行不同的分類：

1．按照決策主體在決策權(quán)力系統(tǒng)中的地位，可以把決策分為高層決策、中層決策和基層決策。

2．按照決策主體的人數(shù)和決策權(quán)力分配的情況，可以把決策分為群體決策、集體決策和個人決策。

3、按照決策權(quán)威的性質(zhì)，可以把決策分為傳統(tǒng)權(quán)威決策、超人魅力型權(quán)威決策和理性權(quán)威型決策。第三頁，共八十頁，2022年，8月28日4．按照決策所要解決的問題的范圍和重要性，可以把決策分為戰(zhàn)略決策和戰(zhàn)術(shù)決策。5．按照決策問題所具有的可靠性程度，可以把決策劃分為確定型決策、風險型決策和不確定型決策。6．按照決策者的思維反應(yīng)模式，可把決策分為理性決策和非理性決策7．按照使用的決策方法的先進程度，可以把決策分為經(jīng)驗決策和科學(xué)決策。8．按照決策的時間先后順序，可以把決策分為原有決策和追蹤決策。第四頁，共八十頁，2022年，8月28日經(jīng)驗決策、科學(xué)決策的區(qū)別定性+定量定性方法決策方法群體參與、集體決策個人或少數(shù)人決策決策主體形式廣泛復(fù)雜重大的全局性事項具體簡單的常規(guī)性事項適用范圍調(diào)查研究，客觀準確信心材料、科學(xué)方法技術(shù)個人的智慧、經(jīng)驗、膽識決策依據(jù)發(fā)現(xiàn)問題-確定目標-擬訂方案-分析評估-擇優(yōu)-實施反饋等程序嚴格謀與斷兩個步驟，隨意性強決策程序科學(xué)決策經(jīng)驗決策第五頁，共八十頁，2022年，8月28日三、決策的基本程序

(一)收集信息（發(fā)現(xiàn)問題）這是決策過程的第一個基本程序。信息是決策的基礎(chǔ)。決策的正確與否，與信息的準確性和全面性直接相關(guān)。（二）確立目標決策者希望通過決策實施所達到的狀態(tài)。目標從層次上看，有總目標、子目標、二級子目標等；從內(nèi)容上看，具有政治目標、經(jīng)濟目標、社會目標等；從范圍和數(shù)量看，有宏觀目標、中觀目標和微觀目標、單目標和多目標；從期限上看，有長期目標、中期目標、近期目標；從程度上看，又有主要目標和次要目標等。必須確定所要達到的具體目標，使決策具有針對性和可評估性。第六頁，共八十頁，2022年，8月28日(三)設(shè)計多個決策方案是一個非常重要的程序，應(yīng)該花較多時間去進行這項工作，盡可能在掌握大量較為準確和全面信息的基礎(chǔ)上，設(shè)計出高質(zhì)量的方案，決策的正確性也才有可能。

設(shè)計過程，既有領(lǐng)導(dǎo)者的思維創(chuàng)新，體現(xiàn)自己的施政方略，更有專家和秘書人員的智力投入。(四)分析、論證與選擇決策方案對決策方案的分析評估，比較論證；既要有專家的參與，對決策方案科學(xué)性的評估；也要有相關(guān)利益群體代表的參與，對決策方案所涉及的不同利益群體之間利益分配的綜合平衡。因此決策方案的比較、評估與選擇過程既是一個科學(xué)化的過程，也是一個民主化的過程。第七頁，共八十頁，2022年，8月28日(五)實施決策方案與追蹤反饋在決策方案通過后，還必須進入實施階段，只有經(jīng)過實施，決策才能達到最終目的，決策方案的正確性才能得到檢驗。因此，很多決策理論家都把決策方案的實施與反饋也列入決策的程序之中，并認為是一個非常重要的程序之一。以上決策過程的五個基本程序，是科學(xué)化、民主化決策程序的基本內(nèi)容，決策唯有遵循這些基本程序，才能保證其決策的正確性。第八頁，共八十頁，2022年，8月28日科學(xué)決策的程序（續(xù)）發(fā)現(xiàn)問題確定目標擬制方案評估優(yōu)選實施方案反饋調(diào)節(jié)問題是什么？分析之并找出原因解決問題要達到的目的和結(jié)果要求方案要創(chuàng)新、可行、齊備、互斥包括產(chǎn)生后果、實施過程的評估試驗、動員、檢查、監(jiān)督對原決策進行修正、追蹤第九頁，共八十頁，2022年，8月28日四、秘書輔助決策的四個階段：1、

決策準備階段的秘書工作：廣泛收集信息資料，開展調(diào)查研究、摸清歷史現(xiàn)實成敗情況、為決策提供依據(jù)（理論政策法律和實際情況依據(jù)），做好準備工作。2、

決策制定階段的秘書工作：綜合情況，撰擬提供決策草案、組織討論、論證，并對分析討論的意見信息進行匯總整理，形成詳細的文字方案，供領(lǐng)導(dǎo)參考定奪。3、

決策審批階段的秘書工作：帶有方向性、全局性、長期性和關(guān)鍵性的決策方案，須經(jīng)法定會議（常委會、代表會、全會等）通過或領(lǐng)導(dǎo)人批準，為此秘書要進行組織溝通協(xié)調(diào)聯(lián)系工作。4、

決策執(zhí)行階段的秘書工作：通過各種形式宣傳、動員、迅速傳達決策精神，并督促、協(xié)調(diào)各相關(guān)部門貫徹、落實，做好信息情報反饋和總結(jié)工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)修正完善決策。第十頁，共八十頁，2022年，8月28日五、秘書人員在輔助決策中的作用：（一）提供信息，當好參謀（二）辦理事務(wù)，當好助手（三）搞好服務(wù)，擺正位置（四）溝通協(xié)調(diào)，督促落實（五）調(diào)查研究，反饋信息六、秘書輔助決策的原則（一）定位原則：輔助服務(wù)，不專權(quán)不推諉（二）超前原則：主動收集信息、提供方案（三）信息原則：準確、全面、及時（四）系統(tǒng)原則：注重事物級信息間的聯(lián)系（五）參謀適度原則：不越權(quán)、不失職咨詢輔助、補償輔助貫穿性、謀劃性第十一頁，共八十頁，2022年，8月28日七、秘書輔助決策的意義：充分發(fā)揮秘書的參謀助手職能（一）彌補領(lǐng)導(dǎo)的不足（腦力、體力）（二）轉(zhuǎn)變秘書職能（三）提高秘書素質(zhì)八、秘書人員如何發(fā)揮參謀輔助作用增強參謀意識，破除“不求有功，但求無過”的陳舊觀念；加強自身的素質(zhì)修養(yǎng)，多學(xué)習，多積累，提高參謀輔助的有效性；妥善處理與領(lǐng)導(dǎo)的微妙關(guān)系，正常發(fā)揮參謀作用。做到既參謀又不越位；既領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，又不見風使舵；既要守口如瓶，又大膽獻策；既如履薄冰，又大膽創(chuàng)新。第十二頁，共八十頁，2022年，8月28日案例：萬金一笑窮山溝里傳遞著一個消息，老華僑李進財要回鄉(xiāng)探親了。他給家鄉(xiāng)親人的信中說，人到老時倍思親，葉落歸根。他要利用回鄉(xiāng)的機會，為家鄉(xiāng)經(jīng)濟建設(shè)出把力。

縣領(lǐng)導(dǎo)知道后，專門開了幾次會，對外開放引進外資，機會難得。接待方案數(shù)易其稿，直到“十全十美”才定下來。副縣長親自用豪華轎車迎接這位“財神”，安排住在最高級的賓館，接風宴讓李先生受寵若驚?？h里四套班子領(lǐng)導(dǎo)全體作陪，浙江的魚翅、福建的海蝦、東北的野味、新疆的葡萄……縣長也認不得這些美味，不時地照著菜單介紹著。坐在李進財身邊的堂弟李有財小聲地在堂兄耳邊說：“縣里對你可夠意思，這一桌整兩萬哪!”

