公司經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險(xiǎn)

公司經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險(xiǎn)合同行為是公司存續(xù)期間最重要的活動(dòng)事項(xiàng)在執(zhí)業(yè)過(guò)程中律師注意到合同管理制度不健全一直是困擾眾多公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展的一大問(wèn)題在司法實(shí)踐中大量合同法律糾紛的產(chǎn)生及不利法律后果的承受均系公司自身“合同行為”不慎所致作為發(fā)展中的公司必須盡快理順“合同管理”制度才有助于避免合同風(fēng)險(xiǎn)促進(jìn)對(duì)外正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展一、“合同管理”的基本內(nèi)涵“合同管理”并不是一個(gè)法律上的嚴(yán)格概念而是公司相對(duì)應(yīng)“合同行為”的每個(gè)階段而進(jìn)行全過(guò)程管理活動(dòng)的總稱(chēng)實(shí)踐中公司開(kāi)展的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)均是依靠“合同行為”（包括書(shū)面形式、口頭形式和其他形式）來(lái)完成鑒于“合同行為”在公司對(duì)外經(jīng)營(yíng)中活動(dòng)中的重要地位公司必須將“合同管理”作為公司內(nèi)部最基本的管理制度之一并給予高度重視必須注意的是“合同行為”并不局限于與合同相對(duì)人簽署合同這樣一個(gè)靜態(tài)的時(shí)間點(diǎn)而是一個(gè)動(dòng)態(tài)、連續(xù)的過(guò)程包括：合同樣本的制定、技術(shù)性條款的設(shè)立、合同相對(duì)人資信狀況的調(diào)查、合同條款的談判、特別條款的約定、合同的簽訂、合同內(nèi)容的履行、爭(zhēng)議事項(xiàng)的發(fā)生及解決等一系列環(huán)節(jié)公司“合同管理”即是圍繞“合同行為”這一系列具體環(huán)節(jié)而展開(kāi)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和實(shí)時(shí)控制活動(dòng)律師在執(zhí)業(yè)活動(dòng)中也注意到：外資公司較內(nèi)資公司更重視“合同管理”并多將“合同管理”作為公司經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的一項(xiàng)日常工作來(lái)抓;“合同管理”制度健全、落實(shí)到位的公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中爭(zhēng)議事項(xiàng)發(fā)生較少即使有爭(zhēng)議事項(xiàng)出現(xiàn)該等爭(zhēng)議事項(xiàng)的法律后果也大都在公司制度可預(yù)期的范圍內(nèi)因此加強(qiáng)公司的“合同管理”是保障公司經(jīng)營(yíng)安全、最大程度降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的必要舉措二、合同管理制度的相關(guān)制度設(shè)計(jì)律師認(rèn)為鑒于公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中“合同行為”涉及面廣、內(nèi)容復(fù)雜本著安全與效率并舉的原則并借鑒有關(guān)公司的成熟操作經(jīng)驗(yàn)公司內(nèi)部的合同管理可以實(shí)行“分級(jí)管理制度”、“歸口管理制度”并落實(shí)“承辦人負(fù)責(zé)制度”實(shí)行1分.級(jí)管理制度所謂分級(jí)管理是指將合同行為按照一定標(biāo)準(zhǔn)（如合同金額、合同標(biāo)的、合同期限、付款時(shí)間等）進(jìn)行劃分再區(qū)別進(jìn)行管理以合同銷(xiāo)售金額為例公司可規(guī)定銷(xiāo)售金額在100元0以下的合同可由具體業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)審核、簽署而100元0以上的合同行為須由公司法定代表人審核這種管理模式的優(yōu)勢(shì)在于可對(duì)業(yè)務(wù)人員適當(dāng)放權(quán)減少公司管理層的工作量同時(shí)公司又能將風(fēng)險(xiǎn)控制在較低范圍內(nèi)實(shí)行2歸.