2023年辦公室管理試題庫(kù)

辦公室管理試題庫(kù)0501單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將對(duì)的答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題１分，共10分)1.在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪些內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?)。A.接通電源可立即復(fù)印操作B.選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電Ｃ．選擇復(fù)印倍率來(lái)決定復(fù)印紙尺寸D.復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿2．以下文員對(duì)辦公室零用鈔票管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的()。A.鈔票通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里,放在帶鎖的辦公桌抽屜里Ｂ.把每一次支出的數(shù)額都記在零用鈔票單據(jù)中C.標(biāo)準(zhǔn)的零用鈔票單據(jù)有一個(gè)署名D.不允許任何人從零用鈔票基金里借錢(qián)３.文員按照“優(yōu)先順序”解決工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的(）。A.先將自己想做的工作以重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)Ｂ．另一方面以緊急限度和重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)Ｃ．同時(shí)考慮上司的意向和文員自身的工作效率Ｄ.可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作4.文員傳達(dá)上司的指示時(shí),哪一項(xiàng)做法是不適宜的(）。A．傳達(dá)可以根據(jù)上司重要意思，加進(jìn)自己的意見(jiàn)Ｂ.必要時(shí)可形成文字材料,照本宣科C．不可再普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示D.重要的指示,應(yīng)當(dāng)規(guī)定被傳達(dá)者復(fù)述一遍,以免漏聽(tīng)或漏記。5．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的（)。A．考慮打電話的時(shí)間是否合適B．打出電話，而對(duì)方無(wú)人接聽(tīng),等鈴聲響了二、三下可掛電話C．有時(shí)候上司過(guò)于繁忙，規(guī)定文秘人員編織一些“美麗的謊言”D.對(duì)待投訴電話先安撫，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定立即調(diào)查此事6.以下文員應(yīng)遵守的參與宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的（)。A.應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料,用黑、紅、白等純色為宜B.白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水,夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水C．未用完一道菜時(shí),應(yīng)將刀叉平行排放在盤(pán)子右上側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)D.文員應(yīng)在上司之后與對(duì)方碰杯，碰杯時(shí)應(yīng)目視對(duì)方以示敬意7.以下關(guān)于預(yù)定工作的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的（)A.與人聯(lián)系要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名)，需再打電話弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人B.一方面要了解火車(chē)運(yùn)營(yíng)時(shí)間，上司對(duì)鋪位的規(guī)定Ｃ．假如預(yù)定需要有保證，應(yīng)事先申明,假如想取消預(yù)訂,也要在結(jié)賬之前打電話D．不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書(shū)面形式的證明8．文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（）Ａ.宴會(huì)的形式與氣氛Ｂ.交通是否方便Ｃ．有無(wú)停車(chē)場(chǎng)D.有無(wú)休息室9.以下關(guān)于說(shuō)話的要領(lǐng)中,哪一項(xiàng)不適宜（)A．語(yǔ)句要簡(jiǎn)短B．由過(guò)程先說(shuō)Ｃ．運(yùn)用反復(fù)的效果D.說(shuō)話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合、對(duì)象因素、使用模糊語(yǔ)言10.將同文多頁(yè)沿邊取齊后,從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章,可以證明文獻(xiàn)各頁(yè)的確是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑,這是(）Ａ．騎邊章B.封存章Ｃ.騎縫章Ｄ.證見(jiàn)章二、判斷題(對(duì)的打“√”，錯(cuò)誤打“X”。每小題1分,共10分）（)１.文秘人員對(duì)上司重要工作的輔佐重要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財(cái)務(wù)管理及其他活動(dòng)。()2.凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用告知有關(guān)單位。（)３.值班人員要認(rèn)真填寫(xiě)值班接待登記表或值班日記,直接解決不了的問(wèn)題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)解決。（）４.檔案是指使用過(guò)的、文獻(xiàn)中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書(shū)。（）5.辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度,但沒(méi)有崗位責(zé)任制度。()6.合適的話題可以有雙方都感愛(ài)好的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。(）7.受到直屬上司以外的指派時(shí),假如是文員自己可以安排辦理，并且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。()8.宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出,以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（)9．無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”,便表達(dá)穿無(wú)尾正式禮服。()10.拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí),可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。簡(jiǎn)答題（每小題10分,共20分）來(lái)信受訪的范圍涉及哪些?受理與解決的程序和基本規(guī)定是什么？文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是如何的,有什么規(guī)定？設(shè)計(jì)題(每小題１0分,共20分）1.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品,向別人贈(zèng)送禮品，在解決這些事情應(yīng)考慮什么,如何做?2．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作?五、案例分析題(每小題20分,共40分）１.某年3月5日,新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日,預(yù)定1２日上午回來(lái)。文員小王負(fù)責(zé)解決公司的各類(lèi)郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件,其中上司親啟的信一封,一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷(xiāo)售科科長(zhǎng)解決。正好銷(xiāo)售科的小李走過(guò)辦公室,小王說(shuō):“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開(kāi)總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參與定于3月１２日下午的研討會(huì),小王想,總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參與這次研討會(huì)，12日他正好回來(lái),一定會(huì)參與的。于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信,明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參與會(huì)議,并替總經(jīng)理簽了名。拆開(kāi)第二封信，拿出信紙，里面尚有兩張產(chǎn)品樣品的照片。小王看了信的內(nèi)容,附件里說(shuō)明有三張照片,小王不知道如何解決，她把照片又放回了信封中。小王拆開(kāi)郵包,發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品,在前幾天訂購(gòu)的新型材料，一共有五個(gè)品種，小王憑印象覺(jué)得訂購(gòu)的是三種,多了兩種。心想,是供應(yīng)商積極送來(lái)的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王解決郵件的做法是否對(duì)的？假如不對(duì)的,對(duì)的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的？2.請(qǐng)將下列文獻(xiàn)分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題:（1)市教委關(guān)于20２3年招生工作的告知;（2)東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要;(３）東方學(xué)院202３年招生工作計(jì)劃；（4）東方學(xué)院關(guān)于20２3年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；(５)市教委關(guān)于東方學(xué)院2０23年招生工作的批復(fù)；（６）東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定;(7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的告知;(8）東方學(xué)院寡欲做好開(kāi)學(xué)工作的告知；（９)東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告;(10)東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告;(1１）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；（12)東方學(xué)院2０２3年度工作總結(jié);試題答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)單項(xiàng)選擇題1.A２.C3.D4.A５．