高速公路工程檔案整理規(guī)則

高速公路工程檔案整理規(guī)則一、紙質(zhì)文件的整理（一）建設(shè)工程文件應(yīng)隨著工程建設(shè)的進(jìn)度及時(shí)收集和整理，保證工程從立項(xiàng)到竣工各階段文件的齊全完整。（二）組卷應(yīng)符合下列原則：1、組卷遵循建設(shè)工程文件的自然形成規(guī)律，保證卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，符合專業(yè)特點(diǎn)，便于檔案的保管和利用。2、不同載體的建設(shè)工程文件分別組卷。3、卷內(nèi)不得有重份的建設(shè)工程文件。（三）組卷應(yīng)符合下列要求：1、建設(shè)工程紙質(zhì)文件的形成包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件（包括工程變更文件）、竣工圖、竣工測量文件、竣工測量圖、竣工驗(yàn)收文件、工程結(jié)算文件、備案文件等內(nèi)容。2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)工程項(xiàng)目組卷在厚度符合要求時(shí)，可按建設(shè)程序、形成單位等組成若干卷，工程地質(zhì)勘察報(bào)告單獨(dú)組卷。3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程、專業(yè)等組卷，綜合性文件可按建設(shè)工程項(xiàng)目集中組卷。4、施工文件（包括變更文件）按單位工程、分部工程、專業(yè)等分別組卷。5、竣工圖（包括施工圖、變更圖）組卷在厚度符合要求時(shí)，可按單位工程、分部工程、專業(yè)等分別組卷。6、竣工驗(yàn)收文件按建設(shè)工程項(xiàng)目、單位工程、專業(yè)等組卷。7、工程結(jié)算文件、備案文件單獨(dú)組卷。（四）卷內(nèi)文件和案卷的排列順序應(yīng)符合下列要求：1、文字材料按事項(xiàng)、時(shí)間順序排列。同一事項(xiàng)的批復(fù)和請示，同一文件的印本和定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。2、根據(jù)建設(shè)工程項(xiàng)目的不同，建筑、市政、公路、地下管線、園林綠化等工程文件，分別按《天津市建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)程》要求的順序排列。3、變更文件按變更文件號或變更文件的時(shí)間順序排列。4、圖紙遵守專業(yè)排列順序，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。5、案卷按照工程準(zhǔn)備階段文件卷、監(jiān)理文件卷、施工文件卷、工程變更文件卷、竣工圖卷、竣工測量文件卷、竣工測量圖卷、竣工驗(yàn)收文件卷、工程結(jié)算和備案文件卷的順序排列。（五）案卷的編目應(yīng)符合下列要求：1、案卷由案卷封面、卷內(nèi)目錄、工程文件、備考表和案卷封底組成，一卷一盒，文件厚度控制在2公分以內(nèi)。2、案卷封面排列在卷內(nèi)目錄之前內(nèi)容包括檔號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限和密級，分別按下列要求填寫：（1）檔號、保管期限、密級：依據(jù)公司制定的分類方案及保管期限表確定。（2）案卷題名：簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。填寫建設(shè)工程名稱+單位工程名稱+卷內(nèi)文件概要等內(nèi)容（有新舊名稱的工程，地名辦核準(zhǔn)的名稱在前，原名稱用括弧標(biāo)注在后）。（3）立卷單位：填寫組卷單位的全稱，要求與中標(biāo)通知書一致。（4）起止日期：填寫卷內(nèi)文件最早、最晚形成日期，年代編寫四位數(shù)，日期要求八位數(shù)。例：2008年5月，應(yīng)寫為20080500.3、卷內(nèi)目錄排列在案卷內(nèi)文件首頁之前，內(nèi)容包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁次和備注，分別按下列要求填寫：（1）序號：以一份文件或一張圖紙為單位，按文件或圖紙的排列順序用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”依次標(biāo)注。