《會(huì)計(jì)電算化檔案管理可能出現(xiàn)的問題及對(duì)策（論文）》

摘要數(shù)字技術(shù)帶來了越來越多的盡管會(huì)計(jì)電算化模式的發(fā)展和不斷完善，促進(jìn)了會(huì)計(jì)文件轉(zhuǎn)換為電子文檔，但受影響企業(yè)本身的內(nèi)部因素和外部因素的歷史背景、技術(shù)條件、政策法規(guī)、會(huì)計(jì)記錄僅是從會(huì)計(jì)的形式實(shí)現(xiàn)的一個(gè)程序。在共享會(huì)計(jì)信息的數(shù)字化處理過程中，原有的會(huì)計(jì)信息和會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理已不能滿足數(shù)字化的需要。因此，研究數(shù)字背景下的會(huì)計(jì)檔案管理就顯得尤為重要。會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)生了巨大變化。與傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)記錄相比，電算化會(huì)計(jì)檔案具有更豐富的物質(zhì)載體、更豐富的內(nèi)容、便于修改，是加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重要內(nèi)容。這是基于會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理，根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，我國(guó)的企業(yè)，通過對(duì)一些企業(yè)的調(diào)查，在中國(guó)的電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，企業(yè)，從而提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理的意見和建議。關(guān)鍵詞:電算化會(huì)計(jì)檔案；檔案管理；安全保障

目錄TOC\o"1-3"\h\u30297一、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理概述 512856（一）企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的作用 5185651.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的參考作用 5210782.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理作用 539453.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)督作用 5180594.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的史料價(jià)值 57235（二）企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn) 559411.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案自身的專業(yè)性 5106882.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的相對(duì)普遍性 6166183.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案生成過程的嚴(yán)密性 6174664.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案成分的穩(wěn)定性 682二、電算化會(huì)計(jì)檔案利用存在問題 622691（一）對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資源利用缺乏客觀認(rèn)識(shí) 619925（二）過分強(qiáng)調(diào)保密 618426（三）電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)不高 64044（四）電算化會(huì)計(jì)檔案利用措施單一 72883（五）計(jì)算機(jī)固有的特點(diǎn)制約了其對(duì)不合理業(yè)務(wù)的識(shí)別能力 732525三、影響電算化會(huì)計(jì)檔案利用的主要因素 75200（一）政策法規(guī)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案利用的影響 722799（二）科技進(jìn)步對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案利用的影響 714828（三）管理制度對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案利用的影響 85113（四）人員素質(zhì)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案利用的影響 812823四、加強(qiáng)企業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的措施 811350（一）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，完善人員配置結(jié)構(gòu) 8295661.更新思想觀念，提升檔案人員素質(zhì) 885212.加大培訓(xùn)力度，培訓(xùn)復(fù)合型人才 8244013.引進(jìn)新人才 87023（二）電算化財(cái)務(wù)檔案的系統(tǒng)規(guī)劃 8243531.財(cái)務(wù)部門和檔案部門合作協(xié)商 9235132.系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)，減少規(guī)劃拖沓 915991（三）加強(qiáng)企業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案的安全管理 9152941.提高檔案人員的安全防護(hù)意識(shí)和技能 915892.改善硬件條件，保證軟件安全 927763.加強(qiáng)安全技術(shù)的應(yīng)用 104109結(jié)論 1018821參考文獻(xiàn) 11