B6.C7.Ｄ８.D9.B１0.A二、判斷題１.√2.X3.√4．X5.Ｘ6.Ｘ7.√8.X9.√10.√三、簡(jiǎn)答題１.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向別人贈(zèng)送禮品，在解決這些事情應(yīng)考慮什么,如何做？（1）受理的范圍是:國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門(mén)或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。（１分）(2)及時(shí)拆封。拆封時(shí),不要損壞郵票、郵戳和其他書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信,或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信，要解決及時(shí),報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急解決。拆開(kāi)后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在?要一并裝訂。(2分）(3)認(rèn)真閱讀。把握信中的重要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn),或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。（２分)(4)逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫(xiě)信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫(xiě)信時(shí)間、收發(fā)日期、重要內(nèi)容、規(guī)定、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等具體記載，便于記錄、查找和催辦。（1分）(5)認(rèn)真解決。解決信件應(yīng)當(dāng)按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。（2分）（６)及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增長(zhǎng)職工群眾對(duì)組織的信任。復(fù)信可采用收信人(單位)復(fù)信，或承辦人(單位）復(fù)信兩種方式進(jìn)行。(2分)2.文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是如何的，有什么規(guī)定？（１）不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最佳是在完畢被指示工作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完畢之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。（2分）(２)不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序，要直接向指示工作的人（上司）報(bào)告；（2分)(3）報(bào)告的順序基本上是先說(shuō)結(jié)論,接著依照必要說(shuō)明理由及通過(guò)，如:“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè),一是…..?！?2分）（4）一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢;（1分）(5）如報(bào)告過(guò)于復(fù)雜,應(yīng)事先以的原則檢查是否有漏掉。(2分)（6)假如覺(jué)得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí),可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜?lái)。(1分）四、設(shè)計(jì)題（每小題10分,共20分)１.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向別人贈(zèng)送禮品,在解決這些事情應(yīng)考慮什么,如何做?(１）在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的,如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、升遷,或者圣誕節(jié)、中秋節(jié)等:（1分）（2）還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛(ài)好、文化背景、性格習(xí)慣等;（2分)（3）在日歷上應(yīng)當(dāng)清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于本地的購(gòu)物環(huán)境。（1分)（4)還應(yīng)熟知一下規(guī)則：除非上司有特殊的規(guī)定,不必送太昂貴的禮物，只要專(zhuān)心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。（1分)(5）要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇利平,做到恰如其分，適合對(duì)方。（1分）(6）贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。（１分）(７）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表達(dá)是否批準(zhǔn)你提的建議或者提出的一些其他的意見(jiàn)、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。（１分)(８）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減，表達(dá)是否批準(zhǔn)你提的建議或者提出一些其他的意見(jiàn),以及標(biāo)明價(jià)格范圍。(1分）(9)為了避免所送禮物的反復(fù)，文秘人員應(yīng)當(dāng)為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。（１分)２.文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后,要做好哪些工作？(１)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部分報(bào)銷(xiāo),或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。(2分）（2）回到公司上班后,應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫(xiě)出工作報(bào)告。假如是與上司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn),然后存檔備案。(2分）(3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作。(2分)(4）把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有用。(２分)(5）對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門(mén)和人員，分別去函或去電表達(dá)感謝。（2分)五、案例分析題１．（1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷(xiāo)售科解決的,應(yīng)制作簽收單,規(guī)定小李署名,并注明時(shí)間;(３分)（2）把上司親啟信件先保存下來(lái),并告知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)也許得到答復(fù)（3分)（3)12日回來(lái)就參與會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng)；（3分)（4）在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(chēng)(某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份,留待上司過(guò)目；(3分）(5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)當(dāng)在信封上寫(xiě)上缺少的附件的名稱(chēng)和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系;（3分)（6）沒(méi)有訂購(gòu)的東西不能簽收;(2分)(7)在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單,注明收到的日期,請(qǐng)接受人員在上面簽字,并保存好;(3分）２.答：案卷一：(3分)(１）市教委關(guān)于２023年招生工作的告知;（4)東方學(xué)院關(guān)于2023年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；(5)市教委關(guān)于東方學(xué)院２023年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題:市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的告知、請(qǐng)示、批復(fù)(2分)案卷二:(4分)（2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；（６)東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定;（７）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的告知;（８）東方學(xué)院寡欲做好開(kāi)學(xué)工作的告知;標(biāo)題:東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開(kāi)學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要、決定、告知(２分）案卷三:（3)東方學(xué)院２02３年招生工作計(jì)劃；(12）東方學(xué)院202３年度工作總結(jié)；標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計(jì)劃、年度工作總結(jié)（２分)案卷四:（9）東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；（10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告;(11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；標(biāo)題:東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告(2分）0507一、單選題1.以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（)。A.安頓窗簾遮擋室外光線B.與其他設(shè)備對(duì)的連接Ｃ．投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源D.應(yīng)設(shè)立電腦的桌面屏幕保護(hù)功能2.文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí),以下哪些行為是不適宜的(）。Ａ.準(zhǔn)備一些敞開(kāi)的文獻(xiàn)夾,貼上相應(yīng)的標(biāo)記條B.辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理Ｃ.