物業(yè)公司各類檔案歸檔范圍及保管期限

物業(yè)治理各類檔案歸檔范圍及保管期限為保證企業(yè)各門類檔案的齊全、完整、系統(tǒng)，符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)對本企業(yè)檔案集中統(tǒng)一治理的要求，特制定各類檔案歸檔制度。文書檔案歸檔范圍一、歸檔要求一、凡反映企業(yè)各項工作活動，具有查考利用價值的文件及資料，均應(yīng)按要求歸檔。二、歸檔的文件材料必需齊全完整，符合公函格式，統(tǒng)一采納國際通用標(biāo)準(zhǔn)A4紙，所反映的問題真實靠得住，各類統(tǒng)計數(shù)字準(zhǔn)確無誤。3、歸檔的文件材料書寫色素要用碳素墨水、蘭黑墨水或運算機(jī)打印，不得利用純蘭、圓珠筆或鉛筆，也不得利用復(fù)印件。4、需長期保留的檔案材料，必需采納優(yōu)質(zhì)紙張，正件與附件、正本與原稿、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件請示與批復(fù)件一并立卷保留。五、歸檔的文件材料要維持必然的特點，符合其自然形成規(guī)律、歷史聯(lián)系。六、各部門移交文件材料要填寫材料移交記錄，交接材料時，兩邊依照移交清冊查對，并履行簽字。7、對不能按期歸檔的各部門，每一個月扣發(fā)部門負(fù)責(zé)人獎金，直至按要求歸檔為止。二、歸檔時刻各科室今年度形成的文件材料要于次年3月份之前送交檔案室，送交的歸檔文件材料要齊全、完整，由檔案室統(tǒng)一整理歸檔。三、歸檔范圍及保管期限㈠黨務(wù)、團(tuán)、工會工作類一、黨、團(tuán)支部工作打算、總結(jié)，黨、團(tuán)支部大會、專題會議的會議記錄等材料 永久二、黨團(tuán)員年度統(tǒng)計報表、黨員名冊 永久3、黨團(tuán)員關(guān)系介紹信 長期4、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的決定、指示、通知等文件 長期五、組織進(jìn)展工作形成的各類重要材料 長期六、查處違法黨團(tuán)員的有關(guān)材料及處置決定 永久7、上級紀(jì)律檢查機(jī)關(guān)對本公司的批復(fù)指示和需要執(zhí)行的文件 永久八、工會開展各項活動的工作打算、總結(jié)材料 長期九、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要執(zhí)行的重要文件材料 長 期10、對違背有關(guān)打算生育工作規(guī)定的人員處置意見及結(jié)果 長期1一、打算生育年報表 長期㈡勞資人事一、干部、職工勞動工資年度統(tǒng)計表、職工名冊 永久2、干部、職工錄用轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級、評定職稱、退休、撫恤等材料 長期3、上級任免本公司干部或本公司任免領(lǐng)導(dǎo)干部的通知 永久4、調(diào)資的名單及調(diào)資后的工資統(tǒng)計審批表 長期五、本公司職工調(diào)動工作的行政、工資關(guān)系介紹信及存根 長期六、本公司對有關(guān)人員的處分材料 永久7、職工年工傷事故統(tǒng)計表及鍋爐年度檢查事故情形 長期八、職工業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)材料 ㈢行政類一、公司年度工作打算、總結(jié)材料 永久二、公司董事會、股東大會、領(lǐng)導(dǎo)辦公會會議記錄、各部門主管領(lǐng)導(dǎo)會議記錄，帶有政策性會議、企業(yè)重大決策性、時局性會議記錄 永久3、本公司召開的專題會議形成的通知、報告、重要發(fā)言 永久4、本公司的久遠(yuǎn)規(guī)那么、組織沿革、大事記 永 久五、本公司先進(jìn)集體、個人、文件材料 永 久六、公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、名稱更改、啟用印鑒文件材料 永久7、調(diào)查、體會總結(jié)材料 永久八、本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù) 永 久九、本公司征用土地與上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)文件材料 