企業(yè)信息化認證管理系統(tǒng)平臺構(gòu)建,計算機信息管理論文

企業(yè)信息化認證管理系統(tǒng)平臺構(gòu)建,計算機信息管理論文隨著國家標準化建設的不斷前進和認證認可制度的不斷完善，對產(chǎn)品認證的管理和監(jiān)督工作也越來越細化和嚴格。對于生產(chǎn)企業(yè)來講，完善產(chǎn)品認證管理工作，并使其愈加系統(tǒng)化就成為了當務之急的課題。當企業(yè)擁有的認證產(chǎn)品到達一定數(shù)量時〔例如：對于一個大型電工企業(yè)來講，可能有上千或幾千個型號的強迫認證產(chǎn)品〕，一張證書可能覆蓋著若干的產(chǎn)品，每一個關(guān)鍵零部件又附屬于多個產(chǎn)品和與之關(guān)聯(lián)的多張證書。認證證書的管理、有效期的監(jiān)控、證書與產(chǎn)品之間的關(guān)聯(lián)、產(chǎn)品與關(guān)鍵零部件之間的一致性就變成了一項龐大的工作。十分是伴隨著產(chǎn)品設計的變更、供給商的替換、關(guān)鍵零部件〔十分是通用零部件〕的升級，以及執(zhí)行標準和認證規(guī)則的修訂，就使得這種本就繁復的管理工作變得不再是靜態(tài)管理，而成為一種存在多重交聯(lián)關(guān)系的復雜動態(tài)管理工作。同時，在當代企業(yè)的管理形式下，上述各種變動因素的信息可能把握在安規(guī)、技術(shù)、采購、生產(chǎn)等不同部門之中。這時，建立通暢、迅速、準確的信息傳遞渠道成為企業(yè)認證管理必不可少的條件。假如采用傳統(tǒng)的人工管理方式方法處理如此龐大的數(shù)據(jù)和關(guān)系信息，以及采用以往口口相傳的方式進行信息傳遞，必然會加大失誤發(fā)生的可能性。這些小的失誤卻很有可能帶來例如：違背產(chǎn)品一致性要求、證書過期、不符合新版國家標準等違法的嚴重后果，給企業(yè)帶來重大的經(jīng)營風險。因而結(jié)合當代企業(yè)管理特點和產(chǎn)品特點，依靠當代化的企業(yè)內(nèi)部計算機網(wǎng)絡，建立一個完善的信息化認證管理系統(tǒng)平臺勢在必行。1認證管理系統(tǒng)平臺的任務目的我們建立一個認證管理平臺，等待完成這樣三個主要任務:1〕認證數(shù)據(jù)的信息化和系統(tǒng)化。通過搭建系統(tǒng)平臺，收集認證相關(guān)及影響認證的信息數(shù)據(jù)，進而到達快速、準確檢索認證信息的目的。并且在分散的產(chǎn)品信息、認證信息、標準信息、制造商信息、關(guān)鍵零部件信息之間建立系統(tǒng)的聯(lián)絡，能夠?qū)崿F(xiàn)當華而不實一個要素發(fā)生變化時，能夠立即響應到與之關(guān)聯(lián)的整個系統(tǒng)，實現(xiàn)認證管理的體系化、信息化。2〕廣泛的信息分享。利用網(wǎng)絡平臺使得認證相關(guān)的設計、采購、制造、檢驗、評價等各部門之間實現(xiàn)無延遲的信息分享，以突破溝通阻礙、縮短信息傳遞時間和最大程度地減少人為失誤。3〕實現(xiàn)風險預警。利用認證數(shù)據(jù)的信息化平臺，自動實現(xiàn)對證書有效期、工廠審查時間、法規(guī)標準施行時間進行監(jiān)控，主動進行提醒，杜絕人為遺漏造成的重大風險。2數(shù)據(jù)庫與關(guān)鍵字段關(guān)聯(lián)建立認證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫是整個任務的基礎(chǔ)工作，數(shù)據(jù)庫建立的準確、完好、合理是達成系統(tǒng)平臺目的的保證。數(shù)據(jù)庫中要包括全部與認證相關(guān)的信息，以及對認證產(chǎn)生影響的全部信息。數(shù)據(jù)庫應至少包括如下幾個數(shù)據(jù)表:①產(chǎn)品數(shù)據(jù)表；②認證數(shù)據(jù)表；③執(zhí)行標準數(shù)據(jù)表；④關(guān)鍵零部件數(shù)據(jù)表；⑤制造商〔供給商〕信息數(shù)據(jù)表。