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方D.下班前要整理好自己的辦公桌，把文獻(xiàn)、資料收藏好以免丟失和泄密3.以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的()。A.錄音時(shí)需將監(jiān)聽(tīng)開(kāi)關(guān)至于“ON”位置Ｂ.想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉C．機(jī)內(nèi)話筒錄音,注意最佳錄音距離為30－１50厘米D.錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音4.文員必須管理好自己的時(shí)間，以下運(yùn)用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的(）。A.定好目的,把想做或需要做的事情寫(xiě)下來(lái)B．盡量控制外來(lái)干擾,把需要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做C．天天把工作安排得超過(guò)工作時(shí)間,給自己壓力Ｄ.對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排,定好最佳期限5．以下接打電話的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的（)。A．電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單或便箋和筆，B．文員離開(kāi)辦公室時(shí),要安排別人替你接電話Ｃ．應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系D．假如已經(jīng)回電，但沒(méi)打通，牢記要再聯(lián)系6.以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(）。Ａ.以電話方式?jīng)Q定面談或開(kāi)會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃,不用再以書(shū)面形式確認(rèn)Ｂ．上司和文員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃，天天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃C.假如會(huì)議的主辦者是上司,就要確認(rèn)(至少在舉辦日的二、三天前)會(huì)議室D.會(huì)議、面談所必須的文獻(xiàn)及資料,要在前一天就準(zhǔn)備好７.文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作,以下哪一項(xiàng)是不適宜的（)A．準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息B.代替上司制定約會(huì)計(jì)劃Ｃ.為商務(wù)洽談收集資料D.把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單8.以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的（）。Ａ．用后跟著地走路B.正式場(chǎng)合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C.男性在任何場(chǎng)合都可戴著手套握手Ｄ．穿著短裙的下蹲姿勢(shì),應(yīng)跨前半步后退虛跪上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰９.以下說(shuō)明宴會(huì)的種類(lèi)與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是對(duì)的的(）。Ａ.雞尾酒會(huì)一般以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席為好B．茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行C．工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可D．午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交10.上司決定參與某個(gè)會(huì)議時(shí),文員不應(yīng)當(dāng)()。A.只在便箋上寫(xiě)好會(huì)議名稱(chēng)Ｂ．除了送來(lái)的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C.假如是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場(chǎng)地情況和交通所花費(fèi)的時(shí)間Ｄ．和上司先充足溝通,避免在會(huì)議進(jìn)行中臨時(shí)以電話聯(lián)系的不便二、判斷題(）1.同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（)2.假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng),你跟對(duì)方的文員說(shuō)完之后就應(yīng)當(dāng)叫上司接過(guò)電話,告訴上司要找的人立即就會(huì)來(lái)聽(tīng)電話,讓上司直接與對(duì)方通話。（)3.文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，由于當(dāng)這個(gè)信差很困難,所以要拖到最后一刻行動(dòng)。由于上司震怒，自己傳達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)當(dāng)變成上司的語(yǔ)氣。（)4.當(dāng)上司規(guī)定文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí),就把它當(dāng)作是上司運(yùn)用文員下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。()5．文秘人員開(kāi)出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。(）6.面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采用臨時(shí)應(yīng)急措施。(）7．注辦是指文秘人員在《文獻(xiàn)解決單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（）８．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。(）９.女性文員坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。（)10.文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。三、簡(jiǎn)答題1．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要通過(guò)一系列程序即為發(fā)文解決過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。2.文員受上司指示,向?qū)ο笠?guī)定約會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定期間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么?四、設(shè)計(jì)題1.文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作,在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目?履行哪些職責(zé)?2．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì),辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何做好準(zhǔn)備,要做哪些工作？五、案例分析題1.公司經(jīng)理在周一早上告訴文員小劉，周四上午９:00到１1:00召開(kāi)銷(xiāo)售員會(huì)議,規(guī)定小劉告知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷(xiāo)售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén),大多數(shù)人外出了，也沒(méi)有碰到銷(xiāo)售員。接下來(lái)小劉忙于其他的事情,幾乎把告知的事忘了。直到周三下午，經(jīng)理問(wèn)她會(huì)議告知了沒(méi)有,她才匆忙在公司的布告欄里寫(xiě)了如下的告知：“茲定于周四上午在會(huì)議室召開(kāi)銷(xiāo)售員會(huì)議，會(huì)議重要,請(qǐng)務(wù)必出席?！敝芩纳衔纾?30左右，有2個(gè)銷(xiāo)售員到了會(huì)議室，但會(huì)議室里沒(méi)有人招呼，認(rèn)為會(huì)議不開(kāi)了，坐了一會(huì)就走了。9:00左右有６個(gè)銷(xiāo)售員來(lái)了，什么資料也沒(méi)帶，其中兩個(gè)說(shuō)，他們已經(jīng)約好客戶在１0：00見(jiàn)面。到了10點(diǎn),只剩下4位銷(xiāo)售員,也談不出什么東西,會(huì)議草草結(jié)束。經(jīng)理很不快樂(lè)。公司一共有12位銷(xiāo)售員,事后去問(wèn)此外4為,他們說(shuō)，主線沒(méi)有看到告知。經(jīng)理對(duì)小劉非常不滿。請(qǐng)問(wèn)，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方?對(duì)的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的？２.請(qǐng)將下列文獻(xiàn)分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題:（１）利華公司2０2３年2月份經(jīng)理睬議記錄；（2)利華公司2０２３年銷(xiāo)售計(jì)劃;（3)市工商局關(guān)于年檢工作的告知;（４）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（5）利華公司４月份經(jīng)理睬議記錄；(６）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的告知;（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函;（8)利華公司2023年6月份經(jīng)理睬議記錄；(9）利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要;（10)利華公司2023年8月份經(jīng)理睬議記錄;(11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的告知;（1２）利華公司２023年銷(xiāo)售工作總結(jié)。標(biāo)準(zhǔn)答案試題答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)單項(xiàng)選擇題1．Ｄ２.C3．A4．Ｃ5.C6.Ａ7．B８.Ｄ9.Ｃ10.Ａ二、判斷題1.√２．√3.X４.√5.X6.√７．√8.X９.√10．X三、簡(jiǎn)答題1．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要通過(guò)一系列程序即為發(fā)文解決過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。答：（1)擬稿。（1分)(２）核稿。是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核算。(2分）(3)簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。