淺議秘書(shū)的參謀活動(dòng)

淺議秘書(shū)的參謀活動(dòng)摘要：參謀是秘書(shū)的一項(xiàng)職能，但絕不是一般意義上的參謀，更不是古代門(mén)客性質(zhì)的“謀士”。秘書(shū)的參謀活動(dòng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)有著重要的作用。為了全面認(rèn)識(shí)秘書(shū)的參謀活動(dòng)，從而提高秘書(shū)的工作效率。從提高我國(guó)秘書(shū)參謀活動(dòng)的重要性出發(fā)，針對(duì)秘書(shū)參謀活動(dòng)所出現(xiàn)的偏見(jiàn)，闡述了秘書(shū)應(yīng)如何做個(gè)好參謀，以及秘書(shū)所應(yīng)具備的參謀素養(yǎng)。關(guān)鍵詞：秘書(shū)參謀活動(dòng)秘書(shū)的參謀活動(dòng)，是以秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)人員為主體，以所在管理系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)者為對(duì)象，以輔導(dǎo)正確決策為目標(biāo)，以出謀獻(xiàn)策為手段，影響領(lǐng)導(dǎo)者決策的過(guò)程。秘書(shū)的參謀活動(dòng)既不能否定也不能夸大，所以正確認(rèn)識(shí)秘書(shū)的參謀活動(dòng)，對(duì)輔導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策和提高秘書(shū)自身的素養(yǎng)有著重要的意義參考文獻(xiàn)【1】宋斌著，秘書(shū)學(xué)系統(tǒng)湖北人民出版社，2000參考文獻(xiàn)【1】宋斌著，秘書(shū)學(xué)系統(tǒng)湖北人民出版社，2000【2】范立榮主編，現(xiàn)代秘書(shū)學(xué)教程首都貿(mào)易經(jīng)濟(jì)大學(xué)出版社2005一、秘書(shū)參謀活動(dòng)的定位（一）提高秘書(shū)參謀活動(dòng)重要性的認(rèn)識(shí)首先，提高秘書(shū)的參謀活動(dòng)是經(jīng)濟(jì)全球化的需要。隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，秘書(shū)參與對(duì)外事務(wù)也越來(lái)越多，在對(duì)外談判、洽商、接待外賓和出外考察，引進(jìn)外資和對(duì)外投資與合作的過(guò)程中，秘書(shū)人員起到重要的參謀作用【3】夏文，淺議秘書(shū)的參謀素養(yǎng)湖北師范學(xué)院報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版）第2期，2007.11【4】趙中利，現(xiàn)代秘書(shū)心理學(xué)北京高等教育出版社2004【3】夏文，淺議秘書(shū)的參謀素養(yǎng)湖北師范學(xué)院報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版）第2期，2007.11【4】趙中利，現(xiàn)代秘書(shū)心理學(xué)北京高等教育出版社2004【5】張清明，秘書(shū)參謀職能概論武漢大學(xué)出版社2001其次，隨著社會(huì)的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀需要的變化，秘書(shū)的服務(wù)方式和內(nèi)容也在不斷拓展，領(lǐng)導(dǎo)更需要的是秘書(shū)的參謀輔助作用，秘書(shū)不僅要熟悉國(guó)家方針政策，掌握國(guó)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)技術(shù)的最新方向，了解企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理，而且還要具備較強(qiáng)的運(yùn)籌謀劃能力、綜合協(xié)調(diào)、隨機(jī)應(yīng)變和綜合分析能力，輔助領(lǐng)導(dǎo)做好決策以及決策的貫徹落實(shí)。秘書(shū)的參謀活動(dòng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策起著舉足輕重的作用。秘書(shū)正確的參謀活動(dòng)能大大提高領(lǐng)導(dǎo)的決策效率，而參謀不當(dāng)反而會(huì)誤導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)的決策，以至于出現(xiàn)重大失誤。因此，提高秘書(shū)的參謀活動(dòng)不僅是經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展需要，而且是秘書(shū)服務(wù)方式與內(nèi)容變化的需要。