電子檔案管理工作經(jīng)驗總結(jié)范本

第4頁共4頁電子檔?案管理?工作經(jīng)?驗總結(jié)?范本?隨著信?息技術(shù)?迅猛發(fā)?展，計?算機被?廣泛應(yīng)?用到各?個領(lǐng)域?，包括?工程設(shè)?計領(lǐng)域?。這樣?以來，?工程設(shè)?計過程?中形成?的大量?電子文?件也就?成為電?子檔案?管理的?重要對?象。電?子文件?的歸檔?、保存?、管理?、輸出?等工作?已經(jīng)成?為工程?設(shè)計單?位正常?運營的?重要環(huán)?節(jié)。所?以，全?方位做?好工程?設(shè)計中?的電子?檔案管?理工作?對相關(guān)?單位維?持正常?是極為?重要的?。鑒于?此，本?文主要?就如何?做好電?子檔案?管理工?作進行?了認(rèn)真?探討。?一、?電子文?件歸檔?前的準(zhǔn)?備工作?分析?由于一?個工程?可能形?成成千?上萬個?電子文?件，倘?若規(guī)章?制度存?在漏洞?，執(zhí)行?不嚴(yán)，?勢必會?造成反?復(fù)歸檔?，浪費?人力財?力的現(xiàn)?象，甚?至?xí)?dǎo)?致文件?歸檔混?亂，輸?出的產(chǎn)?品為次?品，造?成工程?質(zhì)量事?故和嚴(yán)?重的經(jīng)?濟損失?。因此?，做好?電子文?件歸檔?前的準(zhǔn)?備工作?，尤其?是規(guī)章?制度的?建設(shè)、?宣傳以?及推廣?應(yīng)用，?為后續(xù)?的電子?文件歸?檔工作?奠定良?好基礎(chǔ)?。二?、電子?文件歸?檔過程?中應(yīng)注?意的問?題分析?在電?子檔案?管理的?電子歸?檔過程?中，歸?檔人要?注意將?不同種?類、不?同格式?的電子?文件梳?理整齊?。眾所?周知，?在工程?設(shè)計中?，從工?程投標(biāo)?書、招?標(biāo)書、?可行性?研究報?告、初?步設(shè)計?、委托?書、計?算書到?技術(shù)說?明書等?形成了?不同種?類不同?格式的?電子文?件，有?ece?l表格?、wo?rld?文件、?掃描形?成的t?if文?件等等?。并且?，這些?文件大?都在工?程設(shè)計?正式開?始之前?形成，?不僅涉?及面廣?，而且?內(nèi)容繁?雜，給?電子歸?檔帶來?一定的?困難。?為了使?這些電?子文件?有條理?地歸檔?，文件?蓋章生?效要以?電子文?件歸檔?通知單?為依據(jù)?，從而?提高這?些電子?文件的?歸檔率?。對?于ca?d電子?文件的?歸檔可?以采用?dwg?格式，?因為這?種格式?可以在?cad?中直接?打開，?接受直?觀檢查?，尤其?是對檔?案標(biāo)識?的檢查?，而且?對歸檔?后期的?整理、?編輯、?利用、?輸出及?圖紙保?管工作?都非常?重要。?同時，?對于制?作過程?中的錯?誤如文?字線形?、擴大?紙形等?問題也?可以做?到及時?的糾正?，極大?提高c?ad出?圖合格?率。但?它也存?在著一?定的問?題，如?勞動強?度大、?費時費?工等。?對于?plt?格式的?文件，?恰巧與?dwg?格式的?文件優(yōu)?缺點相?反。p?lt格?式的文?件在歸?檔時圖?像不能?直觀顯?示，但?是文件?內(nèi)容保?持不變?，不隨?閱讀、?輸出平?臺的改?變而改?變。?對于p?df格?式的文?件，其?一般為?只讀模?式，不?能實現(xiàn)?對設(shè)計?的任何?修改。?實質(zhì)上?就是在?計算機?上閱讀?紙質(zhì)文?件的電?子版，?有一定?的保護?知識產(chǎn)?權(quán)的作?用。?三、電?子文件?歸檔后?的檢查?驗收工?作分析?電子?文件是?形成紙?質(zhì)文件?的源頭?，而對?歸檔電?子文件?的檢驗?是產(chǎn)品?