業(yè)務(wù)助理工作流程與跟單驗(yàn)貨知識(shí)

業(yè)務(wù)助理工作流程與跟單驗(yàn)貨知識(shí)一.業(yè)務(wù)工作流程客戶詢價(jià)我司報(bào)價(jià)溝通協(xié)商（議價(jià)）達(dá)成協(xié)議，簽訂正式訂單（銷售合同）下單給工廠（采購(gòu)合同）工廠備貨（產(chǎn)品生產(chǎn)）驗(yàn)貨（質(zhì)量監(jiān)控）訂艙（租船訂艙，運(yùn)費(fèi)）報(bào)關(guān)（發(fā)票，箱單，報(bào)關(guān)資料）結(jié)算（收匯，工廠開(kāi)票及工廠貨款結(jié)算）退稅,ISO9001，退稅備案業(yè)務(wù)部：開(kāi)拓市場(chǎng)，負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。在前階段對(duì)客戶的詢價(jià)，我司作出相應(yīng)的報(bào)價(jià)后，收到客戶訂單，業(yè)務(wù)員進(jìn)行審單，包括：價(jià)格、質(zhì)量要求、交貨期、付款條款、運(yùn)輸方式等。審核無(wú)誤后交采購(gòu)部。采購(gòu)部：與工廠協(xié)調(diào)，簽訂采購(gòu)協(xié)議。按客戶的產(chǎn)品要求和交貨期制作采購(gòu)合同，并與工廠簽定采購(gòu)協(xié)議。采購(gòu)部將客戶訂單和采購(gòu)合同交單證員制單，并交驗(yàn)貨組安排驗(yàn)貨。物流部配船、制單、發(fā)貨等1、單證員審單：客戶訂單、工廠采購(gòu)合同的交貨期、付款方式、包裝打字等。若L/C，應(yīng)對(duì)信用證條款進(jìn)行審核，檢查有無(wú)我們無(wú)法辦到的條款和所需單據(jù)。若前T/T，確保預(yù)付款已經(jīng)到帳。2、單證員根據(jù)客戶交貨期，跟蹤工廠備貨情況，并確保出貨前驗(yàn)貨已檢驗(yàn)放行。3、選擇貨貸公司或船公司，租船訂倉(cāng)。4、制單制作商檢單、報(bào)關(guān)單、發(fā)票、裝箱單等。收到進(jìn)倉(cāng)通知，通知工廠發(fā)貨數(shù)量，包裝要求，嘜頭、進(jìn)倉(cāng)時(shí)間等，安排貨物進(jìn)倉(cāng)待發(fā)。船公司報(bào)關(guān)開(kāi)船后，進(jìn)行提單確認(rèn)。單證員認(rèn)真核對(duì)，及時(shí)修改，確保提單正確無(wú)誤。按價(jià)格條款制作保險(xiǎn)單。按客戶要求和國(guó)別制作產(chǎn)地證FORMA或C/O。L/C（或D/P）所需的其他單據(jù)。5、銷售、統(tǒng)計(jì)交單，押匯。6、發(fā)票、裝箱單、提單正本復(fù)印件給客戶，寄結(jié)匯單據(jù)。7、收匯、退稅,備案等。

