【企業(yè)內(nèi)部控制制度】01采購業(yè)務(wù)內(nèi)控制度

SHAPE東莞市凱金新能源科技股份有限公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)控制度文件編號版本/版次頁次/總頁 6/6采購業(yè)務(wù)內(nèi)控制度編制：審核：批準(zhǔn)：201年月發(fā)布201年月實(shí)施東莞市凱金新能源科技股份有限公司文件更新一覽表版本更改原因更改頁碼更改單號實(shí)施日期修改人批準(zhǔn)人目的遵照國家政策、法規(guī)、技術(shù)性能要求對公司正常運(yùn)作所需物資及器件的采購進(jìn)行控制，使公司采購規(guī)范化、系統(tǒng)化，便于準(zhǔn)確及時(shí)將公司所需物資及器件適時(shí)、適量、適價(jià)、適質(zhì)、適地購入。相關(guān)文件本制度與《采購控制程序》《供應(yīng)商管理制度》《供應(yīng)商開發(fā)工作指導(dǎo)書》（見本制度附件）共同規(guī)范采購業(yè)務(wù)全流程的工作，使用人務(wù)必同時(shí)熟讀附件文件中對采購業(yè)務(wù)的實(shí)施要求。適用范圍本程序適用于原、輔材料、石墨化回料、設(shè)備和備品備件、勞保用品、辦公用品等日常所需零件物資和服務(wù)的采購管理。作業(yè)程序采購計(jì)劃采購計(jì)劃制定及審批工作流程，參見《采購控制程序》（CX-08）中的5.1條款要求。采購計(jì)劃過程中產(chǎn)生的月度物料需求計(jì)劃、月度采購計(jì)劃、物料請購單等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。主要原、輔材料申購主要原、輔材料采購的申請及審批工作流程，參見《采購控制程序》（CX-08）中的5.2條款要求。主要原、輔材料采購過程中產(chǎn)生的合格供方名錄、供應(yīng)商代碼表等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。設(shè)備、備品備件及低值易耗品申購設(shè)備、備品備件及低值易耗品采購的申請及審批工作流程，參見《采購控制程序》（CX-08）中的5.3條款要求。設(shè)備、備品備件及低值易耗品采購過程中產(chǎn)生的物料請購單等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。采購詢價(jià)及貨源、合同/訂單訂立程序采購合同訂立及審核工作流程，參見《采購控制程序》（CX-08）中的5.5條款要求。采購合同訂立及審核過程中產(chǎn)生的采購合同審批表、供應(yīng)商詢價(jià)記錄及推薦審批表、采購合同會簽等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。原則上所有采購均需簽訂《采購合同》，由于備品備件的采購過于零散，但單筆備品備件采購額超過人民幣伍仟元的，都應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同；對于超過伍仟元但特殊原因不能簽訂采購合同的，由采購部經(jīng)理提出無需簽訂采購合同的《申請報(bào)告》，交財(cái)務(wù)總監(jiān)、公司領(lǐng)導(dǎo)層分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于已經(jīng)簽訂框架采購合同的采購，每次采購業(yè)務(wù)必須填制《采購訂單》，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)層分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批完成后，由采購部經(jīng)理與供應(yīng)商簽訂采購訂單。采購合同/訂單的跟進(jìn)及交付采購合同/訂單的跟進(jìn)及交付工作流程，參見《采購控制程序》（CX-08）中的5.6條款要求。采購合同/訂單跟進(jìn)及交付工作過程中產(chǎn)生的物料到貨跟進(jìn)表、采購統(tǒng)計(jì)報(bào)表、到貨通知單等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。入庫/退貨管理采購入庫/退貨工作流程，參見《物料收貨管理程序》4.1-4.4條款要求、《采購控制程序》（CX-08）中的5.8條款。采購入庫/退貨工作過程中產(chǎn)生的不合格品報(bào)告單、物料不良改善通知單等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。到貨前，采購部需及時(shí)將采購供應(yīng)商、物料名稱、單位、數(shù)量以及到貨日期通知倉庫。倉庫入庫完成后，倉管員應(yīng)及時(shí)將《入庫單》、供應(yīng)商《送貨單》分別給到采購部采購專員和財(cái)務(wù)部應(yīng)付會計(jì)。采購部采購專員根據(jù)收到的《入庫單》、供應(yīng)商《送貨單》核對采購訂單或采購合同，核對無誤后，應(yīng)登記采購入庫明細(xì)登記表，注明入庫日期、供應(yīng)商名稱、品名、數(shù)量、單價(jià)、金額等，并將信息與財(cái)務(wù)部及時(shí)共享。采購對賬與付款每月月初5號前，采購部應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商結(jié)款期限編制本月《采購付款計(jì)劃》，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，交財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人。