口管理制度所謂歸口管理是指公司內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)集中管理公司合同文本、控制合同進(jìn)度的相應(yīng)機(jī)構(gòu)（或由相關(guān)部門(mén)兼負(fù)起這個(gè)職能）合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)將公司所有合同文本、往來(lái)信函、傳真件原件、信函憑證、送貨憑證的原件及業(yè)務(wù)人員的《業(yè)務(wù)報(bào)表》進(jìn)行統(tǒng)一保管公司合同歸口管理的必要性在于：可實(shí)現(xiàn)公司合同文本的集中、統(tǒng)一管理不致發(fā)生合同原件的散落、遺失;便于公司負(fù)責(zé)人及時(shí)了解公司全部合同的進(jìn)展情況;便于集中審查公司業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況也有利于對(duì)公司業(yè)務(wù)人員實(shí)現(xiàn)業(yè)績(jī)考核實(shí)行3承.辦人負(fù)責(zé)制度承辦人負(fù)責(zé)制度設(shè)計(jì)的目的在于確保公司每筆合同都有相應(yīng)的專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)人跟進(jìn)不致發(fā)生遺忘及業(yè)務(wù)人員責(zé)任不清、相互扯皮現(xiàn)象業(yè)務(wù)承辦人工作應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的連續(xù)性、穩(wěn)定性從每筆業(yè)務(wù)開(kāi)始注意審查對(duì)應(yīng)客戶(hù)的主體資格、資信狀況、對(duì)應(yīng)客戶(hù)授權(quán)代表（或業(yè)務(wù)代表）的權(quán)限范圍;合同簽署后負(fù)責(zé)跟進(jìn)合同生效期限、貨物發(fā)放簽收情況、貨款進(jìn)帳情況、往來(lái)信函資料的收集等事項(xiàng);糾紛發(fā)生后還應(yīng)配合公司負(fù)責(zé)人、公司法律顧問(wèn)進(jìn)行相關(guān)訴訟、仲裁活動(dòng)此外業(yè)務(wù)承辦人還應(yīng)定期（如以每月為例）將手頭工作進(jìn)帳情況向公司負(fù)責(zé)人書(shū)面匯報(bào)（如以《工作月報(bào)表》形式）《工作月報(bào)表》內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：截至本月經(jīng)手合同數(shù)量、合同編號(hào)、對(duì)應(yīng)客戶(hù)、發(fā)貨情況、應(yīng)付款情況、實(shí)付款情況、逾期付款天數(shù)、對(duì)方聯(lián)系方式、其他說(shuō)明事項(xiàng)等公司負(fù)責(zé)人簽閱后退還承辦人承辦人再將公司負(fù)責(zé)人簽閱后的《工作月報(bào)表》交歸口管理機(jī)構(gòu)存檔、保管承辦人負(fù)責(zé)制度可與公司崗位責(zé)任制度建設(shè)相結(jié)合如業(yè)務(wù)承辦人應(yīng)將所有資料原件（如：合同文本、信函、掛號(hào)信函憑證、傳真件、公司負(fù)責(zé)人簽閱的《工作月報(bào)表》等等）交歸口管理機(jī)構(gòu)存檔自己可保留相應(yīng)的復(fù)印件或需要使用時(shí)到歸口管理機(jī)構(gòu)借閱;歸口管理機(jī)構(gòu)人員負(fù)責(zé)定期向業(yè)務(wù)人員索要近期資料;業(yè)務(wù)承辦人員應(yīng)及時(shí)就貨款進(jìn)帳情況與財(cái)務(wù)人員溝通財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將貨款進(jìn)帳情況予以反饋等;遇有對(duì)應(yīng)客戶(hù)逾期付款狀況的業(yè)務(wù)承辦人應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)人員溝通制作《對(duì)帳單》前往對(duì)帳財(cái)務(wù)人員應(yīng)予積極配合等三、合同文本及技術(shù)性條款的制定標(biāo)準(zhǔn)1化.