物業(yè)管理系統(tǒng)需求

物業(yè)管理系統(tǒng)系統(tǒng)功能總體架構

SHAPE系統(tǒng)功能簡介資源管理房產資料列表瀏覽所有房產及其業(yè)戶的資料，不但能通過樓盤、樓棟、樓層等房產樹形導航篩選，還能通過各種字段進行模糊查找。房產資料卡片集中顯示了房產基本資料和自定義資料，并顯示該房產的相關業(yè)戶資料。本模塊提供房產各種對象（樓盤、樓棟、樓層、房屋）的新增、修改（包括成批修改）、刪除等操作，能新增、修改、刪除、更換房屋業(yè)戶，并能查看業(yè)戶的客服和財務記錄。車位資料列表瀏覽所管理和經營的車庫和車位資料，不但能通過樓盤、車庫等房產樹形導航篩選，還能通過各種字段進行模糊查找。可對車位做綁定房屋的操作，車位所產生的費用可自動轉到該房屋?？尚略龌蚓庉嬙撥囄划斍皹I(yè)主或租戶資料?？蓪υ撥囄蛔鲎鈩眨ǔ鲎?、退租、違約等），添加車卡或車輛等操作?？刹樵冊撥囄坏馁M用、歷史租戶、租賃業(yè)務、、相關車輛、相關車卡等。業(yè)戶資料本模塊能編輯和查看業(yè)戶的基本資料、聯(lián)系信息、入住信息、用戶自定義信息、相關房產信息、家庭成員信息。車輛管理列表瀏覽長期停放的車輛資料。不但能通過有無車位、車輛類型等條件導航篩選，還能通過各種車卡號碼、車牌號碼進行模糊查找。可對長期租用車位的車輛生成停車費。外協(xié)單位資料編輯查看物業(yè)管理相關的各單位（公安、供水、供電、裝修等）的詳細資料，并可以方便的查詢。在財務管理中，可對外協(xié)單位添加應收和應付。在維修管理中，可將維修單位指定為外協(xié)單位。在合同管理中，可對外協(xié)單位添加合同，并生成應收和應付。房態(tài)表通過色塊直觀顯示房產及車位狀態(tài)，并能方便地進行業(yè)務操作。雙擊某個色塊，將顯示該房產的詳細資料及相關資料。財務管理（費用管理）財務管理功能架構票據(jù)管理流程物業(yè)財務總有“應收”、“預收”、“應付”三本帳?！皯铡蓖ㄟ^“收款單”收取，押金類應收收取后，自動生成應付，“應付”通過“付款單”付款?！邦A收”由“收款單”生成，并通過“轉帳單”沖抵“應收”，“應付”通過“轉帳單”沖抵“應收”。應收費項設置設置周期性、臨時性、滯納金類等各種應收費項的各項屬性，包括費項的計算方法、計算精度、計費期間等。費項的計算公式完全由用戶自定義，提供幾十種參數(shù)和函數(shù)供用戶選擇，輕松實現(xiàn)各種分攤的計算。能對每個房屋的每種周期性收費項目單獨設置各種屬性。支持計算單價按時間和用量自動變化。能對不同房屋的不同費項設置不同的滯納率。應收管理可按房產、費項、期間查詢應收費用的明細和匯總數(shù)據(jù)。A．計算周期性費用以向導形式帶領用戶完成周期性費用的計算?？蛇x擇任意費項或區(qū)域進行計算。B．添加臨時性費用能對任何房屋/外協(xié)單位添加臨時性費用。C．計算滯納金按預先設置的滯納金比例及收款終止日期成批計算滯納金。D．帳單打印可以單個或成批打印多種樣式的付款通知書和催款通知書。系統(tǒng)提供的單據(jù)編、輯器能使用戶方便快捷的編輯各種通知書格式。E．查費/改費可以查看和修改各筆應收費用的各項屬性。費表設置能設置各種獨立表、公用表、總表、虛擬表，能為各種非虛擬表設置父表，能按表名、房屋、表間關系查看各種費表的安裝情況。用戶抄表（可設置為客戶錄入）錄入每次抄表的行度，自動計算用量。能自動識別費表讀數(shù)歸0的情況，能根據(jù)設置，對過大和過小的讀數(shù)，系統(tǒng)自動變色提醒。預留與自動抄表系統(tǒng)的接口。收款管理錄入收款信息生成收款單。系統(tǒng)自動列示出所選房屋或維修單位的未繳清的應收列表，勾選本次收款的應收費用（或輸入預收金額和預收費項），選擇收款方式、發(fā)票編號等信息后系統(tǒng)生成收款單。