引言隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)日新月異。與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理相比，計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)生了質(zhì)的飛躍。建立覆蓋全社會(huì)的計(jì)算機(jī)化財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，必將對(duì)檔案工作產(chǎn)生重大影響。本文的主要目的是與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)記錄管理和分析比較，揭示出兩和結(jié)合點(diǎn)之間的變化，探討檔案工作的要求，提出深化金融檔案信息化過程中來更好的適應(yīng)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的政策措施。完善計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)檔案管理，對(duì)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都具有現(xiàn)實(shí)意義。它是當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案工作中的一項(xiàng)重要工程，是提高財(cái)務(wù)檔案功能的重要體現(xiàn)。計(jì)算機(jī)化財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中的檔案更是如此。計(jì)算機(jī)化財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)在財(cái)務(wù)檔案管理中占有重要地位。因此，電算化財(cái)務(wù)檔案管理的作用更廣、更大、更重要。本文對(duì)計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中檔案管理的特點(diǎn)、影響和策略進(jìn)行了深入的分析，對(duì)每一個(gè)基層單位實(shí)施計(jì)算機(jī)化財(cái)務(wù)檔案管理工作具有重要的指導(dǎo)意義。計(jì)算機(jī)化財(cái)務(wù)檔案管理也是探索持續(xù)發(fā)展的一個(gè)問題。一、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理概述（一）企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的作用本文主要從借鑒作用、管理作用、監(jiān)督作用和歷史價(jià)值功能這幾個(gè)方面來闡述。1.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的參考作用企業(yè)的會(huì)計(jì)記錄，如實(shí)記載歷史的過程中，同時(shí)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)企業(yè)，但也提供原始數(shù)據(jù)和可靠的信息，為企業(yè)的成本控制，企業(yè)可以利用信息的高質(zhì)量，從而為確保金融業(yè)務(wù)的順利開展各種；2.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理作用企業(yè)會(huì)計(jì)檔案不僅記錄了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，而且明確了經(jīng)濟(jì)責(zé)任。各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)來反映企業(yè)的會(huì)計(jì)記錄和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分析平衡經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和結(jié)論進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，根據(jù)企業(yè)的管理措施，得出會(huì)計(jì)分析、預(yù)測(cè)和計(jì)劃通過會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)企業(yè)的管理，引導(dǎo)各方面的運(yùn)行和管理工作。3.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)督作用無論是會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與相關(guān)法律和政策的規(guī)定，監(jiān)督企業(yè)，從而保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全，打擊非法經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律，防止違法行為的發(fā)生。因此，隨著企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的積累，在政府監(jiān)督、社會(huì)監(jiān)督和輿論監(jiān)督中發(fā)揮著重要作用。4.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的史料價(jià)值隨著社會(huì)的進(jìn)步，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的歷史價(jià)值將日益體現(xiàn)。