再次，提高秘書(shū)參謀活動(dòng)是辦公自動(dòng)化的需要。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入管理系統(tǒng)和辦公設(shè)備的更新直接影響著秘書(shū)參謀方法的變革。秘書(shū)在參謀活動(dòng)中對(duì)單一對(duì)象的認(rèn)識(shí)不再是孤立、靜止、片面的。辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)要求秘書(shū)熟練地掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的性能與操作方法，保證參謀活動(dòng)的進(jìn)步性，從而提高參謀活動(dòng)的效率。最后，秘書(shū)參謀職能是秘書(shū)工作的重要職能，參謀職能具有完善領(lǐng)導(dǎo)思想，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，同時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作有提醒的作用。提高秘書(shū)的參謀活動(dòng)，能夠使秘書(shū)更好的發(fā)揮出參謀輔助作用。（二）秘書(shū)參謀活動(dòng)存在的偏見(jiàn)及其認(rèn)識(shí)目前我國(guó)存在的對(duì)秘書(shū)參謀活動(dòng)存在兩種偏見(jiàn)，一是否定秘書(shū)的參謀活動(dòng)；二是夸大秘書(shū)的參謀活動(dòng)。第一種觀點(diǎn)認(rèn)為，秘書(shū)的工作不過(guò)是收收發(fā)發(fā)、抄抄寫(xiě)寫(xiě)、接接電話(huà)、送客人，什么輔助決策、參謀職能都是杜撰出來(lái)的。這些認(rèn)識(shí)都是錯(cuò)誤的，社會(huì)發(fā)展的今天，充滿(mǎn)了競(jìng)爭(zhēng)。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者的遇到的情況更加復(fù)雜，更加需要?jiǎng)e人的參謀輔助，以保證決策的正確性、科學(xué)性。企業(yè)秘書(shū)部門(mén)及秘書(shū)人員的參謀活動(dòng)，除了為領(lǐng)導(dǎo)決策獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策外，還更多地表現(xiàn)在日常工作中的建議和意見(jiàn)，草擬文稿、處理信息、提供辦會(huì)的建議和方案等等，都是一種參謀活動(dòng)。第二種觀點(diǎn)認(rèn)為，秘書(shū)的參謀活動(dòng)等同于“思想庫(kù)”、“智囊團(tuán)”，這種觀點(diǎn)也是錯(cuò)誤的，秘書(shū)的參謀活動(dòng)是一種有限的出謀獻(xiàn)策性的參謀活動(dòng)，它不具有獨(dú)立性，秘書(shū)的參謀活動(dòng)是從領(lǐng)導(dǎo)的主觀意圖出發(fā)，力求符合客觀實(shí)際的思維活動(dòng)。秘書(shū)只在領(lǐng)導(dǎo)的職能范圍內(nèi)提出的參謀建議，才具有針對(duì)性和實(shí)際參考價(jià)值。對(duì)于秘書(shū)在參謀工作中的這兩種偏見(jiàn)，關(guān)鍵是要調(diào)節(jié)心態(tài)、擺正位置，用實(shí)際行動(dòng)來(lái)證明一切。二、秘書(shū)做好參謀工作應(yīng)具備的基本素養(yǎng)秘書(shū)參謀效應(yīng)的好壞，參謀輔助作用的大小，直接取決于秘書(shū)素養(yǎng)的高低。秘書(shū)的參謀素養(yǎng)主要包括秘書(shū)的思想道德素養(yǎng)；秘書(shū)的知識(shí)技能；秘書(shū)的身體、心理素質(zhì)。（一）要具有良好的政治思想素養(yǎng)。堅(jiān)定的政治立場(chǎng)和正確的政治態(tài)度，無(wú)私奉獻(xiàn)的價(jià)值觀念，辯證創(chuàng)新的思維方式和崇高的職業(yè)道德，這是做一名合格秘書(shū)的基本前提。（二）要具備良好的知識(shí)技能【6】楊春雨，秘書(shū)參謀的時(shí)機(jī)與場(chǎng)合的選擇秘書(shū)之友2007年第10期【6】楊春雨，秘書(shū)參謀的時(shí)機(jī)與場(chǎng)合的選擇秘書(shū)之友2007年第10期【7】尹劍峰著，在辦公室政治叢林中生存浙江人民出版社2009【8】殷定華，淺議秘書(shū)參謀決策的藝術(shù)秘書(shū)之友2004年第7期即要有廣博精專(zhuān)的文化知識(shí)修養(yǎng)。秘書(shū)必須依靠知識(shí)和智力才能做好參謀工作，秘書(shū)參謀活動(dòng)的綜合化、對(duì)象多元化的職能特點(diǎn)，要求秘書(shū)必須具備相應(yīng)的知識(shí)修養(yǎng)以及協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者獲得知識(shí)與智力補(bǔ)充的能力；要有合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)。