XX公司費(fèi)用管理報(bào)銷辦法詳解

企業(yè)花費(fèi)管理及報(bào)銷方法目錄第一章總則第二章花費(fèi)管理內(nèi)容第三章花費(fèi)報(bào)銷規(guī)定第四章附則第一章總則第一條為增強(qiáng)XX企業(yè)(以下簡稱“企業(yè)”)花費(fèi)管理，合理控制各項(xiàng)花費(fèi)支出，規(guī)范花費(fèi)報(bào)銷流程，特?cái)M訂本方法。第二條各項(xiàng)花費(fèi)支出均以企業(yè)批復(fù)的年度花費(fèi)估算為依照，在估算范圍內(nèi)開銷。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)做好花費(fèi)項(xiàng)目的控制，防止出現(xiàn)超估算的狀況。第三條本方法合用于XX企業(yè)各部門。第二章花費(fèi)管理內(nèi)容第四條花費(fèi)管理分為平時花費(fèi)和專項(xiàng)花費(fèi)管理兩部分。第五條平時花費(fèi)主要包含：辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)款待費(fèi)、交通燃料費(fèi)、郵電通信費(fèi)、會議費(fèi)、差旅費(fèi)、維修費(fèi)、書報(bào)資料費(fèi)、禮物費(fèi)等等。第六條專項(xiàng)花費(fèi)主要包含：出國費(fèi)、咨詢費(fèi)、訴訟費(fèi)、廣告費(fèi)、審計(jì)費(fèi)、資助費(fèi)、員工住宅物業(yè)費(fèi)及供暖費(fèi)、員工教育經(jīng)費(fèi)、福利費(fèi)、經(jīng)濟(jì)賠償金等。第三章花費(fèi)報(bào)銷規(guī)定第七條花費(fèi)報(bào)銷審批權(quán)限為完美內(nèi)部控制，花費(fèi)管理依照權(quán)限分級審批?；ㄙM(fèi)報(bào)銷審批堅(jiān)持“一支筆署名”原則，需要受權(quán)的，須以書面正本受權(quán)書通知財(cái)務(wù)部，不然不予認(rèn)同。-1-（一）平時花費(fèi)個人估算內(nèi)花費(fèi)報(bào)銷審批權(quán)限：1）部門副經(jīng)理（含助理）級以下人員的花費(fèi)報(bào)銷由部門經(jīng)理（或主持）或其受權(quán)署名人審批;2）部門副經(jīng)理（含助理）的花費(fèi)報(bào)銷，由自己作為報(bào)銷人署名，部門經(jīng)理（或主持）署名后報(bào)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審批;3）部門經(jīng)理（或主持）的花費(fèi)報(bào)銷，由自己作為報(bào)銷人署名，企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審批;4）企業(yè)副總經(jīng)理（含總經(jīng)理助理）的花費(fèi)報(bào)銷，由自己作為報(bào)銷人署名，企業(yè)總經(jīng)理或其受權(quán)人審批;5）企業(yè)總經(jīng)理的花費(fèi)報(bào)銷，由自己作為報(bào)銷人署名，企業(yè)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。部門公共估算內(nèi)花費(fèi)報(bào)銷由部門經(jīng)理（或主持）或其受權(quán)署名人審批。企業(yè)公共估算內(nèi)花費(fèi)報(bào)銷由企業(yè)總經(jīng)理或其受權(quán)人審批。4、超估算花費(fèi)報(bào)銷須報(bào)企業(yè)總經(jīng)理或受權(quán)人審批。（二）專項(xiàng)花費(fèi)有專項(xiàng)請示報(bào)告的：經(jīng)辦人員應(yīng)提交經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)同意的專項(xiàng)請示報(bào)告，在核批的估算范圍內(nèi)，由部門經(jīng)理（或主持）或其受權(quán)人署名報(bào)銷。無專項(xiàng)請示報(bào)告的：經(jīng)辦人員憑有效合同、協(xié)議及經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)同意的花費(fèi)報(bào)銷單報(bào)銷。第八條花費(fèi)報(bào)銷支付方式與報(bào)銷程序花費(fèi)報(bào)銷的支付方式以現(xiàn)金和支票支付為主。