品保部、技術(shù)研發(fā)部、

產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中的檢驗(yàn)保證產(chǎn)品質(zhì)量，驗(yàn)貨放行畫(huà)圖紙生產(chǎn)工藝的合理化建議新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)及研發(fā)。其他部門：行政部財(cái)務(wù)部后勤部門等等二、業(yè)務(wù)助理的重要性業(yè)務(wù)助理是保障公司銷售部門正常運(yùn)轉(zhuǎn)，方便銷售部門制定銷售計(jì)劃和實(shí)現(xiàn)銷售目標(biāo)必不可少的崗位；是為公司銷售部門提供后勤服務(wù)，為業(yè)務(wù)人員提供必要協(xié)助的崗位，提高業(yè)務(wù)人員的工作效益。業(yè)務(wù)助理素質(zhì)的高低和處理業(yè)務(wù)的綜合能力直接影響銷售部門的整體業(yè)績(jī)和公司形象。業(yè)務(wù)助理對(duì)上是業(yè)務(wù)經(jīng)理，是業(yè)務(wù)經(jīng)理信息來(lái)源和整理的重要幫手，是幫業(yè)務(wù)經(jīng)理處理業(yè)務(wù)鎖事的人物。三、業(yè)務(wù)助理的工作職責(zé)(1)1、接待客戶日常來(lái)訪、來(lái)電、來(lái)函等咨詢服務(wù)，為銷售部提供后勤服務(wù)。2、協(xié)助業(yè)務(wù)人員進(jìn)行訂單制作、跟單、樣品寄送，并跟進(jìn)，為銷售部提供幫助。3、處理制作業(yè)務(wù)員交給的報(bào)表，單據(jù)，文件，資料等。4、受理客戶的投訴，做好相關(guān)記錄，及時(shí)聯(lián)系相關(guān)業(yè)務(wù)人員處理。三、業(yè)務(wù)助理的工作職責(zé)(2)5、定期對(duì)重點(diǎn)客戶進(jìn)行回訪，幫助業(yè)務(wù)人員做好客情，主動(dòng)和客戶增進(jìn)了解，介紹公司的企業(yè)文化，讓客戶更加信賴公司的產(chǎn)品。6、每月總結(jié)整理客戶的投訴資料，分析出客戶最不滿意的情況并總結(jié)出來(lái)，為公司后期改進(jìn)和制定方案作參考。7、協(xié)助業(yè)務(wù)員回收貨款，并及時(shí)提醒業(yè)務(wù)員相關(guān)貨款的回收情況。8、及時(shí)提出合理化建議，針對(duì)在外出差的業(yè)務(wù)員，跟蹤咨詢是否有需要提供幫助。9、配合公司其它部門積極開(kāi)展工作，如：配合倉(cāng)庫(kù)的開(kāi)單發(fā)貨工作。四.業(yè)務(wù)助理、跟單需具備的知識(shí)、技能1.要有良好的心態(tài)對(duì)業(yè)務(wù)助理而言，則是對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)。從發(fā)展來(lái)說(shuō)，業(yè)務(wù)助理是一種經(jīng)歷，是獨(dú)立擔(dān)業(yè)務(wù)的有效過(guò)渡。2.要有強(qiáng)烈的責(zé)任心3.做個(gè)有心人，熟悉產(chǎn)品。掌握了產(chǎn)品知識(shí)，跟客人和工廠的溝通就會(huì)變得輕松，贏得客戶的信任和工廠的尊重。4.專業(yè)知識(shí)技能：客戶對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的要求,生產(chǎn)流程。5.單證知識(shí)。客戶信息（國(guó)家，港口）；是否投保信用保險(xiǎn)。產(chǎn)品的質(zhì)量要求；合同交貨期；運(yùn)輸方式（bysea;byair)；成交方式(CIF;FOB;DDP;DDU;EXW)

6.英語(yǔ)基礎(chǔ)：看懂客戶訂單信息客戶信息（國(guó)家，港口）；

7.溝通談判能力：同工廠的溝通，同貨代的溝通。

8.細(xì)致。形式發(fā)票（PI)

交貨期（起運(yùn)日期；到港日期）收匯方式（預(yù)付；T/T;D/P;L/C)

幣別(USD,EUR)