（１分)(4)編號(hào)。已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn),由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。(1分)（5）繕印。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn)定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。(1分）(6)校對(duì)，指將文獻(xiàn)的謄寫(xiě)稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。(1分)(7）用印，是指在完畢的文獻(xiàn)上加蓋機(jī)關(guān)印章。（1分)(8）登記。（1分）（9）分發(fā)。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文獻(xiàn)進(jìn)行分裝和發(fā)送。(１分)2.文員受上司指示，向?qū)ο笠?guī)定約會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定期間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么?答：(1）要獲得上司的許可;(１分)(２）假如用寫(xiě)信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)。(1分）（3)要對(duì)的告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐會(huì)、午餐會(huì))、所需要的時(shí)間等等;(１分)(4）約定好以后,一定要向上司報(bào)告,并填寫(xiě)在日程安排計(jì)劃表上。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文獻(xiàn)資料。(1分）(５）星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì);(1分）

（6)對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì);(1分)（7）公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì);（１分)(８）地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。（2分）四、設(shè)計(jì)題1.(1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn),是乘飛機(jī)還是汽車(chē)、火車(chē)或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。（2分)（2）制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃涉及:城市名和省(州）名(假如是國(guó)外旅行,寫(xiě)明城市名和國(guó)家名),日期和時(shí)間,與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址,電話號(hào)碼。(２分）（3）為商務(wù)洽談收集資料。(1分）(４）決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單。(1分）（5)考慮行李問(wèn)題。通過(guò)航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息，為每件行李準(zhǔn)備辨認(rèn)標(biāo)簽。(1分)（6）安排差旅費(fèi)。（1分）（7)建立旅行——旅館信息資料庫(kù)。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。（１分)(８)辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。(1分）2.(1)客人的選擇。擬定名單，再請(qǐng)上司核定。（1分)（2)擬定期間。假如是涉外宴請(qǐng),宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)當(dāng)按照國(guó)際慣例，征詢客人的意見(jiàn),要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。(1分)（3）會(huì)場(chǎng)的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)，客人的數(shù)目,以及預(yù)算費(fèi)用等。考慮宴會(huì)的形式與氣氛、交通是否方便、場(chǎng)地大小是否合適、菜式、有無(wú)停車(chē)場(chǎng)。(１分）（４）擬訂菜單。應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，從來(lái)賓的身份、宴請(qǐng)層次、目的等方面去考慮，至少要提供2分菜單,供上司挑選。(1分)（５）寄發(fā)請(qǐng)柬。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬,請(qǐng)柬上應(yīng)寫(xiě)明邀請(qǐng)人姓名，被邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地方，以及著裝規(guī)定、規(guī)定回函及其他說(shuō)明等。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出；(2分）(6)席次的排列。以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來(lái)安排，在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。席次的排列原則是:男女主人對(duì)坐桌椅的兩端;男女來(lái)賓間隔而坐;夫婦分開(kāi)坐;男主賓坐在女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐,以便同客人接觸交談。(２分)五、案例分析題１.答:(1)應(yīng)當(dāng)搞清銷(xiāo)售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；(3分）(２）打印好書(shū)面告知；（3分)(3）在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放告知或電話告知（電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等）到名單上的每個(gè)人;（3分）(４)告知不能寫(xiě)在布告欄里,也許不被人注意；(２分)（５）告知上應(yīng)寫(xiě)清會(huì)議的時(shí)間（開(kāi)始到結(jié)束時(shí)間）、地點(diǎn);(3分)(6)應(yīng)具體寫(xiě)清會(huì)議內(nèi)容,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備;（3分)(7)應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作；(3分）２．答案案卷一:（4分)1.利華公司202３年2月份經(jīng)理睬議記錄；5．利華公司4月份經(jīng)理睬議記錄；8.利華公司2023年6月份經(jīng)理睬議記錄;10.利華公司2０23年８月份經(jīng)理睬議記錄;標(biāo)題:利華公司2023年經(jīng)理睬議記錄（2分)案卷二：（２分)2．利華公司2０23年銷(xiāo)售計(jì)劃;12.利華公司２023年銷(xiāo)售工作總結(jié)；標(biāo)題：利華公司2023年銷(xiāo)售工作計(jì)劃、總結(jié)（２分)案卷三：市工商局關(guān)于年檢工作的告知;6.市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的告知;11.市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的告知；標(biāo)題:市工商局、物價(jià)局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價(jià)、稅務(wù)自查的告知(2分)案卷四：利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；７.香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函;9．利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要；標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會(huì)議紀(jì)要(2分)0601一、單項(xiàng)選擇題1.以關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況,哪一個(gè)是錯(cuò)誤的()A．伸直雙臂再合攏,在高于桌面15ｃm左右畫(huà)弧形,手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C．各種類(lèi)型的文獻(xiàn)柜要分門(mén)別類(lèi)安防文獻(xiàn)、資料和物品,并貼上標(biāo)記D.紙張和較重的東西放在架子下民幾層,較小的物品先放入盒中,再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方2.以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法，哪一個(gè)是不對(duì)的的（）Ａ.定好目的,把想做或需要做的事情寫(xiě)下來(lái)B.想辦法加快解決郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)C.開(kāi)始工作之前要做好準(zhǔn)備工作,就不會(huì)因遺忘某事而半途停頓Ｄ．把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做3.文員在接打電話時(shí),對(duì)的的做法是(）A．電話鈴響一聲就應(yīng)接聽(tīng)B．在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆,一有留言就能立即記錄下來(lái)C．文員接聽(tīng)業(yè)務(wù)電話時(shí)，應(yīng)一方面讓對(duì)方報(bào)出姓名、單位D.文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以個(gè)人的口吻傳達(dá)4.文員在拆郵件時(shí)，不對(duì)的的做法是()A.拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開(kāi)B.應(yīng)當(dāng)把郵件提成最急件、次急件和普通件C.經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí),應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出,提醒上司注意有關(guān)問(wèn)題D.在移交物品要打印一份清單,注明收到日期,請(qǐng)接受人員簽字，并保存好5．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不對(duì)的的是（）Ａ.上級(jí)先伸手后，下級(jí)才干相握B.一般社交場(chǎng)合握手不可太用力,但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下C．雙方有很多人時(shí),可以交叉握手D.握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對(duì)方，微笑致意或問(wèn)好６．文員從事信訪工作，在解決顧客或其別人的來(lái)信時(shí)，不應(yīng)(）A．拆開(kāi)后信紙?jiān)诤蟆⑿欧庠谇?，一并裝訂,有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B.