任務5 編排圖文

信息技術（基礎模塊）主編│傅連仲等圖文編輯任務5編排圖文第3章第3章圖文編輯目錄Contents3.5.1基本設置3.5.2設置頁面3.5.3自動生成目錄3.5.4批量制作“錄取通知書”第3章圖文編輯任務情景

今天小華接到了編排“生活技能培養(yǎng)—翻糖蛋糕制作方法”宣傳文檔和為招生處批量制作“錄取通知書”的任務，這兩個任務需要用到圖文版式編排、自動生成目錄和郵件合并功能，采用文字編輯軟件Word來完成這項任務，并練習鞏固文字編輯軟件的版式編輯、自動生成目錄和批量制作文檔等技能。（1）制作圖書排版樣圖。紙張大小為A4，頁邊距上下為2.53厘米，左右為3.17厘米，要求每章首頁無頁眉，奇偶頁的頁眉不同，奇數(shù)頁的頁眉為“翻糖蛋糕制作方法”，偶數(shù)頁的頁眉為“生活技能培養(yǎng)”，頁碼位于頁面頂端，自動生成目錄，其余設置詳見操作流程。（2）通過郵件合并功能批量制作錄取通知書樣圖。第3章圖文編輯第3章圖文編輯任務分析本任務分以下四個階段完成。要運用的基本設置有：包括字體格式設置、段落格式設置、新建樣式、樣式使用；其他設置：包括頁面設置、插入頁碼、插入頁眉頁腳；自動生成目錄：設置標題（樣式）、修改標題（樣式）格式、選擇目錄樣式；批量制作錄取通知書：制作信息表和Word模板、選擇收件人、編輯收件人列表完成郵件合并的知識。第3章圖文編輯3.5.1

基本設置小華開始了“生活技能培養(yǎng)—翻糖蛋糕制作方法”宣傳文檔的編輯工作，首先完成文檔的基本設置，包括設置章標題、節(jié)標題、正文、項目符號、樣式等，并練習鞏固文字編輯軟件的版式編輯技能。在圖書排版中，標題、文本格式的設置是最基本的，也是經(jīng)常需要使用的。圖書排版樣例的制作步驟如下。第3章圖文編輯操作步驟①章標題設置。選中章標題文本，使用格式工具欄的按鈕將字體格式設置為“黑體”，將字號設置為“小一”，將字形設置為“加粗”，將對齊方式設置為“居中”。選擇“頁面布局”選項卡，在“段落”組中單擊按鈕，彈出“段落”對話框，設置“段前”“段后”的間距為“24磅”，將“行距”設置為“單倍行距”。②節(jié)標題設置。選中節(jié)標題文本，將字體設置為“黑體”，將字號設置為“三號”，將對齊方式設置為“居中”，將“段前”“段后”間距設置為“6”磅，將“行距”設置為“單倍行距”。③小節(jié)標題設置。選中小節(jié)標題文本，將字體設置為“黑體”，將字號設置為“五號”，將字形設置為“加粗”，將“段前”“段后”間距為“6”磅，將特殊格式設置為“首行縮進”，將縮進磅值設置為“2字符”，將“行距”設置為“單倍行距”。④章首頁正文文本格式的“字體”“字號”設置為“黑體”“五號”，將特殊格式設置為“首行縮進”，并將縮進磅值設置為“2字符”。⑤正文“字體”“字號”設置為“宋體”“五號”，將特殊格式設置為“首行縮進”，并將縮進磅值設置為“2字符”，將正文的對齊方式設置為“兩端對齊”。第3章圖文編輯操作步驟⑥添加項目符號。選中要添加項目符號的文本，選擇“開始”選項卡的“段落”組，單擊“項目符號”下拉三角形按鈕，在下拉列表中選擇合適的“項目符號”即可，“項目符號和編號”對話框。⑦創(chuàng)建新樣式。瀏覽上述設置的效果，滿意后，可以為上述設置建立一個新樣式，用于后面的文本格式設置。操作方法是：選擇“開始”選項卡的“樣式”組，單擊顯示樣式窗口，在彈出的“樣式”窗口中單擊“新樣式”按鈕，彈出“根據(jù)格式設置創(chuàng)建新樣式”對話框。第3章圖文編輯操作步驟⑧在“新建樣式”對話框中，分別填寫樣式名及類型等內(nèi)容，并選擇“添加到樣式庫”和“自動更新”復選框，單擊“確定”按鈕。⑨節(jié)標題、小節(jié)標題、章首頁正文及正文樣式的建立與章標題樣式的建立相同，這里不再重復。⑩將新建樣式應用于后面的文本格式設置，方法是選中要應用字符樣式的文本，選擇“開始”選項卡的“樣式”組，單擊顯示樣式窗口，在彈出的“樣式”中，選擇要應用的樣式名即可。k設置表題文字的字體、字號為“黑體”“小五”；對齊方式為“居中”；段前、段后設置為“6磅”“3磅”；行距設置為“15磅”。l設置表的寬度為“14.5厘米”，表頭文字的字體、字號為“黑體”“六號”；在“文字”對話框中選擇“高級”選項卡，在位置的下拉選項中選擇“提升”、磅值一欄輸入“3磅”；對齊方式為“居中”；段前、段后設置為“0磅”“0磅”；行距設置為“13磅”。m設置表格文字的字體、字號為“宋體”“六號”；在“文字”對話框中選擇“高級”選項卡，在位置的下拉選項中選擇“提升”、磅值一欄輸入“3磅”；對齊方式為“居中”；段前、段后設置為“0磅”“0磅”；行距設置為“13磅”。第3章圖文編輯第3章圖文編輯說一說快速設置標題樣式對提高編輯效率的影響。第3章圖文編輯3.5.2設置頁面小華完成了標題、文本格式等基本設置后，開始“生活技能培養(yǎng)—翻糖蛋糕制作方法”宣傳文檔的頁面編輯工作，需要用到圖文編輯軟件的頁面設置功能，包括設置紙張大小、頁邊距、頁碼、頁眉等，并練習鞏固文字編輯軟件的頁面編輯技能。具體操作步驟如下。①頁面設置。選擇“頁面布局”選項卡，單擊“頁邊距”選項，單擊“自定義邊距”菜單，彈出“頁面設置”對話框，設置上、下頁邊距為2.53厘米，設置左、右邊距為3.17厘米，紙張大小為A4。②插入頁眉。把鼠標指針放在偶數(shù)頁，選擇“插入”選項卡，單擊“頁眉”選項，進入頁眉編輯模式，頁眉編輯窗口，按要求輸入頁眉內(nèi)容。第3章圖文編輯操作步驟③插入頁碼。選擇“插入”選項卡，單擊“頁碼”選項，選擇“設置頁碼格式”菜單，彈出“頁碼格式”對話框。在“頁碼”下拉列表框中選擇“頁面頂端”或“頁面底端”等。④在“頁眉和頁腳工具”選項卡中選擇“奇偶頁不同”復選框。⑤奇數(shù)頁的頁眉設置方法同上。WPS文字編輯軟件的設置方法與之相似。第3章圖文編輯說一說頁眉設置在強化版面效果的作用。第3章圖文編輯3.5.3自動生成目錄簡單來說目錄就是直達正文內(nèi)容的鏈接，長文檔中必不可少的一部分就是目錄，特別是圖書、論文、書籍、報告等，由于文檔中的內(nèi)容較多，通常會將其分成很多章節(jié)，而每章節(jié)下又分有小節(jié)。這些章節(jié)標題和小節(jié)標題就是目錄的重要組成部分。小華現(xiàn)在開始編輯“生活技能培養(yǎng)—翻糖蛋糕制作方法”宣傳文檔的目錄，需要用到圖文編輯軟件的自動生成目錄功能，包括插入頁碼、設置標題（樣式）級別和插入目錄3個步驟，并練習鞏固文字編輯軟件的目錄編輯技能。具體操作步驟如下。第3章圖文編輯操作步驟①選擇“插入”選項卡，單擊“頁碼”按鈕，按需求為文檔插入頁碼。②選中需要設置為目錄的標題，然后單擊“開始”→“樣式”→“標題1”，為其設置樣式，設置完成后，將光標插入正文中其他一級標題前，單擊“樣式”下的“標題1”，一級標題格式就修改成功了。然后用同樣的方式，對文中的二級、三級……標題進行設置，分別設為“標題2”“標題3”，以此類推。第3章圖文編輯操作步驟③在文中將所有標題設置完畢后，在正文前插入一個空白頁，然后單擊“引用”→“目錄”命令，在列表中選擇一種目錄樣式，即可自動生成目錄。生成的目錄。第3章圖文編輯說一說什么問題會影響自動生成目錄？第3章圖文編輯3.5.4