（2）文件編號：填寫文件原有文號或圖紙編號。（3）責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位或主要責(zé)任者。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。責(zé)任者是單位，不能寫個(gè)人。（4）文件材料題名：填寫文件標(biāo)題或每張圖紙的全稱，不得使用省略號或簡化符號，沒有標(biāo)題或標(biāo)題簡單不能概括文件內(nèi)容的重新擬定標(biāo)題。（5）日期：填寫文件形成日期。如果該份文件有多個(gè)形成日期，寫最早形成日期。特殊情況要在編制說明中加以說明。（6）頁次：填寫每份文件在卷內(nèi)排定的起始頁號，最后一份文件填寫起、止頁號。如果最后一份文件為單頁，只填寫該頁在卷內(nèi)排定的頁號。（7）備注：填寫對本份文件材料需要補(bǔ)充說明的問題。4、卷內(nèi)文件頁號的編寫符合下列規(guī)定：（1）以卷為單位，在有書寫內(nèi)容的頁面上用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始連續(xù)編寫，填表說明類文字頁面不編寫。單面有書寫內(nèi)容的文件在右下角編寫；雙面有書寫內(nèi)容的文件（含筒子頁），正面在右下角編寫，背面在左下角編寫，折疊后的圖紙一律在右下角編寫。（2）成套圖紙或印刷成冊且連續(xù)編有頁號的文件材料，自成一卷時(shí)可不重新編寫。（3）使用黑色印油打號或用碳素墨水書寫，書寫要求字跡規(guī)范工整，大小一致。（4）案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封底不編寫頁號。5、備考表排列在案卷內(nèi)文件尾頁之后，內(nèi)容包括頁數(shù)（含文字材料頁數(shù)、圖樣材料頁數(shù)和照片張數(shù)）、說明、立卷人、審核人和時(shí)間，按下列要求填寫：（1）頁數(shù)：填寫卷內(nèi)文件的總頁數(shù)。其中文字材料頁數(shù)、圖樣材料頁數(shù)和照片張數(shù)分別填寫。（2）說明：由立卷單位填寫對該卷文件內(nèi)容有無遺留或補(bǔ)充的說明，并加蓋單位公章。（3）立卷人：由立卷人簽字。（4）審核人：由審核人簽字。（5）時(shí)間：填寫完成立卷和審核的時(shí)間，年代編寫四位數(shù)。（六）案卷的裝訂與圖紙的折疊應(yīng)符合下列要求：1、文字材料卷和文字材料卷與圖紙混裝卷裝訂，圖紙卷散裝，印刷成冊的文字材料自成一卷時(shí)可不重新裝訂。2、破損的或規(guī)格小于A4幅面的工程文件使用A4幅面的白紙進(jìn)行托裱，托裱時(shí)文件材料的右邊和底邊貼齊。3、文字材料厚度不宜超過20mm,，圖紙組卷厚度不宜超過50mm.原則上圖紙的厚度與檔案盒匹配。4、裝訂采用左側(cè)三孔線裝法（橫排文字裝訂字頭朝左），要整齊牢固，便于保管和利用。裝訂標(biāo)準(zhǔn)：三孔裝訂之間距離為166mm，孔與兩邊距離65mm，孔與左邊距離15mm。5、裝訂時(shí)必須剔除金屬物。6、工程圖紙按規(guī)定折疊成A4幅面規(guī)格（折疊尺寸為297mmX210mm）,折疊后圖標(biāo)外露。二、聲像資料的整理（一）照片檔案組卷應(yīng)符合下列要求：1、照片檔案按建設(shè)工程項(xiàng)目或單位工程組成案卷，重大事件和重要活動按照專題組卷。2、照片案卷由封面、卷內(nèi)目錄、芯頁、備考表、封底組成。芯頁不宜超過三十頁。3、照片用雙面膠貼固定在芯頁上，豎幅照片統(tǒng)一往左轉(zhuǎn)90度粘貼。（二）錄像檔案組成應(yīng)符合下列要求：1、錄像檔案按建設(shè)工程項(xiàng)目或單位工程、重大事件、重要活動組卷。以盤為單位。2、每盤錄像檔案由帶盒外封面、帶盒、拍攝記錄、磁帶內(nèi)封面、磁帶組成。（三）照片檔案的編目應(yīng)符合下列要求：1、案卷封面排列在卷內(nèi)目錄之前，內(nèi)容包括檔號、案卷題名、拍攝時(shí)間、保管期限、密級、編制單位、編制日期。按下列要求填寫:（1）拍攝時(shí)間：填寫本卷照片拍攝的起止年月。年代編寫四位數(shù)。（2）其他項(xiàng)目的填寫符合紙質(zhì)文件編目要求的規(guī)定。