工程技術(shù)檔案管理規(guī)定

1/1工程技術(shù)檔案管理規(guī)定工程檔案管理制度

1．總則

為了加強(qiáng)工程技術(shù)檔案的管理工作，做好工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種文件、資料、圖紙、原始記錄等各種管理和技術(shù)資料的收集、整理、裝訂、保管、編目、歸檔及移交，保證工程技術(shù)檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。

2．適用范圍

適用于本公司工程檔案資料的收集、存檔、維護(hù)等保管。

3職責(zé)

3.1工程部負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案的歸檔、保管工作。

3.2工程部負(fù)責(zé)竣工資料、竣工圖的收集、整理、裝訂、移交工作。

4工作程序

4．1工程部應(yīng)建立工程資料的管理制度，對(duì)工程資料的管理進(jìn)行策劃，并按規(guī)定加以實(shí)施。

4．2工程資料不能在工程完工后再編制、補(bǔ)充、整理，其形成應(yīng)與工程進(jìn)度同步。。

4．3應(yīng)按規(guī)定及時(shí)向有關(guān)方移交相應(yīng)資料，歸檔的工程資料應(yīng)符合檔案管理的規(guī)定。按照用途的不同，工程資料一般可分為向發(fā)包方移交的竣工資料、送交檔案管理部門(mén)歸檔的竣工技術(shù)資料，以及公司管理制度所規(guī)定的各項(xiàng)記錄。

4．4向發(fā)包方移交的資料應(yīng)該符合合同約定的要求以及我國(guó)相關(guān)制度的規(guī)定，公司內(nèi)部用的工程資料可以根據(jù)企業(yè)管理的需要進(jìn)行整理和歸檔。

4．5與質(zhì)量管理直接相關(guān)的工程資料包括施工技術(shù)管理資料、工程質(zhì)量控制資料、工程質(zhì)量驗(yàn)收資料等。

4．5．1施工技術(shù)管理資料包括

1）圖紙會(huì)審記錄；

2）工程開(kāi)工相關(guān)資料(開(kāi)工報(bào)告、開(kāi)工報(bào)審表等)；

3）技術(shù)交底資料；

4）施工組織設(shè)計(jì)文件；

5）施工日志；

6）設(shè)計(jì)變更相關(guān)資料；

7）工程溝通相關(guān)資料；

8）工程測(cè)量記錄資料(工程定位測(cè)量記錄文件、

9）施工測(cè)量放線報(bào)驗(yàn)表、基槽及各層測(cè)量放線記錄文件、沉降觀測(cè)記錄文件等)；10）施工記錄文件；

11）工程質(zhì)量事故相關(guān)資料(包括工程質(zhì)量事故報(bào)告、工程質(zhì)量事故處理i己錄等)；12）工程竣工文件等。

3．5．2工程質(zhì)量控制資料包括：

1）原材料、構(gòu)配件、半成品、成品和設(shè)備的出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)和試驗(yàn)報(bào)告；

2）施工試驗(yàn)記錄和見(jiàn)證檢測(cè)報(bào)告；施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄；交接檢查記錄等。3）工程質(zhì)量驗(yàn)收資料包括檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、分部(子分部)工程、單位(子單位)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；隱蔽工程驗(yàn)收資料等。

4）竣工圖。

4．6可以參照我國(guó)相關(guān)制度的規(guī)定，結(jié)合的實(shí)際情況規(guī)定工程資料的內(nèi)容和格式以及收集、整理、存貯和傳遞的方法。

4．7特殊項(xiàng)目工程資料歸檔要求

4．7．1對(duì)于特殊的項(xiàng)目，應(yīng)制定專門(mén)的工程資料管理辦法。這些特殊項(xiàng)目包括：

1）技術(shù)含量高，技術(shù)資料有極大應(yīng)用價(jià)值的項(xiàng)目；

2）建設(shè)單位對(duì)工程資料有特殊要求的工程項(xiàng)目以及其他相關(guān)部門(mén)對(duì)工程資料有特殊要求的項(xiàng)目等。