第十三頁，共八十頁，2022年，8月28日案例：萬金一笑窮地方作陪的。人從未見過如此豐盛的美餐，吃相可不雅觀。一頓飯三個鐘頭，等到李先生被人前擁后扶地送進賓館，已經(jīng)是深夜十點半了?！案纾阋牡孛撞舜壕砥の?guī)砹?，你還要嗎?”堂弟擔心山珍海味之后，堂兄已對家鄉(xiāng)飯不感興趣了。“要，要，快拿出來，我嘗嘗?！币灰姳仄坷镉凸忾W亮、皮焦餡嫩的春卷皮，李先生現(xiàn)出一臉的孩提相，一連吞了十多個，才停手。原來，酒宴上李先生眼看著兩萬元一桌的山珍海味，想到家鄉(xiāng)三餐不保的鄉(xiāng)親，根本吃不下去。他感嘆道：“我在海外無論接待什么貴客，都不會這樣擺闊。如此吃法，金山銀山也會被吃光?！?/p>

第十四頁，共八十頁，2022年，8月28日案例：萬金一笑第二天，縣辦公室主任陪同李先生游覽家鄉(xiāng)風光。窮山僻壤，自然景觀獨具一格。山巒崢嶸，奇石各異，有的如勇猛的斗士，有的如含春的處子，有的如遠征的行人，有的如望夫的怨婦。李先生早年離家，如今見到故鄉(xiāng)的美景，引起了無限鄉(xiāng)情。突然間，山谷中響起了隆隆的雷聲，一條寬數(shù)十米、高達百尺的瀑布，從天而降。陽光朦朧，彩虹燦爛。辦公室主任吟道：“飛流直下三千尺，疑是銀河落九天”。李先生正要說“好”，雷聲戛然而止，滴水全無。辦公室主任見李先生大惑不解，忙解釋道：“這是專門從上游水庫放下來的，開閘放水四十分鐘，讓您欣賞山澗奇觀。”堂弟小聲地介紹：“這水貴著哪，我們鄉(xiāng)抗旱，開閘一小時，就花了十萬元?！崩钕壬挠闻d全無，連連說：“罪過罪過，我李某何德何能，這一笑萬金，是我的罪過啊!”第十五頁，共八十頁，2022年，8月28日案例：萬金一笑李先生回去就離開縣城，和堂弟一道回老家吃春卷皮，喝紅薯粥，捐資十萬元給村里建學(xué)校，然后從省城走了。臨走時他留給堂弟一封信：“…此次回鄉(xiāng)，感受頗多。家鄉(xiāng)如此貧窮，自己一笑萬金，深感不安。本有意投資家鄉(xiāng)建設(shè)，然見政府官員如此不善理財，多少資產(chǎn)能經(jīng)這般花費?我不能冒這個險，捐資辦學(xué)，惟盼培養(yǎng)出善理財之人．．．．．．”第十六頁，共八十頁，2022年，8月28日簡析從決策的基本程序來看：(一)收集信息（發(fā)現(xiàn)問題）：老華僑李進財要回鄉(xiāng)探親了。信息是決策的基礎(chǔ)。決策的正確與否，與信息的準確性和全面性直接相關(guān)。（二）確立目標：吸引他投資決策者希望通過決策實施所達到的狀態(tài)。(三)設(shè)計多個決策方案：如何吸引他投資（招待、參觀）應(yīng)該花較多時間去進行這項工作，盡可能在掌握大量較為準確和全面信息的基礎(chǔ)上，設(shè)計出高質(zhì)量的方案，才能保證決策的正確性。這需要領(lǐng)導(dǎo)者的思維創(chuàng)新，更需要有秘書人員的智力投入。但案例中這一重要過程沒有重視，沒有設(shè)計多個方案。(四)分析、論證與選擇決策方案決策方案的比較、評估與選擇過程既是一個科學(xué)化的過程，也是一個民主化的過程。案例中缺乏這一重要過程。(五)實施與追蹤反饋決策方案實施決策并隨時追蹤反饋信息，檢驗方案的正確與否，隨時修正。第十七頁，共八十頁，2022年，8月28日以上五個基本程序，是科學(xué)化、民主化決策程序的基本內(nèi)容，決策唯有遵循這些基本程序，才能保證其決策的正確性。案例中的失敗，主要原因在于沒有嚴格遵循這些程序，特別是沒有堅持信息原則，導(dǎo)致信息收集不準確、不全面，導(dǎo)致決策的失敗。當然，從秘書在輔助決策的各個階段的工作來看，案例反映了秘書許多工作沒做到位：1、

決策準備階段：秘書要進行調(diào)查研究、摸清情況、收集信息，做好準備工作。2、

決策制定階段：秘書要掌握全面正確信息的基礎(chǔ)上，撰擬提供多個決策方案、進行分析比較評估、供領(lǐng)導(dǎo)參考定奪。3、

決策執(zhí)行階段：秘書要及時進行溝通聯(lián)系，并做好信息情報反饋工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)追蹤完善方案。第十八頁，共八十頁，2022年，8月28日總之秘書人員在輔助決策中具有：貫穿性和謀劃性的重要作用，秘書要做到（一）提供準確全面的信息，當好參謀（二）辦理各方面的溝通聯(lián)絡(luò)事務(wù)，當好助手（三）在決策的實施中注重調(diào)查研究，溝通協(xié)調(diào)，反饋信息。特別是要堅持信息原則，及時準確地收集各種有用信息，不斷幫助領(lǐng)導(dǎo)完善決策，彌補領(lǐng)導(dǎo)的不足?？梢?，信息工作是秘書工作的一個非常重要的工作，秘書的信息工作能力和技巧直接影響領(lǐng)導(dǎo)工作的成效。第十九頁，共八十頁，2022年，8月28日秘書的信息工作一、信息的含義與作用二、信息的種類和特點三、秘書信息工作的程序四、秘書信息工作的主要內(nèi)容五、秘書如何做好信息工作第二十頁，共八十頁，2022年，8月28日一、信息的作用與含義人類生活在信息的海洋之中，信息是人類社會發(fā)展必備的寶貴資源，是無形的知識和財富，是一切活動的基礎(chǔ)。在現(xiàn)代信息社會中，信息對領(lǐng)導(dǎo)工作、秘書工作和經(jīng)濟社會發(fā)展都有極大作用?？梢哉f，信息是效率，是質(zhì)量，是生命。（一）秘書信息工作的重要作用1、信息工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的前提和基礎(chǔ)。2、信息工作是實行科學(xué)管理必不可少的條件和保證。3、信息工作是溝通協(xié)調(diào)各方、提高單位工作效率的紐帶。4、信息工作是秘書辦文、辦會、辦事的基礎(chǔ)和依據(jù)?？梢哉f，秘書工作千頭萬緒，概括起來就是收集、整理、傳遞、保管和利用信息。因此，信息工作是秘書人員的一項重要業(yè)務(wù)工作和必備的基本能力。信息工作是秘書人員開展各項工作的前提和基礎(chǔ)，條件和保證；信息工作的可靠性、充分性和及時性直接影響秘書工作的成敗。第二十一頁，共八十頁，2022年，8月28日案例“窗口”某先進事跡報告團在巡回報告過程中，由當?shù)卣才湃ネ獾貐⒂^游覽。途中，一名成員突發(fā)急病，不省人事，情況萬分緊急。而此處距市區(qū)醫(yī)院尚有100多公里。陪同出行的辦公室胡主任果斷采取了以下措施：