對(duì)寫(xiě)信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記Ｃ.解決信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D．對(duì)問(wèn)題復(fù)雜、調(diào)查解決的時(shí)間較長(zhǎng)的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)7.文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí),不應(yīng)當(dāng)做的是(）A.文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參與者是否方便B.什么日期、時(shí)間召開(kāi)會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急限度C.會(huì)議場(chǎng)合的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定Ｄ.文秘人員必須配合會(huì)議議程,具體檢查各項(xiàng)工作8.文書(shū)立卷歸檔規(guī)定遵守一定的制度,涉及以下方面(）Ａ.歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、保密規(guī)定B.歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔規(guī)定C．收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度Ｄ.歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料規(guī)定9．上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí),以下哪一種做法不對(duì)的(）A.一方面搞清楚上司想做什么樣的安排Ｂ.辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊C．與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），如有疑點(diǎn)，應(yīng)找同一個(gè)人Ｄ．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)1０.照料上司身邊瑣事的說(shuō)法,哪一種是不對(duì)的的（）Ａ.有更多的機(jī)會(huì)體會(huì)到文員在工作、知識(shí)、能力上的從屬性B.到了用餐時(shí)間，上司仍有公事或正在與人談話,要運(yùn)用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐Ｃ．對(duì)上司的健康管理涉及防止、治療、病后調(diào)理各階段Ｄ．應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要,不必給予協(xié)助二、判斷題（）1.即使是上司私人的應(yīng)酬,文秘人員也應(yīng)當(dāng)積極、樂(lè)意地去協(xié)助。（)2.假如是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行,則在中間。(）3．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)右后側(cè),膝蓋與大腳可分開(kāi)。()4.雞尾酒會(huì)一般要安排好座次,在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的規(guī)定。()5.用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí),可將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔。()6.口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話，應(yīng)文雅些;對(duì)一般同事或顧客說(shuō)話，就可通俗。(）7.受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如文員自己可以安排辦理,并且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再做決定。()８.監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室,去其他地方蓋章。(）９.列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí),由制文機(jī)關(guān)擬定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（）1０.文秘人員或文書(shū)人員依照已經(jīng)編好的立卷類(lèi)目,將已經(jīng)解決完畢的文獻(xiàn),隨時(shí)按類(lèi)目上的相應(yīng)條款歸入卷內(nèi),即為年終歸卷工作。三、簡(jiǎn)答題1.文員運(yùn)用提醒系統(tǒng)提醒上司的工作,有哪些提醒系統(tǒng)?具體做法是如何的？2.提高會(huì)議效率可以有哪些做法？四、設(shè)計(jì)題１.總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書(shū)小付,小付應(yīng)當(dāng)如何做?2.某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來(lái)訪，恰逢生日，上司規(guī)定文員小陳購(gòu)買(mǎi)禮物贈(zèng)送,小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素?五、案例分析題1.為迎接兄弟單位和上級(jí)部門(mén)的衛(wèi)生檢查，某局要召開(kāi)迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì)，局長(zhǎng)要秘書(shū)小萬(wàn)寫(xiě)一份告知。小萬(wàn)一邊寫(xiě)一邊想,有些部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)歷來(lái)不重視衛(wèi)生問(wèn)題,假如他們知道召開(kāi)的是衛(wèi)生工作會(huì)議也許自己不來(lái)而派其別人員來(lái)了。于是他寫(xiě)了如下的告知：會(huì)議告知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于４月2日上午9時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室召開(kāi)各部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)議,會(huì)議重要，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。小萬(wàn)將告知下發(fā)后不久,就接到了不少部門(mén)的電話，詢問(wèn)開(kāi)什么會(huì)議,言談中頗有些責(zé)怪的意思。問(wèn)題一：小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？應(yīng)當(dāng)如何寫(xiě)這份會(huì)議告知？過(guò)了幾天,局里召開(kāi)傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì),有數(shù)百人參與，小萬(wàn)負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。會(huì)議上，聽(tīng)完報(bào)告后，進(jìn)入小組討論。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表,特別是特邀代表和列席代表不知道參與到哪一組討論。由于打印的分組小組名單上,主線沒(méi)有他們的名字。一查底稿,本來(lái)是打印人員翻重了頁(yè)，校對(duì)也馬馬虎虎，沒(méi)有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對(duì)他們不尊敬,紛紛離會(huì)而去,會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)了一陣騷亂。問(wèn)題二:作為大會(huì)組織者,小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？針對(duì)這樣的緊急情況，他應(yīng)采用什么措施？２.皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書(shū)是李麗,她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書(shū)陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不同樣，李麗熱情開(kāi)朗,樂(lè)于助人,陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄,兩人幾乎是無(wú)話不談的好朋友。在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說(shuō)最近的心情不太好,由于公司生意一直不佳,總經(jīng)理急得茶飯不思,并且經(jīng)常把氣處在她的身上。李麗說(shuō):“你也不要太在意,我們做秘書(shū)的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績(jī)倒不錯(cuò),我們經(jīng)理在今天上午就簽訂了一個(gè)合作意向書(shū),有上千萬(wàn)。假如這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬(wàn)元。我沒(méi)法告訴你具體情況。但這次談判的確非常順利?！崩铥愐贿呎f(shuō)，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過(guò)了幾天,李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國(guó)某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式協(xié)議時(shí)，超過(guò)了約定期間,還不見(jiàn)代表團(tuán)的影子。后來(lái)德國(guó)某公司常駐中國(guó)的代表打來(lái)電話說(shuō):“代表團(tuán)已于昨天回國(guó)，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽訂了購(gòu)貨協(xié)議,價(jià)格低于貴公司百分之十。”皇朝貿(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無(wú)比,她想沒(méi)有提醒總經(jīng)理及時(shí)采用快速行動(dòng),也責(zé)怪自己沒(méi)有時(shí)時(shí)注意德國(guó)代表團(tuán)的動(dòng)向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是如何獲得德國(guó)代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是如何搶走生意的？問(wèn)題：(1）羅浪斯公司是如何獲得德國(guó)代表團(tuán)的購(gòu)貨協(xié)議的？（2)秘書(shū)與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場(chǎng)合、不分對(duì)象暢所欲言?（3）公司的機(jī)密有哪些?（4)秘書(shū)在平常工作中應(yīng)當(dāng)如何做好保密工作？答案一、單選題BDＢACACBDＤ二、判斷題√√XＸX√√X√X三、簡(jiǎn)答題1.文員運(yùn)用提醒系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提醒系統(tǒng)？具體做法是如何的?