會計電算化課件 報表管理

會計電算化課件報表管理第一頁，共三十七頁，2022年，8月28日主要內容：第一節(jié)報表管理系統(tǒng)概述第二節(jié)財務報表的編制第二頁，共三十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表系統(tǒng)管理概述一、報表的分類二、報表管理系統(tǒng)的基本功能三、報表編制的基本概念及原理四、報表編制的基本流程第三頁，共三十七頁，2022年，8月28日一、報表的分類（一）外部報表：

資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表（二）內部報表：

內部管理分析所使用的各種報表（格式不固定）第四頁，共三十七頁，2022年，8月28日二、報表管理系統(tǒng)的基本功能報表管理系統(tǒng)的基本功能就是按需求設計報表的格式、編制并輸出報表，并對報表進行審核、匯總、挖掘數(shù)據的價值，生成各種分析圖表。具體分為以下幾項：

1．文件管理功能

2．格式設計功能

3．公式設計功能

4．數(shù)據處理功能

5．圖表功能

第五頁，共三十七頁，2022年，8月28日格式設計功能：1.自定義格式：表尺寸、行高列寬、組合單元、畫表格線、字體和顏色等。2.系統(tǒng)格式：系統(tǒng)提供了11種套用格式和19個行業(yè)的標準財務報表模板。第六頁，共三十七頁，2022年，8月28日三、報表編制的基本概念及基本原理1.報表結構2.格式狀態(tài)和數(shù)據狀態(tài)

3.二維表和三維表

4.報表文件及表頁

5.單元及單元屬性6.區(qū)域與組合單元

7.固定區(qū)及可變區(qū)

8.關鍵字

第七頁，共三十七頁，2022年，8月28日1.報表結構四個基本要素：標題、表頭、表體、表尾。第八頁，共三十七頁，2022年，8月28日2.格式狀態(tài)和數(shù)據狀態(tài)（1）格式狀態(tài)：錄入報表中各表頁相同的固定不變的項目，也就是設計本報表的所有表頁的通用格式，稱為設計表樣。（各表頁相同）（2）數(shù)據狀態(tài)：錄入報表中各表頁不同的項目，也就是填入報表中各表頁的詳細數(shù)據。（各表頁不同）注意：在格式狀態(tài)下只能看到報表的格式，看不到數(shù)據，且不能錄入數(shù)據；在數(shù)據狀態(tài)下，可以看到格式和數(shù)據，但不能修改格式。第九頁，共三十七頁，2022年，8月28日3.二維表和三維表（1）二維表：如果將一張有方格的紙稱為表，那么這個表就是二維表，通過行（橫軸）和列（縱軸）可以找到這個二維表中的任何位置的數(shù)據。（2）三維表：將多個相同的二維表疊在一起，找到某一個數(shù)據的要素需增加一個，即表頁號（乙軸）這一疊表稱為一個三維表。（3）四維表：增加一個表名。數(shù)據構成：表名、列、行、表頁。第十頁，共三十七頁，2022年，8月28日①

如何表示單元單元可以用它所在行列標表示，例如：A2表示A列中的第2個單元；D19表示D列中的第19個單元。第十一頁，共三十七頁，2022年，8月28日②如何表示表頁一般表頁號：以@<表頁號>表示表頁號，表頁號為1-99999之間的數(shù)字。如：@2表示第2頁。第十二頁，共三十七頁，2022年，8月28日③如何表示報表

報表名必須用“”括起來，例如：利潤表應表示為“利潤表”。當報表名用來表示數(shù)據的位置時，在報表名的后面應跟減號和大于號。例如：表示利潤表中第10頁D5單元時，應該表示為：

"利潤表"->D5@10

第十三頁，共三十七頁，2022年，8月28日4.報表文件及表頁（1）報表文件名稱：利潤表.rep（2）表頁名稱：每個報表中最多99999個表頁，表頁表示為：

@<表頁號>。例如：@2第十四頁，共三十七頁，2022年，8月28日報表的大?。盒袛?shù)：1—9999（缺省值為50行）列數(shù)：1—255（缺省值為7列）行高：0—160毫米（缺省值為5毫米）列寬：0—220毫米（缺省值為25毫米）表頁數(shù)：1—99,999（缺省值為1）

