我的秘書三級實務(wù)綜合資料new

秘書三級實務(wù)綜合資料（一）禮賓次序常用的5種方法

1依照來賓的具體身份和職務(wù)高低來排列順序。

2按字母順序排列。

3依照來賓到達現(xiàn)場的具體時間早晚來排列

4依照來賓告知東道主自己到訪的時間的先后排列

5不排列即不分先后

涉外禮賓的準備工作。

1搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況。

2注意先弄清楚外賓的飲食愛好、宗教信仰和其他生活習(xí)慣。

3擬定來賓訪問日程。

4.安排食宿

涉外會見、會談的程序。

1提前約定。通

2.通知對方有關(guān)事項。

3.準備工作.（背景資料、會場布置、人員安排）

4.迎接客人

5會見、會談

6.送別客人

接待計劃與安排

1、說明接待計劃的三項內(nèi)容：

（1）接待規(guī)格；（2）日程安排；（3）經(jīng)費列支。

2、人員安排中計劃中應(yīng)寫明；

（1）主要陪同人員；（2）主要工作人員；

（3）住宿地點、標準、房間數(shù)量；（4）宴請時間、地點、標準、人數(shù)

（5）會見、會談地點、人數(shù)、參與人員。

3、日程安排計劃：

（1）日期、時間、地點；（2）活動內(nèi)容；（3）陪同人員。

4、接待經(jīng)費計劃（列支）；

（1）工作經(jīng)費；（2）餐飲費；（3）住宿費；（4）交通費；

（5）參觀費；（6）其他不可預(yù)見費用。

進行崗前培訓(xùn)的基本原則和要求

①.不卑不亢：不論來自哪個國家.所代表公司、企業(yè)的大小應(yīng)以禮相待，互相尊重

②依法辦事：國際間交往合作.都要依法而行.既遵守我國法律.也遵守對方國家的法律

③內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。

④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話、身體語言、餐飲等等

新聞發(fā)布會的注意事項

1.

確定新聞主題，選擇發(fā)布良機。

2.挑選媒介單位、落實宴請范圍。

3.

確定會議主持人，精選發(fā)言人

4.處理好應(yīng)回避的問題制定各種應(yīng)變措施。

慶典活動組織工作重點。

1.前期調(diào)查研究

2.精心策劃準備。3.選擇最佳時機。4.邀請嘉賓光臨。

5.編排活動程序。6

安排其他活動。7.善后工作處理。

開放式和封閉式辦公室優(yōu)缺點。

1開放式：有利于溝通

節(jié)省辦公空間

辦公設(shè)備共享。難保機密

干擾大

無私人空間

2.封閉式：有利于安全保密

集中注意力

保護隱私。難交流

費用高

選擇不同辦公模式的方法

1.認真分析現(xiàn)有工作模式存在的問題。2.綜合分析不同模式各自優(yōu)缺點。

3.確定新的辦公模式。4.根據(jù)新的辦公模式制定相應(yīng)規(guī)章制度。

5.確定新的分配制度。

辦公模式發(fā)生變化的原因

1.信技快速發(fā)展，尤是通技的改變?nèi)藗兊穆?lián)系不受地理位置限制，不再辦公場所也能進行工作。

2企業(yè)經(jīng)營需要既支出少量費用，又能有更優(yōu)秀的人才完成任務(wù)

3.辦公場地費用過高，需要壓縮辦公室面積，以最小投入得最好效益

4大中城市交通狀況使人們尋找新的工作模式。

5.人們思想觀念的變化，不再拘于一種固定工作模式

6.社會豐富多彩人們需要在時間上又更大的自主性和靈活性。

7人們希望最大限度的發(fā)揮自己的才干，多干事情多得報酬。

8人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵員工的工作積極性。秘書三級實務(wù)綜合資料（二）制定計劃的作用。

1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位

2.指明組織為實現(xiàn)自己的目標而確定的主攻位置，所擁有的人、物、財力部署的根據(jù)

3.指明組織的活動方針和范圍，保證行動目標一致

4指明事務(wù)順序先后安排

5是一種主要控制手段和數(shù)量化財政計劃

計劃工作主要內(nèi)容

1每一項工作的起始時間、階段時間和最終期限

2每一項任務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量要求。

3每一項任務(wù)所需費用和其他資源來源:考試通

4每一項任務(wù)所承擔(dān)的人員及負責(zé)人。

5每一項任務(wù)完成情況的檢查和監(jiān)督。

安全檢查的主要內(nèi)容及原則

1.對可預(yù)見的自然災(zāi)害作好科學(xué)預(yù)測分析及時及早預(yù)報

2.對可能發(fā)生的人為事故要多渠道深入了解有關(guān)信息，掌握動向

3.對以前發(fā)生的事件進行總結(jié)，制定防范措施。

4.對預(yù)測的突發(fā)事件制定應(yīng)急方案

5.將應(yīng)急方案或應(yīng)急程序公示于醒目位置

6.進行對突發(fā)事件的培訓(xùn)和演練，掌握必要的知識與技能

7.配備相關(guān)設(shè)備和資源

8.定期檢查維護更新設(shè)備和資源，使之處于良好備用狀態(tài)。

原則：1加強領(lǐng)導(dǎo)

統(tǒng)一指揮2.快速反應(yīng)

控制事態(tài)發(fā)展3以人為本

保護公眾利益4公開透明

面對公眾。

突發(fā)事件的報告和記錄的必要性及其兩表內(nèi)容

必要性：1.作為事故處理的一依據(jù)2.作為安全教育的案例資料3.便于應(yīng)對各種賠償案件

內(nèi)容：

1.《事故情況記錄表》：事故發(fā)生日期、時間、地點、涉及人員，事故過程。證人

2.《工傷情況報告表》：事故發(fā)生日期、時間、地點，涉及人員基本情況，事故過程細節(jié)，救治過程，醫(yī)療處理情況，證明人辦公設(shè)備購買和租用的優(yōu)缺點及其采購程序

1購買：優(yōu)點：為組織增加固定資產(chǎn)。使用方便。缺點:一次付費過高。設(shè)備難更新。

2租用：優(yōu)：最初投入費用低，并能被獲得的利潤補償。租用協(xié)議包括維護修理。便于更新?lián)Q代。缺點：常年租用費用過高。提前終止合同會有很高賠償。

采購程序：提出購買申請

審批落實費用

選擇供應(yīng)商

簽訂供貨合同

貨物驗收入庫支付貨款。

正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商須考慮的因素

1.價格和費用

⑴比較不同供應(yīng)商的要價：初次洽談的價格

⑵降低價格方法，如批量購買，節(jié)日削價或?qū)⑵渲付槲ㄒ坏霓k公用品供貨商

⑶購買后還要考慮費用的支出，如：占用空間費用，存儲物品報廢，存儲過多占用資金

2.質(zhì)量和交貨

⑴保證購買后能滿足需求

⑵選擇不合格物品的供應(yīng)商

⑶比較供應(yīng)商交貨的時間⑷供應(yīng)商能說到，做到，有誠信，很可靠

3.服務(wù)和位置

⑴比較為客戶提供服務(wù)是否方便，如所提供的訂購方式

⑵供應(yīng)商所在地點方便聯(lián)絡(luò)和交貨

4.安全和可靠性

⑴送貨整個過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運輸和交貨

⑵比較供貨商賣貨手續(xù)及相關(guān)發(fā)票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等

