淺析高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

淺析高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

【Summary】檔案是高校教學(xué)成果和教學(xué)資料的真實(shí)記錄、是重要的憑證依據(jù)，而檔案管理則是高校行政管理的重要工作內(nèi)容。因此，高校應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理工作的重視，切實(shí)解決檔案管理工作中的問題，不斷創(chuàng)新檔案管理的措施，保障檔案管理工作的質(zhì)量，為高校的未來發(fā)展作出貢獻(xiàn)。本文從檔案管理現(xiàn)存問題入手，就如何進(jìn)行高校檔案管理工作創(chuàng)新進(jìn)行了探討、分析，旨在為高校的檔案管理工作提供參考意見?！綤eys】高校檔案；管理工作；創(chuàng)新策略近年來，隨著高校的不斷進(jìn)步與發(fā)展,對(duì)檔案資料的重視程度也在逐年上升，由于高校檔案記錄了高校的教學(xué)成果和人才儲(chǔ)備等重要資料，其安全管理工作已經(jīng)成為了高校最為重視的行政工作之一[1]。而創(chuàng)新檔案管理策略，對(duì)于高校來說更是有著重要意義，優(yōu)秀的檔案管理策略能完善高校管理制度，優(yōu)化高校內(nèi)部結(jié)構(gòu)。但是就目前而言，高校的檔案管理工作還存在諸多弊端，影響著檔案管理工作的順利進(jìn)行，對(duì)學(xué)校文化積累產(chǎn)生了一定阻礙。因此,為解決當(dāng)前問題，高校應(yīng)當(dāng)重視創(chuàng)新檔案管理工作方式,進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。1.高校檔案管理工作的重要性高校檔案管理關(guān)乎到高校的人才選拔、職工考核、校史底蘊(yùn)等多個(gè)方面，是學(xué)校體系構(gòu)建的重要一環(huán)。高校檔案資料詳細(xì)記錄了高校發(fā)展歷程和教學(xué)面貌，同時(shí)也記載著全校師生的在校表現(xiàn)，它能反映出高校的辦學(xué)質(zhì)量同時(shí)也是學(xué)校寶貴的文化積累[2]。因此，如何做好檔案資料的管理工作并不斷創(chuàng)新管理措施，是當(dāng)前所有高校都需要思考的問題。近年來，隨著各個(gè)高校招生規(guī)模日益增大，其檔案存量也在倍速增長(zhǎng)，這給檔案管理工作增加了難度同時(shí)也提出了更高的要求。而采用先進(jìn)管理方法和管理手段，切實(shí)提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，也成為高校不斷追求的目標(biāo).2.當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問題2.1思想上不夠重視雖然我國(guó)高校很早之前就有了檔案保存和管理的傳統(tǒng)，但是至今為止，仍然有部分高校對(duì)檔案管理工作不夠重視，很多情況下都是形式主義，至今還沿用著多年前的檔案管理模式。之所以會(huì)出現(xiàn)這種情況是因?yàn)樵S多高校領(lǐng)導(dǎo)及教職工都認(rèn)為教學(xué)管理才是學(xué)習(xí)管理措施的主體，檔案管理只不過是教學(xué)管理中很小的組成部分，在這方面投入太多成本是不值當(dāng)?shù)?。正是在這種“重教學(xué)、輕檔案”的管理思想影響下，高校檔案管理的制度和方法都出現(xiàn)了停滯狀態(tài)，其核心工作仍舊停留在檔案信息收集、整理、保管等初級(jí)層面和紙質(zhì)檔案管理時(shí)代。不僅如此，一些在職的檔案管理人員也認(rèn)為，只要做好基礎(chǔ)工作，就是檔案管理的全部?jī)?nèi)容了，并沒有形成良好的檔案管理意識(shí)，這也是制約檔案管理進(jìn)一步發(fā)展的原因之一。2.2管理體制落后，管理方法單一管理體系的落后是當(dāng)前高校管理現(xiàn)存問題中最普遍也是影響最大的問題，高校檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性相對(duì)較高的工作，它對(duì)管理模式的先進(jìn)性以及管理人員的專業(yè)性都有一定要求。但是，許多高校在檔案管理的模式上都還沒形成完整的體系，所設(shè)置的工作流程過于簡(jiǎn)單，這也使得檔案管理崗位人員分配不合理，且工資待遇普遍較低。一些高校甚至為了削減人力成本在檔案管理上根本沒有設(shè)置專業(yè)的管理人員，或者是由其它行政部門的工作人員兼任，并且在檔案管理工作中未設(shè)置相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，嚴(yán)重影響了檔案管理人員的工作積極性。體制不完善，很有可能導(dǎo)致管理工作長(zhǎng)期處于一個(gè)空白狀態(tài)出現(xiàn)應(yīng)付了事的情況也就成了普遍現(xiàn)象。