1．病員所乘的車迅速開往附近的“康平醫(yī)院”，并在車上先與醫(yī)院聯(lián)系；

2．讓學(xué)過醫(yī)的小方在車上緊急救護；

3．與市領(lǐng)導(dǎo)電話聯(lián)系，速派專家趕往“康平醫(yī)院”會診。第二十二頁，共八十頁，2022年，8月28日車隊到了“康平”，早已守候的醫(yī)護人員立即對病人緊急搶救，并與遠在100公里之外的專家小組取得了聯(lián)系，在他們的指導(dǎo)下?lián)尵却胧┑昧τ行?。一小時后，專家趕到，組織會診，提出了治療方案。在醫(yī)護人員悉心治療下，病人很快脫離危險。醫(yī)生說，幸虧采取了有效措施，再晚一點送來，病人可能沒救了。半個月后，病人又重新登上講臺，加入了巡回報告團的行列。在他作報告時，情不自禁地提起這件事，高度贊揚了該市政府機關(guān)辦公室高效的工作作風。第二十三頁，共八十頁，2022年，8月28日簡析突出了信息的作用：信息是人類社會發(fā)展必備的寶貴資源，是無形的知識和財富，是一切活動的基礎(chǔ)。秘書的信息工作是溝通協(xié)調(diào)各方面聯(lián)系、提高各單位整體工作效率的紐帶。秘書信息工作的特點：綜合廣泛、真實準確、及時適用、秘書收集信息資料的范圍：長期有用的基礎(chǔ)信息和綜合信息；信息溝通的方式：人際電話交流信息及時利用產(chǎn)生的非常重要的現(xiàn)實作用。第二十四頁，共八十頁，2022年，8月28日（二）信息的含義：信息是指用各種載體和符號對客觀事物的存在方式及運動狀態(tài)進行的直接或間接表述傳輸，亦即報道各種變動著的事務(wù)的消息、情報、數(shù)據(jù)、信號等。（三）信息與資料關(guān)系：現(xiàn)實效用與歷史效用的關(guān)系。資料中包含信息（現(xiàn)實可用）；信息使用后，可轉(zhuǎn)化為資料檔案（歷史備查）。同時信息不限于資料，還有各種人際交往活動。第二十五頁，共八十頁，2022年，8月28日二、信息的種類和特點：信息的種類：1、自然信息（風雨雷電）和社會信息（政治、經(jīng)濟、文化、教育、科技、軍事等）2、國內(nèi)信息和國際信息；3、內(nèi)部信息和外部信息（縱向橫向）4、基本信息和動態(tài)信息；5、綜合信息和專題信息、特殊信息6、文獻（文摘、綜述）、錄音錄像帶、電影、光盤、網(wǎng)絡(luò)、人際交網(wǎng)活動等信息形式。信息的特點1、客觀性與真實性2、普遍性與無限性3、可變性與時效性4、共享性與開發(fā)性秘書信息工作的特點：綜合廣泛性、超前選優(yōu)性、真實準確性、及時適用性（要特別重視具有指導(dǎo)意義的、有關(guān)戰(zhàn)略性、方向性的信息資料；要隨領(lǐng)導(dǎo)的中心工作需求而變化。具有指導(dǎo)性和變易性。）第二十六頁，共八十頁，2022年，8月28日三、秘書信息工作內(nèi)容和程序1、信息的收集2、信息的整理：歸類、篩選、加工3、信息的傳遞：迅速、真實、適用、保密4、信息的利用5、信息的保存第二十七頁，共八十頁，2022年，8月28日秘書信息收集的內(nèi)容和方法序收集的途徑：大眾傳媒（報刊雜志、出版物、廣播電視、網(wǎng)絡(luò)）；社會專業(yè)信息機構(gòu)（圖書館、檔案館、博物館、信息咨詢中心）；各種專業(yè)學(xué)會、協(xié)會；各種形式的會議（研究會、報告會、展覽會、鑒定會、談判會）；信息技術(shù)市場（成果的轉(zhuǎn)讓）；各種生活娛樂場所（商場、影院、旅館、餐飲、歌廳、醫(yī)院等）；社會調(diào)查等。收集的方法：閱讀記憶、記錄、剪貼、交換法、購買法、現(xiàn)場觀察法、調(diào)查訪問法、人際交流法、電話信件等。收集的范圍：上級下達的信息（各種指示性文件）；下級上傳的信息（各種報告請示）；平行機關(guān)傳遞的信息（各種文件往來、工作、生產(chǎn)、發(fā)展、反饋信息）；外部各行各業(yè)的發(fā)展動態(tài)和人民來信來訪反映的重要信息等。收集的內(nèi)容：長期有用的基礎(chǔ)信息和綜合信息；與中心工作有關(guān)、與大局有關(guān)的重大信息；突發(fā)性、苗頭性、傾向性的反饋信息和負面信息；以及與自己業(yè)務(wù)有關(guān)的信息等。返回第二十八頁，共八十頁，2022年，8月28日案例：茶道張主任不吸煙不喝酒，就愛品茶。只要有空，他就約上三五個人到家里，一邊談天說地，一邊喝茶。小李也去過幾回，逐漸摸到張主任“茶道”的門道。局里重大決策前后，要約幾個人；有人挨了批，受了罰，家里鬧矛盾，要約幾個人；上頭有新政策、新精神，下面有什么新經(jīng)驗、新情況，也要約幾個人。品茶不是開會，可幾杯清茶下肚，心里的氣就散了；有要求，傳上去有回音；有迷惑，茶友們一開導(dǎo)，煙消云散；說錯了，七嘴八舌來糾正；說對了，有人贊同能管用。所以，人們有什么想法、心事、苦惱，都愿找張主任，說聲今晚上你那喝茶去，張主任一定會泡好茶水等著你。小李還發(fā)現(xiàn)，張主任交待的許多調(diào)研課題，還有許多提議提案，大多是從品茶中得到的啟發(fā)。第二十九頁，共八十頁，2022年，8月28日一次，一位茶友拿來一大包花生米請客，說是上月拿了超產(chǎn)獎。張主任說這超產(chǎn)獎不好拿，不知多流了幾身汗。茶友笑答，不但未多流汗，反而又輕松又新鮮。原來那茶友的車間主任在夜大讀企業(yè)管理，學(xué)習了輪換制工作法，在車間一試驗，效率大提高。喝茶后第二天，那位車間主任的做法就迅速在全廠推廣。又一次，一位茶友說：“我這有首順口溜，‘九十年代，老人作怪，家務(wù)不做，孫兒不帶，公園健身，路邊打牌?！彼蝗徊煌抡f了，轉(zhuǎn)移了話題，“昨天聽我老娘講，老孫頭嚷嚷物價上漲錢不夠用，要約些老人趁局里召開職代會那天請愿，要求增加退休金呢。只聽過學(xué)潮、工潮，如今要出老人潮了，你們說好笑不好笑?”第三十頁，共八十頁，2022年，8月28日張主任第二天就讓小李請來工會主席、老干部處、財務(wù)處一塊研究，下午召開了個老人聯(lián)歡會，讓子弟學(xué)校的孩子們表演了幾個節(jié)目。老人們吃著，喝著，看著節(jié)目，高興得很。工會主席還宣布在局工會活動室專門設(shè)立了一間棋牌室，讓老人有打牌的地方，不用在馬路邊挨風吹了。張主任問還有什么困難，老人們齊聲回答，有吃有喝有玩，還有什么困難?只要不把我們忘記就行了。張主任連忙說：“不會，不會，哪能忘記你們這些老功臣呢!”