⑶了解商家規(guī)模的大小，經(jīng)商史上的信譽度，如為客戶保密的可靠性

申請費用以及報銷結(jié)算的步驟是

1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經(jīng)費的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。

2、該報告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準。

3、一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。

4、在進行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費用等應(yīng)與使用者實際用途相符。

5、商務(wù)工作結(jié)束，申請人應(yīng)將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。

6、如果事實商務(wù)工作時，計劃的費用不夠，需要超出時，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，在得到許可和批準后，超出的部分才可得到報銷。秘書三級實務(wù)綜合資料（三）制定采購預(yù)算方案的程序和內(nèi)容

1程序：確定預(yù)算基數(shù)

調(diào)研

確定采購的產(chǎn)品

編寫預(yù)算方案

修改完善方案

2內(nèi)容：預(yù)算的項目名稱

目標

需要的辦公資源

采用預(yù)算方法

測算的依據(jù)

支付預(yù)算標準

政府采購主要方式

公開招標

邀請招標

競爭性談判

單一來源

詢價

國務(wù)院政府采購監(jiān)督機構(gòu)認定的其他方式合理調(diào)配和利用辦公資源

1.A制定合理的調(diào)配計劃：根據(jù)有關(guān)開支規(guī)定、現(xiàn)有庫存、輕重緩急、逐項作出調(diào)配計劃，計劃要又預(yù)見性和合理性，并注意在工作中不斷調(diào)整滿足辦公需要。B保證重點物品的使用對工作性質(zhì)重要的部門實行傾斜政策。

2.建立辦公資源運行檔案（購買信息

維修合同

操作指南

所有資源情況列表

基本信息

日志記錄和故障登記）

3.管理辦公資源的注意事項（及時更新記錄

按規(guī)定清退辦公用品、設(shè)備

掌握人員流動情況）

會議籌備

1作用：了解會務(wù)工作的全局

加強協(xié)調(diào)溝通

確保會議目標實現(xiàn)

2特點：全面性和具體性

計劃性

明確性源：中華考試網(wǎng)

3原則：嚴格時間

事項明確

會議必要

4內(nèi)容：會議主題于議題

會議名稱

會議議程

時間和日期

地點

需要設(shè)備和工具

會議文件會議人員組成及人數(shù)

與會人員的組成

會議食宿安排

確定會議經(jīng)費安排

會議籌備機構(gòu)和完成任務(wù)的期限

會議應(yīng)急方案的內(nèi)容

1.會議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問題

場地問題

設(shè)備問題

資料問題

健康與安全問題與會者情緒問題

與會者返程問題

行為問題

2.明確意外事件出現(xiàn)時工作人員的責(zé)任

3.處理會議中意外事件的方法：同上組織電話會議的方法

發(fā)出會議通知

分發(fā)會議資料

安排會場

接通電話

相互通報出席情況

記錄

組織視頻會議的方法

視頻會議的會場

做好會場布置工作

配備和檢查設(shè)備

設(shè)備維護

為減少租用通信線路的時間

節(jié)約費用

遠程會議籌備方案特點

（1）遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、能夠與電話服務(wù)機構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點。

（2）遠程會議籌備方案擬定時，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會議日期、會議起止時間、會議參加人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。

（3）會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準備會議討論。

（4）遠程會議籌備方案中要有專人負責(zé)檢查遠程會議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

會議籌備情況檢查主要內(nèi)容

1會議準備工作是否充分

2文件材料的準備

3會議布置情況

4禮儀接待人員的準備

5環(huán)境條件與用品的準備

6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容

做好會務(wù)籌備情況檢查的方法有兩種：

（1）聽取會議籌備人員的匯報

1）聽取匯報的領(lǐng)導(dǎo)要加強前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

2）會議籌備人員對匯報材料的準備要側(cè)重困難和問題，注重實效。

3）選擇合適的匯報時間。

4）對會議籌備情況匯報的重點是籌備中的問題。因此，匯報之后要抓緊催辦和落實。

（2）會前現(xiàn)場檢查

1）檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠程會議要提前下發(fā)材料。

2）注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學(xué)氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。

3）設(shè)立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設(shè)置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面示意圖。

4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或名牌。

5）準備接待休息室。應(yīng)在接待休息室內(nèi)放置公司標志或旗幟，可放置電話機、傳真機、電腦、留言條和筆等。此外，還應(yīng)備有急救箱。

6）安排接待、服務(wù)人員。配備精通產(chǎn)品和服務(wù)的人員，事先組織培訓(xùn)，回答與會者的提問。

7）遠程會議要加強對設(shè)備的檢查秘書三級實務(wù)綜合資料（四）會議協(xié)調(diào)的內(nèi)容

1協(xié)調(diào)會議召開的時間地點出席人員列席人員

2協(xié)調(diào)會議相關(guān)事項

3協(xié)調(diào)會議議題

4協(xié)調(diào)會議紀要

5協(xié)調(diào)會議決定事項的落實

推進會議進程的方法

1了解會議主題和議題

2嚴格遵守會議時間

3主題明確

4鼓勵和引導(dǎo)與會者

5消除交流故障抵制不和諧因素

6合理安排議題

7掌握會議休息的時機

8適時結(jié)束會議

會議經(jīng)費使用的方法來源:考試通

1以節(jié)約為原則，需要開支的項目要盡量列的詳細具體

2向會議籌備委員會的領(lǐng)導(dǎo)人提出申請并按照審批權(quán)層層審批

3領(lǐng)導(dǎo)審批后由財務(wù)部門提取現(xiàn)金或填寫支票

4支出會議經(jīng)費

5領(lǐng)導(dǎo)審批后按本單位零用現(xiàn)金、開支標準和報銷的這種財務(wù)制度和規(guī)定辦理結(jié)賬手續(xù)。

會議總結(jié)的目的

1檢查會議目標的實現(xiàn)情況

2檢查各小組分工執(zhí)行情況

3檢查個人工作情況

4表彰先進個人

5妥善解決會議遺留的問題

高效率會議的決定因素

1會議召開的必要性

2經(jīng)過精心準備

3地點選擇適中

4形式多樣化

5嚴格執(zhí)行了會議的各項議程

6與會者經(jīng)過認真確認和專心挑選

7嚴格開會、散會時間

8會議作出的決定事項

9會議經(jīng)費支出合理

10會議服務(wù)熱情周到

信息利用的要求

1信息利用要給組織帶來效益

2信息利用要對社會環(huán)境和公眾負責(zé)。不能損害社會環(huán)境和公眾利益

3信息利用要嚴格遵守信息法規(guī)，遵守知識產(chǎn)權(quán)保護的相關(guān)法律法規(guī)

登記

（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

（2）登記分為兩種類型；

①總括登記，對存儲信息按批分類登記；

②個別登記，按信息存儲順序逐件登記。

（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

2、編碼：

（1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。

（2）編碼步驟；分析所有預(yù)編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù)