第十五頁，共三十七頁，2022年，8月28日5.單元及單元屬性（1）單元：組成報表的最小單位。用它所在行、列標志表示，如：B2表示B列中的第2個單元（2）單元屬性：包括單元類型和單元格式。此項需在格式狀態(tài)下設置。第十六頁，共三十七頁，2022年，8月28日①單元類型：數(shù)值單元、字符單元和表樣單元。其中，表樣單元在格式狀態(tài)下輸入，對所有表頁都有效；數(shù)值單元和字符單元在數(shù)據狀態(tài)下輸入。②單元格式：設定單元中數(shù)據的顯示格式。如：字體大小及顏色、對齊方式、邊框和背景等。第十七頁，共三十七頁，2022年，8月28日6.區(qū)域與組合單元（1）組合單元：由相鄰的兩個或更多的單元組成，這些單元必須是同一種單元類型（表樣、數(shù)值、字符），財務報表在處理報表時將組合單元視為一個單元。組合單元的名稱可以用組成組合單元的區(qū)域中任何一個單元的名稱來表示。例如：把B2到B3定義為一個組合單元，這個組合單元可以用“B2”、“B3”或“B2：B3”來表示。第十八頁，共三十七頁，2022年，8月28日（2）區(qū)域：區(qū)域由一張表頁上的一組單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。在財務報表中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是一個二維表的所有單元（整個表頁），最小的區(qū)域是一個單元。名稱表示：A6到C10的區(qū)域表示為“A6：C10”。第十九頁，共三十七頁，2022年，8月28日7.固定區(qū)及可變區(qū)（1）固定區(qū)：指組成一個區(qū)域的行數(shù)和列數(shù)的數(shù)量是固定的數(shù)目。一旦設定好以后，在固定區(qū)域內其單元總數(shù)是不變的。（2）可變區(qū)：是指一個區(qū)域的行數(shù)或列數(shù)是不固定的數(shù)字，可變區(qū)的最大行數(shù)或最大列數(shù)是在格式設計中設定的。一個報表中只能設置一個可變區(qū)?；蚴切锌勺儏^(qū)，或是列可變區(qū)。第二十頁，共三十七頁，2022年，8月28日設置可變區(qū)：1.點取“格式/數(shù)據”按鈕，進入格式狀態(tài)。2設置可變區(qū)：點取“格式”-“可變區(qū)”-“設置”，出現(xiàn)下面界面。第二十一頁，共三十七頁，2022年，8月28日在“行可變”和“列可變”單選鈕中選取一個；在數(shù)量編輯框中輸入可變區(qū)數(shù)量。設置行（列）可變區(qū)后，可變區(qū)所在行（列）的行（列）號變成紅色，且除第一個可變行（列）外的所有可變行（列）被隱藏。可變區(qū)后的第一個固定行的行號為可變區(qū)第一行的行號+可變區(qū)行數(shù)。第二十二頁，共三十七頁，2022年，8月28日例如：在下圖中，從第2行開始為行可變區(qū)，行號變成紅色，最大可變行數(shù)為100行。接可變區(qū)之后的第一個固定行的行號為2+100=102有可變區(qū)的報表稱為可變表，沒可變區(qū)的表稱為固定表第二十三頁，共三十七頁，2022年，8月28日增加或刪除可變區(qū)中的行列：1.點取“格式/數(shù)據”按鈕，進入數(shù)據狀態(tài)。2.要對可變區(qū)進行增加或刪除時，首先把當前光標移動到可變區(qū)中，這時再點擊“編輯”下的“插入”或“追加”或“交換”、“刪除”即可。第二十四頁，共三十七頁，2022年，8月28日8.關鍵字關鍵字是游離于單元之外的特殊數(shù)據單元，可以唯一標識一個表頁，用于區(qū)別并選擇表頁的標記。例如：主管單位把其100個下屬單位的利潤表組成一個報表文件，每個單位的利潤表占一張表頁。為了在這100張表頁中迅速找到特定的單位，就有必要給每張表頁設置一個標記。例如把單位名稱設為標記，這個標記就是關鍵字。第二十五頁，共三十七頁，2022年，8月28日（1）6種系統(tǒng)自帶關鍵字：單位名稱、單位編號、年、季、月、日（2）此外，還可自定義關鍵字注意：①關鍵字的顯示位置和類型在格式狀態(tài)下設置；關鍵字的具體內容在數(shù)據狀態(tài)下錄入。