信用保險(xiǎn):國(guó)家；規(guī)模。《國(guó)際貿(mào)易術(shù)語(yǔ)解釋通則》由國(guó)際商會(huì)制訂，目前通用的是1990年的修訂版，稱為《1990年國(guó)際貿(mào)易術(shù)語(yǔ)解釋通則》（INCOTERMS1990），于199O年7月1日正式生效。該通則共包含四組13種貿(mào)易術(shù)語(yǔ)。見(jiàn)表E組：?jiǎn)⑦\(yùn)EXW工廠交貨適用于各種運(yùn)輸方式F組：主運(yùn)費(fèi)未付FCA交貨承運(yùn)人適用于各種運(yùn)輸方式FAS裝運(yùn)港船邊交貨適用于海運(yùn)和內(nèi)河運(yùn)輸FOB裝運(yùn)港船上交貨適用于海運(yùn)和內(nèi)河運(yùn)輸C組：主運(yùn)費(fèi)已付CFR成本加運(yùn)費(fèi)適用于海運(yùn)和內(nèi)河運(yùn)輸CIF成本加保險(xiǎn)費(fèi)、運(yùn)費(fèi)適用于海運(yùn)和內(nèi)河運(yùn)輸CPT運(yùn)費(fèi)付至適用于各種運(yùn)輸方式CIP運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)付至適用于各種運(yùn)輸方式D組：到達(dá)DAF邊境交貨適用于各種運(yùn)輸方式DES目的港船上交貨適用于海運(yùn)和內(nèi)河運(yùn)輸DEQ目的港船上交貨適用于海運(yùn)和內(nèi)河運(yùn)輸DDU未完稅交貨適用于各種運(yùn)輸方式DDP完稅后交貨適用于各種運(yùn)輸方式出廠價(jià)(exw)（ExWorks）,工廠交貨離岸價(jià)（FOB）FOB的全文是FreeOnBoard(…namedportofshipment)，即船上交貨(…指定裝運(yùn)港)，習(xí)慣稱為裝運(yùn)港船上交貨。按此術(shù)語(yǔ)成交，由買方負(fù)責(zé)派船接運(yùn)貨物，賣方應(yīng)在合同規(guī)定的裝運(yùn)港和規(guī)定的期限內(nèi)，將貨物裝上買方指定的船只，并及時(shí)通知買方。貨物在裝船時(shí)越過(guò)船舷，風(fēng)險(xiǎn)即由賣方轉(zhuǎn)移至買方。到岸價(jià)(=costinsuranceandfreight)CIF中文意思為成本加保險(xiǎn)費(fèi)加運(yùn)費(fèi)（指定目的港），指當(dāng)貨物在裝運(yùn)港越過(guò)船舷時(shí)，（實(shí)際為裝運(yùn)船艙內(nèi)），賣方即完成交貨。貨物自裝運(yùn)港到目的港的運(yùn)費(fèi)保險(xiǎn)費(fèi)等由賣方支付.最低保險(xiǎn)金額應(yīng)包括合同規(guī)定價(jià)款另加10%（即110%），并應(yīng)采用合同貨幣。DDUDelivereddutyunpaid未完稅交貨(……指定目的地)是指賣方在指定的目的地將貨物交給買方處置,不辦理進(jìn)口手續(xù),也不從交貨的運(yùn)輸工具上將貨物卸下,即完成交貨。DDP:"Delivereddutypaid"(DDP)完稅后交貨價(jià)(簡(jiǎn)寫(xiě)為ddp):這種交貨價(jià)用于售貨方必須在購(gòu)貨方的地址交貨.是指賣方在指定的目的地,辦理完進(jìn)口清關(guān)手續(xù),將在交貨運(yùn)輸工具上尚未卸下的貨物交與買方,完成交貨。exw術(shù)語(yǔ)下賣方承擔(dān)最小責(zé)任,而ddp術(shù)語(yǔ)下賣方承擔(dān)最大責(zé)任。五.業(yè)務(wù)助理同采購(gòu)部之間的聯(lián)系按照客戶訂單要求，準(zhǔn)確下單給采購(gòu)商（工廠）：質(zhì)量要求，交貨期。六.業(yè)務(wù)助理同單證的聯(lián)系將備貨情況告訴單證，安排出貨，單證員按要求制作報(bào)關(guān)，結(jié)匯單據(jù)。七.業(yè)務(wù)助理同工廠之間的聯(lián)系催貨，要求工廠按時(shí)，按質(zhì)完成產(chǎn)品生產(chǎn)。提前聯(lián)系好工廠，驗(yàn)貨。八.業(yè)務(wù)助理和驗(yàn)貨之間及時(shí)申請(qǐng)檢驗(yàn)，準(zhǔn)確傳達(dá)訂單質(zhì)量要求；提供生產(chǎn)進(jìn)度信息；業(yè)務(wù)助理與其他部門的聯(lián)系九.驗(yàn)貨的作用避免交貨上的延誤和產(chǎn)品的缺陷，在第一時(shí)間采取應(yīng)急和補(bǔ)救措施；減少或避免由于收到劣質(zhì)產(chǎn)品而引起的消費(fèi)者投訴、退換貨及商業(yè)信譽(yù)的損失；降低因銷售劣質(zhì)產(chǎn)品而引發(fā)索賠。為采購(gòu)部提供工廠規(guī)模，工廠管理情況。工廠生產(chǎn)的產(chǎn)品型號(hào)，主要客戶等其他信息。該工廠周邊的生產(chǎn)廠家，擴(kuò)大貨源。技術(shù)支持。十.驗(yàn)貨員的知識(shí)、技能專業(yè)知識(shí)：對(duì)產(chǎn)品的理解產(chǎn)品生產(chǎn)工藝流程特殊要求檢驗(yàn)的方式，方法（抽檢，全檢）溝通能力過(guò)程控制。十一.驗(yàn)貨的內(nèi)容和方法：過(guò)程檢驗(yàn);成品檢驗(yàn)（一）在交貨期前一周，要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。告知品保部檢驗(yàn)時(shí)還須注意包裝及打托情況（如嘜頭，托盤(pán)尺寸是否合格，托盤(pán)是否牢固等）。（二）如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來(lái)驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并與其商量具體驗(yàn)貨時(shí)間，讓工廠準(zhǔn)備好貨物以待檢驗(yàn)。驗(yàn)貨前準(zhǔn)備：了解生產(chǎn)的工廠情況，生產(chǎn)的品種，了解合同的大致內(nèi)容，熟悉生產(chǎn)要求和我司的質(zhì)量要求，熟悉檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，要求和檢驗(yàn)的重點(diǎn)。安排檢驗(yàn)的時(shí)間檢驗(yàn)產(chǎn)品的質(zhì)量，顏色，大小，數(shù)量等。檢驗(yàn)內(nèi)容：產(chǎn)品質(zhì)量；包裝:內(nèi)包裝，外包裝，托盤(pán)。標(biāo)識(shí)：打字等。要根據(jù)不同的產(chǎn)品，不同的要求，嚴(yán)格檢驗(yàn)。所檢驗(yàn)的項(xiàng)目要全面、詳細(xì)，如果沒(méi)有檢驗(yàn)的項(xiàng)目或不能檢驗(yàn)的項(xiàng)目都要在檢驗(yàn)報(bào)告上明確顯示。貨物必須經(jīng)過(guò)品保部負(fù)責(zé)人員簽字同意放行后才能安排出運(yùn)，質(zhì)量不過(guò)關(guān)的不予出運(yùn)，應(yīng)視具體情況決定返工或退貨。填制檢驗(yàn)報(bào)告