（3）編碼的兩種方法：

①順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標準編碼；

②分組編碼法，利用十進位阿拉伯數(shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類

提供檔案利用的要求及方式

1要求：依法開展檔案利用工具

主動及時開展利用工作

不斷完善檔案服務(wù)方式和手段

掌握本單位近期工作重點、重大活動據(jù)此開展檔案利用工作

2方法：開設(shè)閱覽室提供利用

檔案外借

制發(fā)檔案復(fù)制本

提供咨詢服務(wù)

印發(fā)檔案目錄

舉辦檔案展覽

編寫大事記的工作步驟和注意事項

1.接受任務(wù)后，首先收集有關(guān)文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項，如材料真實編寫時突出大事不要漏要點拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。

2.大事記主要由大事記記述和時間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫的部分之一。大事時間要求有記載準確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時間順序進行排列。三級秘書考試復(fù)習(xí)資料

第一章商務(wù)溝通

1.在見面禮儀中要注意到：在日本，鞠躬是常見的傳統(tǒng)禮節(jié)；在歐洲各國喜歡擁抱的禮節(jié)

2.錄像中可能出現(xiàn)用餐禮儀：注意

3.饋贈禮儀中：（1）與法國人交往，不宜選用刀、劍、剪、餐具或是帶有明顯的廣告標志的物品作為饋贈禮品。（2）與美國人交往，兩種場合可通過贈禮①圣誕節(jié)期間②當你抵達和離開美國的時候。(3)與俄羅斯人交往，送鮮花要送單數(shù)。（4）與日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）與阿拉伯人交往，不送酒。P330

4.商務(wù)交往中，日本人不太尊重女性。

5.談話禮儀中，（1）避談?wù)巍⒆诮痰让舾性掝}（2）不要以自我為中心（3）避免詢問他人穿著、飾物等價格。（4）男士不問錢包，女士不問年齡。

6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334中

7.進餐禮儀時，餐巾放在腿上。完全攤開、塞在胸前、掖在腰帶上都是不正確的。P335

8.普通西餐的上菜順序：面包、湯、各類菜肴、甜點、水果、咖啡或者紅茶。P335

9.吃甜點時，要用刀切開后，用叉取食P336

10.第一大題：背景：要接待一個重要訪團，進行崗前培訓(xùn)，請您寫一份接待計劃。

答：（1）做接待計劃之前我們要了解基本情況，確定接待規(guī)格，指定接待計劃包括工作準備、生活準備、參觀娛樂準備，最后確定人員和經(jīng)費

（2）書上第339頁上中要點的第一點。

（3）書上第339頁上中要點的第二點。

（4）進行崗前培訓(xùn)的基本原則和要求：①.不卑不亢：不論外賓來自哪個國家，所代表公司、企業(yè)的大小，都應(yīng)該以禮相待，互相尊重。②依法辦事：國際間的交往合作，都要依法而行，不僅遵守我國法律，也要遵守對方國家的法律。③內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話禮儀、身體語言禮儀、餐飲禮儀等等。P339

（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權(quán)平等的地位。方法有：（1）按身份與職務(wù)的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339下

11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規(guī)格應(yīng)按慣例規(guī)格。P340上

12.會談時就某些實質(zhì)性的問題進行交流。（選擇）P340中

13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低

14.對外宴請時要注意：（1）環(huán)境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）

15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應(yīng)預(yù)先通知接待方作好準備。P342

16.錄像中可能出現(xiàn)：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹P342中

注意：在溝通部分可能出現(xiàn)大題，多為小題

17.小題：廣義的網(wǎng)絡(luò)溝通指那些網(wǎng)絡(luò)溝通與傳統(tǒng)溝通并行、或者網(wǎng)絡(luò)溝通占主導(dǎo)地位的企業(yè)管理溝通體系。P344中

18.網(wǎng)絡(luò)溝通的主體有：管理者的角色轉(zhuǎn)換、員工—知識擁有者、網(wǎng)絡(luò)溝通的環(huán)境P344

19.網(wǎng)絡(luò)溝通的環(huán)境有三個網(wǎng)：企業(yè)內(nèi)部的Intranet、企業(yè)的供應(yīng)商間的Extranet、企業(yè)外部的InternetP344下

20.基于Internet的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的公司內(nèi)部網(wǎng)，不僅提高了企業(yè)信息服務(wù)的自動化程度，而且降低了企業(yè)管理費用。P345

21.Intranet模式以瀏覽器/Web服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器為核心。P345

22.Intranet的應(yīng)用有兩種形式：發(fā)布內(nèi)部文件、內(nèi)部通信P345中

23.Extranet是面向公司合作伙伴、相關(guān)企業(yè)和主要客戶。Extranet通常位于防火墻之后，通常也不向大眾提供公共服務(wù)信息P345下

24.選擇題：Extranet的作用是：三點（書上第346上）

25.多選題：網(wǎng)絡(luò)溝通的主要形式：四個書上第346頁

26.網(wǎng)絡(luò)溝通的原則：主要考試前三點：交流面對面，管理最有效；信息傳遞前，深思又熟慮；注重影響面，圈內(nèi)與圈外。P347

27.網(wǎng)絡(luò)溝通存在的問題：?？嫉谝缓腿c：溝通信息呈超負荷態(tài)；縱向溝通弱化，橫向溝通擴張。P348和P349

28.人們愈來愈青睞電子郵件和電子公告板P349上第四行

第二章辦公環(huán)境的管理

1.辦公布局：開放式辦公室的優(yōu)點：易于溝通，便于交流；缺點：房間易有噪音，如說話聲，打電話等影響他人；封閉式辦公室的優(yōu)點：易于保證工作的機密性（把書第353頁上表格看一下）

2.封閉式辦公室又稱為傳統(tǒng)辦公室、網(wǎng)格式辦公室。P352

3.預(yù)防緊急情況的措施有：主要是第二點和第六點（P354）其中，第二點可能考選擇題；第六點在錄像中可能出現(xiàn)

4.發(fā)生事故時，秘書要填寫《事故情況記錄表》；如果事故中有人受傷，則涉及到的每個人都要填寫一張《工傷情況報告表》，里面的主要信息要有：完成表格人員、事故涉及人員、事故見證人、填寫表格的人員簽名和日期。注意一定不要有傷情鑒定醫(yī)生。

5.第二題：改進日常辦公事務(wù)工作流程的方案。

答：改進日常辦公事務(wù)工作流程的基本思路是：合并和精簡。認識到存在的問題后，提出如下改進建議。書上第356頁的表格，把大標題寫上，然后在自己添寫一些話，是句子完整通順。然后再答第357頁注意事項中：（1）流程應(yīng)由職權(quán)明確的專人來負責(zé)（2）要考慮客戶的需要，與其他流程以及客戶需求適當結(jié)合（3）流程本身要有不斷改善的空間和彈性。

6.選擇題：文稿審定的步驟：（1）文秘人員打印文件，首先應(yīng)瀏覽一遍文稿。（2）校對人員應(yīng)認真校對。（3）章監(jiān)管員用印前，對文件內(nèi)容、文件格式、簽發(fā)手續(xù)再次認真核對一遍。P358上