職代會那天，并沒有什么“老人潮”，張主任還是提議，適當增加退休老人的福利待遇，不能忘記有功之臣。大家一致同意。第三十一頁，共八十頁，2022年，8月28日簡析：信息資料收集的范圍、內(nèi)容和方法：上級下達的信息（各種指示性文件）；下級上傳的信息（各種報告請示）；平行機關(guān)傳遞的信息（各種文件往來、工作、生產(chǎn)、發(fā)展、反饋信息）；外部各行各業(yè)的發(fā)展動態(tài)和人民來信來訪反映的重要信息等。信息資料收集的內(nèi)容：與中心工作有關(guān)、與大局有關(guān)、突發(fā)性、苗頭性、傾向性的反饋信息和負面信息以及與自己業(yè)務(wù)有關(guān)的信息等。信息資料的載體：人際交流、調(diào)查研究返回第三十二頁，共八十頁，2022年，8月28日信息收集、整理案例羅主任的故事第三十三頁，共八十頁，2022年，8月28日案例羅主任的故事

羅主任也是局辦公室的老秘書，未提拔當主任前，就深受領(lǐng)導(dǎo)重視。小張剛從大學(xué)分配來局辦公室當秘書，對不是科班出身的老羅還真不怎么服氣，但干了幾件事之后，就從不服氣到服氣了。就拿寫調(diào)研報告來說吧，小張比老羅在調(diào)研階段少用兩天時間，在撰寫階段卻多了一天時間，老羅的報告一次通過，小張的報告卻返工兩次，整整多了一個星期，還是勉強通過。小張?zhí)撔南蚶狭_請教，老羅打開了他的“資料庫”——滿滿一抽屜筆記本兒，都有分類編號和記錄起始時間。凡他的工作涉及的各個領(lǐng)域以及相關(guān)領(lǐng)域，他都能查有實據(jù)；他所想、所做、所定的事情，在他的小本里面都有記錄。小張這才知道老羅下去調(diào)研為什么總比他多幾天，原來在同時收集其他的資料。從那以后，小張就養(yǎng)成了隨身聽、記、查閱的習慣，一直到自己也差不多成為“老張”，使用了現(xiàn)代辦公手段，當了辦公室主任，這個習慣也丟不掉。第三十四頁，共八十頁，2022年，8月28日簡析：信息的收集與整理方法多樣：收集方法⑴閱讀記憶⑵摘抄記錄⑶剪貼復(fù)?、热穗H交流、電話信件⑸調(diào)查訪問、現(xiàn)場觀察法⑹網(wǎng)絡(luò)搜尋⑺檢索工具（8）交換或購買。信息資料的整理：將零散、雜亂信息進行綜合處理，從總體上對信息進行系統(tǒng)分析、判斷和歸納整理，提出較系統(tǒng)、深刻的意見和建議，形成切合決策需要、有深度的高層次信息。供給人們使用。整理方法：⑴歸類：合理⑵篩選：有價值⑶加工：能利用第三十五頁，共八十頁，2022年，8月28日秘書的信息整理工作1、歸類（分門別類）；自然信息、社會信息（政治、經(jīng)濟、文化、教育、科技、軍事等）；內(nèi)部信息（語言、文字、數(shù)據(jù)、圖象）、外部信息（縱向、橫向）；基本信息、動態(tài)信息；綜合信息、專題信息、特殊信息等；2、篩選（去粗取精、去偽存真）：對收集來的大量繁雜的信息通過鑒別和選擇，剔除無用失真的信息，提取有效真實的信息。篩選的標準：選擇有針對性和價值性的“真、新、精、確”信息；⑴選擇對現(xiàn)實工作有指導(dǎo)意義的、與當前工作密切相關(guān)的信息。⑵選擇帶有傾向性、動向性或突發(fā)性的重要信息。⑶選擇與單位管理活動相關(guān)的新情況、新問題、新經(jīng)驗、新見解信息。⑷注意判定信息的真?zhèn)危◤男畔碓吹那?、信息?nèi)容是否矛盾、常識）、價值大小，把握信息的“新鮮度”。3、加工（組織成文）：堅持去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的原則，運用分類、比較、綜合等方式，將各種零散、雜亂信息按照內(nèi)在聯(lián)系組織在一起，成為有用的信息，提供人們利用。加工的方法主要有：⑴文字加工，即用文字概括信息中實質(zhì)性的內(nèi)容，提高其利用價值；⑵信息提要，即將大量信息提煉出若干條信息的要點，供深度加工或速報領(lǐng)導(dǎo)；⑶信息分類，即按不同的內(nèi)容、性質(zhì)和作用，對信息進行分類，使其系統(tǒng)化、條理化，便于檢索。返回第三十六頁，共八十頁，2022年，8月28日信息溝通、傳遞案例秀才筆下化春雨第三十七頁，共八十頁，2022年，8月28日案例秀才筆下化春雨某局辦公室文字秘書小劉接到秋天去榆山調(diào)研的任務(wù)，他心里十分高興。因為那里是他扶貧蹲點的地方，有他同甘共苦的朋友。一上榆山，發(fā)現(xiàn)他的朋友們面對滿山遍野的紅山楂愁眉苦臉。流了無數(shù)的汗水，耗去多少人力物力財力，辛苦了一年的時間，迎來這山楂大豐收?？蓭兹f畝的果實，當?shù)刂荒芟牡?0％，大部分果實要爛掉，這不是讓農(nóng)民白辛苦一場嗎。小劉連夜把情況整理成文字材料，向報紙、電臺、電視臺寄送，并與有關(guān)采購部門、食品廠、飲料廠聯(lián)系，向地方領(lǐng)導(dǎo)遞，送調(diào)查報告。榆山地區(qū)山楂豐收但價格很低，農(nóng)民損失很大的信息傳向四面八方。由于領(lǐng)導(dǎo)的重視，新聞媒體的傳播，到榆山采購山楂的客戶紛至沓來，價格也一路上揚，積壓的山楂很快銷往外地。僅此一項農(nóng)民就多收600多萬元。朋友們一邊數(shù)著票子，一邊夸獎小劉：“想不到你這秀才筆下化出了春雨啊，真得謝謝你!”第三十八頁，共八十頁，2022年，8月28日簡析信息資料的傳遞：將加工過的信息傳遞給需要者利用的過程。

