某集團信息管理辦法

流程圖目的明確集團信息管理原則及流程，促進內(nèi)部信息共享以提高工作效率，增強管理透明度以降低經(jīng)營風險。范圍本辦法適用于萬科企業(yè)股份有限公司集團總部及各一線公司。職責集團辦公室集團辦公室是集團的信息中心，負責制定集團信息管理制度并監(jiān)控其執(zhí)行情況，負責指導(dǎo)集團各下屬單位信息管理工作并對一線公司信息管理狀況進行考核及提出獎懲意見，負責維護集團網(wǎng)站首頁、審核發(fā)布集團級別內(nèi)的群發(fā)郵件。集團總部各部門集團總部各部門是集團各專業(yè)系統(tǒng)的信息分管部門，在集團統(tǒng)一的信息管理規(guī)定下負責確定本專業(yè)系統(tǒng)的信息管理要求，并對本專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)的信息進行分析反饋及統(tǒng)計考核。區(qū)域中心總經(jīng)理辦公室區(qū)域中心總經(jīng)理辦公室是區(qū)域內(nèi)的信息中心，除執(zhí)行集團信息管理要求外，還負責促進區(qū)域內(nèi)的信息溝通與信息共享，維護本區(qū)域及本公司網(wǎng)站首頁、審核發(fā)布區(qū)域級別的群發(fā)郵件。在與集團信息管理制度不沖突前提下，區(qū)域中心總經(jīng)理辦公室可根據(jù)實際情況在區(qū)域內(nèi)制訂并執(zhí)行相關(guān)信息管理制度，制度需報集團辦公室備案。區(qū)域中心各部門及區(qū)域中心物業(yè)公司區(qū)域中心公司各部門及區(qū)域中心物業(yè)公司是區(qū)域內(nèi)的信息分管部門，除根據(jù)集團信息管理要求上報相關(guān)信息之外，還負責對區(qū)域成員公司對應(yīng)專業(yè)部門進行信息監(jiān)督和信息管理。區(qū)域成員公司總經(jīng)理辦公室區(qū)域成員公司總經(jīng)理辦公室是本公司（含所屬物業(yè)公司）的信息責任部門，除執(zhí)行集團、區(qū)域中心信息管理規(guī)定外，還負責促進本公司(含所屬物業(yè)公司)內(nèi)的信息溝通與信息共享，維護本公司網(wǎng)站首頁、審核發(fā)布公司級別的群發(fā)郵件。在與集團及區(qū)域信息管理制度不沖突前提下，區(qū)域成員公司總經(jīng)理辦公室可根據(jù)實際情況在公司內(nèi)制訂并執(zhí)行相關(guān)信息管理制度，制度需報集團辦公室及區(qū)域中心備案。非區(qū)域公司總經(jīng)理辦公室及各部門非區(qū)域公司總經(jīng)理辦公室職責參照3.3、各部門職責參照3.4條款執(zhí)行，區(qū)域管理職責部分除外。信息分類定期信息定期信息是指記錄各專業(yè)某一時間段內(nèi)業(yè)務(wù)變化狀況的周期性信息，是通過月報或周報等定期流轉(zhuǎn)形式的總結(jié)性文件。集團定期信息包括：業(yè)務(wù)信息月報、客戶關(guān)系月報、投訴月報、財務(wù)月報、資產(chǎn)負債月報、物業(yè)經(jīng)營信息月報、土地狀況統(tǒng)計季報、成本月報、資金周報、現(xiàn)金流量月報、地價支付簡表、項目現(xiàn)金流量計劃情況分析、月度資金計劃、銷售周報、項目管理月報、采購月報、法律信息月報和物業(yè)月報十八種。即時信息即時信息是指記錄常規(guī)的動態(tài)業(yè)務(wù)變化狀況的信息，是通過快報形式流轉(zhuǎn)的訊息類文件。集團即時信息包括：項目關(guān)鍵節(jié)點快報、公司榮譽、重要會議紀要、新項目發(fā)展信息通報、項目開發(fā)計劃及其重大變更、區(qū)域、定點戰(zhàn)略采購?fù)ㄖ?、各一線公司備案合同（10萬元以上不通過網(wǎng)上招標）、物業(yè)管理即時信息、外聘法律顧問合同備案九種。突發(fā)及預(yù)警信息突發(fā)及預(yù)警信息是指描述或預(yù)警各類突發(fā)性事件的信息，它是通過快報形式流轉(zhuǎn)的訊息類文件。