企業(yè)檔案微觀管理體制的管理學思考

企業(yè)檔案微觀管理體制的管理學思考內容內容摘要：在市場經濟條件下，企業(yè)對檔案信息的需求，決定了企業(yè)檔案工作在企業(yè)管理中的特殊作用。檔案工作不再像計劃經濟時代那樣按固定不變的體制進行管理，而必需與企業(yè)目的相一致，與企業(yè)發(fā)展相適應。怎樣建立、健全與之相適應的國有企業(yè)檔案管理體制，并在企業(yè)發(fā)展進程中不斷完善自我，也是值得我們進一步深切進入研究的。為建立適應我們國家國情、適應社會市場經濟體制、適應檔案事業(yè)久遠發(fā)展需要的新的企業(yè)檔案管理體制，進行了初步討論。本文本文關鍵詞語語：企業(yè)檔案；體制改革；現(xiàn)代企業(yè)制度牛記英G271A1672-3198(2009)04-0041-021企業(yè)檔案管理體制的初步構成時期在1949～1953年國民經濟恢復任務完成后，我們國家進入了第一個五年計劃、大發(fā)展及國民經濟調整時期。隨著國民經濟恢復任務的完成，提出了把工作中心轉移到有計劃的大規(guī)模的經濟建設和技術革命上來。這期間構成了大量的科技檔案資料需要采集、整理及提供利用，因而就提出了建立企業(yè)技術檔案管理體制問題。自1954～1965年或國家檔案局發(fā)布了一系列有關建立與加強企業(yè)技術檔案資料管理體制的文件，根據這些文件和企業(yè)技術檔案資料管理的實際情況，能夠看出這一時期企業(yè)檔案管理體制的初步構成經過。(1)企業(yè)技術檔案資料工作的內部管理體制問題：1954年原人民政務院頒布了〔關于國外技術資料圖紙的申請和管理暫行辦法〕，1955年又作了補充規(guī)定。其中指出“各委、部、局所屬各公司、廠、礦的技術檔案資料管理機構，應由各該部門行政首長直接領導〞。(2)明確了企業(yè)技術檔案資料工作的外部管理體制：1960年2月29日批準頒布的〔技術檔案室工作暫行通則〕(下面簡稱〔通則〕)和1964年3月3日、批轉的國家檔案局〔關于進一步加強技術檔案工作的報告〕，都對企業(yè)內部技術檔案管理的領導、從屬關系和管理形式，以及企業(yè)外部對技術檔案管理的領導和指點關系，作了更詳細更明確的規(guī)定。這一時期，企業(yè)檔案工作在委統(tǒng)一領導下，一般在行政管理上由行政負責人，如辦公室主任直接領導。而業(yè)務上歸技術副廠長或總工程師主管，但也有一些企業(yè)由某一科(室)，如技術科或設計科領導。企業(yè)檔案管理的組織形式重要有兩種機構類型三種管理形式。兩種機構類型為單獨管理技術檔案的獨立的技術檔案室和統(tǒng)一管理、政、工、團文書檔案和技術檔案的聯(lián)合檔案室。三種管理形式為：①集中型，即由技術檔案室或聯(lián)合檔案室集中保管本企業(yè)的技術檔案或全部檔案；②集中與分級結合型，即由技術檔案室或聯(lián)合檔案室集中保管本企業(yè)全局性的機密性的主要技術檔案，并負責制訂本企業(yè)技術文件、檔案的管理制度及監(jiān)督其貫徹履行，而一般性技術檔案則由有關的業(yè)務技術科(室)按統(tǒng)一要求分別保管；③分散型，即企業(yè)的技術檔案或全部檔案由各部門或個人自行管理。2企業(yè)檔案管理體制的恢復時期1980年12月9日批準國家經委、建委、科委和國家檔案局發(fā)布施行〔科學技術檔案工作條例〕(下面簡稱〔條例〕)。該〔條例〕專門設“科技檔案工作管理體制〞一章，其中除規(guī)定企業(yè)應承受“條塊〞的領導和指點、監(jiān)督、檢查外，還對不同類型企業(yè)的科技檔案管理機構形式，科技檔案工作的領導關系作了比〔通則〕更明確更全面的規(guī)定。在專業(yè)主管機關對本系統(tǒng)企業(yè)科技檔案管理機構的設置形式及其領導和從屬關系等方面也作了詳細規(guī)定。3企業(yè)檔案管理體制的發(fā)展和探尋求索時期1984年在〔關于經濟體制改革的決定〕中提出加強企業(yè)活力是經濟體制改革的中心環(huán)節(jié)。改革的重點是加強國有大中型企業(yè)的生機和活力。