長期10、本公司制定的規(guī)定、決定、方法材料 長期1一、公司簡報、信息 短期1二、上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)辦的與本公司有關(guān)的人民代表政協(xié)委員提案和辦理結(jié)論材料 長期13、本公司處置人民來信來訪文件材料 長 期14、本公司接待市級以上領(lǐng)導(dǎo)同志形成的文件材料 長期1五、本公司出國考查、友好往來、參加會議等外事活動形成的文件材料及本公司參加本市和外省市活動形成的文件材料 重大活動的要緊文件材料 永久一樣活動的審批手續(xù)、考查報告 長期㈣經(jīng)營治理類一、本公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)定、協(xié)議書等材料 永久二、本公司匯總的、年度、專題的銷售統(tǒng)計報表及各類經(jīng)濟(jì)指標(biāo)報表 永久3、本公司在業(yè)務(wù)工作中的請示、報告 長 期4、直屬上級機(jī)關(guān)頒發(fā)屬于本公司主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的一樣文件 長期五、其它有關(guān)的需要保留的數(shù)字及有關(guān)資料 短期（五）產(chǎn)品技術(shù)類：一、調(diào)查研究、方案評選和前期開發(fā)形成的材料 長期二、產(chǎn)品設(shè)計、工藝流程、包裝的圖樣和技術(shù)文件、原材料查驗等材料 永久3、產(chǎn)品鑒定、評判等文件材料 永久4、產(chǎn)品利用說明書、產(chǎn)品合格證、注冊商標(biāo)等文件材料 永久五、生產(chǎn)許可證，產(chǎn)品包裝，產(chǎn)品裝箱單 永久六、用戶、市場反饋材料 長期7、優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品必備的文件材料 永久可長期㈥科研類科研項目的立項、實驗、總結(jié)鑒定、功效投資、推行應(yīng)用項目研究和治理進(jìn)程中形成的材料 永久（七）勞動平安捍衛(wèi)工作中形成的文件材料 重要的長期，一樣的短時間會計檔案治理范圍一、歸檔要求：一、企業(yè)的會計檔案應(yīng)由財務(wù)部門的會計依照歸檔要求負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊，按規(guī)定將應(yīng)歸檔的會計檔案向公司檔案部門歸檔。檔案部門必需按期接收，對整理不合乎要求的會計檔案，不予接收。二、檔案部門接收保管的會計檔案，原那么上應(yīng)當(dāng)是原卷冊的封裝，個別需要拆封從頭整理的，應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)會計部門和經(jīng)辦人一起拆封整理，以分清責(zé)任。3、會計檔案一樣不得外借，如特殊情形，需經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)后，方可借出，并按規(guī)按時刻內(nèi)交回。二、歸檔時刻：會計檔案在會計年度終了后，可在財務(wù)會計部門保管1年，期滿后，向檔案室移交。三、歸檔范圍及保管期限表:檔案名稱基本范圍保管期限備注會計憑證類公司財務(wù)各種會計憑證十五年包括：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證會計記賬簿類1、日記賬十五年2、總賬十五年3、明細(xì)分類、分戶賬或登記薄十五年4、現(xiàn)金和銀行存款日記賬二十五年5、輔助賬薄十五年財務(wù)報告類1、財政總預(yù)算永久2、會計決算報表永久3、會計月、季度報表五年其它類1、會計移交清冊十五年2、會計檔案保管清冊永久3、會計檔案銷毀清冊 永久4、銀行余額調(diào)解表五年5、銀行對賬單五年6、工資結(jié)算表、獎金表永久設(shè)備檔案歸檔范圍為了增強公司設(shè)備儀器檔案的搜集、整理和治理，有效地愛惜和利用檔案，依照國家《檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，結(jié)合公司實際情形，制定本方法。一、設(shè)備檔案是指各類器械設(shè)備和儀器儀表的檔案材料，包括整個設(shè)備購買、安裝、調(diào)試、運行、維修治理全進(jìn)程中形成的應(yīng)當(dāng)保留的材料。