（交流、溝通）不同的信息具有不同的流向，基本的信息流向有三種：單向傳遞，即信息由發(fā)出者向需要者傳遞，滿足接受者利用需要；雙向傳遞，即信息傳遞的雙方相對方互為傳遞信息；反饋傳遞，即信息使用情況由接受使用者向發(fā)出者進行傳遞。傳遞原則：迅速及時、真實準確、保密。信息的及時傳遞（交流、溝通）十分重要，利于人們及時開發(fā)利用。體現(xiàn)信息的時效性。信息傳遞方式很多：書面?zhèn)鬟f（文件）、口頭傳遞（電話、會議人際交流溝通）與電訊、網(wǎng)絡(luò)、郵寄傳遞等手段進行單向或雙向傳遞溝通；信息的傳遞過程：包括發(fā)送者、接收者、傳送的信息、傳送渠道和傳送的情境(環(huán)境)等五個因素。整個信息傳遞溝通過程也就是這五個因素的相互作用過程。應(yīng)注重排除此過程中的干擾，避免信息失真。返回第三十九頁，共八十頁，2022年，8月28日信息資料的儲存分類：主題分類法、學(xué)科分類法；登記制卡：按照一定的格式制成分類卡片；著錄：對標題、著者、出版、提要、業(yè)務(wù)、注記等具體信息進行簡明扼要的填寫；編碼排列：按照一定標準編碼，順序排列保管：將信息資料入庫存放和維護，防止污損、丟失、泄密。利用：將信息資料提供給需要者利用。信息存儲需要注意以下幾點：⑴收集來的信息都要保存。⑵信息的分類要合理，便于查找。⑶信息的保存力求安全。⑷盡量使用電腦存儲信息資料。返回第四十頁，共八十頁，2022年，8月28日四、信息工作具有很強原則性，秘書如何做好信息工作個人：具有信息意識；把握信息工作的基本原則，遵照信息工作的基本要求：及時（信息工作講求時效）；準確（信息工作講求真實準確，克服報憂難）；充足全面（把事物完整真實地揭示出來）；適用（信息工作講求適用對路）。具備調(diào)查研究、溝通、觀察、記憶、綜合、推理、預(yù)測能力；熟練運用各種信息收集途徑和方法做個有心人，平時多積累各類信息并分類存儲以便利用等。部門：組建信息隊伍，加強信息工作；健全信息工作制度，如收集、報送、反饋、存儲等，分工合作，責任到人；配備必要的現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備，如電子計算機網(wǎng)絡(luò)、電話傳真、復(fù)印打印、存儲設(shè)備、系統(tǒng)管理信息技術(shù)等，便于信息的收集，傳遞、存儲與利用。第四十一頁，共八十頁，2022年，8月28日案例清場張總上任第一天看封這堆如山的碎鋼鐵邊角料就不高興，下令一周內(nèi)清掉，如果找不到買主，就當垃圾處理。工會主席反對，說這是工人搞增產(chǎn)節(jié)約運動從老遠的工地上一塊一塊揀回來的，它是愛國主義的體現(xiàn)。運輸科長表示，這些廢鋼鐵，一周內(nèi)處理，我們的運輸能力做不到，向外租車費用太高。書記老周也建議張總是不是重新考慮一下。張總說，十天后外商來我公司考察，這堆廢料很可能影響上千萬美金的外資項目。清場必須限期完成，任務(wù)交辦公室副主任李瑛全權(quán)負責，不服從者，由部門一把手承擔責任!第四十二頁，共八十頁，2022年，8月28日李瑛理解張總的決定，清場必須執(zhí)行。她同樣也理解工會土席，理解工人階級好傳統(tǒng)和愛國主義的情感。一頭是新上任總經(jīng)理的威信，一頭是全體工人的優(yōu)良傳統(tǒng)；一頭是前途無量的國際性開發(fā)，一頭是價值數(shù)千萬的財產(chǎn)和工人流下的汗水……都是為公，都是為了企業(yè)，為何如此對立?難道熊掌和魚真的不能兼得嗎?

李瑛翻開案頭那本《企業(yè)名錄》，飛快地記下了什么，又調(diào)來張總的豪華車，乘車而去。三天過去了，如山的邊角料一塊也未少。張總的心懸起來了，書記皺緊了眉頭，工會主席臉上失去了笑容。李瑛到哪兒去了?再難也不能這樣拖下去。有人提議換干部，張總不同意，未到期限不能挾人。再說張總還有一套備用方案呢。第四十三頁，共八十頁，2022年，8月28日第四天，一隊載重卡車進來了，排成了長龍，起重機揮動手臂，滿載邊角鋼鐵碎料的汽車一輛接一輛地開了出去。公司辦公室里，紅星家具廠、郊區(qū)五金廠、將軍鎖廠的三位廠長一再感謝公司對他們的支援。原來，李瑛從計劃部門了解到企業(yè)對鋼材的不同需求，從物資部門了解到各種鋼材的價格，又到工地、市場，尋找適合邊角料鋼材用途的買方。她以低于市場價格30％的好處吸引來許多買主，但她咬定一條，運輸車輛自理，三天內(nèi)運完。最后有三家簽訂了合同，為搶時間，不打招呼就來了。不到兩天，“垃圾”不見了，公司省了運費，還進賬數(shù)十萬元。張總、工會主席、書記都笑了，李瑛卻趴在桌上睡著了。第四十四頁，共八十頁，2022年，8月28日簡析信息的重要作用：開展一切活動的基礎(chǔ)。信息資料收集的范圍：外部各行各業(yè)的發(fā)展動態(tài)的重要信息等；信息資料收集的內(nèi)容：與中心工作有關(guān)、與大局有關(guān)、長期有用的基礎(chǔ)信息和綜合信息外部各行各業(yè)的發(fā)展動態(tài)重要信息。信息資料的載體：文獻（文摘、綜述）、市場人際交流第四十五頁，共八十頁，2022年，8月28日第四十六頁，共八十頁，2022年，8月28日秘書的調(diào)查研究工作

一、調(diào)查研究的含義和作用二、秘書部門調(diào)查研究的類型：基本情況、重大決策、專題性、反饋性三、調(diào)查研究的基本步驟：準備、調(diào)查、研究、匯報四、調(diào)查研究的方式、方法：五、調(diào)查研究的原則：虛心誠懇、實事求是、調(diào)查與研究相結(jié)合、反對先入為主和認為夸大縮小、六、調(diào)查報告的寫法第四十七頁，共八十頁，2022年，8月28日一、調(diào)查研究的含義、內(nèi)容與作用含義：調(diào)查指通過各種方法手段對客觀事物進行考察和了解（收集信息）；研究是指對收集的信息資料進行綜合分析比較，歸納判斷，找出事物的規(guī)律性（綜合處理信息）。因此，調(diào)查研究就是收集信息并綜合處理信息，揭示事物規(guī)律性的一項活動。秘書人員調(diào)查研究的主要內(nèi)容包括以下幾方面：1.圍繞領(lǐng)導(dǎo)各個時期的中心工作開展調(diào)查研究2.為貫徹執(zhí)行政策或決定而進行調(diào)研3.為起草文件而進行調(diào)研4.為解決突發(fā)性事件和傾向性問題進行調(diào)研5.對一些容易被遺漏的問題進行調(diào)研秘書調(diào)研的特點：切合領(lǐng)導(dǎo)工作需要（政策性、突擊性

