檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)記錄管理程序

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)記錄管理程序.目的通過(guò)實(shí)施本程序，對(duì)質(zhì)量/技術(shù)記錄實(shí)施有效的控制，向政府部門、客戶及公司管理者提供工作質(zhì)量達(dá)到要求、質(zhì)量管理體系正在有效運(yùn)行的證據(jù)；為有追溯要求的場(chǎng)合和采取糾正預(yù)防措施提供證據(jù)。.范圍本程序適用于本公司與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的公司有質(zhì)量/技術(shù)記錄的標(biāo)識(shí)、收集、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限和到期處置等活動(dòng)進(jìn)行控制。.職責(zé)質(zhì)管部負(fù)責(zé)本公司質(zhì)量管理體系管理性活動(dòng)產(chǎn)生記錄及與設(shè)備相關(guān)記錄的管理和監(jiān)督。3.2業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)本公司具體檢驗(yàn)業(yè)務(wù)、技術(shù)活動(dòng)產(chǎn)生及與物資相關(guān)記錄的管理和監(jiān)督。3.3各部門負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量/技術(shù)記錄的管理，按照質(zhì)量/技術(shù)記錄的控制職責(zé)的分工，對(duì)各職責(zé)范圍內(nèi)的質(zhì)量/技術(shù)記錄的正確性、有效性和完整性負(fù)責(zé)。.4業(yè)務(wù)部公司屬檔案室負(fù)責(zé)檢驗(yàn)記錄、設(shè)備使用記錄等檢驗(yàn)活動(dòng)中產(chǎn)生的記錄保管。.5質(zhì)管部負(fù)責(zé)內(nèi)審、管理評(píng)審、糾正/預(yù)防措施、報(bào)告審批記錄及報(bào)告質(zhì)量統(tǒng)計(jì)等記錄的管理。4.工作程序記錄分類及形式本公司將與質(zhì)量體系有關(guān)的記錄分為質(zhì)量記錄與技術(shù)記錄兩類：a）質(zhì)量記錄：質(zhì)量管理體系運(yùn)行時(shí)產(chǎn)生的記錄，如內(nèi)審記錄、管理評(píng)審記錄、人員培訓(xùn)記錄、糾正/預(yù)防措施記錄、分包實(shí)驗(yàn)室評(píng)價(jià)記錄、上報(bào)的工作總結(jié)及分析材料、審批記錄等。b）技術(shù)記錄：開展具體檢測(cè)的過(guò)程及結(jié)果記錄，如檢測(cè)原始記錄、導(dǎo)出數(shù)據(jù)、檢測(cè)環(huán)境記錄、設(shè)備使用記錄、回檔檢驗(yàn)報(bào)告等。記錄保存形式可以為書面的，或磁盤、照片、膠片、光盤等載體。質(zhì)管部將全公司質(zhì)量管理各過(guò)程活動(dòng)產(chǎn)生的、應(yīng)予控制的記錄編制成“控制記錄清單”，作為全公司進(jìn)行各種記錄管理的基礎(chǔ)，并隨時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，內(nèi)容包括記錄名稱、編號(hào)、管理部門、記錄部門、歸檔周期、保存形式、保存期限等，其中保存期應(yīng)符合法規(guī)要求，以此對(duì)質(zhì)量、技術(shù)記錄進(jìn)行控制。4.2記錄的產(chǎn)生4.2.1質(zhì)量/技術(shù)記錄在各程序文件以及相關(guān)作業(yè)文件、管理制度運(yùn)行時(shí)產(chǎn)生。在這些文件編制的同時(shí)，文件編制者應(yīng)根據(jù)執(zhí)行文件公司要反映的信息和信息接收者對(duì)信息的要求策劃質(zhì)量/技術(shù)記錄的格式、記錄傳遞程序、數(shù)量、歸檔部門、保存期限，在文件報(bào)批時(shí)一并審批。對(duì)檢測(cè)原始記錄，要求記錄的信息充分，能夠根據(jù)公司記錄的信息可以在接近原來(lái)的情況下復(fù)現(xiàn)檢測(cè)活動(dòng)，并能識(shí)別出產(chǎn)生不確定度的影響因素。具體要求按《報(bào)告編制規(guī)范》執(zhí)行。4.2.2質(zhì)量/技術(shù)記錄的標(biāo)識(shí)編號(hào)執(zhí)行《文件控制程序》。