②每個報表可以定義多個關鍵字。第二十六頁，共三十七頁，2022年，8月28日四、報表編制的基本流程（94頁）1.進入報表管理系統(tǒng)，新建報表2.進行格式設計或打開已有報表3.數(shù)據處理4.報表輸出第二十七頁，共三十七頁，2022年，8月28日第二節(jié)財務報表編制

編制報表時分為兩種情況，如果報表此前已定義，直接打開報表文件進入數(shù)據處理狀態(tài)生成報表即可，如果是第一次利用報表管理系統(tǒng)編制報表，就需要從格式設計開始。根據報表是對外財務報表還是內部管理報表，又分為兩種處理方式：一、利用報表模板編制報表二、自定義會計報表

第二十八頁，共三十七頁，2022年，8月28日一、自定義會計報表1.報表格式定義（格式狀態(tài)下）⑴設置表尺寸⑵設置組合單元和報表標題⑶設置表頭定義關鍵字⑷設計表欄，定義行高列寬⑸畫表格線⑹定義單元屬性⑺輸入表內其他漢字項目及表尾內容⑻設定報表公式第二十九頁，共三十七頁，2022年，8月28日4.2財務報表編制

4.2.1自定義會計報表2.數(shù)據處理⑴賬套初始⑵錄入關鍵字⑶生成報表⑷報表匯總第三十頁，共三十七頁，2022年，8月28日4.2財務報表編制

4.2.2利用模板快速編制財務報告在財務報表系統(tǒng)中，一般都預置了分行業(yè)的常用會計報表格式，稱為報表模板，企業(yè)可以以系統(tǒng)提供的報表模板為基礎，實現(xiàn)財務報告的快速編制1.套用格式2.報表模板3.自定義模板第三十一頁，共三十七頁，2022年，8月28日4.2財務報表編制

4.2.3報表公式定義由于各種報表數(shù)據之間存在著密切的邏輯關系，所以，報表中各種數(shù)據的采集、運算和勾稽關系的檢測就用到了不同的公式。主要有計算公式、審核公式和舍位平衡公式，其中計算公式必須要進行設置，而審核公式和舍位平衡公式則根據實際需要進行設置第三十二頁，共三十七頁，2022年，8月28日4.2財務報表編制

4.2.3報表公式定義1.計算公式⑴賬務函數(shù)⑵統(tǒng)計函數(shù)⑶本表他頁取數(shù)函數(shù)⑷從其他報表取數(shù)計算2.審核公式3.舍位平衡公式第三十三頁，共三十七頁，2022年，8月28日4.2財務報表編制

4.2.4編制現(xiàn)金流量表現(xiàn)金流量的編制與資產負債表和利潤表不同。資產負債表和利潤表的數(shù)據直接來自總賬科目，或是余額，或是發(fā)生額。而現(xiàn)金流量表上的數(shù)據與賬簿上的科目沒有直接對應關系第三十四頁，共三十七頁，2022年，8月28日4.3報表輸出

4.3.1報表查詢報表查詢是最常用的數(shù)據輸出形式。利用計算機系統(tǒng)存儲容量大、快速檢索等優(yōu)勢，可以方便地實現(xiàn)對機內報表數(shù)據的查詢1.查找表頁2.賬證聯(lián)查