包括緊急法律事件、媒體負面曝光、重大、熱點投訴、事故災(zāi)禍、項目工程管理重大信息五種。管理要求信息傳遞原則及時性原則：信息具有顯著的時效衰減性，信息提交單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將信息發(fā)送指定對象。真實性原則：傳遞信息的目的是為了消除不確定性，各單位應(yīng)根據(jù)事實制作信息，不得含糊其辭或加入主觀臆測。完整性原則：為了提高決策質(zhì)量，信息中對發(fā)生事件的描述應(yīng)連貫、完整。對于即時類信息，應(yīng)在保證初次上報信息時優(yōu)先保證其及時性，同時應(yīng)通過后續(xù)信息上報保證其完整性。扁平化原則：除非必須經(jīng)過審批才能發(fā)出，否則所有信息應(yīng)一次性傳遞至所有應(yīng)知曉的單位及個人。安全性原則：為維護公司商業(yè)利益，集團所有人員應(yīng)理解并承諾遵守《萬科集團信息保密制度》、《萬科集團文檔權(quán)限管理工具(IRM)使用管理規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，避免保密信息泄露至公司外部或被非授權(quán)范圍的內(nèi)部人員獲知。信息傳遞流程集團總部各部門編制統(tǒng)一的信息上報表格，由集團辦公室匯總后下發(fā)執(zhí)行；總部各部門可根據(jù)實際情況向集團辦公室提出格式修訂。集團總部各專業(yè)部門向一線公司提出信息上報要求時，應(yīng)綜合考慮在集團總部可查詢、獲悉的信息資源，以減少一線公司重復(fù)信息上報為原則。具體通知由相關(guān)部門與集團辦公室協(xié)商一致后聯(lián)合下發(fā)。各一線公司根據(jù)信息上報的格式及時間要求，將4.1、4.2條款所述信息（上報前須經(jīng)部門負責人或部門負責人以上人員審核）發(fā)布到集團統(tǒng)一門戶網(wǎng)站的相應(yīng)欄目（欄目建設(shè)期間應(yīng)通過郵件發(fā)送）。對于4.3條款所屬信息，對于重大、熱點投訴，媒體負面曝光，事故、災(zāi)禍這三類信息，發(fā)生3小時內(nèi)，責任單位應(yīng)通過電話形式確保集團指定聯(lián)系人知悉此信息，并在24小時內(nèi)按流程上報書面文字材料。集團電話溝通聯(lián)系人獲悉信息后，應(yīng)根據(jù)事件性質(zhì)，與分管領(lǐng)導(dǎo)溝通后確保相關(guān)部門及人員在事件發(fā)生后的12小時內(nèi)知悉，并電話形式向一線反饋集團的指導(dǎo)性意見。業(yè)務(wù)信息應(yīng)優(yōu)先使用內(nèi)網(wǎng)平臺發(fā)布，當通過內(nèi)網(wǎng)平臺發(fā)布時，信息接收部門應(yīng)在信息技術(shù)平臺中設(shè)置相應(yīng)的信息訂閱功能，以確保及時獲取信息。當業(yè)務(wù)信息通過郵件上報時，一線公司各部門在主送或抄送集團辦公室、集團董事會辦公室時，應(yīng)同時抄送所屬地產(chǎn)公司總辦。信息接收部門應(yīng)根據(jù)實際情況進行判斷，如有信息傳遞對象遺漏、內(nèi)容殘缺、錯誤等情況，接收者有責任指出問題并追蹤更正。新公司或新部門成立三個月之內(nèi)，須按本辦法要求開始提交相應(yīng)信息。集團總部及一線公司各單位應(yīng)確定專人為信息管理工作的對接人；對接人發(fā)生變動，應(yīng)在三個工作日內(nèi)知會相關(guān)人員。信息共享機制在不違反集團信息安全相關(guān)規(guī)定的情況下，公司鼓勵集團各單位間工作信息的共享與交流。對于不同公司同專業(yè)的資料調(diào)閱，申請人在取得本部門負責人同意后可通過郵件方式直接向?qū)Ψ讲块T負責人提出，被申請人應(yīng)在三個工作日內(nèi)郵件回復(fù)。