關(guān)于高校檔案館和圖書(shū)館共建校史資料庫(kù)的思考

關(guān)于高校檔案館和圖書(shū)館共建校史資料庫(kù)的思考關(guān)于高校檔案館和圖書(shū)館共建校史資料庫(kù)的思考

高校檔案館作為高等院校重要的信息機(jī)構(gòu)，保留著豐盛的高校開(kāi)展歷史的檔案，其中包括歷史文件、照片、甚至實(shí)物資料。這些豐盛的歷史文獻(xiàn)資料有必要開(kāi)發(fā)整理出來(lái)，并對(duì)外宣傳和展示。高校圖書(shū)館作為長(zhǎng)期對(duì)高校內(nèi)師生進(jìn)行信息效勞的機(jī)構(gòu)，能夠?qū)n案館所整理的信息進(jìn)行數(shù)字化加工并加以宣傳，有效的擴(kuò)展宣傳的范圍，由高校檔案館和圖書(shū)館協(xié)作共建的高校校史資料庫(kù)將對(duì)培養(yǎng)高校內(nèi)廣闊師生的感情有重要意義。

1.檔案館與圖書(shū)館合作共建校史資料庫(kù)的作用和意義

1.1促進(jìn)檔案館館藏校史資料的利用開(kāi)發(fā)

檔案館與圖書(shū)館共建校史資料庫(kù)首先有利于檔案館自身館藏校史資料的開(kāi)發(fā)和利用，高校中有關(guān)學(xué)校歷史文獻(xiàn)資料的收藏一直是高校檔案館工作的重要內(nèi)容[1]，檔案館內(nèi)保留著最完整最系統(tǒng)的學(xué)校歷史文獻(xiàn)資料，包括學(xué)校歷次重大事件的文件、照片、歷史實(shí)物和歷屆教師和畢業(yè)生的記錄，其中不乏很多出名校友的在校記錄，這些塵封的檔案資料對(duì)高校是巨大的寶庫(kù)，是高校過(guò)去足跡的記錄，對(duì)其充沛的開(kāi)發(fā)和利用能夠有效的促進(jìn)高校內(nèi)校情校史宣傳，加深師生對(duì)學(xué)校的印象，培養(yǎng)師生對(duì)學(xué)校的感情。

1.2豐盛圖書(shū)館館藏資源，提升圖書(shū)館的信息效勞

檔案館與圖書(shū)館建設(shè)校史資料庫(kù)也有助于圖書(shū)館館藏的自身建設(shè)，校史資料庫(kù)的建設(shè)促進(jìn)圖書(shū)館對(duì)本校文獻(xiàn)資料的收藏，填補(bǔ)圖書(shū)館在本校歷史文獻(xiàn)資料收藏中的空白，促進(jìn)圖書(shū)館自身特色館藏的建設(shè)，以及圖書(shū)館的信息效勞的水平，為高校內(nèi)進(jìn)行高等教育開(kāi)展研究的讀者提供更加充沛的原始資料，為高校進(jìn)行政策決策提供歷史依據(jù)。此外，圖書(shū)館也可以有效彌補(bǔ)檔案館的效勞和工作的缺乏，雖然近幾年來(lái)高校檔案館積極開(kāi)發(fā)所保留的校史文獻(xiàn)資料，示例：局部高校檔案館每年舉辦專(zhuān)門(mén)的校史展覽，編撰校史會(huì)議文獻(xiàn)和圖片集，甚至組織專(zhuān)門(mén)的校史館進(jìn)行宣傳，但由于不足長(zhǎng)期有效對(duì)外效勞的窗口，因此其效勞時(shí)間的范圍總是有限的，所整理出來(lái)的校史文獻(xiàn)資料整體的利用率較低，無(wú)法到達(dá)促進(jìn)本校師生對(duì)學(xué)校的了解和培養(yǎng)師生對(duì)本校感情的需要。圖書(shū)館是高校專(zhuān)門(mén)為全體師生提供信息效勞的部門(mén)，有良好的信息效勞平臺(tái)和窗口，并且有豐盛的信息宣傳的經(jīng)驗(yàn)，能夠有效的將信息傳遞給需要的讀者，因此兩者相互合作建立校史資料庫(kù)能夠有效的開(kāi)發(fā)檔案館所保留的校史檔案，使其能夠發(fā)揮最大效益。