4．8工程資料的收集和存儲(chǔ)可以采用書(shū)面和電子方式進(jìn)行，通過(guò)有效地利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)工程資料的管理。

4.9工程竣工歸檔文件詳見(jiàn)附件一。

4.10竣工檔案歸檔要求

竣工檔案必須按統(tǒng)一要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制，內(nèi)容真實(shí)，資料齊全，簽證手續(xù)完備。

4.10.1文字材料的具體要求：

1）文字材料幅面一律采用A4紙（297×210mm）或16開(kāi)紙尺寸，小于標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用以上尺寸的白紙裱襯，文件右邊和下邊分別與白紙右邊和下邊靠齊。被貼時(shí)，必須用白乳膠，不可使用漿糊或膠水，不可將文字圖表和數(shù)據(jù)蓋沒(méi)，簽證意見(jiàn)寫(xiě)在裝訂線以外的應(yīng)予粘貼補(bǔ)寬。大于標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)折成16開(kāi)或A4紙大小。

2）文字材料必須書(shū)寫(xiě)工整，字跡清晰，并一律用碳素墨水書(shū)寫(xiě)，或電腦打印，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆或復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)、簽批。

3）文字材料必須裝訂，在未組成卷之前，可先用白線繩裝訂成冊(cè)，并裝入指定的檔案盒內(nèi)（采用市檔案局的標(biāo)準(zhǔn)的科技檔案）。每卷內(nèi)容排列順序?yàn)椋喊妇矸饷妗韮?nèi)目錄——文件材料——備考表——封底。a．裝訂前應(yīng)逐份檢查并去除原用于裝訂的各種金屬物、塑料、硬紙板等，然后用白線繩進(jìn)行裝訂；

b．每張有文字的文件材料都須編頁(yè)碼。一律用號(hào)碼機(jī)逐次編號(hào)，正面編在右下角，背面編在左下角，空白頁(yè)不編號(hào)，頁(yè)碼全部編在原文上，不可編在裱糊的白紙上；目錄下不打號(hào)，順序均從“l(fā)”開(kāi)始，一頁(yè)一號(hào)，一卷一個(gè)順序號(hào)，采用黑色或藍(lán)色油墨；

c．檔案資料的組卷按照《供電企業(yè)檔案分類表（試行）》執(zhí)行。即先按“問(wèn)題（內(nèi)容）——分部（分項(xiàng)）工程”分類，然后按檔案材料的保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）分別組卷；

d．案卷封面的填寫(xiě)：

①案卷封面、案卷盒的式樣要求：采用市檔案局的標(biāo)準(zhǔn)科技檔案盒

及封面；

②案卷題名：由建設(shè)項(xiàng)目名稱、單位工程名稱、案卷類別、卷內(nèi)主要內(nèi)容組成，要求能簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容；

③編制單位：填寫(xiě)工程承包單位（即與工程部簽訂合同的乙方單位）的全稱，不填分包單位名稱；

④編制日期：填案卷內(nèi)文件材料或圖紙形成的起、止日期；

⑤保管期限：按實(shí)際情況填寫(xiě)；

⑥密級(jí)：不用填；

⑦檔號(hào)：待定（由公司檔案室填寫(xiě)）。

e．卷內(nèi)目錄的填寫(xiě)：

①每卷卷內(nèi)目錄的序號(hào)均用阿拉伯?dāng)?shù)字從“l(fā)”開(kāi)始依次填寫(xiě)；

②“文件編號(hào)”欄，除圖紙必須填寫(xiě)設(shè)計(jì)圖紙編號(hào)的全稱外，凡有編號(hào)的文件資料也須填上編號(hào)；

③“責(zé)任者”欄，填寫(xiě)文件材料和圖紙的制作單位或責(zé)任者的名稱?？⒐D的責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)竣工圖章上的施工單位；