本模塊提供應收費用的編輯功能，可新增、修改、刪除、拆分應收費用，可提交優(yōu)惠申請，可應用預收款余額沖抵應收（生成轉帳單）。本模塊提供各種查詢功能，滿足收款時的各種查詢需求，包括查詢房產或業(yè)戶的信息、相關租賃合同、相關業(yè)務單據(jù)、抄表記錄、歷史收費情況等。本模塊提供對收款單的管理功能?？梢詫κ湛顔芜M行復核、審核、作廢、沖紅等操作。本模塊整合票據(jù)管理功能。打印收款單時，自動按次序核銷“機打收據(jù)”。如果輸入（可選擇）稅控發(fā)票號碼或手工收據(jù)號碼，可自動核銷相應的稅控發(fā)票或收據(jù)。銀行劃帳管理（網上繳費）A．劃帳管理系統(tǒng)自動生成供銀行劃帳的文件。并提供了劃帳文件格式設置和帳號檢查的功能。B．對帳管理針對銀行劃帳，系統(tǒng)提供銀行對帳向導，一步步指導用戶根據(jù)銀行返回的對帳文件進行對帳，自動生成收款單，同時系統(tǒng)還提供了對帳文件格式設置和對帳數(shù)據(jù)檢查以及分費項對帳等功能。應付費項設置、應付管理和付款管理A．應付費項設置設置應付費項。包括類別、種類、單價等信息。B．應付管理提供對應付款的集中瀏覽、添加、修改、刪除等功能。C．付款管理提供對付款單的增加和刪除功能。轉帳管理用轉帳單的形式進行特殊業(yè)務的處理，便于對特殊業(yè)務的管理。沖抵預收款：應用于不定費項和指定費項的預收款沖抵應收。沖抵贈送款：應用于不定費項和指定費項的贈送款沖抵應收。調整應收款：用生成一筆新的應收（金額為負數(shù)或正數(shù)）的形式對原費用進行金額調整。優(yōu)惠應收款：用生成一筆新的應收（金額為負數(shù)或正數(shù)）的形式對原費用進行優(yōu)惠。轉作壞賬：將某些費用轉為壞賬，不出現(xiàn)在應收中。系統(tǒng)還提供取消功能，將壞賬轉為正常應收。應付沖抵應收：用租戶的未付的應付費用沖抵該租戶的應收費用。更改應收狀態(tài)：將應收費用的正常狀態(tài)改為其它由用戶自定義狀態(tài)。變更狀態(tài)后的費用不再出現(xiàn)在應收帳中?？値そ涌谙到y(tǒng)的所有應收、應付、實收、實付及轉帳數(shù)據(jù)均能自動生成憑證文件，由總賬系統(tǒng)的憑證引入功能引入系統(tǒng)生成憑證。系統(tǒng)現(xiàn)已完成SAP，金蝶K3、KIS，用友U8、NC，新中大NGPower，金算盤5，靈狐7/8等多家國際國內主流總帳系統(tǒng)的接口。接口程序主要包含如下功能：A．接口設置設置各種類型憑證的會計科目，并能設置各種輔助核算項目。B．憑證生成應收或應付自動生成應收應付憑證文件。單張或多張收款單、付款單、轉帳單自動生成收、付、轉憑證文件。票據(jù)管理提供對物業(yè)公司四種票據(jù)（機打收據(jù)、稅控發(fā)票、手工收據(jù)、定額發(fā)票）基于整個流程的完整管理，對每種票據(jù)，采用不同的自動核銷方法。對每種票據(jù)，均可同時按本和按頁進行管理。A．票據(jù)購入輸入所購票據(jù)的種類和起止編號，系統(tǒng)自動按本生成票據(jù)的“本”記錄和“頁”記錄。B．票據(jù)領用以單據(jù)形式記錄票據(jù)領用情況，包括領用人、領用時間及領用票據(jù)明細。C．出納核對收款員可將自己的收款記錄生成并打印“交接單”，出納可方便核對現(xiàn)金、交接單和對應的收款單是否相符。出納審核“交接單”后，系統(tǒng)中相應的交接單和收款單均呈鎖定狀態(tài)。D．會計核銷會計進一步核對收款所使用票據(jù)是否與系統(tǒng)中的票據(jù)相符。由于系統(tǒng)是自動標注票據(jù)的使用情況，所以會計只需簡單地檢查票據(jù)使用記錄即可。