）信息、督察、協(xié)調(diào)工作相結(jié)合（綜合性）；注重時效。第四十八頁，共八十頁，2022年，8月28日調(diào)查研究在秘書工作中的重要作用：1.認識事物的正確途徑，獲取信息的重要手段；收集原始信息，支持領(lǐng)導(dǎo)決策管理；取得反饋信息，作為修訂或重新決策的依據(jù)。2.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，出謀劃策的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；3.解決常規(guī)問題，處理突發(fā)事件的必要手段4.提高秘書人員素質(zhì)和工作能力、糾正各種錯誤思想和作風的重要途徑；總之，調(diào)研滲透于各項秘書工作之中，是秘書人員的重要職責和工作手段，也是秘書人員必備的一項基本功。能夠順利開展調(diào)研工作的秘書人員至少要具備以下幾方面的能力：一是公關(guān)能力，善于與人進行溝通交流；二是觀察能力，能準確找到領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)研需求點，能捕捉與調(diào)研課題有關(guān)的真實的、有價值的信息；三是分析能力，能夠從原始信息中獲得對于事物本質(zhì)的認識；四是表達能力，能夠準確向被調(diào)查者表達意向和問題，能夠向領(lǐng)導(dǎo)準確表達調(diào)研的結(jié)果。第四十九頁，共八十頁，2022年，8月28日二、秘書調(diào)查研究的類型：1、基本情況調(diào)查：收集原始基本信息，支持領(lǐng)導(dǎo)決策管理。國情、省情、市情、廠情及本單位的機構(gòu)、人員、業(yè)務(wù)等，以備工作之需和領(lǐng)導(dǎo)咨詢之用，掌握主動權(quán)。2、重大決策調(diào)查：重大戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，涉及因素多而復(fù)雜，如果不了解情況，必定導(dǎo)致決策失誤，影響重大。3、專題性調(diào)查：新生事物先進經(jīng)驗調(diào)研、社會疑難和弊端問題調(diào)研、某個人、某件事、某個事故調(diào)研、對歷史問題、事件的調(diào)研4、工作性調(diào)查：解決常規(guī)問題，處理突發(fā)事件的必要手段。如辦文、辦會、辦事、信訪、協(xié)調(diào)、督察等都需要調(diào)查弄清情況。5、反饋性調(diào)查：取得反饋信息，作為修訂或重新決策的依據(jù)。決策反饋、會議反饋、信訪反饋等。第五十頁，共八十頁，2022年，8月28日小案例你這秘書不夠格小趙從工廠辦公室調(diào)到鎮(zhèn)政府辦公室當秘書，他上班最早、手腳最勤、嘴巴最甜。本以為這就可以讓領(lǐng)導(dǎo)滿意了，誰知有一天鎮(zhèn)長帶他到一家企業(yè)去考察工作，回來的路上，鎮(zhèn)長讓他談?wù)剬@家企業(yè)的看法，小趙回答：“我對這家企業(yè)還不了解，沒有什么意見。”鎮(zhèn)長批評他：“僅靠手腳勤快是不行的，當一名合格的秘書，你還要再努力啊!第五十一頁，共八十頁，2022年，8月28日三、調(diào)查研究的基本步驟調(diào)查研究的過程是了解問題、分析問題和解決問題的過程，有很強的邏輯性和條理性，這一過程形成了調(diào)查研究應(yīng)該遵循的基本程序，這就是，準備工作、了解情況、分析研究和綜合提煉。1.準備工作階段2.調(diào)查情況階段3.分析研究階段4、綜合匯報階段第五十二頁，共八十頁，2022年，8月28日三、調(diào)查研究的基本步驟1、準備階段：搞清目的，明白任務(wù)，調(diào)研的內(nèi)容、范圍和對象；學(xué)習基本的方針政策和相關(guān)業(yè)務(wù)知識，做好思想上的準備；調(diào)研人員的組織和分工；擬定調(diào)研提綱（目的宗旨、對象、內(nèi)容、方法、時間等）；必要的物質(zhì)準備（交通、通訊、禮物、文具、問卷等）2、調(diào)查階段：與調(diào)研對象直接見面，或面談訪問，或開座談會、或現(xiàn)場觀察，或收集書面問卷材料統(tǒng)計數(shù)據(jù)等，主要任務(wù)是收集與調(diào)研有關(guān)的材料。3、研究階段：對調(diào)查材料進行整理分析（分類、辨別真?zhèn)危?，運用抽象和具體、分析和綜合、歸納和演繹等方法，對調(diào)查情況分門別類予以說明；如若調(diào)查資料有疏漏，不足，矛盾，要作補充調(diào)查；在此基礎(chǔ)上，撰寫調(diào)研報告，提出工作建議和處理意見。4、匯報階段：將整理好的調(diào)研報告提交領(lǐng)導(dǎo)并作口頭匯報，指出主要經(jīng)驗和教訓(xùn)及建議等。第五十三頁，共八十頁，2022年，8月28日四、調(diào)查研究的方式、方法方式（從宏觀選取對象角度看）1、普查：對調(diào)研對象全體進行全部、全面調(diào)查，獲得全面數(shù)據(jù)情況，如人口普查。2、抽樣：抽取部分對象進行調(diào)查，并推算出一般情況。注意隨機性、多樣性、代表性。抽樣方法：隨機、分層、整群、等距抽樣。3、典型：解剖麻雀法，從典型事物認識一般，一葉知秋，舉一反三，觸類旁通。注意典型性（正面、反面、典型的事和思想）、代表性，做好驗證工作，與同類性質(zhì)的其他材料結(jié)合分析，防止判斷的片面性與局限性。4、重點：選擇其主要或決定作用的重點單位進行調(diào)查。對象具體，范圍明確，任務(wù)單一。第五十四頁，共八十頁，2022年，8月28日案例畫像在市委機關(guān)的一次支部生活會上，市長說出了自己的苦惱：“市里的每一個舉措都經(jīng)過深入調(diào)查，反復(fù)研究，全面論證，都投入了大量的人力、物力、財力和時間，可總是在實踐中走了樣。長此下去，可不得了呀!”

