浪費時間的外在因素及解決方法

浪費時間的外在因素及解決方法（一）【本講要點】電話干擾的原因及解決方法不速之客的原因及解決方法用人不當的原因及解決方法社交閑談的原因及解決方法導言使用相同的時間，不同的人有不同的結果。在時間管理中有多項因素干擾時間的有效利用，其中包括外部因素和內部因素。首先分析這些干擾因素浪費時間的原因，然后針對其原因，提出具體的解決辦法。浪費時間的外部因素，包括電話干擾、不速之客、用人不當、社交閑談、權責混淆、溝通不良、進度失控、資料不全、會議耽擱、文件復雜、工作擱置、安排旅行等。針對各項因素浪費時間的原因，然后提出相應的解決方法。浪費時間的內在因素包括危機應付、計劃欠妥、貪求過多、事必躬親、條理不清、欠缺自律、無力拒絕、做事拖延等。這些內在因素都是人為的因素，而人為的因素絕大多數是取決于他的心態(tài)和習慣。因此解決之道就是讓自己培養(yǎng)更積極心態(tài)、養(yǎng)成良好習慣。因此，浪費時間的內在因素的解決辦法就是，學習做你自己，做到自律、自控、自覺，唯有自律、自控、自覺，以誠實負責的心態(tài)來面對自己，你的工作在未來才會更有效率。所有的解決辦法只要有心，丟棄那種茫然，丟棄那種每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做計劃，有心就是讓自己內心有一股對生命的熱愛，對工作多一份執(zhí)著。你所安排的一切事情必有兩種結果，一個是離你的目標很遠，一個是離你的目標很近，怎么做？關鍵在乎于心，關鍵在于你自己的選擇與決定。電話干擾的原因及解決方法浪費時間的原因電話干擾會浪費很多時間。許多經理人認為電話經常占據他們大量的時間。與電話有關的許多問題都牽涉到人性，牽涉到人的心理。接電話的強烈欲望不是來自電話，而是來自于人的心理，電話之所以會吸引你有很多原因，例如你假設每次電話都來的名正言順，需要你注意，而如果你不中斷自己的工作去接電話，就是不負責任的結論。你總有這種錯覺，不管來電者想要做什么，他的需要都比你當時所做的事來得重要。1.害怕冒犯別人你之所以在不該接電話的時候接電話，而且講電話的時間比應講的時間要久，是因為害怕，如果不接的話會讓來電者覺得不愉快。希望保持消息靈通不想漏掉任何情形，例如助理接電話時，許多管理者會下意識地停下工作旁聽。自我膨脹別人打電話來向你索取資料或者信息，你會有一種好像身價不凡的感覺，這就叫自我膨脹。享受社交的樂趣有些人無法抗拒社交的誘惑，把每次電話變成社交活動的工具，還有當成現成的借口。如果你不愿意承擔某項艱巨或乏味的工作，接重要的電話便可以成為光明正大的拖延時間的借口。解決的方法電話干擾的確會給你的工作產生干撓，帶來很多時間的浪費，會影響你的時間管理，解決方法主要有阻絕干擾和集合電話。1.阻絕干擾很多人就是因為不了解過濾電話，不知道如何處理電話，以至于他在一天的時間里往往都浪費在接電話上。學會過濾電話，阻絕干擾有幾個步驟。處理如果有可能盡量由助理回答來電者的需求，并記下有關的信息。轉接如果助理無法處理電話，下一步就是把電話轉給團隊里其他能夠協(xié)助的人。暫緩如果遇到只有你能處理的狀況，助理要試著寫下留言，避免使你受到打擾，你可以下一步再去處理這個事情。速辦如果來電者合乎你們事先約定好的原則，緊急事或者重要人物的電話可以直接接聽，速辦可以把時間壓縮更短。圓滑過濾電話的一些訣竅，例如可以說:?（處理）你稍微等一下，我翻一下我們的檔案。?（轉接）我們的企劃主任今天下午正在著手這個計劃，要不要我把您的電話轉給他？?（暫緩）我想他11點左右就可以回你的電話，這樣可以嗎？?（速辦）我看我可不可以去打斷他一下。如果你沒有助理怎么辦？那么，你就必須與同事互相幫助接電話，安裝留言系統(tǒng)。如果有開關你可以暫時切斷，或將電話移到視線以外，關鍵性的時間索性拔掉電話的插頭，甚至把你的工作帶到沒有電話的地方。2.集合所有電話在某時間段把電話一起回掉，同時去做別的事情。就是說在這個時間你同時在回電話，就不會受到電話的干擾。良好的電話交談技巧，有幾個簡單的方法：?暗示他談話即將結束，盡量簡短扼要。?提到您有時間限制時，就說待會兒得開一個會，開會之前有一分鐘的時間，問對方還需要任何幫助嗎？?坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我?guī)追昼娭畠鹊竭_他辦公室，明天見。不速之客的原因及解決方法突然有人來拜訪你，只借用你一分鐘時間可以嗎？或者說你是一個經理人，你把門大開著，就是歡迎來打擾。不速之客會造成你時間管理不當。對于突然造訪的不速之客，及由于敞開門戶而來的不速之客，有不同的解決方法。一個高效率的現代人，要學習如何去應對不速之客。突然造訪的不速之客解決的方法突然有人來造訪你，“只借用你一分鐘時間可以嗎？”只占用你一分鐘時間，這絕不表示你會只花一分鐘的時間解決問題。應對這種情況可以有以下幾個解決方法。（1）延后處理遇到不速之客干擾時，如果需要可以另外安排談話的時間，即延后處理。