有電子提醒系統(tǒng)和人工提醒系統(tǒng)(2分)電子提醒系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)立日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提醒事項(xiàng)，文員應(yīng)當(dāng)隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。(3分)人工提醒系統(tǒng)的做法：設(shè)立基本辦公日程表(１分)、固定活動(dòng)日期一覽表（1分）、使用提醒性備忘錄(1分)、準(zhǔn)備約會(huì)表（1分）、準(zhǔn)備特殊提醒卡(1分)、準(zhǔn)備交往提醒文獻(xiàn)（1分）。2．提高會(huì)議效率可以有哪些做法？遵循法律法規(guī)（1分)、合理擬定會(huì)議目的（１分）、擬定必要的與會(huì)者（１分)、減少會(huì)議數(shù)量(１分)、縮小會(huì)議規(guī)模(1分)、簡(jiǎn)化會(huì)議程序（１分）、縮短會(huì)議時(shí)間（2分)、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)(1分）、分析會(huì)議成本(１分)。四、設(shè)計(jì)題1．答案：小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶（2分）;每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖（１分）;如因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交別人代管。(２分）加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并審核署名;（2分）并要將蓋用文獻(xiàn)名稱(chēng)、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)具體登記(２分)。加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正、完整（1分)。2.答案:清楚德方總經(jīng)理的愛(ài)好、文化背景、性格習(xí)慣等(２分）;征求上司意見(jiàn)或批準(zhǔn)，在允許的錢(qián)款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物(2分）;比較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品(2分);贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下(2分）；附上賀卡寫(xiě)上中國(guó)公司的名稱(chēng)，讓上司親自送給德方總經(jīng)理(２分)。五、案例分析題１.答案:問(wèn)題一：會(huì)議告知缺少主題(議題）(2分),時(shí)間上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾點(diǎn)(2分）,請(qǐng)哪些人出席不明確(２分）,發(fā)放會(huì)議告知要交到會(huì)議出席者手上，可進(jìn)行說(shuō)明解釋。(2分)如本人不在，應(yīng)請(qǐng)代收人（或秘書(shū)）簽字，打電話確認(rèn)是否出席。（2分)問(wèn)題二：會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待。(２分）小萬(wàn)沒(méi)有認(rèn)真校對(duì)教材（2分),最后也沒(méi)能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料,加以改正。(２分)補(bǔ)救措施可以是：小萬(wàn)快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊，耳語(yǔ)了幾句，又拿出底稿解釋了一番，做了自我檢討,終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按本來(lái)小組劃分展開(kāi)了討論。（4分）2.(1)李麗在談話中無(wú)意透露出的信息,給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會(huì)，得到了這筆生意。（1分）。（2）即使是最佳的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手,這是文秘人員的基本職業(yè)道德。(３)公司的機(jī)密涉及公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運(yùn)作、客戶資料、流通渠道等。上司正在考慮、討論而未作定論,未公開(kāi)宣布的內(nèi)容。上司的隱私、疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故、人事?tīng)?zhēng)端、內(nèi)部失竊、經(jīng)濟(jì)糾紛等。（3分)(4）應(yīng)做到不該說(shuō)的不說(shuō)，不該聽(tīng)的不聽(tīng),不該記錄的不記錄,機(jī)密內(nèi)容用專(zhuān)用記錄本記并妥善保管，機(jī)密文獻(xiàn)嚴(yán)密保管,自己的電腦設(shè)立密碼等。0６0７一、單選題1.文員打印寄往歐美國(guó)家的信封,寄信人姓名、地址應(yīng)當(dāng)打印在()A.右下角B.左上角C.右上角D.左上角2.在辦公室里，(）的位置是上座。Ａ．離入口最遠(yuǎn)Ｂ．離入口最近C.靠近門(mén)口D.靠近窗戶３.文員假如誤拆了非本公司的信，應(yīng)當(dāng)()A.在信封上注明“誤拆”,寫(xiě)上自己姓名的縮寫(xiě)，并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“誤拆”,寫(xiě)上自己姓名的縮寫(xiě),把信敞開(kāi)并退回去C.在信封上注明“誤拆”,把信重新封好并退回去D.寫(xiě)上“查無(wú)此人”，并把信重新封好退回去4．文員碰到對(duì)方遞送的名片上較罕見(jiàn)的字，應(yīng)當(dāng)（）A.不作聲,等無(wú)人時(shí)查字典B.作判斷，用同偏旁的字音讀C.不用讀,只稱(chēng)呼姓即可Ｄ.請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問(wèn)一下,這個(gè)字怎么念？”5．會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)規(guī)定把他發(fā)言的一段不作記錄解決,這時(shí)文員應(yīng)（)A．不理睬B．不征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄C．征求主持人意見(jiàn),停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī)D．征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)6.在某些情況下,文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)也許獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí),了解業(yè)務(wù)的輕重緩急;另一是具有()，了解規(guī)定約會(huì)者的心理。A．社交的能力B．說(shuō)話的技巧C.聽(tīng)話的能力Ｄ.聽(tīng)寫(xiě)的能力7.當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，一方面應(yīng)（)A．向上司報(bào)告Ｂ.送禮Ｃ.寫(xiě)信D.查證消息的可靠性８.以下餐巾的使用方法是對(duì)的的（）Ａ．半途離座，把餐巾放在椅子上B．用來(lái)擦刀叉C．用來(lái)擦嘴唇嘴角D.塞入衣服領(lǐng)口里９.上司參與各種應(yīng)酬和會(huì)議,有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)(）A.告知上司家人把衣服送達(dá)B.自己到上司家里去拿C．讓上司自己去家里更換D．去買(mǎi)新的服裝１0.文書(shū)立卷的歸檔制度涉及三方面：歸檔范圍、()和歸檔規(guī)定。Ａ．歸檔時(shí)間B.歸檔憑證C．歸檔模式D.歸檔歷史二、判斷題（）１.善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎,對(duì)同事尊重和理解,即不能違反同事的意愿。()2.文員由于已經(jīng)打過(guò)電話,并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完畢任務(wù)了?！白鲞^(guò)某項(xiàng)工作”和“完畢某項(xiàng)工作”是完全相同。(）3.對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開(kāi)看看，然后在信封上寫(xiě)上“該地址不對(duì)”,并把它退回去。（）4．當(dāng)與人擦肩而過(guò)，或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面,或因事半途離座時(shí)，都要招呼一聲。()5.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝,應(yīng)當(dāng)去洗手間。（)6.假如需要與來(lái)訪者擬定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間,查看上司的時(shí)間表,假如這一時(shí)間有空,就可答應(yīng)下來(lái)。()７．假如會(huì)客室的門(mén)是拉開(kāi)的,先讓來(lái)訪者進(jìn)入會(huì)客室后,文員立即換手握住室內(nèi)的門(mén)把手,以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門(mén)。(）8.假如會(huì)議氣氛緊張,且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名,態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。(）9.會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須保證賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過(guò)來(lái)，并在會(huì)議開(kāi)始前有足夠的時(shí)間布置好,這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。()１０.上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見(jiàn)他自己安排的那一位。三、簡(jiǎn)答題1.文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)?2.辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的見(jiàn)解應(yīng)當(dāng)怎么做,要領(lǐng)有哪些？四、設(shè)計(jì)題１.文秘人員如何主持會(huì)議?應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)?2.上海某公司欲與德國(guó)某公司合作,德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，運(yùn)用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜,辦公室主任請(qǐng)小李做好準(zhǔn)備。假如你是小李,你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？五、案例分析題1.文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)解決公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話,她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上,一邊打電話，一邊拿過(guò)筆簽了字。