合同文本的訂立是合同有效管理的必要前提律師認(rèn)為實(shí)現(xiàn)公司合同的標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)公司合同有效管理的必要前提零散、雜亂的合同格式是公司實(shí)現(xiàn)有效合同管理的一大障礙作為公司加強(qiáng)“合同管理”活動(dòng)的第一步實(shí)現(xiàn)合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化十分重要因此公司應(yīng)當(dāng)重視制定標(biāo)準(zhǔn)化的合同文本并應(yīng)注意在實(shí)踐中盡可能要求客戶(hù)接受公司提供的標(biāo)準(zhǔn)化合同文本與標(biāo)準(zhǔn)化合同文本的制定相關(guān)的是與客戶(hù)合同文本的主要條款（如付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決機(jī)制、擔(dān)保問(wèn)題等等）不能輕易進(jìn)行變動(dòng);若合同文本內(nèi)容最終發(fā)生了變動(dòng)則應(yīng)重新認(rèn)真審查變更后合同文本的合法性、嚴(yán)密性和可行性;必要時(shí)由律師進(jìn)行審查此外鑒于公司與某些客戶(hù)的交易行為往往具有連續(xù)性若每筆交易都視作一個(gè)單獨(dú)的合同一旦客戶(hù)方長(zhǎng)期拖欠貨款發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛則勢(shì)必會(huì)給公司將來(lái)的訴訟（或仲裁）帶來(lái)不便因?yàn)槊袷略V訟（或仲裁）中存有“一事一理”的基本理念即一個(gè)訴訟只能針對(duì)同一法律關(guān)系為減少將來(lái)可能發(fā)生的訴訟（或仲裁）過(guò)程中的不便建議公司與類(lèi)似客戶(hù)可簽訂長(zhǎng)期供貨合同將單筆的交易納入一個(gè)長(zhǎng)期供貨合同的框架之中這同時(shí)也有利于公司對(duì)合同的總體管理合同2中.可約定特定事項(xiàng)的授權(quán)代表合同行為中涉及訂單發(fā)送、確認(rèn)簽字、貨物簽收等一系列行為可能涉及人員較多如條件許可律師認(rèn)為在合同行為中應(yīng)當(dāng)直接明確雙方授權(quán)代表及其受權(quán)范圍如目前客戶(hù)方對(duì)公司的送貨單簽收相對(duì)比較混亂而確認(rèn)客戶(hù)確已收到貨物又是一旦雙方將來(lái)發(fā)生爭(zhēng)議公司進(jìn)行訴訟的重要依據(jù)故在合同文本中可約定客戶(hù)方對(duì)貨物簽收的簽字一個(gè)或數(shù)個(gè)貨物簽收授權(quán)代表并在合同中預(yù)留簽字字樣如授權(quán)代表發(fā)生變動(dòng)的應(yīng)在第一時(shí)間將授權(quán)人變動(dòng)情況及新的簽字字樣及時(shí)書(shū)面函告對(duì)方合同3中.所涉的印章使用及送達(dá)地址確認(rèn)問(wèn)題針對(duì)目前大多數(shù)公司印章使用相對(duì)混亂的行為也可在合同中約定各種印章在合同行為中的使用規(guī)則如簽署合同或補(bǔ)充條款應(yīng)使用“公章”或“合同專(zhuān)用章”;對(duì)帳應(yīng)使用“公章”、“合同專(zhuān)用章”或“財(cái)務(wù)專(zhuān)用章”;簽收貨物可使用“公章”、“合同專(zhuān)用章”、“財(cái)務(wù)專(zhuān)用章”或“業(yè)務(wù)專(zhuān)用章”等另外鑒于目前大量的公司注冊(cè)地與實(shí)際經(jīng)營(yíng)地不一或一家公司擁有多處經(jīng)營(yíng)地為防止糾紛發(fā)生時(shí)可能出現(xiàn)的雙方溝通不暢函件無(wú)法送達(dá)等情形可在合同文本中確認(rèn)雙方信函、文件等的送達(dá)地址明確任何一方地址發(fā)生變動(dòng)的應(yīng)及時(shí)書(shū)面通知對(duì)方并約定一方按確認(rèn)地址發(fā)出有關(guān)信函兩日后即可推定對(duì)方已收到對(duì)合4同.中的違約責(zé)任的設(shè)定要慎重必須注意的是合同文本中對(duì)違約責(zé)任的約定是把“雙刃劍”必須進(jìn)行合理的運(yùn)用在買(mǎi)賣(mài)雙方市場(chǎng)地位基本對(duì)等的情況下違約責(zé)任的設(shè)定更應(yīng)適當(dāng)合理這樣也更有利于客戶(hù)同意接受我方提供的合同文本在司法實(shí)踐中違約責(zé)任設(shè)定過(guò)高或過(guò)于苛刻往往會(huì)被法院或仲裁委員會(huì)認(rèn)定無(wú)效這就等同于沒(méi)有約定違約責(zé)任反而會(huì)不利于公司利益的維護(hù)重視5爭(zhēng).