7.選擇題：文稿審核的內(nèi)涵：法律審核、政策審核、實施審核、體式審核、程序?qū)徍薖358

8.選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商時要比較：（1）價格和費用，如批量購買，節(jié)日削價或?qū)⑵渲付ㄎ┮坏霓k公用品供貨商，但注意一定不要處理的產(chǎn)品（2）質(zhì)量和交貨（3）服務(wù)和位置（4）安全和可靠性要仔細比較供應(yīng)商的報價單、訂貨單、交貨單和發(fā)票是否一致P359

9.第三題：作為秘書，你如何做到對辦公用品的控制和監(jiān)督？

答：第一：要做好庫存控制，就要確定好庫存卡，既確定最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。其中最大庫存量是（定義，在書上第360頁中間），最小庫存量是（定義，在書上第360頁），再訂貨量是：（定義，在書上第360頁）

第二：加強對辦公設(shè)備和耗材的庫存管理和監(jiān)督，要求保持進貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。(P261)進貨卡即記錄所有接收信息；出貨卡即是申請領(lǐng)用單，記錄發(fā)放物品的數(shù)量；庫存卡是每一次計算物品的庫存余額，該余額代表庫存物品的實際數(shù)量。（P260）

第三：最后（書上第360頁下）①檢查庫存物品申請表和庫存卡，從而了解各部門和某個人使用物品的情況②定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項目和最大、最小庫存量和再定購量③檢查實際庫存，將庫存中實際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費和被盜。

10.小題：租用或租借合同無法提前終止，否則可能是昂貴的.P361

11.辦公用品的采購，①由購買貨物的人填寫《購買申請表》，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準后交給采購人員。并復(fù)制一份給會計部門。②采購人員要根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進庫③會計部門收到發(fā)票后，對照交貨單、入庫單和訂購單，要做到三單一致，經(jīng)財務(wù)主管簽字，支付款額或支票。P362

12.做時間表應(yīng)按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號標記出任務(wù)完成時間的前后順序。(P363中)并指明每一項任務(wù)的負責(zé)部門或承擔(dān)人以及負責(zé)人

13.行動計劃的內(nèi)容：書上第364頁第一、二、三、四點

14.現(xiàn)代企業(yè)管理要求工作的時效性。制定承辦周期的內(nèi)容和期限要考慮：（1）時間期限（2）確定多長的時間期限做標準適宜，包括能體現(xiàn)組織的形象。P365中

15.承辦周期是企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回復(fù)的時間規(guī)定。P365下

第三章常用事務(wù)文書的擬寫

1.選擇題：市場調(diào)查報告的特點：其一是針對性；其二是真實性；其三是時效性。P367中

2.市場調(diào)查報告有情況調(diào)查報告、事件調(diào)查報告、經(jīng)驗調(diào)查報告和問題調(diào)查報告。P367

3.市場調(diào)查報告的主體由三部分：書上第368頁下

4.市場調(diào)查報告最重要的是實事求是。P369中

5.計劃的概念。是實現(xiàn)目標、內(nèi)容、步驟、措施和完成期限的一種事務(wù)性文書p369

6.計劃的特點：其一是針對性；其二是預(yù)見性。P369

7.從書上第371頁下計劃的結(jié)構(gòu)與寫法開始看到第372頁的注意事項。

看后，第四題題目就是根據(jù)背景寫一篇計劃書。

北京的粗略意思是：單位要開展一項學(xué)習(xí)太極神功的活動，學(xué)習(xí)完后舉行比賽，以次寫一個計劃。（注明：背景是老師舉的例子，未必是考題）

仔細看一下書上第370頁，例文分析2

8.總結(jié)的類型;按內(nèi)容分，由學(xué)習(xí)總結(jié)、工作總結(jié)等；按性質(zhì)和作用分，由綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)等。（選擇題）P372

9.總結(jié)的結(jié)構(gòu)中主體包括的內(nèi)容：成績和經(jīng)驗、存在的問題和教訓(xùn)以及今后努力的方向等

10.選擇題：主體由過程式、經(jīng)驗式等多種形式。P374

11.在總結(jié)中的注意事項：第一、二、三、四點P374

12.述職報告的特點是：一是個人性；二是真實性；三是通俗性。P375

13.重點：招標書。招標書由多種類型：企業(yè)經(jīng)營者招標書、企業(yè)承包招標書、勞務(wù)招標書、技術(shù)引進或轉(zhuǎn)讓招標書。P376下

14.第五題：可能是公文寫作題：招標書因此一定要好好看一下招標書的結(jié)構(gòu)和寫法看一下第377頁的招標書例文

15.第六題：可能是請柬寫作題參見第191頁請柬的格式與寫法

16.投標書也稱為“標函”，它的特點是：針對性、求實性和合約性。P378

關(guān)于投標書的結(jié)構(gòu)和寫法同學(xué)看一下即可。

第四章會議與商務(wù)活動

1.會議前我們應(yīng)該做好哪些方面？（1）確定會議的議題（2）確定會議的議程（3）確定會議時間、會期（4）確定經(jīng)費預(yù)算和餐飲安排P382

2.確定會議主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的事跡；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化P382

3.會務(wù)組是負責(zé)會務(wù)組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。P382下

4.開遠程會議，預(yù)算我們應(yīng)重點考慮：郵電通信費用，電話和電視費用

5.選擇題：三方或三方以上參加會議的桌子藥用：A.長方形桌子B.圓桌性C..馬蹄形桌子D.正方形桌子答案：BD

6.選擇題：在什么樣的會議中，報告人和主辦單位負責(zé)人座位相間排列？答案：報告會、表彰會、聯(lián)席會P385中

7.遠程會議的優(yōu)點：節(jié)省時間、節(jié)省金錢、可以使用錄音帶的形式作永久紀錄P385

8.第七題：秘書如何做好會議協(xié)調(diào)？

答：在總協(xié)調(diào)中，先要準備工作協(xié)調(diào)，即答書上第387頁上面的表格，然后再添加兩列，一列的標題是：不完成，存在問題；另一列的標題是：落實日期

在組織工作協(xié)調(diào)中，秘書要引導(dǎo)會議進程，秘書發(fā)言（1）著裝要得體，注意表情（2）在時機成熟時，適時引導(dǎo)（3）發(fā)言時要與領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)向相同。秘書還應(yīng)做到在會上認真傾聽，最大限度地給予鼓勵，在會上要尊重他人意見，確信自己能對任何沖突產(chǎn)生積極的影響。

9.決定會議效果的因素：書上第388頁下第二點、第三點、第四點和第五點。

10.導(dǎo)致會議承銷不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解

11.第八題：某公司開業(yè)。請你做好開業(yè)典禮的前期準備

答：書上第392頁到393頁，一共9個點。其中在第四點，闡述來賓邀請的人士包括上級領(lǐng)導(dǎo)，社會名流，新聞界人士和同行業(yè)代表。第六點中，開業(yè)現(xiàn)場，可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內(nèi)的大廳。第九點中，向來賓贈送的禮品時，應(yīng)選擇有宣傳性、榮譽性和獨特性的禮品。

典禮的程序包括：1——7點（書上第394頁），其中第五點，詳細闡述揭幕人要由本單位負責(zé)人和一位上級領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業(yè)的正式成立