每月月初5號前，要求供應(yīng)商編制上月采購貨款對賬單，加蓋供應(yīng)商公章或財(cái)務(wù)專用章，交給采購部；對賬單內(nèi)容包括：供應(yīng)商名稱、來貨日期、物料名稱、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、本年累計(jì)發(fā)生額等。采購部負(fù)責(zé)人根據(jù)入庫單、送貨單核對供應(yīng)商交來的對賬單明細(xì)，核對無誤后，在對賬單上簽字確認(rèn)，并轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)中心應(yīng)付會計(jì)。財(cái)務(wù)中心應(yīng)付會計(jì)核對無誤后，對賬單上簽字蓋章確認(rèn)，并給回采購部負(fù)責(zé)人并回傳供應(yīng)商。財(cái)務(wù)中心應(yīng)付會計(jì)與采購部負(fù)責(zé)人核對無誤后，通知供應(yīng)商開具發(fā)票。采購部負(fù)責(zé)人收到發(fā)票后，在采購入庫明細(xì)登記表中核對對應(yīng)的入庫單，并在相應(yīng)的入庫單明細(xì)后注明發(fā)票號，同時(shí)，復(fù)印一份發(fā)票的發(fā)票聯(lián)留存，并將發(fā)票聯(lián)與抵扣聯(lián)交給財(cái)務(wù)中心應(yīng)付會計(jì)，同時(shí)采購部應(yīng)建立發(fā)票登記簿，記錄采購部門發(fā)票遞交情況。供應(yīng)商月結(jié)期到期后，由采購部負(fù)責(zé)人填寫《支付申請單》，后附對賬單、入庫單、送貨單以及發(fā)票復(fù)印件，臨時(shí)采購另需《申請報(bào)告》與《采購合同》，簽訂框架合同的供應(yīng)商貨款需另需《采購訂單》；《支付申請單》申請單填寫完成后，交給采購部負(fù)責(zé)人審核，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)中心應(yīng)付會計(jì)復(fù)核，根據(jù)財(cái)務(wù)中心《費(fèi)用報(bào)銷與付款制度》的相關(guān)程序進(jìn)行付款。對于需要預(yù)付款的采購業(yè)務(wù)，填寫《支付申請單》并后附《采購合同》與《申請報(bào)告》，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核，轉(zhuǎn)交應(yīng)付會計(jì)復(fù)核，根據(jù)財(cái)務(wù)中心《費(fèi)用報(bào)銷與付款制度》的相關(guān)程序進(jìn)行付款。對于貨到付款的采購業(yè)務(wù)，由采購負(fù)責(zé)人填寫《支付申請單》并后附《采購合同》、《入庫單》、《送貨單》與發(fā)票，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核，轉(zhuǎn)交應(yīng)付會計(jì)復(fù)核，根據(jù)財(cái)務(wù)中心《費(fèi)用報(bào)銷與付款制度》的相關(guān)程序進(jìn)行付款。供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理工作流程，參見《供應(yīng)商管理制度》（CG-01）中的4.1-4.9條款要求。供應(yīng)商管理工作過程中產(chǎn)生的合格供應(yīng)商名錄、供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商評估表等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。供應(yīng)商新增供應(yīng)商開發(fā)工作流程，參見《供應(yīng)商開發(fā)工作指導(dǎo)書》（CG-03）中的4.1-4.6條款要求。供應(yīng)商開發(fā)工作過程中產(chǎn)生的合格供應(yīng)商名錄、供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商評估表、樣品測試等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。監(jiān)督及檢查本制度經(jīng)審批并實(shí)施的當(dāng)日起，未按本制度要求進(jìn)行執(zhí)行造成經(jīng)濟(jì)損失的，現(xiàn)5.2款所述情形的，根據(jù)造成的影響及損失分別采取以下處理措施：造成公司重大損失以及構(gòu)成違法行為的，由公司向司法機(jī)關(guān)提起訴訟，追究其法律責(zé)任，由其承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失；對公司造成損失但不構(gòu)成違法的，由責(zé)任人承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失，并列入當(dāng)期績效考核；未做成損失且未構(gòu)成違法的，列入當(dāng)期績效考核。違規(guī)情形包括：工作瀆職造成公司損失或影響公司正常運(yùn)作的；采購人員以采購回扣、禮品等方式為供應(yīng)商提供從便利，造成公司損失或影響正常生產(chǎn)的；未及時(shí)提交采購計(jì)劃、提交的采購計(jì)劃明顯不合理以及未按本制度提交審批的；未按規(guī)定進(jìn)行采購詢價(jià)或采購詢價(jià)未保留詢價(jià)記錄的；采購合同、采購訂單未按規(guī)定進(jìn)行審批的；采購合同、訂單未建立臺賬、臺賬不完整或者未按