打完電話,心不在焉地把所有的信都剪開(kāi)了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角,她也沒(méi)有注意。她抽出所有的信紙,放在一邊,而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來(lái)，只見(jiàn)上面寫(xiě)著：“親愛(ài)的紅:……”,她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，急忙看完了信,她把信又用膠水粘了起來(lái)(但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺(jué)得應(yīng)當(dāng)由上司回信,于是,她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí),上司把寫(xiě)有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封,鄧小姐按照以往寫(xiě)信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐解決郵件是否對(duì)的，為什么？請(qǐng)講出理由并說(shuō)明對(duì)的的做法。2.文員小曹向分管營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)解決的意見(jiàn)后,又碰到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示,結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)很不一致，小曹無(wú)所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過(guò)張，認(rèn)為小曹故意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的,小曹應(yīng)先同他通氣。請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)?錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)當(dāng)怎么辦？答案單選題ＢＡＡDDBDＣAA二、判斷題XXX√√X√√XX三、簡(jiǎn)答題1．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)？(1）會(huì)議名稱(chēng)（２)會(huì)議記錄人的姓名、蓋章(3)時(shí)間(開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）（4）會(huì)議地點(diǎn)(5）議題(６）主持人、主席（7）出席者名單(８）會(huì)議的通過(guò)情形及結(jié)論(9)相關(guān)的資料(１0）下次會(huì)議預(yù)定日期2.辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的見(jiàn)解應(yīng)當(dāng)怎么做,要領(lǐng)有哪些?(1)清楚地知道在所說(shuō)服的事項(xiàng)中,最想說(shuō)什么,以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等,抓住重點(diǎn);（2）說(shuō)服時(shí)，要盡量具體客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)(３)偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專(zhuān)家的意見(jiàn)，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等（4）要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向,先注意聆聽(tīng)對(duì)方所說(shuō)的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對(duì)方不能了解的地方,努力加以說(shuō)服;(５）積極發(fā)問(wèn),了解對(duì)方的想法,對(duì)方有關(guān)信息的種類(lèi)和數(shù)量，以及背景如何等等(明確了解對(duì)方的情況);（6)以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言，不要使用令對(duì)方反感的言詞；（7)讓對(duì)方打開(kāi)心扉，使對(duì)方對(duì)自己的見(jiàn)解產(chǎn)生愛(ài)好(讓對(duì)方認(rèn)同自己）；(8）不可傷害對(duì)方的自尊心。四、設(shè)計(jì)題1.文秘人員假如在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn)。會(huì)議上注意自己的表情和說(shuō)話的語(yǔ)調(diào)，并控制發(fā)言的時(shí)間。對(duì)發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo),提醒時(shí)間有限。在會(huì)上可分派工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽(tīng)其別人意見(jiàn)，不要當(dāng)眾批評(píng)某個(gè)人。最后作總結(jié),統(tǒng)一結(jié)識(shí)。規(guī)定與會(huì)者記筆記,自己做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文獻(xiàn)夾。以作查證。2.(1）接受任務(wù)（2)了解來(lái)賓、制定計(jì)劃（3）預(yù)訂食宿(４)歡迎來(lái)賓、商議日程（5）禮節(jié)性拜訪、宴請(qǐng)(6）正式會(huì)談（7）簽訂協(xié)議書(shū)（8）陪同參觀游覽（9）互贈(zèng)禮品（1０)歡送來(lái)賓、接待小結(jié)五、案例分析題1.(１）收領(lǐng)郵件應(yīng)當(dāng)把以前的信件此外放開(kāi)，以免混淆;(2)應(yīng)在清點(diǎn)后才干簽字（３）一方面應(yīng)分類(lèi),請(qǐng)示上司哪些郵件能拆封,哪些不能拆(４）不能把回信地址剪掉(5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致,應(yīng)打電話詢問(wèn)對(duì)的的,再把錯(cuò)誤的劃去(6）拆錯(cuò)信,應(yīng)在信封上要寫(xiě)上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口,把信件交給收信人時(shí)向他(她)道歉。（7)把交給上司郵件提成最急件、次急件和普通件，不能混淆;把郵件提成最急件、次急件和普通件；（8)打印寄往美國(guó)的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角2.（１）小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則,既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了,就應(yīng)按孫的意見(jiàn)辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示；(2）在工作中不應(yīng)過(guò)度親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo),以至落到尷尬的境地;（３)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，假如張通情達(dá)理,小曹應(yīng)向他說(shuō)明只能按職權(quán)分工辦事,求得諒解后,按孫的意見(jiàn)辦；(４)假如不能求得諒解時(shí),小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行;(5）假如矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見(jiàn)辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行重要決策人的意見(jiàn)。07０１一、單選題1.社交場(chǎng)合很講究順序禮儀，一般（)Ａ．以右為次B.以右為尊Ｃ.以后為次D.以左為尊2.辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題?（)A.有共同利益的話題B.夸耀自己的話題C.保密的話題D.應(yīng)當(dāng)忌諱的話題3.郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素(）A.時(shí)間Ｂ.便利C.經(jīng)濟(jì)D.愛(ài)好4.文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（）A.加入自己的主觀意見(jiàn)B.不記錄議題Ｃ.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D.對(duì)所記內(nèi)容做評(píng)論5.以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)當(dāng)遵守的？(）A．按收件人姓名分揀B.按收件部門(mén)名稱(chēng)分揀C.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D.按郵件重要性分揀６.傳真機(jī)最佳用來(lái)傳送以下哪種郵件?（)A.一般的圖紙B.機(jī)密文獻(xiàn)C．很長(zhǎng)的文獻(xiàn)D.感謝信7.以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)(）A．訂購(gòu)B.制造C.分派D.儲(chǔ)備8．文員在解決信訪工作時(shí),由收信人（單位)復(fù)信的情況是以下哪一種（)A.初次寫(xiě)信，或有過(guò)激言行的Ｂ.有過(guò)激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信C．已做結(jié)案解決的Ｄ.沒(méi)有具體內(nèi)容的匿名信9.以下哪一種類(lèi)型適合自由談話,或是收集創(chuàng)意的會(huì)議。（)A.口字型B.教室型Ｃ.圓桌型D.U字型10.以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書(shū)為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問(wèn)函與復(fù)函等用()A．通訊者特性立卷B．按地區(qū)特性立卷C.按文種特性立卷D.按二、判斷題（)1.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（）2.沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日記與上司的日記的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（）３．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)當(dāng)快一些,假如錯(cuò)誤可以再做一遍。（)４．文員傳達(dá)上司信息時(shí),可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻把話傳達(dá)。（)5.在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī),效果不受影響。（)6.文員對(duì)報(bào)紙和雜志的解決，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（)7.男女之間，男士先伸手了，女士才干與之相握。(）８.英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者,硬挨站起來(lái)與來(lái)訪者發(fā)言。