（一）現(xiàn)金支付以現(xiàn)金方式支付花費(fèi)款，應(yīng)在國家財(cái)經(jīng)制度規(guī)定的現(xiàn)金支出范圍內(nèi)，主-2-要包含：個人勞務(wù)酬勞；各樣勞保、福利花費(fèi)以及國家規(guī)定的對個人的其余支出；出差人員一定隨身攜帶的差旅費(fèi)；結(jié)算起點(diǎn)（1000元）以下的零星支出；中國人民銀行確立需要支付現(xiàn)金的其余支出。現(xiàn)金報(bào)銷時間為每周四、五。報(bào)銷人員應(yīng)填妥報(bào)銷單，按上述第七條之審批權(quán)限簽批后交財(cái)務(wù)部，由有關(guān)會計(jì)人員審查并制作記賬憑據(jù)后交出納一致進(jìn)行現(xiàn)金收付。借支現(xiàn)金，應(yīng)填寫借錢單，經(jīng)部門經(jīng)理（或主持）或其受權(quán)人、財(cái)務(wù)部經(jīng)理或其受權(quán)人署名后，到財(cái)務(wù)部辦理借錢手續(xù)。報(bào)銷花費(fèi)時，憑有效票據(jù)填寫花費(fèi)報(bào)銷單，按上述第七條之審批權(quán)限簽批后，到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)，并在備注欄加以說明。借錢人應(yīng)實(shí)時辦理借錢核銷手續(xù)（還款或報(bào)銷花費(fèi)沖還借錢），原則上不同意重復(fù)借錢，上次借錢未結(jié)清者，不得再次借錢。（二）支票支付原則上，金額1000元人民幣及以上的支出款項(xiàng)須使用支票支付。經(jīng)辦人員須填制支票領(lǐng)用單。平時花費(fèi)的支票領(lǐng)用，由部門經(jīng)理（或主持）或其受權(quán)人、財(cái)務(wù)部經(jīng)理或其受權(quán)人署名后，到財(cái)務(wù)部辦理領(lǐng)用手續(xù)。專項(xiàng)花費(fèi)的支票領(lǐng)用，須另附主管領(lǐng)導(dǎo)同意的專項(xiàng)請示報(bào)告。支票領(lǐng)用后，只好用于支票領(lǐng)用單上寫明的用途，不得挪作他用。如因故未使用，經(jīng)辦人員須于領(lǐng)用后兩日內(nèi)將支票退回財(cái)務(wù)部。支票使用后，經(jīng)辦人員須在三個工作日內(nèi)將填妥并有效署名的花費(fèi)報(bào)銷單送交財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)。因特別狀況不可以在規(guī)準(zhǔn)時間內(nèi)報(bào)銷的，須實(shí)時向財(cái)務(wù)部說明。逾期不報(bào)銷的人員，財(cái)務(wù)部將按期宣布，其實(shí)不同意其所在部門領(lǐng)-3-取新支票。第九條花費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)花費(fèi)報(bào)銷須依照企業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷花費(fèi)的，應(yīng)在報(bào)銷前經(jīng)有效審批人的上司直接負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理及受權(quán)人同意。業(yè)務(wù)款待費(fèi)：指與業(yè)務(wù)有關(guān)的宴請費(fèi)和禮物支出。宴請客戶無特別原由不得去豪華飯館，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)級一次宴請金額原則上不超出2000元且人均標(biāo)準(zhǔn)不超出200元，部門經(jīng)理級一次宴請金額原則上不超出1000元且人均標(biāo)準(zhǔn)不超出150元，其余人員一次宴請?jiān)瓌t上不超出500元且人均標(biāo)準(zhǔn)不超出100元。凡一次花費(fèi)超出規(guī)定限額及標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)按分級審批權(quán)限，報(bào)上一級領(lǐng)導(dǎo)審批，禁止將同一款待活動發(fā)生的花費(fèi)拆分后分次報(bào)銷。禮物支出，要求各部門盡量使用企業(yè)辦公室一致購買的禮物，對有特別要求購買的其余禮物，由各部門自行采買，報(bào)銷時經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批署名后，依照正常報(bào)銷程序報(bào)銷。業(yè)務(wù)款待費(fèi)超出報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的，須在執(zhí)行正常審批程序后報(bào)企業(yè)總經(jīng)理或受權(quán)人同意。國內(nèi)差旅費(fèi)員工出差須提早在企業(yè)辦公系統(tǒng)填寫出差申請審批單，并提交有效審批人同意。