在產(chǎn)品數(shù)據(jù)表中，至少應當含的字段有：產(chǎn)品型號、產(chǎn)品類別、產(chǎn)品狀態(tài)、執(zhí)行標準；在認證證書數(shù)據(jù)表中，至少應當含的字段有：證書號、證書狀態(tài)、證書類別、有效期限、持證人、制造商、生產(chǎn)企業(yè)；還能夠包括下面字段：發(fā)證日期、產(chǎn)品規(guī)格分類、實驗報告編號等；在執(zhí)行法規(guī)標準數(shù)據(jù)表中，至少應當含的字段有：執(zhí)行標準編號、名稱、施行日、替代標準；在關(guān)鍵零部件數(shù)據(jù)表中，至少應當含的字段有：零件型號、關(guān)鍵零部件認證證書號〔假如有〕、制造商、執(zhí)行標準。除此之外還要在各數(shù)據(jù)表的相關(guān)字段間建立關(guān)聯(lián)，使得整個數(shù)據(jù)庫變成一個有機的整體。由于各數(shù)據(jù)表間存在多重關(guān)聯(lián)，所以還需要建立如下三個關(guān)系表：關(guān)系表A，建立認證證書號和產(chǎn)品型號之間的關(guān)聯(lián)；關(guān)系表B，建立認證證書號和執(zhí)行標準之間的關(guān)聯(lián)；關(guān)系表C，建立產(chǎn)品型號和關(guān)鍵零部件型號之間的關(guān)聯(lián)。認證證書和試驗報告能夠掃描成電子文檔，需要閱讀時通過相應字段的鏈接獲取，這樣更方便于信息化管理和網(wǎng)絡間的傳遞。數(shù)據(jù)庫信息量很大，數(shù)據(jù)能夠采取錄入或從以往的電子表格記錄中導入，但無論哪種輸入方式，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準確性非常重要，為此能夠在數(shù)據(jù)輸入時采用錄入校驗審核的機制進行管理。各數(shù)據(jù)表的字段構(gòu)成和數(shù)據(jù)表間的關(guān)聯(lián)關(guān)系能夠參考的示意圖。3功能模塊的搭建建立了合理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，就有可能在這里基礎(chǔ)上搭建實現(xiàn)系統(tǒng)任務目的的功能模塊。3.1模塊一：產(chǎn)品查詢功能模塊產(chǎn)品型號一般是企業(yè)中對每一種產(chǎn)品的辨別標志，該模塊目的在于通過已經(jīng)知道的產(chǎn)品型號，迅速鎖定該產(chǎn)品的認證證書、執(zhí)行標準、關(guān)鍵零部件及所屬生產(chǎn)部門。3.2模塊二：認證證書查詢模塊該模塊功能目的是通過已經(jīng)知道的產(chǎn)品證書編號，進行全部認證信息的查詢，同時也要實現(xiàn)通過證書編號查詢證書覆蓋的全部產(chǎn)品以及實現(xiàn)證書電子文檔的打印等功能。3.3模塊三：執(zhí)行標準查詢模塊該模塊功能目的是期望當公司產(chǎn)品的執(zhí)行標準發(fā)生修訂等變化時，迅速的鎖定哪些產(chǎn)品執(zhí)行了該標準，以便對這些產(chǎn)品進行確認或改良，避免因應對時遺漏某些產(chǎn)品造成其違背新標準的失誤發(fā)生。3.4模塊四：關(guān)鍵零部件模塊該模塊旨在迅速確實定某型號關(guān)鍵零部件被使用在公司哪些產(chǎn)品上。通過關(guān)鍵零部件型號，查詢其使用產(chǎn)品的型號以及產(chǎn)品所屬的認證證書。其目的是當關(guān)鍵零部件發(fā)生技術(shù)改良、制造商變更等情況時，能夠迅速判定哪些產(chǎn)品需要進行認證變更，這樣能夠最大程度確實保遵守條例規(guī)定的產(chǎn)品一致性的要求。3.5模塊五：制造商管理模塊在當代制造體系下，OEM/ODM方式的產(chǎn)品生產(chǎn)日益增加，對OEM/ODM供給商的認證管理成為了刻不容緩和面臨挑戰(zhàn)的課題。