以上用自己的語言組織一下。即為答案

12.信息發(fā)布會的主題大致有兩類：（1）說明性主題（2）解釋性主題P395

13.選擇：信息發(fā)布會的時間選擇要注意：（1）避開節(jié)日與假日（2）避免與重大社會活動相沖突（3）防止與新聞界的宣傳報道重點撞車P395下

14.選擇：確定信息發(fā)布會的地點要考慮：（1）本單位所在地（2）事件發(fā)生地（3）當?shù)刂馁e館、會議廳等P395下

15.信息發(fā)布會的主賓是新聞記者廣告公司、客戶、同行業(yè)是受邀請的對象P396上

17.信息發(fā)布會的主持人大都由主辦單位的辦公室主任或秘書長、公關(guān)部部長擔(dān)任。P396

18.選擇：圖片、實物、模型、錄像、光碟等也是新聞發(fā)布會準備的材料。P396中

19.信息發(fā)布會上要注意：（1）講話重點突出（2）各發(fā)言人口徑統(tǒng)一（3）對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼p397

第五章信息與檔案

多為選擇題，這部分也可能出現(xiàn)大題（可能在檔案與溝通中選擇一個）

1.多選：信息開發(fā)的主要形式：P401下

2.剪報的優(yōu)點：成本低，獲得的信息量多不足的是：缺乏時效性、可靠性P402上

3.信息資料索引可分為篇目索引和內(nèi)容索引。P402中

4.文摘的類型：指示性文摘（適用于信息篇幅長和內(nèi)容復(fù)雜的情況）和報道性文摘P402

5.多選題：信息編寫的類型：5點書上第403頁下面

6.信息開發(fā)的方法：主要注意第三點（縱深法）和第四點（連橫法）P404中

7.仔細看書上第405頁信息開發(fā)的類型，一次信息的形式有剪報、外文文獻的編譯等；二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等；三次信息提供的是評述性的、動態(tài)性的、預(yù)測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調(diào)查報告等P405中其考察方式是：從中抽出4個，讓你選擇哪些是一次信息？二次信息？三次信息？

8.信息開發(fā)技巧：抓住熱點、針對難點、找準亮點、超前預(yù)測、突出特色P405中

9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中

10.信息咨詢服務(wù)的表現(xiàn)形式：報刊索引服務(wù)、信息線索咨詢服務(wù)、統(tǒng)計資料的咨詢服務(wù)。P407考題形式：在給出別的一個，構(gòu)成四個選項

11.信息反饋的形式：正反饋和負反饋，前反饋和后反饋四選題P408

了解前反饋的定義：在信息發(fā)出之前，向信息發(fā)出者表示的要求和愿望如來自基層和群眾中的建議和呼聲等后反饋的定義：信息在發(fā)出后，信息接受者對信息做出的反應(yīng)P408

12.信息反饋的特點：針對性、及時性和連續(xù)性P409中

13.選擇題：開展檔案利用的方式和途徑有：（1）開設(shè)閱覽室（2）檔案外借（3）制發(fā)檔案復(fù)制本（4）出具檔案證明P411

14.開架閱覽的做法是：（1）科技檔案副本（2）非密的或密級較低的（3）編制“科技檔案檢索圖表”選擇題P411

15.檔案外借的制度：（1）辦審批手續(xù)（2）外借期限不易過長（3）數(shù)量要有所限制（4）保證按期歸還P411

16.檔案復(fù)制本分為副本和摘錄兩種P411

17.檔案人員只有在利用者正式申請下才能出具檔案證明。

在證明中只能對有關(guān)材料進行客觀地、如實地敘述或摘錄，尤其對所要證明的問題起關(guān)鍵性作用的內(nèi)容應(yīng)做到與原件的字、句，甚至標點完全吻合。P412中

18.印發(fā)目錄包括內(nèi)部印發(fā)（向內(nèi)部各機構(gòu)和下屬單位印發(fā)）和外部交流兩種P412

20.“提供檔案利用”是針對檔案管理者而言；“利用檔案”是針對利用者而言P412下

21.檔案參考資料具有問題集中、內(nèi)容準確、文字精煉、概括性強的特點P413中

22.把書上第413頁下的幾種常見的檔案參考資料的編寫看一下他的考題類型可能是根據(jù)一定的背景，讓你選擇。如對于一個搞科技的企業(yè)來說，編寫檔案參考資料的一句詩（）則選書上第415頁的第八點、第九點和第十點。因此要知道，對于不同類型的企業(yè)，其依據(jù)不同。

23.大事記的概念P413中

秘書編寫的大事記主要是持續(xù)反映本單位情況的單位大事記。在編寫的時候，具體要求是：（三點）第一，觀點正確，用材真實；第二，大事突出，要事不漏，小事不記；第三，系統(tǒng)條理，簡明扼要P413

大事記的內(nèi)容有大事時間和大事記述兩部分組成。

23.組織機構(gòu)沿革和企業(yè)年鑒可能要反過來考。如：選擇題：系統(tǒng)記錄一個單位或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機構(gòu)和人員編制變革的情況的一種文字材料是（）選擇：組織機構(gòu)沿革同時，企業(yè)年鑒也是如此的考法P414

24.統(tǒng)計數(shù)字匯集按其內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種P414中

25.針對性地提供檔案服務(wù)的人員：計劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術(shù)人員P416中的四個大標題

關(guān)于錄像答題技巧：

一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語，如您好等？③上班時間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板吵你，賭氣泄密

（一）關(guān)于商務(wù)活動中的簽字儀式：書上第389頁

注意：迎客:秘書在大門口迎接，領(lǐng)導(dǎo)在會議室等待迎接；客人應(yīng)坐在右邊；簽字廳應(yīng)整潔干凈；簽字桌應(yīng)為長桌，桌布應(yīng)為綠色；事先應(yīng)準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應(yīng)在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談?wù)?、宗教；不問婚否；身子預(yù)言：注意OK在不同國家的意思不同。

（二）宴請

注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序;關(guān)于在宴請的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項；可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期；秘書要為上司準備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內(nèi)容；管理上司日志時，若上司日志發(fā)生變化，則應(yīng)當先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉

(三)有關(guān)商務(wù)旅行：詳見書上第397頁（秘書與領(lǐng)導(dǎo)一起出行，可能還有其他人員）

注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。仔細看書上399頁的表格，準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預(yù)備會，給上司提醒。