議解決問(wèn)題的約定現(xiàn)行法律對(duì)合同中爭(zhēng)議問(wèn)題的解決方式給予了較大的自由選擇空間根據(jù)《民事訴訟法》規(guī)定：“合同的雙方當(dāng)事人可以在書(shū)面合同中協(xié)議選擇被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告住所地、標(biāo)的物所在地人民法院管轄”;根據(jù)我國(guó)《仲裁法》規(guī)定：“當(dāng)事人采用仲裁方式解決糾紛應(yīng)當(dāng)雙方自愿達(dá)成仲裁協(xié)議沒(méi)有仲裁協(xié)議一方申請(qǐng)仲裁的仲裁委員會(huì)不予受理”另在涉外案件的爭(zhēng)議解決機(jī)制中必須注意有部分國(guó)家可能會(huì)對(duì)我國(guó)法院判決的認(rèn)定及執(zhí)行設(shè)有障礙相比較而言仲裁裁決的可執(zhí)行力要優(yōu)于法院判決故用足法律授權(quán)在合同文本中對(duì)管轄地作出有利于自身的約定尤為重要四、合同的調(diào)查、簽署及履行所涉問(wèn)題合同1行.為應(yīng)當(dāng)重視調(diào)查這些調(diào)查的范圍主要有如下三種：對(duì)合（同1相）對(duì)人進(jìn)行調(diào)查客戶(hù)是公司交易的直接相對(duì)人無(wú)論是新客戶(hù)還是老客戶(hù)當(dāng)合同交易額巨大或有跡象表明客戶(hù)履約能力發(fā)生異常時(shí)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行必要的調(diào)查調(diào)查內(nèi)容包括：主體的性、合法性、公司資產(chǎn)（車(chē)輛、房屋、上一年度會(huì)計(jì)報(bào)表等）狀況等對(duì)合（同2相）關(guān)方展開(kāi)調(diào)查合同相關(guān)方是可能與合同有關(guān)的擔(dān)保方債務(wù)承擔(dān)方（如約定由第三方付款）合同履行過(guò)程中相關(guān)方擔(dān)保能力、債務(wù)履行能力出現(xiàn)異常亦有可能危及合同的正常履行因此也有必要進(jìn)行一定的調(diào)查對(duì)合（同3行）為的相關(guān)財(cái)產(chǎn)進(jìn)行調(diào)查如合同交易中擔(dān)保方提供擔(dān)保財(cái)產(chǎn)的權(quán)屬情況有無(wú)設(shè)定抵押、查封等他項(xiàng)權(quán)利等情形對(duì)上述調(diào)查活動(dòng)應(yīng)由公司業(yè)務(wù)承辦人具體負(fù)責(zé)必要時(shí)也可由律師前往進(jìn)行調(diào)查合同2簽.署過(guò)程中所涉時(shí)間問(wèn)題律師在執(zhí)業(yè)活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)：部分合同當(dāng)事人對(duì)合同文本上的一些涉及時(shí)間的事項(xiàng)往往十分大意甚至出現(xiàn)了雙方當(dāng)事人均對(duì)合同蓋過(guò)公章但又均未標(biāo)注蓋章日期的情形在這種情況下一旦雙方發(fā)生爭(zhēng)議往往難以確認(rèn)雙方交易的具體時(shí)間導(dǎo)致事實(shí)不清、責(zé)任不明甚至還有可能蘊(yùn)涵其他法律風(fēng)險(xiǎn)合同的生效時(shí)間也很容易被忽略合同簽署及履行過(guò)程中必須審查合同中有無(wú)附條件、附期限等如有條件或期限約定應(yīng)在條件成就或期限屆滿(mǎn)時(shí)再履行合同在司法實(shí)踐中若合同尚未生效而一方即實(shí)際發(fā)放貨物的一旦發(fā)生爭(zhēng)議法院也只能以“不當(dāng)?shù)美睘橛膳辛钍茇浄椒颠€原物而不能按合同中的約定的相關(guān)違約責(zé)任要求對(duì)方承擔(dān)這種狀況無(wú)疑將不利于公司利益的維護(hù)合同3履.行過(guò)程中的不時(shí)對(duì)帳、發(fā)函合同履行過(guò)程中若客戶(hù)方存有拖欠貨款達(dá)到一定金額或一定期限公司應(yīng)當(dāng)安排具體業(yè)務(wù)承辦人或財(cái)會(huì)