特別是作為企業(yè)管理的歷史價(jià)值，其作用將得到充分發(fā)揮，是經(jīng)濟(jì)研究中不可缺少的研究材料。此外，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案也為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供原始證據(jù)，成為證明客觀經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史依據(jù)。（二）企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)本部分主要通過對(duì)會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)的認(rèn)識(shí)，使我們對(duì)會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)識(shí)更加深刻。1.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案自身的專業(yè)性從其他檔案的企業(yè)會(huì)計(jì)檔案在于其獨(dú)特的業(yè)務(wù)性質(zhì)，它記錄了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況和企業(yè)的盈利能力和償債能力通過數(shù)據(jù)；不同于一般的文件；其次，會(huì)計(jì)憑證的裝訂和保存也有其自身的特點(diǎn)。2.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的相對(duì)普遍性無論是企業(yè)、事業(yè)單位還是社會(huì)組織，如果有獨(dú)立核算，會(huì)計(jì)檔案就會(huì)應(yīng)運(yùn)而生。特別是一部分獨(dú)立機(jī)構(gòu)，在性質(zhì)上相當(dāng)于實(shí)行獨(dú)立核算、自籌資金，這些單位一般都配備了專門的檔案、檔案管理部門，使企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案具有普遍性。3.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案生成過程的嚴(yán)密性公司通常有一個(gè)財(cái)政年度內(nèi)，大量的會(huì)計(jì)信息，這些數(shù)據(jù)聯(lián)系密切，從原始憑證和會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)憑證按會(huì)計(jì)賬簿，按照會(huì)計(jì)報(bào)告會(huì)計(jì)帳簿，所有的數(shù)據(jù)都是連在一起的，他們有一套嚴(yán)格的程序。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)從開始到結(jié)束都有連續(xù)記錄，保持會(huì)計(jì)檔案的完整性。這有利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的精確計(jì)算和綜合分析。4.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案成分的穩(wěn)定性只要是獨(dú)立的會(huì)計(jì)經(jīng)濟(jì)組織，各組成部分相對(duì)穩(wěn)定。與其他普通檔案不同的是，不僅有大量的書籍，而且是一個(gè)復(fù)雜的內(nèi)容和種類。二、電算化會(huì)計(jì)檔案利用存在問題會(huì)計(jì)檔案是管理者做出決策的重要參考，對(duì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的分析，總結(jié)經(jīng)濟(jì)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，調(diào)節(jié)起著不可替代的作用后的第二天。但它的許多經(jīng)濟(jì)單位的價(jià)值沒有引起足夠的重視，沒有充分的了解，它不會(huì)被用來指導(dǎo)今后的工作。主要表現(xiàn)在：（一）對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資源利用缺乏客觀認(rèn)識(shí)一些企業(yè)會(huì)計(jì)電算化由于很長(zhǎng)一段時(shí)間的發(fā)展，電算化仍然是他們的一個(gè)新事物；它是檔案管理部門或檔案的形成、理念不適應(yīng)新的環(huán)境和新的電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求的條件下，仍局限于會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)代化金融發(fā)展的傳統(tǒng)思維和習(xí)慣，沒有密切的聯(lián)系，“電算化會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容不明確，電算化會(huì)計(jì)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)不足，導(dǎo)致在一個(gè)磁盤中的會(huì)計(jì)記錄會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件和其他會(huì)計(jì)資料不及時(shí)歸檔的會(huì)計(jì)記錄DS既不完整也不安全。一些單位只注重資金的管理和使用，和電算化會(huì)計(jì)檔案管理的應(yīng)用還沒有引起足夠的重視，使用的電算化會(huì)計(jì)檔案的審視和反思在小管理過去的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，通過電算化會(huì)計(jì)檔案的單位造成資源浪費(fèi)到一定程度。（二）過分強(qiáng)調(diào)保密在手工會(huì)計(jì)中，許多會(huì)計(jì)資料分散在企業(yè)的各個(gè)責(zé)任部門。