2.3投入不足，硬件設(shè)備老化由于高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，這也就導(dǎo)致申請(qǐng)到的經(jīng)費(fèi)有限，無法購(gòu)置先進(jìn)的資料管理設(shè)備，由于沒有充足的資金購(gòu)買新設(shè)備，檔案管理工作使用到的硬件設(shè)備已經(jīng)非常陳舊有的甚至老化嚴(yán)重，并且檔案管理室一般都是由廢棄的教室、活動(dòng)室等改造而來的，條件相對(duì)較差，即使一些高校雖然在硬件設(shè)備購(gòu)置上花費(fèi)了一定數(shù)額的資金，但是，由于缺少配套設(shè)施且建設(shè)不完善，專業(yè)人才和后續(xù)經(jīng)費(fèi)得不到保障，許多儀器的使用率都較低，儀器損壞后也難以得到及時(shí)維修。3.具體方案及措施3.1樹立科學(xué)發(fā)展理念，提高思想認(rèn)識(shí)思想觀念轉(zhuǎn)變是解決當(dāng)前高校檔案管理的第一步，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)和前提。在當(dāng)前時(shí)代背景下，各大高校要秉承以人為本的發(fā)展思路，結(jié)合高校檔案數(shù)據(jù)增長(zhǎng)現(xiàn)狀，圍繞服務(wù)廣大師生，開展相應(yīng)的資料收集活動(dòng)，豐富學(xué)校的館藏資源，完善學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，協(xié)調(diào)好各個(gè)部門對(duì)檔案管理進(jìn)行新一輪革新。同時(shí)高校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理部門建設(shè)和工作人員思想建設(shè)，建立偏向服務(wù)型的檔案管理部門，要求檔案管理部門提高服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)工作積極性，杜絕消極怠工的現(xiàn)象再次發(fā)生。同時(shí)高校自身的管理觀念，也需要進(jìn)行改變，要主動(dòng)提高檔案管理在高校管理中的影響力，不斷提高管理水平，使檔案管理往更健康的方向發(fā)展。3.2健全檔案管理體系與管理制度完善的檔案管理體系與制度，是高校檔案管理工作順利推進(jìn)的保障，是提高高校檔案管理工作效率的根本。為了實(shí)現(xiàn)高校檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的目標(biāo)，高校除了要擯棄落后的管理理念，還需要根據(jù)《檔案法》、《檔案管理辦法》等法律法規(guī)，完善學(xué)校自身的檔案管理機(jī)制，制定詳細(xì)的檔案管理?xiàng)l例，將檔案管理職責(zé)具體落實(shí)到個(gè)人，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)化管理和量化管理。同時(shí)，在此基礎(chǔ)上，高校還要完善相應(yīng)的薪酬分配制度、用人制度、激勵(lì)機(jī)制等，讓檔案管理工作成為具有競(jìng)爭(zhēng)性的工作，鼓勵(lì)檔案工作人員在檔案管理上進(jìn)行大膽創(chuàng)新，敢為人先，為檔案管理工作注入無窮活力。與此同時(shí)，完善檔案查閱、使用機(jī)制，嚴(yán)格檔案保密機(jī)制和使用機(jī)制，嚴(yán)格檔案管理權(quán)限分配與控制，提高檔案信息化管理安全系數(shù)，也是檔案管理體系中不可缺失的一環(huán)。3.3加大資金投入，建設(shè)服務(wù)性的管理部門國(guó)家經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，科技水平也在逐年提高，現(xiàn)如今高校檔案管理過程中傳統(tǒng)的手工檢索、人工管理檔案等管理方法已經(jīng)越發(fā)與時(shí)代脫軌，這就需要各大高校加大對(duì)檔案管理的資金投入，購(gòu)置更多先進(jìn)的檔案管理設(shè)備如掃描儀、電子閱讀設(shè)備等，為檔案管理創(chuàng)新做好有力的硬件支持，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，以促使學(xué)校檔案管理工作朝著更高的層次發(fā)展[3]。除此之外，還需要將檔案管理部門建設(shè)成一個(gè)服務(wù)性的管理部門，改變?cè)械墓ぷ髦贫?，不要讓檔案資料成為一堆沒有作用的數(shù)據(jù)，需要將其進(jìn)行開放處理。在以往，檔案資料往往都是采用保密措施陳放在檔案室，對(duì)他人起不到任何作用，有的資料或數(shù)據(jù)可能幾年甚至幾十年都沒有人曾查閱過，因此為了讓所有師生群體都能快速查閱相關(guān)資料，將檔案管理部門打造成一個(gè)為廣大師生提供便捷查詢服務(wù)的部門，不僅能加大對(duì)檔案資料的運(yùn)用，還能使管理結(jié)構(gòu)更加完善，對(duì)高校的良性發(fā)展起到一定的幫助作用。4.結(jié)語(yǔ)綜上所述，高校檔案管理工作在高校的未來發(fā)展前景上有著重要意義，各個(gè)高校都應(yīng)該引起重視，當(dāng)前，高校檔案管理工作中還存在許多問題，要想將這些問題徹底解決，就需要高校各方力量的共同努力，不斷創(chuàng)新檔案管理措施，逐步構(gòu)建科學(xué)合理的管理體系，加大對(duì)檔案管理的投入，將檔案管理工作打造成高校教學(xué)管理的核心部分，同時(shí)也要加大對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，不斷為國(guó)家和社會(huì)輸送具有較高專業(yè)素養(yǎng)的管理人才?！綬eference】蔣峰,崔獻(xiàn).新形