同時對關(guān)鍵零部件制造商的管理也是制造商管理的重心。該模塊旨在通過系統(tǒng)迅速鎖定哪個制造商生產(chǎn)了我們的哪些產(chǎn)品或關(guān)鍵零部件，該制造商的認證審查狀況怎樣，需要哪些改良和協(xié)助。該模塊能夠通過制造商分類來縱向管理我們的認證的相關(guān)產(chǎn)品。3.6模塊六：風險控制模塊該模塊對三個方面進行預警：①證書狀態(tài)預警。旨在當證書有效期鄰近到期時進行更新證書預警。不同認證都有其認證期限，例如CCC證書有效期是5年。5年的時間中，產(chǎn)品情況、認證情況、甚至認證管理人員都有可能發(fā)生變化，如不進行有效的管理，就會造成認證證書過期，公司的產(chǎn)品必須停產(chǎn)的失誤。并且，往往在證書到期前3個月至半年就要提早開場證書更新的試驗和認證工作。風險預警模塊中的證書狀態(tài)預警能夠在登錄系統(tǒng)時提醒系統(tǒng)使用人員證書的實時狀態(tài)。②執(zhí)行標準或法規(guī)更新的預警。隨著國家標準化工作的日益完善和與國際標準化的接軌，新標準的公布以及現(xiàn)行標準的更新越來越頻繁。當有新標準公布時，就面臨著需要對相應產(chǎn)品進行符合新標準確實認或改良。從標準的公布到施行一般為半年至一年時間，在新標準施行前必須完成產(chǎn)品的應對。該模塊旨在某項新標準公布后至施行前的時間段內(nèi)進行狀態(tài)預警，以提示相關(guān)部門及時確實認產(chǎn)品與新標準的符合情況和合理的布置產(chǎn)品改良的日程。③認證審查的預警。根據(jù)條例和認證規(guī)則的要求，對認證產(chǎn)品的生產(chǎn)企業(yè)要進行定期審查。本企業(yè)和各OEM/OEM制造商理應做到健全認證管理制度，嚴格進行產(chǎn)品把關(guān)，到達能夠隨時接受審查的水平。但在國家認證機構(gòu)審查前進行全面的自檢和充分的準備，以期望更好的配合認證機構(gòu)順利通過審查還是必要的。因而該模塊的設立旨在根據(jù)以往審查的記錄預測當年度審查的大致時間，提示曾經(jīng)發(fā)生的不符合情況，為企業(yè)定期自檢和有效的進行審查前準備提供方向和提示。上述各模塊都是根據(jù)認證系統(tǒng)平臺的基本目的設立，并能夠根據(jù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫和華而不實的字段關(guān)聯(lián)，通過編寫比擬簡單的查詢語句函數(shù)或程序模塊來實現(xiàn)。4系統(tǒng)界面和應用為實現(xiàn)各模塊的基本功能，能夠根據(jù)企業(yè)本身的需要和使用者的習慣建立不同的人機交互界面以實現(xiàn)功能的應用。下面以華而不實一種形式為例，進行簡單介紹。1)產(chǎn)品型號查詢界面。通過產(chǎn)品型號迅速鎖定該產(chǎn)品的認證證書、執(zhí)行標準、關(guān)鍵零部件及所屬生產(chǎn)部門。在圖中復合列表框〔A〕中選擇或輸入產(chǎn)品型號，會查詢出該產(chǎn)品的認證證書〔B〕、該產(chǎn)品的執(zhí)行標準〔C〕以及該產(chǎn)品的關(guān)鍵零部件清單〔D〕。2)認證證書查詢界面通過在復合列表框〔A〕中選擇或輸入認證證書號，能夠確定證書上的全部認證信息〔B〕、該證書包含的所有產(chǎn)品列表〔C〕以及能夠通過點擊鏈接查看和打印證書電子文檔及試驗報告電子文檔〔D〕。3)執(zhí)行標準查詢界面〔圖4〕通過在復合列表框〔A〕中選擇或輸入公司產(chǎn)品相關(guān)的執(zhí)行標準，能夠查詢到標準的發(fā)布及施行等信息〔B〕、確定公司的哪些產(chǎn)品執(zhí)行了該標準〔C〕以及哪些認證證書與此標準相關(guān)〔D〕。4)關(guān)鍵零部件界面〔圖5〕通過在復合列表框〔A〕中選擇或輸入關(guān)鍵零部件型號，能夠查詢到該關(guān)鍵零部件在哪些產(chǎn)品中使用〔B〕以及這些產(chǎn)品的執(zhí)行標準〔C〕和產(chǎn)品的認證證書〔D〕。