但在會(huì)計(jì)電算化、高度集中的處理部門在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的電子數(shù)據(jù)，如果沒有必要的預(yù)防措施，沒有人民的批準(zhǔn)，可以通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，企業(yè)的重要數(shù)據(jù)可能被不法分子很容易復(fù)制，沒有留下任何痕跡的篡改。此外，會(huì)計(jì)電算化的另一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)是高度的責(zé)任感。在手冊(cè)中，通過業(yè)務(wù)的原始憑證，根據(jù)原始憑證填寫根據(jù)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)憑證、登記賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表，每一步都有文字記錄，每一步都是負(fù)責(zé)人，并在會(huì)計(jì)電算化、原始數(shù)據(jù)通過計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理程序在計(jì)算機(jī)內(nèi)，中間不能處理的負(fù)責(zé)人，所有責(zé)任都高度集中在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。會(huì)計(jì)電算化檔案系統(tǒng)都或多或少的對(duì)計(jì)算機(jī)安全使用太集中，開展會(huì)計(jì)檔案人員的身份和目的使用的嚴(yán)格限制，導(dǎo)致電算化會(huì)計(jì)檔案已關(guān)閉了大量用戶，電算化會(huì)計(jì)檔案最大。（三）電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)不高主要表現(xiàn)為業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，尤其是計(jì)算機(jī)操作維護(hù)不熟練，使得會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性和保密性難以滿足要求。此外，會(huì)計(jì)電算化人員的責(zé)任不強(qiáng)，不能及時(shí)備份數(shù)據(jù)和文件數(shù)據(jù)。另外，會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的缺失和內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制的缺乏還存在一些問題。通過實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)沒有專門的會(huì)計(jì)檔案管理部門或會(huì)計(jì)檔案管理人員，即使沒有注意到，更不用說相應(yīng)的激勵(lì)措施了。（四）電算化會(huì)計(jì)檔案利用措施單一如何在電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作做好，電算化會(huì)計(jì)檔案的收集，建立識(shí)別、保存等一系列的一些企業(yè)的工作規(guī)范，這些措施有一定效果，但不能從根本上解決問題，原因是，這些措施只能在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)文件本身。然而，會(huì)計(jì)電算化檔案在管理和決策支持中的作用并不明顯，因此，會(huì)計(jì)電算化檔案的利用仍有很大的發(fā)展?jié)摿?。這些職能的實(shí)現(xiàn)有賴于會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的完善、計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的提高、管理觀念的轉(zhuǎn)變和會(huì)計(jì)人員自身素質(zhì)的提高。（五）計(jì)算機(jī)固有的特點(diǎn)制約了其對(duì)不合理業(yè)務(wù)的識(shí)別能力雖然計(jì)算機(jī)的處理速度很高，但計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理卻在一定程度上，給人類的損失帶來了不合邏輯和不合理的異常，合理的判斷和處理能力。計(jì)算機(jī)的邏輯判斷一般是與預(yù)先進(jìn)入程序可以進(jìn)行的，如編程錯(cuò)誤或?qū)敵鑫募贿M(jìn)行檢查，很可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)差錯(cuò)，一些非法會(huì)計(jì)信息輸出系統(tǒng)。針對(duì)以上問題，我們發(fā)現(xiàn)，目前會(huì)計(jì)電算化檔案系統(tǒng)在管理和使用上缺乏時(shí)效性和方便性，無論是微觀還是宏觀層面都有很大的改善和提高空間。但隨著競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和企業(yè)管理理念的變化，電算化會(huì)計(jì)檔案的利用這種情況難以適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需要，主要表現(xiàn)為會(huì)計(jì)檔案利用率大幅下降，這無疑是殘酷的現(xiàn)實(shí)和不可避免的。這也表明，在現(xiàn)代企業(yè)管理中的作用，電算化會(huì)計(jì)檔案信息沒有得到應(yīng)有的重視，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案信息與企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需求的距離逐漸增大的現(xiàn)實(shí)的高質(zhì)量。