秘書(shū)人員合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是以秘書(shū)學(xué)、管理科學(xué)知識(shí)為核心的各種知識(shí)的合理構(gòu)成的搭配，包括基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、行業(yè)知識(shí)以及社會(huì)生活實(shí)踐知識(shí)；要有獲取新知識(shí)的能力。由于受主客觀條件的限制，秘書(shū)人員所掌握的知識(shí)畢竟是有限的，在科技迅速發(fā)展的今天，秘書(shū)人員應(yīng)根據(jù)自身參謀輔助職能的需要，注重學(xué)習(xí)，不斷補(bǔ)充新的知識(shí)，運(yùn)用到實(shí)踐中去。秘書(shū)要做到知識(shí)面要廣，專(zhuān)業(yè)知識(shí)要精要硬。所以，良好的知識(shí)技能是秘書(shū)參謀工作中必不可少的條件（三）要具備良好的身體和心理素質(zhì)健康的身體是做好任何工作的重要前提，秘書(shū)工作不僅任務(wù)繁重，突擊性強(qiáng)，身體素質(zhì)與一般工作相比要求更高，并且經(jīng)常代表單位與外界發(fā)生接觸聯(lián)系，對(duì)形象素質(zhì)也有一定的要求。心理素質(zhì)是非智力因素的心理狀態(tài)，即起動(dòng)力作用的人腦機(jī)能，是人們對(duì)自己的思想、言行帶有指向支配、左右作用的動(dòng)機(jī)、志趣、意志、氣質(zhì)、情緒及性格等方面的心理素質(zhì)與修養(yǎng)【9】魏知非著，職場(chǎng)潛規(guī)則世界知識(shí)出版社2002。履行參謀輔助職能的秘書(shū)人員，其職能特征使之責(zé)任大、負(fù)荷繁重、矛盾突出、付出與獲得的反差明顯。因此，秘書(shū)人員要做好參謀輔助工作，必須要保持良好的心態(tài)，不要被情緒左右，秘書(shū)有好的心理素質(zhì)才能在各種環(huán)境中保持良好的心理狀態(tài)。【9】魏知非著，職場(chǎng)潛規(guī)則世界知識(shí)出版社2002議才會(huì)被采納。所以，秘書(shū)要當(dāng)好參謀就一定要做好調(diào)查研究，做到有備而謀。“謀而有理”，要想做個(gè)好參謀，秘書(shū)必須理論聯(lián)系實(shí)際，向領(lǐng)導(dǎo)提供建議必須有足夠的理論依據(jù)，能夠以理服人。例如：三年困難時(shí)期劉少奇的秘書(shū)在回家探親時(shí)，對(duì)公共食堂做了一次調(diào)查，回機(jī)關(guān)向劉少奇同志反應(yīng)了農(nóng)民吃不飽甚至有餓死人的情況。劉少奇秘書(shū)所提的建議正是聯(lián)系了當(dāng)時(shí)的實(shí)際情況，所以他的建議才會(huì)為劉少奇所重視。做個(gè)好參謀，必須“謀而有據(jù)”。秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，必須深入領(lǐng)會(huì)和貫徹領(lǐng)導(dǎo)的意圖，提出的建議必須來(lái)源于現(xiàn)實(shí)而不是憑空想象出來(lái)的。才能在決策中發(fā)揮有效的作用。少奇同志根據(jù)秘書(shū)調(diào)查回來(lái)的情況，從1961年下半年開(kāi)始親自深入湖南農(nóng)村，與農(nóng)民同吃同住同勞動(dòng)，整整調(diào)查了40多天，總結(jié)出了公共食堂的4條缺點(diǎn)，并及時(shí)向當(dāng)時(shí)在長(zhǎng)沙的毛澤東匯報(bào)了調(diào)查到的真實(shí)情況，正因?yàn)樯倨嫱镜挠袚?jù)而謀，在1962年的七千人大會(huì)上中央宣布停辦公共食堂。㈣正確處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系也是秘書(shū)做個(gè)好參謀的前提條件之一。兩只困倦的刺猬，由于寒冷而擁在一起。可因?yàn)楦髯陨砩隙奸L(zhǎng)著刺，于是它們離開(kāi)了一段距離，但因?yàn)槔涞檬懿涣?，于是又湊到一起。幾?jīng)折騰，兩只刺猬終于找到一個(gè)合適的距離：既能互相獲得對(duì)方的溫暖而又不被扎。刺猬法則就是人際交往中的心理距離效應(yīng)。秘書(shū)要做個(gè)好參謀，應(yīng)該與領(lǐng)導(dǎo)保持親密關(guān)系，這樣做可以贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任。但還需要與領(lǐng)導(dǎo)保持心理距離，避免在工作中喪失原則。秘書(shū)決不能自持聰明，跟著感覺(jué)走，有意無(wú)意地顯示自己“高明”，甚至越位，擅做主張，也