（四）有關(guān)溝通：可能員工家屬來鬧事

注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個對外的橫向溝通問題。

秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應(yīng)該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你……的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，不能說出領(lǐng)導(dǎo)的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進去向領(lǐng)導(dǎo)說，而應(yīng)寫成便條形式，把領(lǐng)導(dǎo)叫出來匯報。領(lǐng)導(dǎo)在未吱聲的情況下，秘書不應(yīng)該說出該如何如何決定。曾經(jīng)考過的實務(wù)題背景說明：你是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的幾項任務(wù)。一、（15分）備忘錄發(fā)自：行政經(jīng)理蘇明發(fā)給：秘書高葉日期：2004年3月22日內(nèi)容為了響應(yīng)市政府提出的“全民健身、迎接奧運”的號召，培養(yǎng)團隊精神，優(yōu)化企業(yè)形象，公司決定今年4月至8月間，以部門為單位，每天利用20分鐘時間在全體員工中開展學(xué)做第八套廣播體操及其比賽活動。按照先培訓(xùn)骨干、再帶動員工的方式推動此項活動的開展。8月中旬進行比賽。為此，請你草擬開展此項活動的計劃。明日交我審閱，待總經(jīng)理核準后執(zhí)行。參考答案：備忘錄發(fā)自：秘書高葉發(fā)給：行政經(jīng)理蘇明日期：2004年3月22日內(nèi)容關(guān)于開展學(xué)做第八套廣播體操及比賽活動的計劃為了響應(yīng)市政府提出的“全民健身、迎接奧運”的號召，培養(yǎng)團隊精神，優(yōu)化企業(yè)形象，根據(jù)公司廣大員工迫切要求開展健康有益的文體活動的愿望，本著經(jīng)濟務(wù)實的原則，公司決定在今年4月至8月間，在全體員工中開展學(xué)做第八套廣播體操的活動?；顒影才牛ɑ蚧顒觾?nèi)容）以學(xué)做第8套廣播體操為文娛活動的目標，達到人人都會做、人人做得好的標準。二、保障措施（或活動方式）1.公司各級領(lǐng)導(dǎo)干部要率先垂范，以積極鍛煉身體的實際行動推動此項活動順利展開。2.以部門為單位，切實組織好本部門全體員工開展好此項活動。3.按照先培訓(xùn)骨干人員，再帶動全體員下的方式推動此頂活動。三、活動步驟（或時間安排）全部活動分為學(xué)做和比賽兩個階段。自4月1日至7月底之前為學(xué)做階段。以每日20分鐘工間操時間作為集體學(xué)做廣播操時間，各部門要切實督促并組織好員工參加學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，保證正出勤率。8月上旬進入比賽階段。公司將組成由外聘體育教師和各部門推薦的骨干成員共同參加的裁判小組，并采取分散評比的形式，評出集體一等獎1名、二等獎2名、三等獎3名。公司對獲獎單位進行通報表彰并給予物質(zhì)獎勵。希望公司全體員工積極投身到學(xué)做廣播體操的熱潮當中，通過學(xué)做廣播體操的活動，增強身體素質(zhì)，改善精神面貌，培養(yǎng)團隊精神，以實際行動響應(yīng)市政府提出的“全民健身，迎接奧運”的號召。宏遠公司（?。┒柀査哪甓露赵u分說明：1.本題滿分為15分。2.標題：書寫準確規(guī)范得體，給1分。3.導(dǎo)語部分：有行文根據(jù)、行文目的的說明，表達清楚、簡潔明了，給2分。4.主體部分：共9分。分為主要內(nèi)容、措施保障、活動步驟三個方面，各給3分。5.結(jié)尾部分：提出希望或號召均可，給1分。6.落款：給1分。7.成文日期：年月日書寫齊全，給1分。8.若表達欠準確流暢，格式構(gòu)成有遺漏，有錯別字現(xiàn)象，可酌情扣1～2。二、（20分）備忘錄發(fā)自：行政經(jīng)理蘇明發(fā)給：秘書高葉日期：2004年3月25日內(nèi)容：公司擬在上海成立分銷公司銷售本公司產(chǎn)品，準備設(shè)置一個銷售廳，同時設(shè)立銷售科、財務(wù)科、辦公室三個部門，請你列出設(shè)計辦公結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的因素供我參考，以便做出最后設(shè)計方案。另外，請你幫我考率一下銷售廳和財務(wù)科應(yīng)當采用的辦公結(jié)構(gòu)布局類型，并說明理由。謝謝。參考答案：備忘錄發(fā)自：秘書高葉發(fā)給：行政經(jīng)理蘇明日期：2004年3月25日內(nèi)容：1.設(shè)計辦公結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的因素(1)職工的人數(shù)。人數(shù)多，需要的空間就要大，費用也要增加。(2)購買和租用的面積。面積越大，費用也越高，尤其是在上海市的中心地帶，地價非常昂貴，必須仔細斟酌。(3)機構(gòu)的建設(shè)、辦公空間的分類，如需要的部室(4)組織經(jīng)營的性質(zhì)或內(nèi)容，如我們是建一個分銷公司，以銷售我公司產(chǎn)品為主。(5)部門間的有效聯(lián)系，以確保科學(xué)有效實施工作流程，減少或避免不必要的重復(fù)和浪費。如將業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)、相銜接的部門安排近鄰，減少工作人員和文件流動的次數(shù)和距離。(6)辦公室的間隔方式應(yīng)符合工作的需要和保密的需要，如開放式辦公室的設(shè)計能增強人們的交流，而封閉式辦公室的設(shè)計則易于保密。(7)走廊、樓梯、通道的寬窄和暢通，符合安全需要，并安排好公用區(qū)域。(8)辦公室隨組織發(fā)展變化的變更，需要具有靈活性，如采用容易豎立，移動或拆除的間隔物，可以給辦公室的設(shè)計和改變提供更大的選擇。2.我選擇的銷售科和財務(wù)科的辦公結(jié)構(gòu)布局類型(1)銷售大廳的辦公結(jié)構(gòu)布局類型用全開放式辦公室，充分利用大廳面積銷售產(chǎn)品，節(jié)省費用，能容納更多人員。(2)財務(wù)科的辦公結(jié)構(gòu)布局類型用封閉式辦公室，這樣安全、保密，工作容易精力集中。評分說明：1.本題滿分為20分．2.“設(shè)計辦公結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的因素”共8點，每點2分，共14分，答出其中7點即滿分14分。若閘述得不清晰，每點可酌情減1分。3.“選擇銷售廳和財務(wù)科的辦公結(jié)構(gòu)布局類型”共6分，“銷售大廳”和“財務(wù)科”各占3分。其中：選擇辦公室結(jié)構(gòu)布局類型正確，給1分；清楚說明理由，給2分；理由闡述的不清晰，可酌情減1分。4.若考生答案與參考答案有距離，只要闡述符合情理，可參考各點分值酌情給分。三、（15分）便條高葉：為了充分發(fā)揮檔案的作用，公司擬組織有關(guān)人員利用檔案編寫大事記。