三、影響電算化會(huì)計(jì)檔案利用的主要因素（一）政策法規(guī)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案利用的影響目前，我國(guó)會(huì)計(jì)檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)體系還不健全。從全國(guó)范圍來看，會(huì)計(jì)電算化管理方法和會(huì)計(jì)電算化工作標(biāo)準(zhǔn)基本上是會(huì)計(jì)電算化檔案的使用。因此，無論從國(guó)家還是從局部來看，在電算化會(huì)計(jì)檔案信息，由于國(guó)家和地方法規(guī)，產(chǎn)業(yè)體系尚未形成一個(gè)相互聯(lián)系、相互配套的法律、法規(guī)和制度，導(dǎo)致綜合系統(tǒng)還不具備會(huì)計(jì)檔案信息開發(fā)和電力EDP利用法律條件。（二）科技進(jìn)步對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案利用的影響從介質(zhì)的開發(fā)和利用，現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)信息存儲(chǔ)的新載體提供、傳輸通道和信息處理方法，對(duì)信息量的會(huì)計(jì)記錄，多種形式，從而增加了其開發(fā)利用的難度。各種形式的檔案，如縮微膠卷、錄音、錄像制品和印刷品等都有了很大的增長(zhǎng)。特別是近年來，會(huì)計(jì)電算化檔案的比重將繼續(xù)上升。雖然會(huì)計(jì)檔案的利用還沒有形成“氣候”，但如何利用網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)大檔案信息資源的開發(fā)和利用的核算范圍，會(huì)計(jì)檔案館（室）的突破地理限制水庫，信息資源會(huì)計(jì)文件的實(shí)現(xiàn)和數(shù)字服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的使用成為我們所期待的目標(biāo)。最后，從開發(fā)和環(huán)境方面，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、光學(xué)技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使會(huì)計(jì)電算化檔案信息資源開發(fā)活動(dòng)更加方便、全面、深入、有效。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是由一個(gè)單一的會(huì)計(jì)檔案信息資源的開發(fā)和利用信息資源共享缺乏協(xié)調(diào)會(huì)轉(zhuǎn)化為電算化會(huì)計(jì)檔案，技術(shù)的進(jìn)步將徹底改變過去封閉、狹窄的工作環(huán)境。各部門要盡量加強(qiáng)合作。通過網(wǎng)絡(luò)，不僅把內(nèi)部各部門的工作作為一個(gè)整體，而且把單位和部門和會(huì)計(jì)部門納入了整個(gè)社會(huì)信息資源系統(tǒng)，成為一個(gè)有機(jī)的部分。設(shè)備更新?lián)Q代太頻繁，很難選擇；無處不在的數(shù)字信息，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案信息安全構(gòu)成了前所未有的威脅；企業(yè)發(fā)展部門之間的不平衡，使信息技術(shù)能力的應(yīng)用相對(duì)薄弱的部門距離等。然而，我們認(rèn)為，科學(xué)合理地使用和有效地控制科技將給會(huì)計(jì)電算化檔案信息的開發(fā)利用帶來新的特點(diǎn)。（三）管理制度對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案利用的影響傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理方法缺乏科學(xué)的手段，在一定程度上制約了會(huì)計(jì)信息資源的開發(fā)和利用。如果我們只關(guān)注會(huì)計(jì)電算化檔案管理，忽視透露，電算化會(huì)計(jì)檔案信息資源的利用；檢索工具單一，缺乏科學(xué)的管理方式，電算化會(huì)計(jì)檔案信息資源不能充分利用等。目前，會(huì)計(jì)電算化已進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，拓寬對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域有許多新的特點(diǎn)，在以往的檔案管理方法和電子管理目標(biāo)內(nèi)容相對(duì)狹窄，會(huì)計(jì)電子文件收集的影響，管理和利用，造成計(jì)算機(jī)文件管理看似簡(jiǎn)單和形式化的現(xiàn)象。一方面，由于對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案缺乏了解，會(huì)計(jì)資料、會(huì)計(jì)軟件等磁媒體會(huì)計(jì)檔案的會(huì)計(jì)憑證沒有及時(shí)歸檔。另一方面，“沒有相應(yīng)的電算化會(huì)計(jì)檔案人員的職責(zé)，會(huì)計(jì)電算化記錄和計(jì)算機(jī)倉庫管理會(huì)計(jì)檔案管理，造成會(huì)計(jì)電算化檔案自然和人為的破壞，會(huì)計(jì)信息披露。此外，隨著會(huì)計(jì)電算化的普及，電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量在不斷增加，但人們對(duì)會(huì)計(jì)電算化的使用仍有心理適應(yīng)，因而經(jīng)常放棄使用需求。（四）人員素質(zhì)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案利用的影響會(huì)計(jì)檔案管理人員管理部門的政治素質(zhì)，而忽視綜合素質(zhì)，尤其是會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)和年長(zhǎng)的、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，服務(wù)質(zhì)量低，直接影響和信息資源會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)利用。