出差申請審批單為員工出差借錢、報(bào)銷及領(lǐng)拿出差補(bǔ)助的重要依照，出差時期的補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)為30元/天（參加會議除外），出差時期的業(yè)務(wù)款待費(fèi)原則上不再報(bào)銷。出差住宿標(biāo)準(zhǔn)原則上為三星級以下酒店（含三星級）。員工可依據(jù)年度差旅費(fèi)估算及出差所在地實(shí)質(zhì)狀況，本著節(jié)儉的原則選擇住宿酒店，如參加會議或陪伴客戶出差高出住宿標(biāo)準(zhǔn)的，報(bào)銷時須提交舉辦方會議通知或經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意的請示文件；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員出差住宿費(fèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷。各種地域及員工住宿費(fèi)詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)以下：出差到上海、廣州、深圳等直轄市、省會城市及經(jīng)濟(jì)特區(qū)：-4-總經(jīng)理（含主持工作的副總經(jīng)理）350RMB副總經(jīng)理（含部門總經(jīng)理助理）300RMB一般員工（含部門內(nèi)部設(shè)置的部下經(jīng)理）200RMB出差到其余城市：總經(jīng)理（含主持工作的副總經(jīng)理）250RMB副總經(jīng)理（含部門總經(jīng)理助理）200RMB一般員工（含部門內(nèi)部設(shè)置的部下經(jīng)理）150RMB3、如遇單人出差，每晚住宿費(fèi)可在上述標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上增添50%。在選擇交通工具時，要求十二小時之內(nèi)（夕發(fā)朝至）乘坐火車可以抵達(dá)的，應(yīng)盡量選乘火車，火車席位為硬臥或硬座，特別狀況需乘坐軟臥或飛機(jī)的，應(yīng)提早獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意。國內(nèi)出差乘坐飛機(jī)的，一律乘坐經(jīng)濟(jì)艙。報(bào)銷差旅費(fèi)時，出差人應(yīng)填制差旅費(fèi)報(bào)銷單，報(bào)銷票據(jù)除供給花費(fèi)有關(guān)發(fā)票外，還應(yīng)供給住宿清單及出差申請審批單。出差人在經(jīng)同意的出差時期發(fā)生的上述交通費(fèi)、住宿費(fèi)及出差補(bǔ)助可在上述標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)據(jù)實(shí)報(bào)銷，但住宿費(fèi)中與住宿沒關(guān)的花費(fèi)，如洗衣費(fèi)、房間酒水等不予報(bào)銷。對于出差時期因特別狀況發(fā)生的業(yè)務(wù)款待費(fèi)需獨(dú)自填制業(yè)務(wù)款待費(fèi)報(bào)銷單并經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后報(bào)銷。高出差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的須報(bào)請企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，不然高出部分不予報(bào)銷。如出差機(jī)票（含國際機(jī)票）由辦公室一致訂購的，出差人應(yīng)在返回企業(yè)后將機(jī)票報(bào)銷聯(lián)退回辦公室，由辦公室一致辦理機(jī)票報(bào)銷及花費(fèi)分?jǐn)偸掷m(xù)；出差人有借錢的，應(yīng)在填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單時據(jù)實(shí)填寫，多退少補(bǔ)，逾期不送還借錢的，財(cái)務(wù)部可拒絕再次借錢。（三）出國花費(fèi)：執(zhí)行財(cái)政部、外交部印發(fā)的《對于暫時出國人員花費(fèi)開銷標(biāo)準(zhǔn)和管理方法的規(guī)定》。（四）辦公用品：由辦公室負(fù)責(zé)在估算范圍內(nèi)一致購買，報(bào)銷時由部門負(fù)責(zé)人署名確認(rèn)花費(fèi)分?jǐn)?，?jīng)辦人、辦公室負(fù)責(zé)人署名后報(bào)銷。因特別原由各部門自行購買辦公用品的，報(bào)銷時須由部門經(jīng)理及辦公室負(fù)責(zé)人雙簽后方可報(bào)銷。