如其同意，直接安排提供；如對方單位因保密等原因難以判斷是否應(yīng)提供時，可由申請人以郵件方式發(fā)起，向集團總部對口專業(yè)部門負責人申請協(xié)調(diào)，由其判定資料共享范圍。對于不同公司跨專業(yè)的資料調(diào)閱，申請人在取得本部門負責人同意后可通過郵件方式直接向?qū)Ψ娇偨?jīng)理辦公室負責人提出，被申請人應(yīng)在三個工作日內(nèi)郵件回復(fù)。如其內(nèi)部協(xié)調(diào)溝通后同意，則直接安排提供；如對方單位因保密等原因難以判斷是否應(yīng)提供時，可由申請人郵件方式發(fā)起，向集團辦公室郵件申請協(xié)調(diào)，由集團辦公室牽頭協(xié)調(diào)進行溝通、裁決，判定資料的共享范圍?？己丝己嗽瓌t集團信息管理考核采用“0.7考核法”。具體如下：集團對各一線公司的年度信息管理工作評價中，信息上報考核權(quán)重為0.7，信息管理體系建設(shè)考核權(quán)重為0.3。計算公式為：各一線公司年度信息工作考核結(jié)果＝信息上報年度考核結(jié)果*70％＋信息建設(shè)年度考核結(jié)果*30％區(qū)域成員公司的信息上報情況評價中，集團考核得分權(quán)重為0.7，區(qū)域中心考核得分權(quán)重為0.3。計算公式為：區(qū)域成員信息上報考核結(jié)果=集團信息上報考核結(jié)果*70%+區(qū)域中心信息上報考核結(jié)果*30%區(qū)域中心公司信息上報考核結(jié)果=集團信息上報考核結(jié)果*70%+區(qū)域各成員公司信息上報考核結(jié)果平均分*30%各一線公司信息管理體系建設(shè)的評分由集團辦公室進行，主要從信息管理運營體系建設(shè)、信息管理平臺建設(shè)兩方面進行評價。集團辦公室對各一線公司信息管理運營體系建設(shè)情況進行考核?？己酥攸c內(nèi)容包括：公司內(nèi)會議體系建設(shè)（制度、紀要、決議跟進等）內(nèi)部業(yè)務(wù)信息流轉(zhuǎn)及考核的流程及記錄外部資訊的搜集、分析、共享機制信息安全工作的推進情況品質(zhì)管理（或公司規(guī)章制度管理、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化）公文、合同與公章管理等集團辦公室對各一線公司信息管理平臺建設(shè)情況進行考核，考核重點內(nèi)容包括：內(nèi)網(wǎng)信息的透明度公司內(nèi)信息發(fā)布的及時性和完整性管理宣導(dǎo)外網(wǎng)：重點考核信息發(fā)布的及時性和完整性區(qū)域中心對區(qū)域成員公司的信息管理考核可根據(jù)本辦法及區(qū)域中心制訂的相應(yīng)細則進行?？己顺绦蚣瘓F總部各部門對專業(yè)考核結(jié)果的準確性負責，每季度對主送本部門的各一線公司信息上報情況進行考核（特殊情況以7.1附表要求為準），按考核計分方法計算其得分（同時應(yīng)保留扣分記錄），并在下季度首月20日前將上季度考核結(jié)果發(fā)送集團辦公室。區(qū)域中心公司每季度對區(qū)域成員公司信息上報情況進行考核，按考核計分方法計算其得分（同時應(yīng)保留扣分記錄），并在下季度首月20日前由區(qū)域中心總經(jīng)理辦公室將上季度考核結(jié)果發(fā)送集團辦公室。集團辦公室負責整合總部各部門對各一線公司的考核結(jié)果及區(qū)域中心公司對區(qū)域成員公司的考核結(jié)果，平衡其有效性后完成集團信息管理狀況的季度反饋報告，并在下季度首月月底前（遇長假相應(yīng)后延）發(fā)送至各一線公司。季度反饋報告將公示本季度內(nèi)集團信息管理工作最優(yōu)及最需改進的一線公司。當被考核單位對考核結(jié)果存在異議時，可就具體得分項向總部相關(guān)部門進行咨詢，整體考核結(jié)果的修訂由集團辦公室負責最終協(xié)調(diào)裁定。根據(jù)集團辦公室年底通知，各一線公司按要求提交本年度信息管理體系建設(shè)報告，該報告將作為集團對各一線公司信息建設(shè)考核的參考資料。