④“文件材料題名”欄，填寫(xiě)文件材料和圖紙的全稱，不得填寫(xiě)簡(jiǎn)稱；

⑤“日期”欄，填寫(xiě)編制文件材料或設(shè)計(jì)圖紙的形成時(shí)間，填寫(xiě)時(shí)間可省略“年”、“月”、“日”三個(gè)字，而在年月日的數(shù)字之間下方用間隔符“.”分開(kāi)；

⑥“負(fù)數(shù)”欄，只填寫(xiě)每份文件材料首頁(yè)上的頁(yè)號(hào)；但最后一份材料除填寫(xiě)首頁(yè)上的頁(yè)號(hào)外，還要加填該材料尾頁(yè)的頁(yè)號(hào)；

⑦文件材料中（如會(huì)議紀(jì)要、各種業(yè)務(wù)聯(lián)系單和設(shè)計(jì)變更單），同類的可按時(shí)間順序排列后組合在一起，但每份資料要分開(kāi)填寫(xiě)，并要寫(xiě)明標(biāo)題及編號(hào)，如文件上只有籠統(tǒng)的標(biāo)題如“會(huì)議紀(jì)要”，則須加填該文件的中心內(nèi)容。

f．卷內(nèi)備考表的填寫(xiě)：填寫(xiě)卷內(nèi)總頁(yè)數(shù)、文件件數(shù)、文字材料頁(yè)數(shù)、圖紙張數(shù)。

4.10.2竣工圖的編制要求：

1）施工圖沒(méi)有變動(dòng)的，在原施工圖上加蓋竣工圖章后作竣工圖；2）凡在施工中，雖有一般性設(shè)計(jì)變更，但能將原施工圖加以修改補(bǔ)充作為竣工圖的，可不重新繪制，在原施工圖上進(jìn)行修改、補(bǔ)充并加蓋變更修改章和竣工圖章作為竣工圖。由監(jiān)理審核、簽名。

3）施工圖的結(jié)構(gòu)、平面等有重大改變，圖面變更面積超過(guò)105%的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)設(shè)計(jì)變更文件重新繪制竣工圖，而且應(yīng)保留原設(shè)計(jì)圖圖標(biāo)的內(nèi)容并增加“竣工階段”、“編制人”、“施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人”、“駐地監(jiān)理”等欄目。少量重繪圖按原圖編號(hào)；全部重繪者，重新編號(hào)并附與設(shè)計(jì)圖號(hào)對(duì)照表。

4）竣工圖必須與工程實(shí)物相符，所有修改內(nèi)容（含被修改部分的相關(guān)圖紙）都必須修改到位。竣工圖的修改、注記方法規(guī)定如下：

a．土建、線路施工單位采用桿改法，即用一條實(shí)線將被修改的部分劃去，在其附近的適當(dāng)位置填寫(xiě)變更后的內(nèi)容，并注明修改依據(jù)，補(bǔ)齊手續(xù)；

b．電氣施工單位采用叉改法，即用“×”將修改部分劃去，在其附近的適當(dāng)位置畫(huà)上修改后的圖形，注明修改內(nèi)容及修改依據(jù)，補(bǔ)齊手續(xù)；

c．設(shè)計(jì)單位繪制修改圖的，應(yīng)圈出原施工圖修改范圍，并注明修改依據(jù)，備齊手續(xù)；

d．修改依據(jù)的注記：

①技術(shù)交底會(huì)議紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更通知單、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單等修改依據(jù)應(yīng)注記編號(hào)或產(chǎn)生日期；

②在修改依據(jù)中，第一條款需注記被修改的圖號(hào)；

③設(shè)計(jì)變更通知單須單獨(dú)組卷，而且必須以正件（蓋有紅?。辉试S以復(fù)印件存檔。

e．凡施工單位自行繪制的施工圖，必須送請(qǐng)建設(shè)單位和設(shè)計(jì)單位簽證認(rèn)可，方可編入竣工圖卷。

5）繪制、修改竣工圖須符合制圖規(guī)范，做到圖形清晰，字跡工整?？⒐D必須使用圖面整潔的新藍(lán)圖，不能使用舊圖或白的復(fù)印圖紙。繪圖、注記要用黑色碳素墨水。