-5-估算外購買辦公用品須報(bào)請企業(yè)總經(jīng)理同意。（五）書報(bào)資料費(fèi)：購買資料應(yīng)依據(jù)實(shí)質(zhì)工作需要辦理，嚴(yán)格控制，根絕浪費(fèi)，企業(yè)報(bào)刊雜志的定閱由辦公室一致擬訂計(jì)劃報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意后辦理。報(bào)銷時應(yīng)注明用途和名稱，依照正常報(bào)銷審批程序報(bào)銷。（六）通信費(fèi)：包含辦公電話、挪動電話及住所電話花費(fèi)。1、辦公電話：依照員工工作崗位和要求，經(jīng)部門經(jīng)理同意可申請開通國內(nèi)長途功能，未經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，原則上不開通國際長途功能。辦公電話花費(fèi)由企業(yè)一致支付，電話使用人及所在部門擔(dān)當(dāng)。2、住所電話：企業(yè)僅負(fù)責(zé)擔(dān)當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)（總經(jīng)理助理以上司）或其余經(jīng)同意報(bào)財(cái)務(wù)部存案人員的一部住所電話花費(fèi)，但企業(yè)原則上不擔(dān)當(dāng)住所電話的國際長途話費(fèi)，不然需提交企業(yè)總經(jīng)理或受權(quán)人審批。住所電話報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)為總經(jīng)理500元/月，其余企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)300元/月，由企業(yè)依如實(shí)質(zhì)話費(fèi)在審定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)一致辦理報(bào)銷手續(xù)。3、挪動電話費(fèi)：挪動電話話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由企業(yè)一致依照崗位級別（企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、部門總經(jīng)理（或主持）、部門副總經(jīng)理（含助理）、部門部下經(jīng)理、一般員工和工作性質(zhì)（即業(yè)務(wù)部門和職能部門）分別予以審定；員工級別由本部門提出，提交人力資源部審查，報(bào)財(cái)務(wù)部存案，員工崗位調(diào)整時，自調(diào)整之日的次月執(zhí)行新崗位標(biāo)準(zhǔn)。在下述審定的標(biāo)準(zhǔn)、原則和要求范圍內(nèi)，挪動電話費(fèi)按月實(shí)報(bào)實(shí)銷。（1）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)：指企業(yè)總經(jīng)理助理（含總經(jīng)理助理）以上，話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為元/月；2）部門經(jīng)理（或主持）：話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為200元/月；3）部門部下負(fù)責(zé)人話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為100元/月；挪動話費(fèi)報(bào)銷的原則和詳細(xì)要求：（1）審定報(bào)銷花費(fèi)的挪動電話，應(yīng)本著節(jié)儉的原則，盡量縮短通話時間，其實(shí)不得轉(zhuǎn)借別人使用；（2）除員工正常休假，連續(xù)未上班時間超出10天的員工，未上班月份不得報(bào)銷挪動話費(fèi)；（3）企業(yè)原則上只同意報(bào)銷一部手機(jī)的話費(fèi)，挪動電話號碼以及部門內(nèi)部審定的部下-6-經(jīng)理名單需提早報(bào)財(cái)務(wù)部存案，報(bào)銷非存案人員及電話號碼的話費(fèi)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕；（4）話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為月度標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)月話費(fèi)高出審定標(biāo)準(zhǔn)的，高出部分原則上由個人擔(dān)當(dāng)，不得積累計(jì)算報(bào)銷；（5）除一般員工外，其余人員報(bào)銷挪動電話費(fèi)，原則上不同意報(bào)銷手機(jī)充值卡發(fā)票，不然，須供給當(dāng)月話費(fèi)清單，并在審定的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷；（6）員工因公出差致使超出審定標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷挪動電話費(fèi)的，須憑發(fā)票和出差審批單，獨(dú)自填制報(bào)銷申請，依照報(bào)銷程序進(jìn)行審批，并提交企業(yè)總經(jīng)理或受權(quán)人同意，但報(bào)銷金額不可以超出原審定標(biāo)準(zhǔn)的30%，其余原由致使高出審定標(biāo)準(zhǔn)的，一律不予報(bào)銷。（七）文體活動費(fèi)：企業(yè)的文體活動一致由企業(yè)工會、辦公室依照年度估算組織安排，花費(fèi)由牽頭部門負(fù)責(zé)人、工會負(fù)責(zé)人署名后報(bào)銷。員工個人的文體活動花費(fèi)自理。（八）會議費(fèi)：參加其余單位組織的工作會議，報(bào)銷時須供給會議通知。企業(yè)內(nèi)部組織召開的會議，須供給經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)級以上領(lǐng)導(dǎo)同意的專項(xiàng)請示報(bào)告。若會議費(fèi)需在各部門分?jǐn)偟模砂k會議的部門做出花費(fèi)分?jǐn)偙?，?jīng)與會部門經(jīng)理署名后，到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)。（九）固定財(cái)產(chǎn)購買：應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行估算審批制度，報(bào)銷時憑已批復(fù)的估算和發(fā)票，經(jīng)部門經(jīng)理及財(cái)產(chǎn)主管部門經(jīng)理雙簽后辦理。第十條花費(fèi)報(bào)銷票據(jù)及花費(fèi)報(bào)銷單填列要求1．全部花費(fèi)報(bào)銷一定切合財(cái)務(wù)制度規(guī)定及企業(yè)花費(fèi)管理原則。報(bào)銷票據(jù)一定為切合企業(yè)規(guī)定的同意報(bào)銷的花費(fèi)項(xiàng)目和財(cái)務(wù)制度規(guī)定的有效報(bào)銷票據(jù)。除極特別狀況由自己做出版面說明，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)署名外，不切合規(guī)定的票據(jù)一律不予報(bào)銷。花費(fèi)報(bào)銷單的填制要求（1）報(bào)銷單的填制須列明花費(fèi)項(xiàng)目、發(fā)誕辰期、所附發(fā)票張數(shù)、金額大小寫共計(jì)等因素。業(yè)務(wù)款待費(fèi)的報(bào)銷須逐項(xiàng)列明事由、參加人名和人數(shù)；差旅費(fèi)的報(bào)銷除供給發(fā)票外還須供給明細(xì)單，此中交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)等應(yīng)分項(xiàng)填寫，住宿費(fèi)原則上應(yīng)寫明每天房費(fèi)的金額及住宿天數(shù)、人數(shù)。每次出差的花費(fèi)-7-需一次報(bào)清。（2）一張報(bào)銷單波及多個花費(fèi)項(xiàng)目的，應(yīng)注明每個花費(fèi)項(xiàng)目的發(fā)生額，以便財(cái)務(wù)人員歸集花費(fèi)。（3）波及共同花費(fèi)分?jǐn)偟?，一定書面注明，并由有關(guān)人員署名確認(rèn)。依據(jù)所報(bào)銷花費(fèi)項(xiàng)目，由花費(fèi)支出人自己或拜托人填寫企業(yè)一致印制的標(biāo)準(zhǔn)格式報(bào)銷單。報(bào)銷單主要有以下五類：1）醫(yī)療費(fèi)報(bào)銷單：用于切合企業(yè)規(guī)定的醫(yī)療費(fèi)報(bào)銷。報(bào)銷時，須附醫(yī)院處方，在藥店購藥需有醫(yī)院開具的處方及藥單。2）出國花費(fèi)報(bào)銷單：用于出國人員由企業(yè)負(fù)擔(dān)的出國花費(fèi)。分為出國花費(fèi)報(bào)銷總表和分國別花費(fèi)報(bào)銷明細(xì)表，報(bào)銷時，應(yīng)在填列總表的同時按所到國家分別填列明細(xì)表。3）差旅費(fèi)報(bào)銷單：用于企業(yè)人員各項(xiàng)差