二、歸檔要求：一、為保證設(shè)備檔案能夠及時、完整地歸檔，各部門購買1萬元以上的辦公設(shè)備發(fā)票及大修發(fā)票，必需由檔案部門簽字后，財務(wù)部門方能給予報銷。二、公司部門1萬元以上的設(shè)備儀器購進(jìn)后，應(yīng)會同檔案治理人員開箱驗收，開箱后的隨機(jī)全數(shù)材料，向檔案室移交歸檔。3、對各類具有保留價值的設(shè)備文件材料應(yīng)及時整理，由檔案室集中保管，其它人員不能擅自留用或銷毀，更不能據(jù)為已有。三、歸檔時刻：設(shè)備開箱后，有關(guān)人員應(yīng)及時將材料送交檔案室，通過記錄后再借出利用，或復(fù)印后出借利用。設(shè)備安裝調(diào)試完畢后，當(dāng)即歸檔。四、歸檔范圍:一、設(shè)備儀器查驗單，合格證，技術(shù)證明書等。二、設(shè)備說明、圖樣，大中修記錄，鑒定書等。3、設(shè)備安裝利用說明書及圖紙等。4、引進(jìn)的新設(shè)備及新技術(shù)的技術(shù)文件。聲像檔案歸檔范圍為了增強公司聲像檔案的治理，成立健全聲像檔案治理制度，充分開發(fā)和利用聲像檔案信息資源，更好地為公司的各項工作效勞，制定本制度。一、聲像檔案歸檔要求：凡是反映本公司重大活動及上級領(lǐng)導(dǎo)來視察工作，經(jīng)營治理中形成的照片、底片和錄音、錄像帶均應(yīng)歸檔，由綜合檔案室統(tǒng)一整理保管。㈠照片檔案：一、照片檔案是以感光材料為載體，以影像為要緊反映方式，輔以文學(xué)表達(dá)的歷史記錄。照片檔案由底片、照片和說明三部份組成照片、底片單獨整理和寄存、照片和說明一同整理和寄存，要以有利于維持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用為原那么。二、歸檔照片要圖像清楚，主題突出，填寫說明文字精練、內(nèi)容明確，重視文字說明六要素，即：時刻：事件發(fā)生或事物轉(zhuǎn)變、產(chǎn)生的時刻和拍照時刻。事由：照片影像所反映事件、事物的情由。地址：被攝物所在的具體地址。背景：對揭露照片的影像主題具有作用的背景。人物：人物的組成，說明要緊人物位置，攝影者：照片的拍照單位和拍照人。3、接觸底片的人員要維持底片清潔，避免污染底片。㈡錄音、錄像帶檔案：一、錄音、錄像帶要標(biāo)明內(nèi)容、時刻、地址、盤數(shù)等。二、錄音、錄像檔案要妥帖保管，不得擅自翻錄。3、凡存檔的聲像資料應(yīng)按時檢查，進(jìn)行技術(shù)性愛惜，以防損壞。二、聲像檔案歸檔時刻：公司各部門在開展各項活動中形成的照片、錄音、錄像帶必需于形成后一周內(nèi)及時交檔案室。三、聲像檔案歸檔范圍一、反映本公司開展各項工作和重大活動功效的聲像材料。二、上級領(lǐng)導(dǎo)、社會名人來公司視察、檢查、指導(dǎo)工作及有關(guān)公事活動。3、公司召開黨、政、工各類重大會議形成的聲像材料。4、公司要緊領(lǐng)導(dǎo)出國考察、進(jìn)行重大公事活動、外事活動中形成的聲像材料。五、反映和記錄公司建設(shè)進(jìn)展情形的聲像材料。六、反映和記錄公司職工文化生活、先進(jìn)個人典型活動中形成的聲像材料。7、其它具有保留價值的聲像材料。實物檔案歸檔范圍為了增強公司實物檔案的治理，依照市、區(qū)檔案局的有關(guān)要求，結(jié)合我公司的實際情形，特制定本制度。一、實物檔案是公司開展各項工作中形成的反映本公司要緊職能活動和工作功效并需長期保管的物品，是公司所有，任何部門和個人不得擅自保留。必需按本制度搜集、整理，移交檔案室集中統(tǒng)一保留。二、歸檔要求一、歸檔材料必需完整、齊全。二、實物檔案在活動終止后，由承辦部門或經(jīng)辦人按規(guī)定整理并向檔案室移交。3、實物檔案要配以文字說明，用碳素、蘭黑墨水書寫或用運算機(jī)打印，文字簡練、語言通順。三、歸檔范圍：實物檔案要緊包括：一、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的獎狀、獎杯、證書、錦旗、牌匾、獎品。二、本公司同有關(guān)部門協(xié)作往來，由對方饋贈的有價值的紀(jì)念品（發(fā)給個人的獎品、榮譽證書、紀(jì)念品等一概不歸檔）。3、機(jī)構(gòu)更更名稱時的印章。4、名人為公司所作字、畫等。