1.3兼顧校史文獻(xiàn)資料的原始愛(ài)護(hù)和充沛利用

檔案工作的重點(diǎn)主要在收藏，即如何更好的將信息保留起來(lái)，因?yàn)闄n案館所保留的信息多為原始信息，易于損壞和喪失，因此，從愛(ài)護(hù)信息的需要出發(fā)，檔案館較少進(jìn)行對(duì)外效勞，導(dǎo)致通過(guò)檔案館查找校史文獻(xiàn)資料存在著很多的障礙，如：高校很多已畢業(yè)的校友回校通過(guò)檔案館查找自己當(dāng)年的記錄和照片卻不對(duì)不面對(duì)復(fù)雜而自己并不熟悉的查找過(guò)程和教長(zhǎng)時(shí)間。圖書(shū)館工作重點(diǎn)是對(duì)外效勞，即將信息傳遞給所需要的讀者，有著良好的讀者效勞系統(tǒng)，通過(guò)檔案館與圖書(shū)館的合作，將校史文獻(xiàn)資料進(jìn)行數(shù)字化，通過(guò)圖書(shū)館自身的數(shù)字化信息效勞系統(tǒng)將檔案館所保管的校史文獻(xiàn)以讀者熟悉的方式傳遞給需要的讀者，可以有效的減少因檔案保管需要所產(chǎn)生的信息障礙，充沛實(shí)現(xiàn)檔案信息的利用。同時(shí)，通過(guò)圖書(shū)館與檔案館的合作將檔案資源數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)讀者網(wǎng)上查找校史文獻(xiàn)資料，可以減少讀者使用原始檔案的頻率，最大程度實(shí)現(xiàn)對(duì)原始文獻(xiàn)的愛(ài)護(hù)。

2.檔案館與圖書(shū)館合作共建高校校史資料庫(kù)的可行性

2.1檔案館為校史資料庫(kù)提供了豐盛的資料

高校檔案館在校史資料庫(kù)的資料收集方面能發(fā)揮巨大優(yōu)勢(shì)，首先，檔案館在收集校史文獻(xiàn)資料上已經(jīng)形成一套較為成熟的規(guī)整制度和工作流程，能夠在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中接觸和收集到豐盛的校史文獻(xiàn)資料，其次檔案館有充足和經(jīng)驗(yàn)豐盛的工作人員能夠充沛加入收集工作，各部門(mén)分管檔案工作的人員定期送檔保證了本院重要文件和校友資料的完整，為高校校史文獻(xiàn)資料的采集發(fā)明了有利的條件。而其他學(xué)校機(jī)構(gòu)，如：高校圖書(shū)館，雖然也通過(guò)購(gòu)置、校友捐贈(zèng)等方式收集到大量的校史資料，但無(wú)法收集到完整的校史資料，特別照片、實(shí)物等資料，

2.2圖書(shū)館為校史資料庫(kù)的展示和利用提供平臺(tái)

高校圖書(shū)館長(zhǎng)期對(duì)校內(nèi)讀者提供信息效勞，其管理方式和效勞方式使讀者能夠方便快捷的獲取資源，隨著高校圖書(shū)館內(nèi)信息化水平的提高，使高校圖書(shū)館的信息技術(shù)水平也越來(lái)越高，將文獻(xiàn)資料數(shù)字化并建立數(shù)據(jù)庫(kù)的經(jīng)驗(yàn)教為豐盛，能夠?qū)n案館所藏的校史資料的特點(diǎn)充沛表現(xiàn)出來(lái)，并以便利、快捷的方式對(duì)其進(jìn)行組織。高校讀者也熟悉圖書(shū)館文獻(xiàn)的檢索方式和利用方式，將檔案館所收集到校史資料的通過(guò)圖書(shū)館的平臺(tái)和技術(shù)進(jìn)行加工并展示，能夠文獻(xiàn)資源的最大價(jià)值。

2.3高校的管理模式提供了資金和人員保障

高校校史資料庫(kù)對(duì)校園文化建設(shè)具有重大的作用，可以引導(dǎo)學(xué)生根底和發(fā)揚(yáng)高校自身所傳承的文化和精神，促進(jìn)學(xué)生的開(kāi)展和高校自身的精神建設(shè)。因此，只要高校圖書(shū)館和檔案館能夠充沛表明校史資料庫(kù)的作用，就理應(yīng)獲得學(xué)校管理層在資金和設(shè)備上的支持。此外，在人員方面，高校的檔案館和圖書(shū)館都有較多的信息管理專(zhuān)業(yè)人才，能夠?qū)Y料庫(kù)內(nèi)的信息進(jìn)行有效管理，并通過(guò)圖書(shū)館的宣傳平臺(tái)充沛地發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。