從目前會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案，在檔案信息開發(fā)的理念和意識(shí)，還有經(jīng)驗(yàn)和能力和結(jié)構(gòu)有一定差距，特別是在知識(shí)素質(zhì)、信息意識(shí)和信息分析能力，對(duì)豐富和完善迫切需要判斷。我們必須掌握現(xiàn)代技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)信息技術(shù)，要有強(qiáng)烈的信息意識(shí)和創(chuàng)新精神。只有配備高素質(zhì)的管理人才，促進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的發(fā)展。四、加強(qiáng)企業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的措施（一）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，完善人員配置結(jié)構(gòu)1.更新思想觀念，提升檔案人員素質(zhì)提出了會(huì)計(jì)電算化檔案管理的管理要求，重視會(huì)計(jì)電算化檔案管理，建立監(jiān)督和相關(guān)制度，提高會(huì)計(jì)人員的電子檔案管理意識(shí)。在具體工作中，我們必須適應(yīng)形勢(shì)的需要，摒棄傳統(tǒng)觀念，培養(yǎng)現(xiàn)代意識(shí)和科學(xué)素養(yǎng)，與時(shí)俱進(jìn)，努力創(chuàng)新。2.加大培訓(xùn)力度，培訓(xùn)復(fù)合型人才首先，會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到提高自身素質(zhì)的必要性，積極尋找提高自身素質(zhì)的機(jī)會(huì)。其次，在這個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代，電算化會(huì)計(jì)檔案知識(shí)管理系統(tǒng)已經(jīng)更新，所以企業(yè)要提供會(huì)計(jì)人員“充電”的機(jī)會(huì)，對(duì)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)電算化人才培養(yǎng)規(guī)律的基礎(chǔ)上，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和安全人員，所以學(xué)習(xí)知識(shí)和人才的培養(yǎng)。最后，企業(yè)應(yīng)定期或不定期對(duì)員工進(jìn)行考核，合格人員的培訓(xùn)考核，許多測(cè)試仍不合格的一些懲罰，所以電算化會(huì)計(jì)人員提高自我動(dòng)機(jī)和動(dòng)機(jī)，而且從會(huì)計(jì)電算化人員一邊認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力工作，不斷提高自己的能力對(duì)。3.引進(jìn)新人才引進(jìn)新人才是人才隊(duì)伍建設(shè)中相對(duì)直接、快捷的途徑。企業(yè)可以通過公開招聘、挑選和需要會(huì)計(jì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才，這種人才能夠熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，而不是當(dāng)電腦出現(xiàn)故障時(shí)無法行動(dòng)。（二）電算化財(cái)務(wù)檔案的系統(tǒng)規(guī)劃1.財(cái)務(wù)部門和檔案部門合作協(xié)商為了避免電腦財(cái)務(wù)記錄系統(tǒng)中性點(diǎn)缺陷在使用過程中，提高工作效率，在系統(tǒng)建設(shè)階段，需要財(cái)務(wù)和檔案部門人員討論，考慮如何設(shè)計(jì)和開發(fā)系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理和檔案管理。財(cái)務(wù)和人事檔案管理人員根據(jù)各自的優(yōu)勢(shì)，提出了在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的各個(gè)方面和發(fā)展提出了自己的建議，以促進(jìn)電子金融記錄系統(tǒng)的一個(gè)非常好的作用，該系統(tǒng)可以滿足未來的管理過程中的各種要求，為更好的管理服務(wù)。作為一種新的管理模式，在電子文件管理控制的全過程中，從規(guī)劃文件、原始文件的生成和傳輸，從當(dāng)前到歸檔，起到宏觀調(diào)控、促進(jìn)優(yōu)化的作用。2.系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)，減少規(guī)劃拖沓無紙化辦公是財(cái)務(wù)電算化的特點(diǎn)，計(jì)算機(jī)硬盤磁介質(zhì)是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的地方，這就需要操作者根據(jù)磁存儲(chǔ)介質(zhì)的特點(diǎn)，數(shù)據(jù)每天及時(shí)備份，對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備的定期檢查，避免設(shè)備出現(xiàn)的問題，系統(tǒng)而導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)文件失去了發(fā)現(xiàn)和解決問題，容易出現(xiàn)在存儲(chǔ)過程中存在的問題。