基建檔案歸檔范圍一、歸檔要求一、基建檔案資料是指在整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（利用）的全進(jìn)程中形成的，應(yīng)該歸檔保留的文件，包括基建項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、打算、勘測、設(shè)計、調(diào)試、生產(chǎn)預(yù)備、完工、試生產(chǎn)（利用）等工作活動中形成的文件材料、圖紙、圖表、計算材料、聲象材料等形式與載體的文件材料。二、歸檔的文件材料要筆跡清楚，圖面整潔，不得用易腿色的書寫材料書寫、繪制。如發(fā)覺有此問題，必需及時加以糾正更改。3、資料的搜集、整理要做到完整、準(zhǔn)確、系列、銜接、整潔，由專人統(tǒng)一治理、一項工程終止后，應(yīng)在完工前由項目負(fù)責(zé)人、兼職檔案員會同檔案室工作人員檢查并將檔案移交公司綜合檔案室，要將完整的檔案資料按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行組卷。4、凡引進(jìn)技術(shù)或引進(jìn)設(shè)備的建設(shè)項目，要做好引進(jìn)設(shè)備和引進(jìn)技術(shù)的圖紙、文件的搜集、整理工作，不管通過何種渠道取得的與引進(jìn)技術(shù)或引進(jìn)設(shè)備有關(guān)的檔案資料，均應(yīng)交檔案室統(tǒng)一治理。檔案室要增強提供利用的手腕和方法，保證利用。五、完工圖是工程的實際反映，是工程的重要檔案，工程承包合同或施工協(xié)議中要依照國家對編制完工圖的要求，對完工圖的編制、整理、審核、交接、驗收做出規(guī)定，施工單位不按時提交合格完工圖的，不算完成施工任務(wù)。二、歸檔時刻一、基建項目的檔案資料工作要與項目建設(shè)進(jìn)程同步。項目中請立項時，即應(yīng)開始進(jìn)行文件材料的積存、整理、審查工作，項目完工驗收時，完成文件材料和驗下班作。二、建設(shè)進(jìn)程中，施工建設(shè)單位應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)弄好項目文件材料的形成、積存、整理歸檔和保管工作。按時整理移交建設(shè)單位。三、規(guī)檔范圍：㈠可行性研究、任務(wù)書㈡一、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘探設(shè)計、勘探報告、地質(zhì)圖、勘探記錄、化驗、實驗報告、重要土、巖樣及說明。二、地形、地貌、操縱點、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測量定位、觀測記錄。3、水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)材料。㈢設(shè)計文件：初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計、技術(shù)秘密材料、專利文件、設(shè)計計算書、關(guān)鍵技術(shù)實驗、整體計劃設(shè)計、設(shè)計評判、鑒定及審批。㈣工程治理文件：一、征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書。二、承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件。3、施工執(zhí)照。4、環(huán)保、消防、衛(wèi)生等文件，水、暖、電、煤氣供給協(xié)議書。（五）施工文件：一、土建施工文件：⑴動工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙繪審短時間記要。⑵原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定。⑶建筑材料實驗報告。⑷設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批。⑸施工定位測量、地質(zhì)勘探。⑹土、巖實驗報告、基礎(chǔ)處置、基礎(chǔ)工程施工圖。⑺隱蔽工程驗收記錄。⑻工程記錄及測試、事故處置報告等。⑼分項、分部、單位工程質(zhì)量檢查、評定。⑩交工驗收記錄證明。(11)完工報告、完工驗收報告。二、設(shè)備及管線安裝施工文件：(1)設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料等。(2)隱蔽工程檢查驗收記錄。(3)施