2、卷內(nèi)目錄排列在案卷內(nèi)芯頁首頁之前，內(nèi)容包括照片編號、照片題名、拍攝日期、頁次、備注。按下列要求填寫：（1）照片編號：以一張照片為單位，按照片的排列順序用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”依次標(biāo)注。（2）照片題名：填寫單位工程名稱+詳細(xì)部位名稱或會議名稱+拍攝的具體內(nèi)容。（有新舊名稱的工程，地名辦核準(zhǔn)的名稱在前，原名稱用括弧標(biāo)注在后）（3）拍攝日期：填寫該張照片具體拍攝時(shí)間。（4）頁次：填寫本卷內(nèi)照片所在芯頁的頁號。（5）備注：填寫所要說明的問題。3、卷內(nèi)芯頁頁號的編制符合紙質(zhì)文件的編制規(guī)定。4、照片芯頁的內(nèi)容包括照片編號、照片題名、拍攝地點(diǎn)、拍攝日期、拍攝人員、文字說明。按下列要求填寫：（1）照片編號、照片題名的編制符合《天津市建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)程》（以下簡寫本規(guī)程）的規(guī)定。（2）拍攝地點(diǎn)：填寫建筑物、構(gòu)筑物的坐落地點(diǎn)，會議召開地點(diǎn)。（3）拍攝日期：填寫該照片的拍攝時(shí)間。（4）拍攝人員：填寫該照片的攝影者的真實(shí)姓名。（5）文字說明：重點(diǎn)說明題名中未能反映的內(nèi)容。文字簡潔、語言通順。會議活動照片的文字說明包括會議主辦單位、參加單位；會議活動內(nèi)容及主持人；參加會議主要領(lǐng)導(dǎo)的姓名、工作單位、職務(wù)等。一組聯(lián)系密切的照片在每一張照片處加以總說明。其它如需注明的，可在相應(yīng)照片處加以說明。5、備考表在卷內(nèi)的排列位置、樣式和內(nèi)容的填寫符合紙質(zhì)文件的要求。（四）錄像檔案的編目應(yīng)符合下列要求：1、錄像檔案編目包括外封面、內(nèi)封面、拍攝記錄的編制。2、錄像檔案外封面的樣式符合本《規(guī)程》的規(guī)定，內(nèi)容包括盤號、工程名稱、序號、項(xiàng)目名稱、帶長。按下列要求填寫：（1）盤號：填寫錄像帶順序號。（2）工程名稱：填寫建設(shè)工程名稱。（3）序號：填寫盤內(nèi)拍攝不同項(xiàng)目的排列順序號。（4）項(xiàng)目名稱：填寫拍攝的項(xiàng)目具體名稱。（5）帶長：填寫該項(xiàng)目拍攝的時(shí)間長度。以分鐘為單位。3、錄像檔案內(nèi)封面使用帶盒自帶標(biāo)簽，內(nèi)容包括盤號、工程名稱。編制應(yīng)與外封面一致。4、錄像檔案拍攝記錄放入放入帶盒中，樣式符合本《規(guī)程》規(guī)定，內(nèi)容包括序號、拍攝內(nèi)容、帶長、拍攝日期、按下列要求填寫：（1）序號：填寫盤內(nèi)拍攝不同內(nèi)容的排列順序號。（2）拍攝內(nèi)容：填寫拍攝段落的內(nèi)容名稱。（3）帶長：填寫該段落內(nèi)容的時(shí)間長度。（4）拍攝日期：填寫拍攝內(nèi)容的具體拍攝時(shí)間。三、電子文件的整理（一）電子文件的收集、積累工作應(yīng)隨工程建設(shè)的進(jìn)度同步進(jìn)行，并與相應(yīng)的紙質(zhì)文件建立關(guān)聯(lián)。（二）電子文件的整理應(yīng)在收集、積累的基礎(chǔ)上與紙質(zhì)檔案的整理同時(shí)進(jìn)行。（三）電子文件的整理應(yīng)符合紙質(zhì)文件組卷原則的相關(guān)規(guī)定。（四）同一保管單元內(nèi)電子文件的組織和排序可按相應(yīng)的紙質(zhì)文件整理要求進(jìn)行。并符合卷內(nèi)文件和案卷的排列順序的規(guī)定。（五）電子文件的整理應(yīng)使用《天津市建設(shè)工程電子文件整理程序》。四、裝具的要求（一）紙質(zhì)文件歸檔的裝具應(yīng)符合下列要求：1、卷內(nèi)目錄和備考表采用70g以上白色書寫紙制作，統(tǒng)一采用A4幅面。2、案卷封面及封底采用牛皮紙制作，統(tǒng)一采用人4幅面。3、案卷裝具采用卷盒形式。卷盒采用無酸紙制作。卷盒的外表尺寸為310mmX220mm,厚度分別為20、30、40、50mm。4、檔案卷盒封面和脊背樣式符合《規(guī)程》附錄的規(guī)定。內(nèi)容按下列要求填寫：（1）檔號、保管期限、密級由高速公司確定。（2）立卷單位：填寫文件組卷單位。（3）起