3.檔案館與圖書(shū)館合作共建高校校史資料庫(kù)的模式

為了克服建設(shè)校史資料庫(kù)可能遇到的障礙，高校在組織本校的校史資料庫(kù)的時(shí)候，應(yīng)充沛發(fā)揮檔案館與圖書(shū)館在信息建設(shè)與效勞領(lǐng)域的各自的優(yōu)勢(shì)，充沛合作，采取合理的方式建設(shè)資料庫(kù)，具體方式如圖1所示：3.1高校校史資料的采集

檔案館的校史資料采集工作可以采取三種方式：1、從已保持的高校檔案中收集整理適合寄存在校史資料庫(kù)的內(nèi)容，2、由各學(xué)院負(fù)責(zé)檔案的工作人員將各院系中散落的校史資料統(tǒng)一收集，3、向高校內(nèi)的老教師、老職工征集有關(guān)校史的個(gè)人照片和實(shí)物；征集來(lái)的資料應(yīng)在檔案館完成相關(guān)的檔案著錄、存檔等工作。同時(shí)向校史資料館提交資料的復(fù)印件，并根據(jù)資料庫(kù)的要求進(jìn)行整理，同時(shí)，對(duì)涉密校史資料進(jìn)行妥善處理，然后將整理好的數(shù)據(jù)、照片和文本進(jìn)行集結(jié)，提供應(yīng)圖書(shū)館的相關(guān)部門(mén)做處理。如果條件允許，檔案館應(yīng)同時(shí)向圖書(shū)館提供紙本文本和數(shù)字文本的校史資料[4]，減少進(jìn)行數(shù)字化所產(chǎn)生的工作量。

3.2校史資料的數(shù)字化加工、整理和存儲(chǔ)

圖書(shū)館信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)對(duì)所收到信息進(jìn)行整理，標(biāo)準(zhǔn)已有的數(shù)字化文檔，同時(shí)對(duì)只有紙質(zhì)形式的文獻(xiàn)、照片進(jìn)行數(shù)字化加工，保證所有的校史資料都有數(shù)字存儲(chǔ)。并與檔案館檔案著錄人員合作將論文以網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)通用的“元數(shù)據(jù)〞的方式進(jìn)行著錄，將校史資料的主要形態(tài)描述出來(lái)，方便讀者進(jìn)行檢索。在保留校史資料時(shí)可根據(jù)文獻(xiàn)資料的特點(diǎn)、內(nèi)容和保密程度可以建設(shè)三個(gè)子數(shù)據(jù)庫(kù)：一是校史文件庫(kù)，主要收錄歷年來(lái)學(xué)校的重要文件和通告，二是校友錄庫(kù)，主要收錄歷屆畢業(yè)生在校的記錄，為了愛(ài)護(hù)個(gè)人隱私，校友錄庫(kù)應(yīng)只允許校友個(gè)人通過(guò)個(gè)人驗(yàn)證方式訪(fǎng)問(wèn)，三是照片和圖片庫(kù)，主要收錄有關(guān)學(xué)校歷史場(chǎng)景的照片和實(shí)物照片。

3.3資料庫(kù)效勞平臺(tái)的建設(shè)

為了充沛展示高校校史資料庫(kù)的資源，圖書(shū)館信息技術(shù)部門(mén)必須首先建立一個(gè)良好、便捷的用戶(hù)界面，吸引讀者使用，其次應(yīng)提高資料庫(kù)的開(kāi)放程度，通過(guò)技術(shù)伎倆使用戶(hù)在辦公室、家庭或任何一個(gè)地方的終端都能共享資料庫(kù)內(nèi)信息資源和信息效勞，方便讀者利用資料庫(kù)的文獻(xiàn)資料。再次，應(yīng)保持資料庫(kù)的時(shí)效性，保證高校每一年新出現(xiàn)的校史文獻(xiàn)都能迅速上網(wǎng)。

3.4資料庫(kù)的宣傳和推廣

高校校史資料庫(kù)完成建設(shè)后，應(yīng)由圖書(shū)館宣傳和咨詢(xún)部門(mén)負(fù)責(zé)向全校師生宣傳和推廣，宣傳的主要對(duì)象剛?cè)胄５男聦W(xué)生、對(duì)本校教育開(kāi)展進(jìn)行研究的老師和已經(jīng)畢業(yè)的老校友，讓校內(nèi)師生了解校史資料庫(kù)的內(nèi)容和使用辦法，促進(jìn)校內(nèi)師生對(duì)自己感興趣的文獻(xiàn)進(jìn)行檢索和查詢(xún)，同時(shí)，應(yīng)注意限定資料庫(kù)的使用范