財(cái)務(wù)記錄和描述經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的客觀情況，對(duì)財(cái)政收入和支出的詳細(xì)記錄，管理層提出經(jīng)營(yíng)決策是高度保密的，所有的企業(yè)和機(jī)構(gòu)，財(cái)務(wù)記錄必須準(zhǔn)確、詳細(xì)，檔案保管必須安全。計(jì)算機(jī)化財(cái)務(wù)檔案存儲(chǔ)媒體磁盤，容易被罪犯篡改，不留下任何痕跡，這樣的話，準(zhǔn)確性、財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性就會(huì)遭到破壞。另外，網(wǎng)絡(luò)形式的高度發(fā)展給計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)檔案帶來了許多安全隱患。因此，計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)檔案的管理就顯得尤為重要。如何保持財(cái)務(wù)記錄，防止偷竊、篡改、破壞，防止環(huán)境因素導(dǎo)致的存儲(chǔ)設(shè)備損壞，數(shù)據(jù)丟失，防止各種病毒、木馬的破壞，惡意軟件對(duì)財(cái)務(wù)記錄，如何訪問者權(quán)限設(shè)置分類，是管理者的需要考慮的問題。目前，用人單位在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)方面還比較落后。現(xiàn)狀是，一般企事業(yè)單位只能對(duì)老財(cái)務(wù)人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作操作界面，讓他們直接使用操作系統(tǒng)。這是非常片面的。計(jì)算機(jī)化財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)不僅要求用戶進(jìn)行操作，還涉及到系統(tǒng)的日常維護(hù)和安全防護(hù)。這就需要從現(xiàn)實(shí)的所有企業(yè)和機(jī)構(gòu)，為檔案管理隊(duì)伍的電算化專業(yè)培訓(xùn)，避免因操作不當(dāng)故障問題不能及時(shí)解決，直接導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，數(shù)據(jù)丟失，減少損失，降低風(fēng)險(xiǎn)。（三）加強(qiáng)企業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案的安全管理1.提高檔案人員的安全防護(hù)意識(shí)和技能一方面要進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的保密工作。財(cái)務(wù)部為每個(gè)核心的信息處理單元，密切相關(guān)，其絕對(duì)會(huì)計(jì)檔案保密信息往往與單位，如材料采購、成本結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品銷售價(jià)格清單和預(yù)算規(guī)模、材料和其他重要的材料在很大程度上影響企業(yè)的生存和發(fā)展。所以在計(jì)算機(jī)化的前提下，財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)信息部門和單位的保密工作，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密性；另一方面，要加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)人員職能的控制。會(huì)計(jì)電算化要求會(huì)計(jì)人員掌握會(huì)計(jì)知識(shí)和技能，以及相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用知識(shí)。是程序員、計(jì)算機(jī)操作員盜取計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，因此要保證會(huì)計(jì)檔案的安全，就必須完善相關(guān)人員的控制系統(tǒng)功能，適當(dāng)分工，明確各自的職責(zé)。會(huì)計(jì)電算化崗位包括系統(tǒng)操作、會(huì)計(jì)軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理和維護(hù)，主要的軟件操作，會(huì)計(jì)電算化、審計(jì)主管、電腦維護(hù)、數(shù)據(jù)分析和計(jì)算機(jī)考試，企業(yè)應(yīng)該把這些崗位，尤其是管理人員的系統(tǒng)維護(hù)人員，這三類不相容崗位操作人員必須彼此分離，彼此的同時(shí)，為了減少欺詐的可能性。2.改善硬件條件，保證軟件安全一是配備環(huán)境清潔、溫濕度適宜的專用會(huì)計(jì)電算化檔案庫房；準(zhǔn)備高清晰打印機(jī)輸出文件會(huì)計(jì)檔案。二是利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和軟件開發(fā)平臺(tái)，對(duì)數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行完全加密，以及控制軟件的功能，如檢查功能、提示功能、保護(hù)功能等。加強(qiáng)系統(tǒng)安全措施，避免網(wǎng)絡(luò)安全或計(jì)算機(jī)安全，造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的丟失和泄漏。3.加強(qiáng)安全技術(shù)的應(yīng)用首先，使用認(rèn)證技術(shù)，即廣泛使用各種個(gè)人身份識(shí)別方法，經(jīng)常使用個(gè)人識(shí)別設(shè)備和密碼保護(hù)。第二，使用訪問控制策略授權(quán)合法用戶使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)資源，防止非法用戶入侵和合法用戶越權(quán)訪問權(quán)限范圍內(nèi)的資源。第三利用防火墻技術(shù)，不僅可以防