1986年又發(fā)布了〔關于加強工業(yè)企業(yè)管理若干問題的決定〕，1987年國家檔案局、國家經委和科委根據關于加強企業(yè)管理的要求，為使企業(yè)檔案工作適應企業(yè)“抓管理、上等級、全面提升素質〞的需要，制發(fā)了〔國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定〕(下面簡稱〔規(guī)定〕)。這一文件的發(fā)布和施行標記著我們國家企業(yè)檔案統(tǒng)一管理的內部管理體制確實立。這一時期，企業(yè)檔案工作的外部管理體制出現(xiàn)了“條塊〞結合，以“塊〞為主的趨向。國家各個專業(yè)主管機關內設立的檔案部門，對部、直屬企業(yè)的檔案工作，實行按專業(yè)集中統(tǒng)一領導的體制；對已經下放地方的企業(yè)檔案工作。則由直接管理改變?yōu)楹暧^調控。地方各級檔案行政管理部門也實行局、館合一的組織形式。履行行政和事業(yè)雙重本能機能。相應地，企業(yè)檔案工作由領導生產、科研的負責人或總工程師負責，到明確由一位副廠長(副經理)來直接領導。由此，說明了企業(yè)統(tǒng)一管理的領導體制確實立。企業(yè)檔案管理的組織形式重要有兩種機構類型；各類檔案的綜合性管理機構和檔案與書刊資料的綜合性管理機構；三種管理形式；集中型、集中與分級結合型、分散型。4結束語我們國家企業(yè)檔案工作一直是實行國家檔案局統(tǒng)一掌管下，按專業(yè)實行統(tǒng)一管理的體制。它的基本特征是，在行政從屬關系的基礎上，普遍采取行政手段實現(xiàn)宏觀管理的目的。它是計劃經濟體制下，企業(yè)檔案工作貫徹國家的統(tǒng)一規(guī)劃、計劃，實現(xiàn)國家宏觀管理目的的客觀要求。改革企業(yè)檔案工作管理體制，關鍵是要改變檔案行政管理機關以及各專業(yè)主管機關檔案管理部門的本能機能，讓企業(yè)擁有決定其檔案工作發(fā)展的切實權利。為了更好地進行宏觀調控，建立以行業(yè)協(xié)調為重要工作內容的企業(yè)檔案工作協(xié)會，以取代“條塊〞結合的管理體制，是企業(yè)檔案工作改革的必由之路。這項改革應與的機構調整、本能機能改變同步進行。一方面調整機構、改變本能機能，行政手段的直接管理將更多地為經濟手段、法律手段的間接管理方式所取代。另一方面，企業(yè)的改革也在不斷深化，正處于積極探尋求索和嘗試現(xiàn)代企業(yè)制度的經過中。這兩個方面都提出了改革企業(yè)檔案工作的管理體制，即檔案行政管理機關減少對企業(yè)檔案工作的直接行政干涉，向以協(xié)調檔案協(xié)會為重要工作內容的方向改變；各級各類專業(yè)主管機關的檔案管理部門，也要減少對企業(yè)檔案工作的直接干涉，順應由專業(yè)管理向行業(yè)管理發(fā)展的趨勢，向建立行業(yè)企業(yè)檔案管理機制的方向發(fā)展。都將促使企業(yè)檔案工作舊的管理體制的解體和新的管理體制的建立，這是符合上述兩個方面改革的客觀要求的。為實現(xiàn)這種變更，應該充足利用各專業(yè)主管機關在各自系統(tǒng)企業(yè)檔案工作中的行政權威和業(yè)已存在的企業(yè)檔案部門之間的親密聯(lián)絡，采用自愿加入、自愿結合的形式，盡快建立起不同條理的企業(yè)檔案工作協(xié)會，構成行業(yè)性的檔案管理標準、管理行為的協(xié)調中心和信息溝通中心。在各級行政區(qū)內，也應積極組織打破行業(yè)界限的地方性的企業(yè)檔案工作協(xié)會，構成不同規(guī)模、范圍的地方性企業(yè)檔案管理的協(xié)調中心和信息溝通中心。行業(yè)性的和地方性的企業(yè)檔案工作協(xié)會，應繼承原有企業(yè)檔案管理形式中宏觀協(xié)調、法規(guī)監(jiān)督和經歷體驗溝通的工作本能機能，但它是以自愿加入、自愿結合方式構成。并在自愿承當相關的責任和義務的基礎上，享有協(xié)會帶來的權益；它聚集企業(yè)檔案工作信息，構成和推廣科學的管理原則、先進經歷體驗，協(xié)調各成員單位的管理行為