批量制作“錄取通知書”在日常工作中，我們經(jīng)常會遇見這種情況，處理的文件主要內(nèi)容基本都是相同的，只是具體數(shù)據(jù)有變化而已，如準考證、請柬、通知書、畢業(yè)證、信件等。在填寫大量格式相同、只修改少數(shù)相關內(nèi)容、其他文檔內(nèi)容不變時，我們可以靈活運用Word郵件合并功能，不僅操作簡單，而且還可以設置各種格式、打印效果很好，提高了工作效率。小華完成了“生活技能培養(yǎng)—翻糖蛋糕制作方法”宣傳文檔的編輯工作，現(xiàn)在開始完成批量制作“錄取通知書”的任務。這個任務需要用郵件合并功能，包括準備錄取新生信息表文件、制作錄取通知書模板、郵件合并、信函、選取數(shù)據(jù)源、插入郵件合并域、打印文檔等技能。具體操作步驟如下。第3章圖文編輯操作步驟①準備好需要制作錄取通知書的考生信息，保存到Excel文件中。②制作錄取通知書Word模板。在Word中插入背景圖片，接著在圖片上插入文本框，并輸入必要的文字。除個人信息外的其他內(nèi)容填寫完整并排版好。第3章圖文編輯操作步驟③切換至“郵件”功能區(qū)，單擊“開始郵件合并”選項，在下拉列表中選擇“信函”選項。④單擊“選擇收件人”選項，在下拉列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”選項。⑤在彈出的“選取數(shù)據(jù)源”窗口中，選擇“2019年錄取新生信息表”文件，單擊“打開”按鈕。第3章圖文編輯操作步驟⑥在彈出的“選擇表格”對話框中選擇數(shù)據(jù)所在工作表，并單擊“確定”按鈕。⑦單擊“編輯收件人列表”選項，彈出“郵件合并收件人”對話框。第3章圖文編輯操作步驟⑧單擊姓名所在的位置，然后單擊“插入合并域”選項，選擇“姓名”，單擊“插入”按鈕；單擊學院名所在的位置，接著單擊“插入合并域”，選擇“學院”，單擊“插入”按鈕；單