你可以說：“對不起，我們改天或者什么時候再來討論這件事情?！蹦憧梢援攬霭鸭s定的談話時間記在記事本上，表示你會守信用。（2） 把訪客轉交給別人經常是訪客來找到你，明明不是你的事情，那你可以轉交給別人來處理。如果可能，鼓勵部屬自己去尋找答案，或尋求找其他的同事幫助。（3） 另外安排時間可以另外安排時間，重新安排與不速之客見面的時間。要定一個時間上限，這樣你可先安排好多次談話的時間，訪客在你結束見面之前也才不會感到意外，如果你對談話的時間沒有把握的話，絕對不要因為遲疑而不敢發(fā)問?；卮饐栴}對于有很多人說我可以打擾你一分鐘嗎？在你回答有或沒有之前，永遠要問：什么事？對于不速之客的問題，回答時應注意：（1） 簡明扼要如果你可以回答而不至于打斷正從事的工作，千萬要扼要地回答，然后雙方都可以繼續(xù)做自己的事情。有人到你的辦公室來，你甚至可以站起來跟他講話。如果你坐著，就是給那些不速之客機會。（2） 長話短說一個你以為可以很快問完的問題，有時常常會變成一個比較復雜的問題，例如與訪客談了幾分鐘以后，你發(fā)現這個事要多花點時間，你就可以說：?我原以為這是個簡單的問題，但現在看起來問題有點復雜了，對不起，我早該問你花多少時間。?我12點以前要完成老板交給我的任務，把你的事情延期到明天好嗎？?坦率直言，你可以開門見山地說，我真的不想讓你掃興，但是我現在真沒空，希望你能夠見諒，或者希望你能夠諒解。門戶開放的不速之客浪費時間的原因浪費時間的第二個原因就是敞開你的大門，門戶開放等于是聽命于別人，這種方式可以讓需要找你的人都能夠找到你。但是在很多情況之下，你卻變成了公然歡迎別人的打擾對象，你把門打開了，不速之客當然會進來。解決的方法(1)學會過濾?讓部屬安排見面的時間。如果沒有助理的時候，一開始就設好時間。?當這個不速之客要找你談話時，你可以到別的辦公室去談，或者站起來說話。?不速之客如果是你的上司或你的老板，你要盡早謹慎地提到你正在替他進行的工作及完成期限，詢問自己是否可以晚一點去他的辦公室以便討論別的事情。(2)不要讓別人找到你不算是很好的方法但卻很有效的做法就是不要讓別人找到你。因為你的工作特別是你的職位越高，你的工作任務越重，你的時間就越寶貴。不讓別人找到你，即不干擾別人也就不被別人干擾。如果一個組織認為需要強化有形的門戶開放政策的話，你和所有的同事就必須發(fā)揮相互尊重的精神，留意他人的作息時間，不要讓自己變成干擾者。用人不當的原因及解決方法浪費時間的原因在競爭激烈的社會環(huán)境里，公司改組，縮小規(guī)模，裁減人員的管理方式已經司空見慣，管理人員必須會利用較少的員工去完成較多的或至少與過去等量的工作，因為越是競爭，人手越不足，工作量就會越大。管理人員必須學會如何利用較少的人去完成更多的工作，或者說與過去等量的工作。員工能力不足或部屬欠缺完成工作的能力是浪費時間的重要原因。這意味著：?公司雇人程序出了錯；?該職位提供了不正當的訓練，因為不正當的訓練造成員工不知道他的工作中，每一天做的最有價值的事情是什么。解決的方法1.教導員工善用時間教導員工善用時間，學習良好的時間管理，告訴他們排除干擾包括來自你的干擾，并示范如何為一天設立目標，以及將這些目標排出優(yōu)先次序的技巧?！景咐亢柟镜钠髽I(yè)文化中強調的逐日完成計劃的一種習慣，即OEC管理的日清、日結、日高。海爾教導他們的員工提高效率，今天要把今天的事情完成，而且要比昨天更進步。提高效率就是在節(jié)約時間。他們運用每日計劃完成他們的工作，如果員工沒有做好，主管就會要求他站在海爾公司里一種叫做6S大腳印上面，檢討一下為什么今天的工作沒有完成，為什么進度沒有完成，要怎么樣做才能做得更好。2.提升員工時間管理的成本意識改善現有員工運用的情況，如果還是不足，就必須擬定一套職位管理計劃，根據工作日志做一次詳盡的成本利用分析?，F在很多員工比較缺乏成本意識，有的人是為工作而工作，不知道得他今天的工作價值，他僅是為了這個公司而上班。所以作為主管，你必須讓你的員工，你的團隊里的每一個人了解時間的成本觀念。你這個月做多少業(yè)績是用多少時間完成的，你每一次的時間成本是多少，透過這種時間成本的訓練去影響他們，讓他們去接受訓練。讓員工接受良好的訓練，同時你也可以帶領他們完成每天的工作，對員工發(fā)揮極大的影響力。所謂開發(fā)潛能就是訓練并教導你的員工了解時間的成本意識。社交閑談的原因及解決方法浪費時間的原因純粹的社交動機用一句話來講叫做不甘寂寞。需要改變工作的步調異常和好奇心理，渴望消息靈通，滿足自我，害怕冒犯別人，無法抗拒、喜歡社交的人，工作時間在辦公室里閑談，都是造成浪費時間的原因。解決的方法(1)過濾訪客與電話來訪的客人要讓秘書首先接待，謝絕與工作無關的人員和電話。(2)衡量辦公地點是否恰當很多大公司設置0A辦公區(qū)，每人一個空間，不要造成員工與員工之間的對話，避免無謂的言談。過去的辦公室是屬于開放式的，你坐在我前面，他坐在我后面，一個人講