6）施工圖取消，包括設(shè)計(jì)變更取消或現(xiàn)場(chǎng)未施工的，不需編竣工圖。

7）竣工圖圖紙目錄應(yīng)作為竣工圖的組成部分，放在竣工圖首頁(yè)一起組卷。如竣工圖實(shí)際數(shù)與目錄張數(shù)有所出入，應(yīng)在卷內(nèi)目錄的備注欄注明依據(jù)。

8）圖樣按GB10609.3—89《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》4．10．10統(tǒng)一折疊成A4紙（1097mm×1010mm）幅面，圖標(biāo)外露。拆疊好后的圖紙?jiān)趫D標(biāo)右上角空處加蓋檔號(hào)章，填寫(xiě)好案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表散裝于檔案盒內(nèi)。

9）竣工圖章的式樣和規(guī)格尺寸為70mm×50mm?？⒐D章應(yīng)使用不褪色的紅色印泥蓋印，加蓋在藍(lán)圖右下角圖標(biāo)上方或盡量靠近圖標(biāo)不壓蓋圖形文字的地方。編制單位填寫(xiě)編制單位全稱，編制人、審核人和技術(shù)負(fù)責(zé)人必須本人簽名，其中技術(shù)負(fù)責(zé)人必須在審核后再簽證。

10）檔號(hào)章式樣和規(guī)格尺寸統(tǒng)一為50mm×15mm，要求使用不褪色的紅色印泥加蓋，施工單位只需填件號(hào)。

11）設(shè)計(jì)變更修改章尺寸105mm×13mm，要求使用不褪色的藍(lán)色印泥加蓋。

12）所移交的檔案要填寫(xiě)“工程檔案移交書(shū)”、“工程檔案移交清冊(cè)”，各項(xiàng)簽字手續(xù)齊全，在時(shí)間要求內(nèi)由業(yè)務(wù)部歸檔。

13）移交的檔案一式二份，經(jīng)雙方簽字后，送公司檔案室存一份。14）凡是歸檔的文字材料都應(yīng)做到紙質(zhì)優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰、圖幅線條符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、簽署完備，禁止使用鉛筆、普通圓珠筆或復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，要用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)。

15）資料員將移交來(lái)的工程檔案按《供電企業(yè)檔案分類表》編寫(xiě)檔號(hào)，填寫(xiě)“工程竣工檔案總目錄”（附錄C）。

4.10.3歸檔份數(shù)

一般歸檔一份，重要的使用頻繁的歸檔二份。

4.10.4歸檔時(shí)間

新建、擴(kuò)建、改造工程的竣工資料，在工程竣工交接驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。

4.10.5工程檔案的排列方法

l）案卷的排列要求：考慮到保管和調(diào)閱方便。

2）案卷的排列方法：按年度分大卷，即年度——項(xiàng)目——案卷依次排列。

4.10.6檔案的保管

l）檔案的保管要符合檔案保護(hù)技術(shù)要求，配備專門(mén)的檔案庫(kù)房及檔案裝具、空氣調(diào)節(jié)措施，做好防盜、防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防有害微生物和防污等安全措施。檔案庫(kù)房應(yīng)保持溫度

14℃~104℃，相對(duì)濕度45~60％；

2）資料員要定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)破損或字跡模糊的應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)完成修補(bǔ)和復(fù)制工作。

4.10.7檔案的借閱

l）資料員要編制檢索工具，方便查找利用；

2）公司職工借出檔案應(yīng)填寫(xiě)“工程檔案借閱登記表”，辦理借閱手續(xù)。外單位人員須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱，并限于在檔案室內(nèi)閱看；3）借閱或歸還檔案要當(dāng)面點(diǎn)清，辦好手續(xù)。借出的檔案要妥善保管，不準(zhǔn)拆卷、涂改、劃線、作標(biāo)記、損壞和丟失。

4）借閱者應(yīng)遵守借閱時(shí)間規(guī)定，工程檔案一般不超