市長的話正引起了辦公室秘書們的共鳴，并展開了相當熱烈的討論?！瓣P(guān)鍵還是在于干部?！睂γ貢R上發(fā)言道，“從實踐來看，一個單位的工作成功在一把手，失敗也在一把手!”“這話說得對.”辦公室主任接著說：“當家不正，一屋邪神，沒有正派而又有能力的一把手，事情就難以辦好?？墒牵欣锩看慰疾楦刹?，發(fā)現(xiàn)不了大的問題，也起不到大的促進作用呀!”“日常生活中，群眾對干部不是沒有意見，只是私下議論的多，正式提出批評意見的少?！卞X秘書說，“每個一把手要能以人為鏡給自己照照相就好了。”“讓群眾給一把手照照鏡子，這辦法好?！鞭k公室主任贊同地說，“使用干部，是群眾最關(guān)心的敏感問題。用好一個干部，群眾會交口稱贊；用錯一個干部，群眾會議論紛紛。”第五十五頁，共八十頁，2022年，8月28日案例畫像“這些年，拉關(guān)系、走后門反映在干部問題上也很突出，”市長分析道，“要官的、跑官的、鬧官的、送官的并不少見。真不如用群眾這面鏡子照一照，照出些適合當好官的人來?！薄翱稍鯓诱漳?”秘書小王若有所思地問?！拔矣袀€法子，”劉秘書搶過話頭說?！跋茸屓罕娊o本單位的一把手畫畫像。有污點的讓他洗臉，不適合的換下來。選準一把手，他也會用這個方法去選下面的負責人的?！薄斑@個辦法好!”市長高興地說，“你們辦公室拿出個方案來，我交常委會討論。不過，先得給我畫像，然后給各單位一把子畫像?！?/p>

第五十六頁，共八十頁，2022年，8月28日案例畫像于是，辦公室秘書們制定了一套給一把手畫像的方案，經(jīng)常委會討論通過后，抽調(diào)辦公室、組織、紀檢、監(jiān)察部門的人員和軍隊、地方德高望重的離退休老干部幾十人，分赴各單位，給一把子畫像，深入到數(shù)百個基層單位，走訪了數(shù)千名群眾，對全市級領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)干部進行了一次全面系統(tǒng)的考核。在摸準情況的基礎(chǔ)上，進行了干部調(diào)整，把一批正派、能力強、群眾反映好的優(yōu)秀干部給予了獎勵和提拔任用；對一些工作平庸、長期打不開局面、群眾意見大的干部降級使用或改任調(diào)研員；對一些作風惡劣的違紀違法的少數(shù)干部立案審查，交紀檢、司法部門處理。各級領(lǐng)導(dǎo)班子充實加強后，全市工作的開展也就順利多了。第五十七頁，共八十頁，2022年，8月28日簡析決策實施過程中的反饋調(diào)研、重點調(diào)研深入實際，溝通走訪調(diào)研，是認識問題，解決問題的重要途徑和方法。根據(jù)調(diào)研得來的真實信息，進行相應(yīng)的人事處理。體現(xiàn)了真實信息得到有效開發(fā)利用，所帶來的現(xiàn)實效用和價值?！泄ぷ鞯拈_展也就順利多了。第五十八頁，共八十頁，2022年，8月28日調(diào)查的方法有很多，常用的有：（從微觀具體收集資料角度）⑴文獻法。即通過查閱書面資料獲得信息。查閱文獻一般遵循先近后遠、先大后小、先具體后抽象、先簡單后復(fù)雜、先正面后反面的順序，可以采用做購買，租借、記錄、復(fù)印、翻拍等方法。⑵觀察法。通過調(diào)查者親臨現(xiàn)場，實地直接觀察而進行的調(diào)查。此方法側(cè)重于調(diào)查對象的外觀、形態(tài)或變化特征及過程。⑶訪問法。通過與對象進行交流討論而獲得較深層次信息的方法。訪問法既可以表現(xiàn)為個別訪談，要注意態(tài)度，熱情誠懇，善于引導(dǎo)啟發(fā)，防止審問和逼問行為發(fā)生。也可以表現(xiàn)為開座談會的形式。事先告知內(nèi)容，有所準備，口問筆記，不宜用錄音機，以免緊張。⑷問卷法。將需要了解的問題設(shè)計成書面問卷的形式，一般包括前面的書信式介紹和具體的問卷表兩部分，發(fā)放給對象進行如實填寫，然后集中問卷，進行統(tǒng)計分析?？梢员憩F(xiàn)為開放式問卷，即采用填空、問答的形式，答題者自由回答不受限制；也可以是封閉式答卷，即采用選擇、是非題的形式，只能有限選擇。（5）蹲點調(diào)查：復(fù)雜問題，需派調(diào)研工作組到調(diào)研單位住上一陣子，深入具體體驗實踐，得出真知。第五十九頁，共八十頁，2022年，8月28日研究的方法⑴歸納法。就是將多件的同類個別事物歸在一起，從中概括出共同屬性或特征以加深認識的研究方法。歸納法是建立在直接經(jīng)驗的反復(fù)基礎(chǔ)上，有一定的可靠性，但其中某一方面具有反例的可能，會產(chǎn)生“以偏蓋全”的差錯。⑵綜合法。就是將眾多零散事物組合串聯(lián)成為一個整體的研究方法。采用綜合法的目的是把個體統(tǒng)一為整體，把片面概括為全面，以達到對事物整體本質(zhì)的認識。⑶統(tǒng)計法。就是運用統(tǒng)計數(shù)據(jù)來描繪事物狀況和變化，以得到規(guī)律性認識的研究方法。統(tǒng)計法是一種定量研究的方法，通過定量分析可以使問題的陳述變得清晰、簡潔，使問題的分析變得準確深刻。⑷比較法。就是把兩個以上的事物放在一起進行比較，從而更深刻認識各自特征的研究方法。這是一種初級的、最基本的邏輯思維方法，可以區(qū)分不同的事物，找出他們的共同點和相異點，但由于比較往往只涉及某一方面或某幾方面，不能全面地認識事物，無法解釋事物產(chǎn)生的原因。⑸演繹法。就是從一般理論或普遍法則出發(fā)，依據(jù)這一理論推導(dǎo)出一些具體的結(jié)論，然后將它們應(yīng)用于具體的現(xiàn)象和事物的研究方法。第六十頁，共八十頁，2022年，8月28日五、秘書調(diào)查研究的基本原則

1、堅持從實際出發(fā)，實事求是,追求真理的原則

2、堅持調(diào)查與研究相結(jié)合的原則

3、堅持虛心、謹慎、求實、講求時效的工作作風，深入實際獲取第一手資料

4、堅決反對先入為主，按圖索驥的錯誤作風，克服庸俗迎合的不良習性，做到不夸大、不縮小、不隱瞞、不歪曲真實情況第六十一頁，共八十頁，2022年，8月28日六、調(diào)查研究報告的寫法（一）調(diào)查研究報告的含義：是調(diào)研結(jié)果的文字表達，詳細記載調(diào)查的過程、內(nèi)容、結(jié)論、建議等。（二）調(diào)查報告的基本格式：1.標題：揭示調(diào)查對象的對象和內(nèi)容2.署名：人名、機構(gòu)名3.正文：（1）導(dǎo)語：說明調(diào)查的目的、方法、對象、時間，調(diào)研參加人員等，起到統(tǒng)帥概括全文，吸引讀者的作用。