設(shè)計的?最后一?個重要?的環(huán)節(jié)?。檢查?力求全?面，兼?顧電子?圖中的?檔案標(biāo)?識和電?子圖信?息處理?過程中?的物理?結(jié)構(gòu)、?邏輯結(jié)?構(gòu)的變?化問題?。主要?工作包?括：一?是檢查?圖紙目?錄及其?格式、?目錄列?表、會?簽欄、?案卷名?稱、標(biāo)?識名稱?、圖號?、日期?、施工?階段、?序號、?復(fù)用圖?的排列?、圖框?的格式?等；二?是檢查?本卷的?其他電?子圖，?包括文?件是否?存在垃?圾、字?符大小?、文本?位置、?符號標(biāo)?識、對?角號、?圖號、?名稱以?及圖框?的格式?等。但?是，需?要注意?的一點?是，電?子文件?對設(shè)備?及其標(biāo)?準(zhǔn)有較?強的依?賴性，?加之?dāng)?shù)?據(jù)類型?、文件?格式的?多樣化?，文件?很可能?在經(jīng)過?制作、?保存、?載體轉(zhuǎn)?換等信?息處理?之后，?在歸檔?檢查時?出現(xiàn)問?題，例?如使用?的字形?存在差?異；同?種字形?但是版?本有所?區(qū)別；?電子圖?正常，?但是歸?檔后部?分文字?發(fā)生串?位、變?形，甚?至出現(xiàn)?亂碼。?以鋼?結(jié)構(gòu)的?電子圖?為例，?如果使?用日本?的制圖?軟件，?而不加?專有字?形，那?么二級?鋼筋符?號就會?全部丟?失。此?外，許?多軟件?經(jīng)過研?發(fā)出現(xiàn)?了由低?級到高?級的很?多版本?，這樣?也會為?電子檔?案管理?工作帶?來一些?問題。?例如，?由ca?d14?到ca?d，各?種版本?的軟件?都在使?用。但?是，如?果利用?低版本?的電子?圖在高?版本中?作圖，?則會導(dǎo)?致電子?圖保存?后會出?現(xiàn)實線?、點畫?線、標(biāo)?注線以?及線寬?的差異?。尤其?是在機?械制圖?中，如?果部件?實體的?外圍輪?廓線粗?細(xì)不均?，混同?于標(biāo)注?線，那?么設(shè)備?制造的?現(xiàn)場審?圖的難?度將極?大增加?。因此?，采用?不同軟?件、同?一軟件?的不同?版本都?會導(dǎo)致?文件在?格式、?編碼、?讀取方?式和編?輯方式?的眾多?區(qū)別，?進而直?接影響?到文件?跨平臺?的閱讀?和輸出?工作。?總之?，實現(xiàn)?一個單?位內(nèi)部?操作系?統(tǒng)、應(yīng)?用軟件?及版本?的規(guī)范?統(tǒng)一，?成為電?子文件?歸檔最?后關(guān)口?的重要?任務(wù)。?四、?電子文?件修改?后的歸?檔工作?分析?在工程?設(shè)計單?位內(nèi)部?，各個?專業(yè)部?門之間?必定會?進行大?量的信?息交換?和圖紙?會審工?作，以?適應(yīng)各?種變化?，例如?施工現(xiàn)?場出現(xiàn)?的新情?況、客?戶方提?出的新?要求等?。這其?中必然?會涉及?到電子?文件的?不斷修?改和完?善。當(dāng)?前，大?多數(shù)單?位采用?的是保?留最終?版本的?方式，?即以第?二次修?改的版?本覆蓋?起初版?本，以?第三次?修改的?版本覆?蓋第二?次的版?本，這?樣的方?式極易?產(chǎn)生最?終版本?電子圖?與實際?變更過?程記載?的丟失?。國外?的一些?工程，?如土耳?其工程?中，每?次電子?圖的修?改版本?都加以?歸檔保?存，編?號為a?bc等?，借此?對工程?修改的?全過程?有一個?完整的?記錄。?但是，?由于兩?次修改?之間的?時間間?隔難以?確定，?之前修?改的圖?紙已達?到施工?現(xiàn)場，?紙質(zhì)文?件與變?更通知?單一旦?收集不?完整，?就會導(dǎo)?致電子?文件和?紙質(zhì)文?件的