請你說明什么是大事記，并列出大事記的構(gòu)成以及編寫大事記的原則和要求，以供編寫人員參閱。謝謝。行政經(jīng)理蘇明2004年3月14日參考答案：1.大事記的含義：大事記是按照時間順序，簡要地記載一定歷史時期發(fā)生的重大事件的參考資料。2.大事記的構(gòu)成(1)大事時間：要求記載準確日期，按大事先后順序排列。(2)大事記述：通過許多重大事件的記述反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。3.編寫大事記的原則(1)尊重歷史；(2)尊重事實(3)維護事務(wù)的本來面貌(4)客觀加以記述。4.編寫大事記的要求(1)正確真實；(2)大事突出；(3)系統(tǒng)條理；(4)簡明扼要。評分說明：本題滿分為15分?！按笫掠浀暮x”有3個要點，每點1分，共3分。“大事記的構(gòu)成”共4分，包含兩方面的內(nèi)容，各占2分。其中：答出兩個方面的名稱，各給1分；進一步分析說明，各給1分。“編寫大事記的原則”共4點，每點1分，共4分?！熬帉懘笫掠浀囊蟆惫?點，每點1分，共4分。若考生的回答與答案有距離，但只要闡述符合情理，即可參考各點分值酌情給分。一、（15分）便條高葉：為了促進公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，經(jīng)研究決定成立公司信息部。請你今天下午兩點在公司培訓(xùn)教室，向信息部全體工作人員介紹一下信息開發(fā)工作中應(yīng)當注意的事項。謝謝行政總監(jiān)：蘇明xx年x月x日二、（20分）便條高葉：前兩周你部門在處理收到的文件時出現(xiàn)了多次泄密情況，特別是負責(zé)處理《新項目進展報告》和資料的趙大明將文件帶回家中，被其妻子看到（趙妻恰在我們的竟爭對手公司廠作），結(jié)果致使找們公司的秘密被泄露，請你向我說明：⑴在處理保密文件時應(yīng)注意什么？⑵趙大明錯在哪里？⑶這類秘密以何種形式存在？⑷你應(yīng)從中接受吸取哪些教訓(xùn)？行政總監(jiān)：蘇明xx年x月x日三、（15分）便條高葉：公司即將召開2005年年會，會期是2005年12月22日至25日，與會人員是公司部門經(jīng)理以上的管理人員，共計100人。會議將要討論通過2005年的決算報告和2006年的預(yù)算報告，并研究2006年公司人力資源管理戰(zhàn)略規(guī)劃。請為此次會議擬寫一個籌備方案。謝謝行政總監(jiān)：蘇明xx年x月x日二、（20分）電子郵件收件人：gaoye＠263.net抄送：主題：關(guān)于新聞發(fā)布會的準備工作高葉：你好。后天我公司將就承辦中小企業(yè)投資洽談會召開新聞發(fā)布會，屆時將有包央視在內(nèi)的多家新聞媒體到會。請你很據(jù)以往的經(jīng)驗，概括說明一下此次新聞發(fā)布會的準備情況，過程應(yīng)注意哪些方面的問題，并就需要做好哪些工作做出相關(guān)建議。行政經(jīng)理蘇明××年×月×日（考生可根據(jù)試題內(nèi)容自定日期及郵箱地址）二、（20分）為了加強公司的安全管理，請闡述公司出現(xiàn)事故后進行事故記錄和報告的必要性，何時填寫《事故情況記錄表》和《工傷情況報告表》，以及它們各自應(yīng)包括的內(nèi)容。我看后再提交經(jīng)理會審議。行政經(jīng)理李明2003年5參考答案1.進行事故記錄和報告的必要性：所有事故、火災(zāi)和其他緊急情況應(yīng)該報告和記錄，即使事故的結(jié)果沒有發(fā)生傷害或破壞，也應(yīng)該報告和記錄。因為這樣做：1)符合法律要求。國家安全法律條文要求所有事故均應(yīng)被報告；2)能監(jiān)督、分析總結(jié)事故，以保證采取措施消除事故原因和隱患；3)能用事故的教訓(xùn)，作為安全教育的案例資料；4)能提供準確的記錄，為日后應(yīng)對有關(guān)賠償?shù)姆砂讣?.發(fā)生在工作場所的所有事故都應(yīng)立即填寫《事故情況記錄表》，記錄事故的細節(jié)，常包括下面的信息：事故日期；事故地點；事故涉及的人員；事故的證人；事故過程的概述；有關(guān)事故的傷害和處理綜述；填寫事故記錄表的人員簽名。3.事故涉及的每一個受傷人都要填寫一張《工傷情況報告表》，準確記錄受傷人的信息、傷情和處理情況。記錄在《工傷情況報告表》上的信息主要有：填寫表格人員的姓名、身份；事故涉及人員的姓名、出生日期、住址、職務(wù)；發(fā)生事故的日期、地點；事故的細節(jié)及對事故的看法；進行急救行動和醫(yī)療處理的情況、包括由誰進行，如果受傷人送往醫(yī)院則要記清醫(yī)院的名稱地址；必要時還要記錄事故證人的姓名和職務(wù)；完成表格的人員鑒名和日期。評分標準1.滿分6分進行事故記錄和報告的四方面必要性，一方面l分；如果另外闡述的必要性有道理，每個加l，但“必要性”最多增加2分。2.滿分7分。明確發(fā)生事故，就要填寫《事故情況記錄表》，得2分?！豆闆r報告表》的七方面19小點內(nèi)容，說出7小點1分，每增加2小點加1分，最高5分。請指出下列文稿中的錯誤和不妥之處，依次標明序號，并提出修改意見。（15分）霞光北里社區(qū)關(guān)于請求增設(shè)便民早餐店的請示報告星湖街道辦事處，常維權(quán)主任：根據(jù)《青山區(qū)人民政府關(guān)于推動社區(qū)“早餐工程”建設(shè)的決定》（青政發(fā)〔2003〕68號）精神，為了加快解決社區(qū)居民早餐難的問題，我們打算在社區(qū)活動中心附近興建便民早餐店（已經(jīng)規(guī)劃部門批準），力爭在二〇〇三年十二月一日開業(yè)，產(chǎn)權(quán)歸霞光北里社區(qū)所有，聘請社區(qū)內(nèi)的下崗職工承包經(jīng)營。便民早餐店預(yù)算建設(shè)資金共計一百二十五萬元，現(xiàn)已籌集資金八十五萬元，還有四是萬元資金沒有著落，為此，要求街道給予支持解決。另外，社區(qū)活動中心室外健身場器械數(shù)量嚴重不足，難以滿足居民健身需要，居民意見很大，故請順便追加撥款十五萬元用于購置健身器械。此事關(guān)系到社區(qū)居民的切身利益，務(wù)必批準。2003二、背景說明：你是光華公司行政秘書高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。（15分）便條高葉：12月6日要求：建議的培訓(xùn)內(nèi)容以大綱形式提供；列出培訓(xùn)計劃表。謝謝。行政經(jīng)理蘇明2003三、背景說明：你是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。（20分）便條高葉：公司職工代表大會將在后天上午9：00開幕，明天上午我將與全體會議籌備人員去會場進行最后的檢查，請你制作一個檢查項目表，列出會前、會中、會后需檢查的主要項目。謝謝。行政經(jīng)理蘇明2003年11月19值班工作1．值班工作的主要內(nèi)容的來說，值班人員應(yīng)做好3項記錄：（1）記好值班電話記錄：主要包括來電時間，來電單位，來電人員姓名，來電內(nèi)容。（2）記好值班接待記錄：主要記錄來訪人員的姓名、單位、來訪事由、聯(lián)系方法的內(nèi)容。