收費狀態(tài)表用色塊直觀地標識費用的收繳情況。便于非財務部門查看業(yè)戶的收費狀態(tài)?？蛻舴胀对V管理記錄業(yè)戶的投訴內容，及其處理情況。記錄的投訴內容還包括投訴類別和方式、被投訴人類型、立項和回訪情況，便于對投訴進行分類統(tǒng)計。能按投訴單的狀態(tài)和相關房屋對投訴單進行列表查看維修管理記錄業(yè)戶和公共區(qū)域的維修情況，由多個部門協(xié)同工作。客服部門接到報修填寫報修情況，通過多種途徑派工到工程部，工程部門拿到系統(tǒng)打印的維修單進行現(xiàn)場維修，維修完成后，由工程或客服部門錄入完成情況?？头块T進行回訪，填寫回訪情況。通過維修單，記錄完成狀態(tài)、維修項目、維修時間、客戶滿意度、維修材料、維修費用等。能自動生成維修費和材料出倉單。能按維修單狀態(tài)和相關房產進行列表查看。裝修管理記錄業(yè)戶裝修情況。包括施工單位情況、裝修審批情況、提交資料情況、裝修內容、應收及應付費用、出入證情況、施工監(jiān)督情況、驗收情況、相關圖檔等。對裝修產生的應收和應付費用，自動生成應收應付款。能按裝修申請單狀態(tài)和相關房產進行列表查看。鑰匙管理記錄業(yè)戶鑰匙的寄存、領用和歸還記錄。家政服務記錄家政服務的申請/完成情況，并自動生成應收款到財務管理子系統(tǒng)。收樓維修管理編輯查看交接房時的維修情況，可定義維修項目，記錄完成情況和跟進記錄。工程設備設備資料可定義設備種類及相應的屬性字段。記錄每一個設備的臺帳資料。可按設備種類、類別和放置位置進行列表查看。設備保養(yǎng)可按月制訂全年的設備保養(yǎng)任務?？稍谠乱晥D中，按日制訂月保養(yǎng)任務。在月任務視圖中，可直觀地通過色塊查看設備保養(yǎng)計劃及完成情況。設備保養(yǎng)計劃及完成情況，均通過設備保養(yǎng)任務單錄入。設備維修系統(tǒng)通過維修單進行設備維修的管理，維修單會詳盡的記錄設備的損壞情況、維修內容、維修人、更換零配件等信息。系統(tǒng)可以根據(jù)各種條件對維修記錄進行匯總、統(tǒng)計、生成報表。能耗管理通過匯總、統(tǒng)計當前及歷史水電表的讀數(shù)，分析公共用電的能耗狀況，同時生成歷史能耗趨勢圖表，直觀地反映出能耗走勢，提供領導決策。所有能耗統(tǒng)計項目，均由費表函數(shù)的四則運算公式定義。倉庫管理本模塊可使用戶對本公司的物流進行有效的動態(tài)控制，并可以按任意條件進行查詢統(tǒng)計。倉庫資料錄入各倉庫的基本資料，以實現(xiàn)多倉管理。物品資料編輯查看各物品的類別信息。編輯查看各物品的基本資料。如編號、名稱、規(guī)格型號、最低庫存、最高庫存等。采購管理編輯查看采購申請單。審批通過后，可自動轉為入倉單或出倉單。采購申請單的審批可通過流程審批或直接錄入審批結果。入倉管理編輯查看入倉單。只有已審批的入倉單才會改變庫存。出倉管理編輯查看出倉單。只有已審批的出倉單才會改變庫存。倉庫調撥編輯查看調撥單，記錄物品在不同倉庫間的調撥。調撥單審批后，自動生成入倉和出倉單。倉庫盤點編輯查看盤點單。盤點單審批后，自動生成入倉或出倉單。庫存查詢查詢各物品在不同倉庫的庫存單價、數(shù)量或金額庫存統(tǒng)計通過報表的形式，快速查閱本期的期初、本期發(fā)生、期末的數(shù)量和金額，庫存短缺明細表、庫存超儲明細表、庫存預測表，用戶可及時掌握倉庫的基本情況治安消防用戶可以靈活自定義保安值勤的班次、時段、人員、地段等詳情。用戶可以按任意時段輸入保安值班安排，實現(xiàn)系統(tǒng)自動排班。用戶可以登記轄區(qū)范圍內發(fā)生的治安事件及其處理情況，系統(tǒng)自動保存并進行多條件組合查詢?？