5)制造商管理界面〔圖6〕通過在復合列表框〔A〕中選擇或輸入制造商名稱，能夠查詢到該制造商的信息〔B〕、制造商以往接受審查的情況〔C〕以及我們有哪些認證產(chǎn)品或關(guān)鍵零部件在這個制造商生產(chǎn)〔D〕。6)風險預警界面〔圖7〕在風險預警界面中，會將鄰近到期的認證證書列出并提示有效期限〔A〕，能夠查詢出新公布或修訂標準的施行日期和距離施行天數(shù)〔B〕，還列出了各制造商面臨下次審查的大致時間〔C〕。以上預警時間能夠根據(jù)需要根據(jù)優(yōu)先順序進行排列，例如時間最緊迫的靠上顯示。風險預警界面能夠根據(jù)需要在登錄系統(tǒng)時強迫打開提示使用者。5認證管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)平臺理論上，上述認證管理系統(tǒng)能夠采用任何一種數(shù)據(jù)庫軟件平臺進行開發(fā)。但當前大多數(shù)的當代企業(yè)已經(jīng)在長期使用例如Oracle等電子系統(tǒng)平臺來進行產(chǎn)品的定單處理、生產(chǎn)布置、庫存管理等，在這個系統(tǒng)平臺中已經(jīng)建立了具體的產(chǎn)品構(gòu)成和零部件數(shù)據(jù)。這樣的話，認證管理系統(tǒng)平臺的開發(fā)就應當盡量在這個生產(chǎn)管理系統(tǒng)平臺的基礎(chǔ)上使用同一種軟件開發(fā)工具進行二次開發(fā)。這樣就實現(xiàn)了認證數(shù)據(jù)和制造數(shù)據(jù)的分享，使得認證信息真正融入在企業(yè)的開發(fā)、制造經(jīng)過中。能夠方便在這兩個平臺之間建立接口，使得當設計變更引起的產(chǎn)品構(gòu)成發(fā)生變化時能夠立即反應到認證平臺進行一致性驗證；可以以做到當產(chǎn)品認證發(fā)生狀況時，能夠立即通過管理平臺對采購經(jīng)過、制造經(jīng)過進行警示或處置。例如當一個關(guān)鍵元器件供給商的工廠審查發(fā)生嚴重不合格時，系統(tǒng)會自動的向采購人員發(fā)出警示，請求能否暫停對該供給商生產(chǎn)的零部件的采購，入廠檢驗部門會接到系統(tǒng)指令，對該廠生產(chǎn)的零部件進行加嚴檢驗，系統(tǒng)會指示成品出廠檢驗和制造經(jīng)過檢驗部門對上述零部件進行生產(chǎn)日期或批次確實認，供給商評價系統(tǒng)也會根據(jù)評價指南判定能否對該供給商進行降級處置等。在某些必要的情形下，系統(tǒng)甚至能夠自動停止相應產(chǎn)品的生產(chǎn)布置和出貨，請求處置。6認證管理系統(tǒng)的開發(fā)項目管理由于認證管理平臺牽涉到的信息來源附屬于不同的部門，開發(fā)完成后也會在不同的部門使用。所以建議采用跨部門的工作小組的形式進行系統(tǒng)開發(fā)。根據(jù)企業(yè)的組織構(gòu)架，這個開發(fā)小組能夠包括技術(shù)法務、品質(zhì)管理、采購、設計開發(fā)、IT等部門的人員，力圖做到把握和傳遞認證相關(guān)信息的人員和有使用需求的人員真正介入到軟件的開發(fā)和測試中來。在開發(fā)流程的管理上，采用設想評估開發(fā)測試試運行完善的流程形式，華而不實③軟件開發(fā)和④數(shù)據(jù)庫建立能夠在小組內(nèi)進行分工同時展開。7認證系統(tǒng)平臺的應用和效果評估企業(yè)內(nèi)的認證系統(tǒng)平臺的建立，其重點是根據(jù)企業(yè)認證管理需求進行系統(tǒng)構(gòu)架設計和數(shù)據(jù)庫建立，程序編寫的難度不大，因而大多數(shù)企業(yè)的IT部門能夠獨立完成，整個系統(tǒng)能夠在企業(yè)內(nèi)部完成結(jié)束，不會構(gòu)成額外的成本負擔。我公司施行該系統(tǒng)一段時間后，在若干項指標上進行了系統(tǒng)使用前后比照評估，發(fā)現(xiàn)：認證管理的人工成本約可節(jié)省50%，信息傳遞速度提高至原來的3倍，信息傳遞準確率提高了一個數(shù)量