（2）主體：敘述核心內(nèi)容。組織內(nèi)容方式：橫式（基本問題并列排放，分頭敘述）、縱式（按事物發(fā)展的邏輯順序或時間順序依次展開，逐步推進）、縱橫式三種。（3）結(jié)尾：或概括全文，或指出發(fā)展前景，或提出建議、呼吁，或?qū)φ淖鞅匾f明等。（5）附錄：其他輔助材料，如調(diào)查問卷、訪談記錄，參考資料等。第六十二頁，共八十頁，2022年，8月28日（三）調(diào)查報告的類型（1）總結(jié)型的調(diào)查報告：總結(jié)本質(zhì)性、創(chuàng)造性、啟發(fā)性的新鮮經(jīng)驗（2）揭露型的調(diào)查報告：深刻、具體，避免流于表面（3）綜合型的調(diào)查報告：內(nèi)容全面，涉及面廣，注意邏輯性（4）學(xué)術(shù)型的調(diào)查報告：前沿性的學(xué)術(shù)展望第六十三頁，共八十頁，2022年，8月28日（四）調(diào)查研究報告的寫作要求內(nèi)容要真實、有針對性；（以事實說話，讓群眾說話）見解要正確、深刻、集中、明確；（功夫在筆外：理論水平和深入實際的調(diào)查功夫）語言要簡潔扼要。說明、敘述、議論要掌握分寸，說明主要用于說明調(diào)查目的，介紹工作情況和有關(guān)背景材料，宜短而精；敘述是對客觀情況的描述，宜用直敘法，概括性敘述，簡潔明了；議論是發(fā)表自己的看法和觀點（議是靈魂，畫龍點睛之筆），宜具體而深刻；夾敘夾議，有血有肉，才能寫出豐滿生動的報告來。不故施褒貶，不添枝加葉，不畫蛇添足。力求主題鮮明，言簡意賅。第六十四頁，共八十頁，2022年，8月28日（五）撰寫要把握的重要環(huán)節(jié)：首先，明確三個問題：為什么寫（原因、背景）、寫什么（內(nèi)容）、要告訴讀者什么？（本質(zhì)規(guī)律）為此，需要：1.分析和研究材料：充分占有資料，分類整理資料，從資料中發(fā)掘問題，概括提煉出基本觀點。

2.發(fā)掘和提煉主題：將客觀事物和材料中概括提煉出的基本觀點進行歸并整理，提煉升華出明確集中的主題，揭示事物的本質(zhì)規(guī)律性。

3.掌握和使用語言，合理謀篇布局：恰當運用敘述、說明、議論三種語言，采用縱式、橫式、縱橫結(jié)合式的布局方法，用觀點統(tǒng)帥材料，用材料說明觀點，做到觀點和材料的統(tǒng)一。夾敘夾議，有血有肉，才能寫出豐滿生動的報告來。第六十五頁，共八十頁，2022年，8月28日總之作為一名秘書，必須苦練調(diào)查研究的基本功，在求“是”上狠下功夫。第一，要勇于從實際出發(fā)，敢于求“是”。敢，就是勇于面對現(xiàn)實，服從現(xiàn)實。根據(jù)實際情況，敢于提出自己的觀點和看法；服從現(xiàn)實，就是在任何情況下、任何人面前，都敢于堅持和反映真實情況和真理。第二，詳細占有材料，實中求“是”。事實是“是”的載體，“是”是事實的靈魂。要求出“是”，必須掌握事實。第三，善于透過現(xiàn)象看本質(zhì)，深中求“是”。寫出質(zhì)量優(yōu)良的調(diào)查報告，為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施服務(wù)。第六十六頁，共八十頁，2022年，8月28日案例材料走訪萬戶求良策第六十七頁，共八十頁，2022年，8月28日案例走訪萬戶求良策在江華市興市的過程中，提出過很多豪邁口號，勾畫過不少壯麗的藍圖，可是，發(fā)展的步于仍不能令人滿意，與同類地區(qū)相比，已遠遠掉隊了。市里組織辦公室秘書人員下去摸摸市情。調(diào)查回來的材料五花八門，但有一個共同之處引起了市委書記的重視：市民們對興市方案并不十分了解。有的群眾并不知道市里的長遠規(guī)劃；有的干部也不明確全市21世紀的奮斗目標；甚至知識界、科技界也對“科技興市”的政策缺乏具體的理解。第六十八頁，共八十頁，2022年，8月28日案例走訪萬戶求良策在常委會上，市委書記說：“關(guān)起門來畫餅充饑，不行呀!得走訪萬戶求良策，動員群眾圖發(fā)展才行!”

于是，從市委書記、市長做起，層層干部帶頭，進工廠、下農(nóng)村，進家入戶，與群眾交心談心；甘當小學(xué)生，征求興市良策。經(jīng)過幾個月調(diào)查走訪市民數(shù)萬名，征得各種建議、對策幾萬條。市民反映說，這次發(fā)展經(jīng)濟，市領(lǐng)導(dǎo)像當年農(nóng)村搞土改那樣，動真格的了，我們也要出把力，興市發(fā)展，人人有責呀!

群眾的積極性調(diào)動起來了，干部與群眾的聯(lián)系加強了。興市發(fā)展成為了江華市市民生活的主旋律。第六十九頁，共八十頁，2022年，8月28日簡析：調(diào)研的重要作用認識事物，有效解決問題的良好途徑和方法。獲取信息的重要手段；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，出謀劃策的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；提高秘書人員素質(zhì)和工作能力、糾正各種錯誤思想和作風的重要途徑；滲透于各項秘書工作之中，是秘書人員的重要職責和工作手段，也是秘書人員必備的一項基本功。調(diào)研方法多種多樣，關(guān)鍵在于實事求是，動真格。調(diào)研材料需要整理綜合提煉，才能發(fā)揮效用。第七十頁，共八十頁，2022年，8月28日案例萬言總結(jié)為何通不過上級主管部門催報年度工作總結(jié)，經(jīng)理辦公室的何秘書被指定擔任文書起草人，并參加了公司中層以上干部工作總結(jié)匯報會，認真地作了記錄。何秘書閉門謝客，連續(xù)五天足不出戶，專心寫作。當寫到黨員老王同志勤奮工作，節(jié)約基建資金二萬余元時，激情油然而生，便著力對老王做了一番高大形象的描寫：”眉峰緊鎖，目光深沉，從那炯炯有神的眸子里，閃射出一股堅忍不拔的精神氣兒……”為了加深人們對老王無私形象的認識，又虛構(gòu)了一節(jié)不徇私情處理侄兒的故事。有侄兒跪地求情的描寫，有老王經(jīng)過思想斗爭大義滅親的過程描寫。為表達上的需要，何秘書又將節(jié)約的資金數(shù)改成三萬佘元，僅寫老王這一典型人物，就有近三千字。第七十一頁，共八十頁，2022年，8月28日萬言總結(jié)交上來了，領(lǐng)導(dǎo)審稿時，何秘書先繪聲繪色地把總結(jié)朗讀了一遍，領(lǐng)導(dǎo)們有的搖頭，有的撇嘴。經(jīng)理直截了當?shù)卣f：“讀得不錯，文筆也有才氣，就是聽起來不像總結(jié)?！必攧?wù)科長說：“上次會議說節(jié)約基建資金；萬余元，已經(jīng)有很多水分了。我這次算了一下，只有六十余元，沒想到變成三萬余元了。統(tǒng)計數(shù)字不能想像，更不能夸張。”