質(zhì)檢部門驗(yàn)貨完畢后必須向物流部門提供驗(yàn)貨報(bào)告，以便物流部門存檔。打:告訴自己的全名，公司名稱，講清楚自己打的目的。感情投資：同客戶，工廠做朋友.走下去；多去生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，更多地了解真實(shí)信息。特殊日期：生日問(wèn)候交貨期延遲的處理：分析延遲原因:原材料延遲；停電，限電因素；配件因素質(zhì)量問(wèn)題：返工，換供應(yīng)商。貨物未送進(jìn)倉(cāng)庫(kù)：司機(jī)，倉(cāng)庫(kù)情況。貨款情況客戶到訪：準(zhǔn)備圖紙，樣品，報(bào)價(jià)，會(huì)議紀(jì)要。十.常見(jiàn)問(wèn)題分析及案例

常見(jiàn)問(wèn)題分析及案例跟單流程中需要特別注意的事項(xiàng)1、信用證注意：客戶一般開(kāi)出信用證后會(huì)一份給我司，仔細(xì)看里面的要求，翻譯各條款，需要的單據(jù)有哪些，具體有些什么要求。要求逐字逐句翻譯清楚，邊翻譯，邊在旁邊注明信用證要求。檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，信用證條款是否有做不到的地方等。如有問(wèn)題應(yīng)立即通知業(yè)務(wù)員，要求客戶改證。跟單流程中需要特別注意的事項(xiàng)2、貨款預(yù)付款部分前T/T見(jiàn)提單付款后T/T