捎涗浉骶档馁Y料及領用情況。能記錄各消防設施資料，以及消防演習和培訓記錄。綠化保潔保潔安排用戶可以自定義保潔項目、人員、時段、地點及說明，對每個保潔項目可定義計劃完成時間，便于定量管理。保潔檢查用戶可針對每個保潔項目，錄入實際完成時間。綠化資料用戶可以錄入綠化所使用的各種植被的信息，包括名稱、種類、科目、生長習性、養(yǎng)護技術、土壤環(huán)境、生長周期、養(yǎng)護周期等內容。綠化安排用戶可以錄入綠化的各種信息，包括植物名稱、養(yǎng)護人、養(yǎng)護時間、內容等，生成綠化安排記錄，并進行綠化日期的提醒。綠化檢查用戶可以將綠化帶資料進行登記，包括綠化帶名稱、植物品名、棵數(shù)、時間、面積等信息，同時進行綠化帶的管理日期提醒。綠化工程記錄綠化工程的工程名稱、施工單位、施工時間、竣工時間、施工單位資料、面積、地理位置、工程周期、三包期內情況等。人事管理人事資料編輯查看組織和員工的基本信息和自定義信息，可定義任意基本的組織資料?？射浫氩榭磫T工的家庭成員資料、培訓記錄、職位變更記錄、獎懲記錄、工作教育記錄、擔保情況、證件資料、調動記錄、薪水變更記錄、保險記錄、假期記錄等。人事提醒與分析系統(tǒng)根據(jù)所錄入的數(shù)據(jù)，自動對如下業(yè)務進行提醒：本月及本日簽訂合同人數(shù)及明細，本月及本日合同到期的人數(shù)及明細、本月及本日過生日的人數(shù)及明細，本月及本日入職的人數(shù)及明細，本月及本日離職的人數(shù)及明細，本月及本日開始試用的人數(shù)及明細，本月及本日試用到期的人數(shù)及明細。通過表格和圖形的方式對人員構成、培訓和獎懲數(shù)量進行統(tǒng)計分析。工資管理定義工資項目，設定工資項目的計算公式。錄入并計算當月工資的金額。記錄工資的發(fā)放情況。以工資條、報表等方式輸出工資數(shù)據(jù)。排班考勤記錄員工排班情況?？蓪T工考勤記錄（Excel格式）導入系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動比對。資產物品集中管理公司的固定資產、工具及鑰匙。圖檔知識用戶可以對本管理公司的ISO9000文檔、收文、發(fā)文、會議紀要、合同、圖紙等文件進行登記和保存，并按任意條件進行查詢。如登記市場/物業(yè)公司匯同發(fā)展商收樓時的各種信息資料，業(yè)主委員會的各類管理制度等。合同管理集中錄入查看各類合同。每份合同可同時設置所屬用戶類別、用戶種類和系統(tǒng)類別。用戶類別可由用戶定義為任意級別，每種用戶種類可綁定不同的合同條款，系統(tǒng)默認有業(yè)戶、外協(xié)單位、員工三種系統(tǒng)類別。針對業(yè)戶和外協(xié)單位合同，可添加應收和應付費用。管理駕駛艙系統(tǒng)用圖表分析、經營指標、綜合報表等形式，對經營狀況進行綜合統(tǒng)計分析。系統(tǒng)基礎功能平臺業(yè)務提醒系統(tǒng)啟動時，自動搜索系統(tǒng)數(shù)據(jù)，提醒相關信息和工作內容。業(yè)務提醒：包括如下內容：欠費租戶、近期退住租戶、應計費租戶、空置單元、新入住租戶、合同到期租戶、設備保養(yǎng)計劃、逾期維修單、逾期投訴單、保安排班、逾期未驗收裝修單、新出租車位、車位到期租戶、車位續(xù)租租戶、合同失效清單、合同有效清單、IC卡余額清單、物品庫存提醒、員工試用到期提醒。 可對不同用戶設置不同提醒內容。公共待辦事務：列示未完成的各種業(yè)務單據(jù)，包括未完成的維修單、裝修單或投訴處理單等公共信息：列示公共信息。公共通知：列示公共通知我的審批：顯示用戶所有待批事務列表。我的日歷：顯示用戶的個人工作日歷信息發(fā)送系統(tǒng)能對指定或欠費租戶，