部門內(nèi)質(zhì)量/技術(shù)記錄格式，由部門組織編制，部門負(fù)責(zé)人審批，向質(zhì)管部申請(qǐng)記錄編號(hào)，并予以備案。4.2.4相關(guān)部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設(shè)計(jì)更改,執(zhí)行《文件控制程序》。質(zhì)量/技術(shù)記錄的印發(fā)經(jīng)編號(hào)的質(zhì)量/技術(shù)記錄，由編制部門根據(jù)數(shù)量情況，到業(yè)務(wù)部聯(lián)系復(fù)印或委外制作。編制部門根據(jù)該質(zhì)量/技術(shù)記錄的使用情況，分發(fā)有關(guān)部門使用。質(zhì)量/技術(shù)記錄的填寫各項(xiàng)工作的執(zhí)行部門在實(shí)施該項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)形成相應(yīng)的記錄。質(zhì)量/技術(shù)記錄填寫要真實(shí)、齊全、及時(shí)、清晰、明了，不得提前記錄或事后補(bǔ)記，更不能漏記或錯(cuò)記。全過(guò)程要統(tǒng)一，以便于查閱和追溯。質(zhì)量/技術(shù)記錄要注明記錄時(shí)間，并有責(zé)任人簽字或蓋章，必要時(shí)還要加蓋部門公章。若因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，應(yīng)能說(shuō)明原因，并將該項(xiàng)用單杠劃去。4.4.4相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。若因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原始數(shù)據(jù)，應(yīng)采用雙杠劃去原始數(shù)據(jù)，在其周圍合適位置寫上更改后數(shù)據(jù)，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及更改日期。4.4.6質(zhì)量/技術(shù)記錄在形成時(shí)的更改，應(yīng)符合上述更改要求。記錄歸檔后，一律不得更改。4.5質(zhì)量/技術(shù)記錄的貯存與防護(hù)4.5.1產(chǎn)生的質(zhì)量/技術(shù)記錄根據(jù)歸檔周期要求，由記錄產(chǎn)生部門將記錄分類、按日期順序或其它便于檢索的形式、裝訂或捆扎后，交記錄管理部門保存，保存條件應(yīng)在干燥、潔凈、保密、無(wú)蟲害的環(huán)境中，并有防止丟失、損壞的措施。電子媒體還應(yīng)注意防磁化和防靜電、微機(jī)加密等。4.5.2當(dāng)年度內(nèi)產(chǎn)生的質(zhì)量/技術(shù)記錄，歸檔部門必須在第二年三月底之前分類、按日期順序或其它便于檢索的形式歸檔保存于適宜的環(huán)境。4.5.3質(zhì)量/技術(shù)記錄的管理部門按“質(zhì)量/技術(shù)記錄控制目錄”的規(guī)定，對(duì)記錄在保存期限內(nèi)進(jìn)行保管。4.6質(zhì)量/技術(shù)記錄使用和管理檢查質(zhì)管部每季度最后一個(gè)月的5個(gè)工作日內(nèi)檢查各部門質(zhì)量/技術(shù)記錄的使用、管理情況。4.7質(zhì)量/技術(shù)記錄的借閱4.7.1需查閱、復(fù)制質(zhì)量/技術(shù)記錄時(shí)，當(dāng)事人應(yīng)填寫“文件記錄歸檔/借閱/復(fù)印申請(qǐng)記錄表”，經(jīng)技術(shù)副董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可查閱，借閱者要按期歸還。4.7.2檢驗(yàn)原始記錄一般不得對(duì)外查閱或復(fù)制，政府安全監(jiān)察部門、司法部門、產(chǎn)（商）品質(zhì)量稽查部門等需要時(shí)，可在手續(xù)、證件齊全時(shí)，報(bào)技術(shù)副董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可查閱、復(fù)制。4.7.3當(dāng)檢驗(yàn)協(xié)議要求時(shí)，質(zhì)量/技術(shù)記錄可提供給顧客，作為評(píng)價(jià)本公司檢驗(yàn)結(jié)果準(zhǔn)確性、公正性的依據(jù)，以表明本公司有滿足檢驗(yàn)協(xié)議的能力。.8質(zhì)量/技術(shù)記錄的銷毀歸檔的質(zhì)量/技術(shù)記錄保存到期后，由該記錄管理部門填寫“文件銷毀審批記錄”，