天3、信用保險(xiǎn)跟單流程中需要特別注意的事項(xiàng)4、關(guān)于催貨一般在合同交貨期15-20天前提醒工廠需按時(shí)交貨，且每隔三、四天必須催一次，以保證工廠按時(shí)交貨。在催貨過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)員匯報(bào)，群策群力解決問(wèn)題。注意：催貨過(guò)程中，除了催工廠型號(hào)，數(shù)量，交貨時(shí)間，還應(yīng)注意提醒工廠訂單中的特殊要求。如果使用我司紙箱或定牌包裝的，還應(yīng)提前確認(rèn)倉(cāng)庫(kù)紙箱有庫(kù)存，讓工廠來(lái)拿包裝，或者由包裝廠提前直接發(fā)包裝箱到工廠。跟單流程中需要特別注意的事項(xiàng)5、箱單注意：如果是幾家工廠同時(shí)出貨的，應(yīng)安排好托盤(pán)編號(hào)，箱單做好后，跟工廠要再次確認(rèn)實(shí)際發(fā)貨有沒(méi)有變動(dòng)，做好裝箱單后一份給工廠確認(rèn)，各工廠裝箱信息分別，確保無(wú)誤。做到貨單一致。跟單流程中需要特別注意的事項(xiàng)6、注意貿(mào)易條款，F(xiàn)OB,CIF（一）如果跟客戶簽定的合同是FOBCHINA條款，通常客戶會(huì)指定運(yùn)輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司詢價(jià)，發(fā)出書(shū)面訂倉(cāng)通知。（二）如果是由我方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價(jià)，開(kāi)船口岸等。經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的船公司。（三）向運(yùn)輸公司訂倉(cāng)時(shí)，一定要書(shū)面訂倉(cāng)紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯(cuò)。跟單流程中需要特別注意的事項(xiàng)7、報(bào)關(guān)資料單證員應(yīng)提前對(duì)ERP信息進(jìn)行錄入審批，提前申領(lǐng)核銷單，制作報(bào)關(guān)單據(jù)。注意：在進(jìn)行ERP信息錄入時(shí)，應(yīng)注意合同簽訂時(shí)間，匯率，運(yùn)費(fèi)預(yù)提金額，船期等信息，要求真實(shí)合理。報(bào)關(guān)單中，特別注意合同幣別是USD還是EUR，境內(nèi)貨源地是慈溪還是其他地方，金額是否同實(shí)際收匯金額，商品是軸承還是滑輪，或者其他商品，H.S編碼是否正確等。★報(bào)關(guān)數(shù)量及重量要求同提單，結(jié)匯的發(fā)票箱單信息一致。跟單流程中需要特別注意的事項(xiàng)8、原產(chǎn)地證書(shū)：注意：產(chǎn)地證申領(lǐng)時(shí)間，在發(fā)票日期和船期之間，不能為節(jié)假日。9、保險(xiǎn)單保單盡量在開(kāi)船前申請(qǐng)，避免風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。因此，開(kāi)船前1—2天催討提單確認(rèn)件非常重要。提單確認(rèn)件來(lái)時(shí)，要求有船名航次，提單號(hào)碼等信息，及時(shí)跟貨代溝通聯(lián)系，按時(shí)申請(qǐng)保險(xiǎn)單。跟單流程中需要特別注意的事項(xiàng)10、預(yù)錄單、開(kāi)票要求報(bào)關(guān)后就可以問(wèn)貨代催要預(yù)錄單，核對(duì)報(bào)關(guān)信息是否有誤。預(yù)錄單拿到后，將進(jìn)行ERP數(shù)據(jù)回填，此時(shí)可以進(jìn)行數(shù)據(jù)修改，要求回填的ERP數(shù)據(jù)同實(shí)際外銷金額，報(bào)關(guān)數(shù)據(jù)一致。將預(yù)錄單、工廠發(fā)貨信息、結(jié)匯發(fā)票核對(duì)無(wú)誤后進(jìn)行開(kāi)票。及時(shí)催討工廠開(kāi)具增值稅發(fā)票，特別注意發(fā)票備注欄信息同預(yù)錄單一致，開(kāi)票單位是“套”，“個(gè)”，還是“千克”等。思考：如何提高工作效率？計(jì)劃性敏銳性預(yù)見(jiàn)性考慮問(wèn)題要周全每天要做的事1、郵件：每天打開(kāi)電腦，首先要看下郵件：客戶訂單，詢價(jià)，客戶的其他郵件。訂單馬上打印出來(lái)，填合同追蹤表和質(zhì)量要求表，交采購(gòu)下單。詢價(jià)上午給工廠，傳好后打一下，盡量當(dāng)天報(bào)價(jià)給客戶。2、收匯：每天查看ERP資金管理，看是否有客戶收匯進(jìn)來(lái)。一般上午9點(diǎn)左右看下，下午4點(diǎn)左右在看下，每天系統(tǒng)一般2次更新。3、催貨：每天看下自己負(fù)責(zé)的幾個(gè)客戶的訂