（3）記好值班日記：主要對外來的信函電報反應(yīng)情況外來的電話等進行認真登記使接班人員保持工作的連續(xù)性。值班日志樣例年月日星期值班人：事項12備注（4））做好信息傳遞：及時將重要或需緊急處理的信息向有關(guān)人員通報。（多選）信息利用服務(wù)的特點：周期性經(jīng)常性廣泛性時效性●會議值班要制度健全，人員要堅守崗位（三級秘書書P30頁）2．會議應(yīng)急方案的內(nèi)容，應(yīng)急方案的作用3．遠程會議籌備方案的特點：（1以便條形式2以傳真形式3以備忘錄形式4結(jié)合實際）遠程會議具有節(jié)省時間和金錢，與電話服務(wù)機構(gòu)商定使用錄音帶的形式，做永久記錄，交流更加直接與簡短的優(yōu)點。遠程會議籌備方案擬定時，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)并提前一周與電信會議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會議日期，會議起止時間，參加會議人數(shù)，與會人員的電話號碼，主持人姓名等。會議程序議程及其他材料必須盡量寄給與會人員，以便他們有時間準備會議討論遠程會議籌備方案要有專人負責(zé)檢查遠程會議設(shè)備，是否齊全和正常，擺放是否符合要求。5．會務(wù)籌備情況檢查的方法聽取會議籌備人員的匯報①聽取匯報的領(lǐng)導(dǎo)要加強前期的調(diào)查，深入一線發(fā)現(xiàn)問題解決問題②會議籌備人員對匯報材料的準備要側(cè)重困難和問題，注重實效③選擇的匯報時間一定要正當其時，太早或太晚都不能達到良好的效果④對會議籌備情況的匯報關(guān)鍵是發(fā)現(xiàn)籌備過程中的薄弱環(huán)節(jié)，及時的調(diào)整和假強。因此匯報之后的催辦和落實是應(yīng)該注意的問題。會前現(xiàn)場檢查①確保所有事項都條理清晰②注意氣味③設(shè)立入場登記臺④配備徽章名牌⑤準備接待休息室⑥安排接待服務(wù)人員7．P140辦公用品及設(shè)備的采購程序143頁．P138辦公用品及設(shè)備的采購程序采購預(yù)算方案的制定原則：（1）真實性原則。采購費用的預(yù)測必須以實際的時常調(diào)查為依據(jù)。（2）重點性原則。預(yù)算編制要做到合理安排各項資金時間在兼顧一般的同時，優(yōu)先保證重點支出目標相關(guān)性原則。采購的用品用于辦公室活動的任務(wù)目標相關(guān)經(jīng)濟合理性原則。預(yù)算經(jīng)濟合理（注）（1）編制預(yù)算方案一定要進行調(diào)查研究，根據(jù)本單位以及市場實際情況，認真進行預(yù)算。（2）不要一味追求購買高檔的辦公用品和設(shè)備，要根據(jù)本單位的實際工作需要選配合適的產(chǎn)品。（3）要購置的辦公用品或設(shè)備必須是當前或預(yù)期的所必須的（4）事先安排好要購置的設(shè)備所放的位置，要安全可靠且有利于工作流程的進行。/（5）慎重選擇供應(yīng)商，對不同供應(yīng)商要在各個方面進行認真的比較（6）預(yù)算方案的編制要注意征求各方面的意見，方案應(yīng)切實可行。8．確定信息利用服務(wù)途徑9．文書擬辦的要求10．文書催辦的含義和要求文書實務(wù)通告的擬寫頁范文要會招標書，投標書的寫法要會（格式要會）例文2：備忘錄發(fā)給：初萌——秘書發(fā)自：施林——行政部經(jīng)理日期：2003年1月6日內(nèi)容：總經(jīng)理來京行程安排總經(jīng)理將于2003年1月8日星期三達到北京，并將于1月10日下午離開返回香港。希望你安排一下總經(jīng)理在北京期間的行程，并經(jīng)我確認后發(fā)到香港辦公室。答案：備忘錄發(fā)給：施林——行政部經(jīng)理發(fā)自：初萌——秘書日期：2003年1月6日內(nèi)容：總經(jīng)理來京行程安排答案例文3便條：便條高葉：為了促進業(yè)務(wù)發(fā)展，公司經(jīng)研究決定成立信息開發(fā)部。請你今天下午兩點在公司培訓(xùn)教室，向信息開發(fā)部全體工作人員介紹信息開發(fā)的意義及在信息開發(fā)工作中應(yīng)當注意的問題。謝謝。行政經(jīng)理蘇明××××年×月×日電子郵件收件人：gaoye＠263.net抄送：主題：關(guān)于新聞發(fā)布會的準備工作高葉：你好。后天我公司將就承辦中小企業(yè)投資洽談會召開新聞發(fā)布會，屆時將有包央視在內(nèi)的多家新聞媒體到會。請你很據(jù)以往的經(jīng)驗，概括說明一下此次新聞發(fā)布會的準備情況，過程應(yīng)注意哪些方面的問題，并就需要做好哪些工作做出相關(guān)建議。行政經(jīng)理蘇明××年×月×日（考生可根據(jù)試題內(nèi)容自定日期及郵箱地址）+電子郵件收件人：LU＠263.net抄送：主題：關(guān)于新聞發(fā)布會的準備工作內(nèi)容：答案××××年×月×日備忘錄發(fā)給：初萌——秘書發(fā)自：施林——行政部經(jīng)理日期：2003年1月6日內(nèi)容：總經(jīng)理來京行程安排總經(jīng)理將于2003年1月8日星期三達到北京，并將于1月10日下午離開返回香港。希望你安排一下總經(jīng)理在北京期間的行程，并經(jīng)我確認后發(fā)到香港辦公室。備忘錄例文答案：備忘錄發(fā)給：施林——行政部經(jīng)理發(fā)自：初萌——秘書日期：2003年1月6日內(nèi)容：總經(jīng)理來京行程安排答案便條例文：便條高葉：為了促進業(yè)務(wù)發(fā)展，公司經(jīng)研究決定成立信息開發(fā)部。請你今天下午兩點在公司培訓(xùn)教室，向信息開發(fā)部全體工作人員介紹信息開發(fā)的意義及在信息開發(fā)工作中應(yīng)當注意的問題。謝謝。行政經(jīng)理蘇明××年×月×日答：答案曾經(jīng)考過的實務(wù)題背景說明：你是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的幾項任務(wù)。電子郵件寄件人：suming@收件人：zhongmiao@抄送：密送：日期：2003、8、21主題：關(guān)于工作日志內(nèi)容：近日，公司錄用了幾位新秘書，請幫我準備一份上司工作日志需要填寫的信息內(nèi)容和秘書自己工作日志需包括的內(nèi)容，并用備忘錄形式發(fā)給我，以便我為新秘書培訓(xùn)時參考。謝謝。行政經(jīng)理蘇明2003年8月21日第二種備忘錄發(fā)給：初萌——秘書發(fā)自：施林——行政部經(jīng)理日期：2003年1月6日內(nèi)容：總經(jīng)理來京行程安排總經(jīng)理將于2003年1月8日星期三達到北京，并將于1月10日下午離開返回香港。希望你安排一下總經(jīng)理在北京期間的行程，并經(jīng)我確認后發(fā)到香港辦公室。第三種便條高葉：-----------------------------------------------------------------------------------------------------蘇明2000年2月2日注意：實務(wù)題要按照已給格式完成或題目要求完成，記住相應(yīng)格式。已往曾經(jīng)考過的實務(wù)