集團辦公室根據(jù)各公司季度考核情況，形成集團各一線公司年度信息管理考核結(jié)果，并綜合集團辦公室對各一線公司進行的信息管理體系建設(shè)考核，完成集團年度信息工作分析報告。根據(jù)信息考核情況，集團辦公室選擇信息管理工作考核評分前10％（四舍五入后取整）的公司提名為“萬科集團信息管理工作專業(yè)優(yōu)秀獎”；選擇信息管理工作考核評分提升最快的一家公司提名“萬科集團信息管理工作進步最快獎”。計分方法考核采用扣分制。各專業(yè)原始分均為100分，扣除相應(yīng)分值后，其得分即為該專業(yè)的考核得分?？己酥械目鄯猪椨形屙棧哼t報：指信息的上報時間超出要求上報時間5天（含）以內(nèi)的。缺報：指上報的信息明顯不完整或?qū)κ录拿枋鋈狈B貫性，包括但不限于以下情形：要求上報的表格沒有完全填寫上報信息未滿足集團要求內(nèi)容的針對同一事件分批報送的信息，出現(xiàn)信息中斷錯報：指上報的信息與真實情況有出入，包括但不限于以下情形：上報信息出現(xiàn)錯誤的（對同一信息的描述出現(xiàn)差異，或?qū)ν粩?shù)據(jù)的引用出現(xiàn)不一致）上報信息與實際情況明顯不符的漏報：指沒有上報信息，或上報時間超過要求上報時間5天以上的。瞞報：指刻意不上報，或有意上報虛假信息的，包括但不限于以下情形：有意不上報信息的在上報信息中隱瞞問題的在上報信息中歪曲事實真相的扣分原則：定期信息每遲報一個工作日扣除1分，即時信息每遲報一個工作日扣除2分，突發(fā)及預(yù)警信息每遲報一天扣除3分。缺報、錯報一次扣除5分；漏報、瞞報扣除10分。各扣分項可疊加計數(shù)，單項信息最高扣分不超過10分。追加處罰：對于瞞報、信息發(fā)送過程出現(xiàn)嚴重違規(guī)或信息遲、缺、錯、漏造成重大不利影響的單位和個人，除按計分方法扣除相應(yīng)分值外，還將根據(jù)實際情況進行追加處罰。除以上考核辦法外，總部各專業(yè)系統(tǒng)可在不違反本辦法的前提下制定本專業(yè)相應(yīng)考核細則，并報集團辦公室備案。其他本辦法自發(fā)行之日起實施，2004年12月23日發(fā)布的《萬科企業(yè)股份有限公司信息管理辦法》（2004版）和2005年10月19日本《辦法》修改權(quán)及解釋權(quán)歸集團辦公室所有。支持性附件萬科集團信息上報總表類型序號名稱如通過內(nèi)網(wǎng)指定欄目發(fā)布（發(fā)布后應(yīng)郵件知會右列主送部門）如通過郵件傳遞的流程（如左列內(nèi)網(wǎng)發(fā)布途徑為空，則應(yīng)按郵件流程進行流轉(zhuǎn)）時間要求格式要求（請按網(wǎng)上更新版本）定期信息業(yè)務(wù)信息月報內(nèi)網(wǎng)首頁“各地”各一線地產(chǎn)公司總經(jīng)理辦公室提交主送：集團辦公室業(yè)務(wù)信息組（郵箱：zbinfo@）每月5個工作日客戶關(guān)系月報各一線公司客戶關(guān)系部完成主送：集團辦公室客戶關(guān)系中心每月第5個工作日投訴月報各一線公司客戶關(guān)系部提交主送：集團辦公室客戶關(guān)系中心每月第3個工作日財務(wù)月報各一線地產(chǎn)公司財務(wù)管理部提交主送：集團財務(wù)管理部會計組每月5日上報，逢長假順延至假期后3個工作日上報資產(chǎn)負債月報各地產(chǎn)公司、物業(yè)公司財務(wù)管理部提交主送：集團財務(wù)管理部會計組（物業(yè)公司上報時須抄送地產(chǎn)公司財務(wù)管理部）每月第5個工作日并且不超過每月9日物業(yè)經(jīng)營信息月報各地物業(yè)公司財務(wù)管理部提交主送：集團財務(wù)管理部會計組抄送：所屬地產(chǎn)公司財務(wù)管理部每月8日土地儲備季報各一線地產(chǎn)公司項目發(fā)展部提交主送：集團企劃部項目發(fā)展組抄送：集團財務(wù)管理部會計組每季度首月5個工作日內(nèi)成本月報各一線公司成本管理部提交主送：集團財務(wù)管理部成本審算中心每月最后1個工作日資金周報各一線地產(chǎn)公司財務(wù)管理部提交主送：集團資金管理中心銀行融資部每周一上午10：00之前現(xiàn)金流量月報各一線地產(chǎn)公司財務(wù)管理部每天通過結(jié)算/歸集系統(tǒng)錄入收付款明細，數(shù)據(jù)自動導(dǎo)入資金平臺主送：集團資金管理中心投行融資與管理部每月第3個工作日提交匯總數(shù)地價支付簡表各一線地產(chǎn)公司財務(wù)管理部提交主送：集團資金管理中心投行融資與管理部每月第3個工作日項目現(xiàn)金流量計劃情況分析各一線地產(chǎn)公司財務(wù)管理部提交主送：集團資金管理中心投行融資與管理部每月第3個工作日月度資金計劃各一線地產(chǎn)公司財務(wù)管理部按月在信息平臺上填寫主送：集團資金管理中心投行融資與管理部每月第3個工作日前銷售周報各一線公司營銷管理部提交主送：集團項目管理部每周一中午11:00前項目管理月報內(nèi)網(wǎng)首頁“項目管理月報”各一線公司總經(jīng)理辦公室協(xié)調(diào)營銷管理部、設(shè)計部、項目經(jīng)理部、工程管理部完成，并負責提交主送：集團項目管理部、工程與采購管理部每月5日，具體時間將通知采購月報工程及采購管理部內(nèi)網(wǎng)首頁各一線公司工程管理部/采購管理部提交主送：集團工程及采購管理部采購中心每月最后1個工作日當月采購合同通過A-housing網(wǎng)站合同信息管理平臺上傳，由系統(tǒng)自動生成報表各一線公司最新供方名錄，格式以各一線公司格式為準，無統(tǒng)一格式法律信息月報由一線公司專職或兼職的法律人員負責。沒有法律人員的，由總辦負責。主送：集團風險管理部法律室抄送：集團辦公室業(yè)務(wù)信息組每月4號前物業(yè)月報集團物業(yè)管理主頁“一線月報”欄目各物業(yè)公司提交主送：地產(chǎn)公司總經(jīng)理辦公室抄送：集團物業(yè)管理部業(yè)務(wù)督導(dǎo)組每月第5個工作日即時信息項目關(guān)鍵節(jié)點快報內(nèi)網(wǎng)首頁“快報”欄目各一線公司總經(jīng)理辦公室提交（其中，入住快報由各一線公司客戶關(guān)系部提交）主送：集團辦公室業(yè)務(wù)信息組抄送：集團相關(guān)部門事件發(fā)生1個工作日內(nèi)公司榮譽（含物業(yè)公司）各一線公司總經(jīng)理辦公室提交主送：集團辦公室業(yè)務(wù)信息組（如物業(yè)公司提交，應(yīng)主送地產(chǎn)公司總辦，抄送上述部門及集團物業(yè)管理部業(yè)務(wù)督導(dǎo)組）收到相關(guān)通知3個工作日內(nèi)重要會議紀要內(nèi)網(wǎng)首頁“紀要”（如是讀報會紀要，傳至讀報會欄目）各一線公司總經(jīng)理辦公室提交主送：集團辦公室業(yè)務(wù)信息組會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)新項目發(fā)展信息通報各一線公司項目發(fā)展部提交主送：集團企劃部項目發(fā)展組抄送：區(qū)域中心項目發(fā)展部及時提交項目開發(fā)計劃及其重大變更經(jīng)區(qū)域中心批準后，一線公司計劃管理部門提交主送：集團財務(wù)管理部管理會計組抄送：區(qū)域中心第一負責人集團企劃部項目發(fā)展組詳見附件區(qū)域、定點戰(zhàn)略采購?fù)ㄖ獏^(qū)域中心公司、地區(qū)公司提交主送：集團工程及采購管理部采購中心協(xié)議簽署后1個工作日內(nèi)各一線公司備案合同（10萬元以上不通過網(wǎng)上招標）各一線公司工程管理部/采購管理部提交主送：集團工程及采購管理部采購中心合同簽署后1個工作日內(nèi)無固定格式，以一線公司格式為準物業(yè)管理即時信息各物業(yè)公司提交主送：所屬地產(chǎn)公司總辦抄送：集團物業(yè)管理部督導(dǎo)組詳見