（)9.假如會(huì)客室的門(mén)是拉開(kāi)的,文員進(jìn)入會(huì)客室后，才干讓客人進(jìn)入。(）10.介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職工;若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。三、簡(jiǎn)答題１.什么是受益?受益有幾種？辦公室人員應(yīng)如何運(yùn)用受益方法？2.公文的完全格式涉及哪幾項(xiàng)?請(qǐng)寫(xiě)出這些項(xiàng)目。四、設(shè)計(jì)題1.小李是剛到公司的文員,公司辦公室內(nèi)有各種文獻(xiàn)柜、儲(chǔ)物架、書(shū)報(bào)架,辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文獻(xiàn)架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書(shū)、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，規(guī)定小李整理好辦公桌,把東西分門(mén)別類(lèi)放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)當(dāng)怎么做？2.安徽某公司欲與上海某公司合作,上海以品牌、技術(shù)入股,運(yùn)用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李做好準(zhǔn)備。假如你是小李，你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？五、案例分析題1.新加坡利達(dá)公司銷(xiāo)售部文員劉小姐要結(jié)婚了,為了不影響公司的工作,在征得上司的批準(zhǔn)后,她請(qǐng)自己最佳的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作,時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專(zhuān)剛畢業(yè)，比較單純,劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來(lái)后推薦陳小姐頂貼自己。某一天,經(jīng)理外出了,陳小姐正在公司打字，電話鈴響了,陳小姐與來(lái)電者的對(duì)話如下:來(lái)電者:“是利達(dá)公司嗎？”陳小姐：“是?！眮?lái)電者:“你們經(jīng)理在嗎?”陳小姐:“不在。”來(lái)電者:“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是。”來(lái)電者：“你們的塑膠手套多少錢(qián)一打？”陳小姐：“1.８美元?！眮?lái)電者：“1.6美元一打行不行？”陳小姐：“對(duì)不起,不行的?！闭f(shuō)完,“啪”掛上了電話。上司回來(lái)后,陳小姐也沒(méi)有把來(lái)電的事告知上司。過(guò)了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意,以１．4美元一打賣(mài)出了100萬(wàn)打。陳小姐脫口而出：“啊呀,上星期有人問(wèn)1.6美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1．8,就說(shuō)不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說(shuō)：“你被解雇了”陳小姐哭喪著臉說(shuō):“為什么?”上司說(shuō):“你犯了五個(gè)錯(cuò)。”陳小姐被解雇是由于上司說(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么?她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？2．文員小曹向分管營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)解決的意見(jiàn)后，又碰到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示,結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)很不一致，小曹無(wú)所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些,支持過(guò)張,認(rèn)為小曹故意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)當(dāng)怎么辦？答案一、單選題BADCＣABACA二、判斷題√√XXＸ√XXX√三、簡(jiǎn)答題1.(1)受益是文員接受和領(lǐng)略上司意圖。(2）一種是直接受益，另一種是間接受益。（3）文員要善于領(lǐng)略上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過(guò)程中的意圖當(dāng)作上司的授意,把上司的質(zhì)疑、設(shè)問(wèn)誤認(rèn)為上司的指示。要做到:備好記錄本,記錄下指示要點(diǎn)。注意傾聽(tīng),專(zhuān)心判斷指示的用意。必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止,但不要打斷談話。如有不批準(zhǔn)見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后,要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)行。2．公文的完全格式涉及哪幾項(xiàng)?請(qǐng)寫(xiě)出這些項(xiàng)目。（１）版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。(2）密級(jí)、緊急限度(3)簽發(fā)人姓名（4)公文標(biāo)題（５)主送機(jī)關(guān)（6）正文、附件（7)發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章（8)注釋、閱讀（發(fā)送)范圍。（9)主題詞(10）抄送單位、印發(fā)說(shuō)明四、設(shè)計(jì)題1.電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄；電腦放在右邊;新文獻(xiàn)夾放需要翻譯的資料，在文獻(xiàn)夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)記條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門(mén)別類(lèi)放在文具用品盒內(nèi);參考書(shū)應(yīng)當(dāng)放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。2.（1)接受任務(wù)（２)了解來(lái)賓(3）制訂計(jì)劃(4)預(yù)訂食宿（5）迎接來(lái)賓(６）商議日程(7）安排會(huì)談（8)陪同參觀（９)送別客人(１0）接待小結(jié)五、案例分析1.（１)該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn)（指對(duì)方情況，手套的需要量）;(2）該記的沒(méi)有記錄（對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼）(３)該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)(沒(méi)有及時(shí)向上司報(bào)告)（４）不該說(shuō)的卻說(shuō)了（價(jià)格上的自作主張,不向上司請(qǐng)示)(5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒(méi)必要告訴上司,使自己陷入被解雇的境地)（6)電話禮儀方面，鈴響了沒(méi)有自報(bào)家門(mén)(７)不等對(duì)方說(shuō)完,就“啪”掛上電話。2.（1)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則,既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了,就應(yīng)按孫的意見(jiàn)辦,不應(yīng)多頭請(qǐng)示；（2）在工作中不應(yīng)過(guò)度親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；(３)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示,假如張通情達(dá)理,小曹應(yīng)向他說(shuō)明只能按職權(quán)分工辦事,求得諒解后，按孫的意見(jiàn)辦；（４)假如不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討,再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行;(５）假如矛盾不能統(tǒng)一,應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見(jiàn)辦,并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行重要決策人的意見(jiàn)。0707一、單選題１.文員打印寄往歐美國(guó)家的信封,寄信人姓名、地址應(yīng)當(dāng)打印在(）A．右下角B.左上角Ｃ.右上角D．左上角2.在辦公室里，()的位置是上座。A．離入口最遠(yuǎn)B.離入口最近C．靠近門(mén)口Ｄ.靠近窗戶3．文員假如誤拆了非本公司的信,應(yīng)當(dāng)()A．在信封上注明“誤拆”，寫(xiě)上自己姓名的縮寫(xiě)，并把信重新封好并退回去Ｂ．在信封上注明“誤拆”，寫(xiě)上自己姓名的縮寫(xiě)，把信敞開(kāi)并退回去C.在信封上注明“誤拆”,把信重新封好并退回去Ｄ.寫(xiě)上“查無(wú)此人”，并把信重新封好退回去4.文員碰到對(duì)方遞送的名片上較罕見(jiàn)的字,應(yīng)當(dāng)（）A.不作聲,等無(wú)人時(shí)查字典B.作判斷，用同偏旁的字音讀C.不用讀,只稱(chēng)呼姓即可Ｄ.請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問(wèn)一下，這個(gè)字怎么念?”5.會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)規(guī)定把他發(fā)言的一段不作記錄解決,這時(shí)文員應(yīng)(）A．不理睬Ｂ．不征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄C．征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄,不關(guān)錄音機(jī)Ｄ．征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)6.在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)也許獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn):一是掌握足夠的知識(shí),了解業(yè)務(wù)的輕重緩急;另一是具有()，了解規(guī)定約會(huì)者的心理。A.社交的能力B.說(shuō)話的技巧Ｃ.聽(tīng)話的能力D．聽(tīng)寫(xiě)的能力7.當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，一方面應(yīng)(）A.向上司報(bào)告B.送禮C．寫(xiě)信D.查證消息的可靠性8.以下餐巾的使用方法是對(duì)的的(）A．半途離座,把餐巾放在椅子上B.用來(lái)擦刀叉C．用來(lái)擦嘴唇嘴角D.塞入衣服領(lǐng)口里9.上司參與各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝,文員應(yīng)(）A．告知上司家人把衣服送達(dá)B.自己到上司家里去拿Ｃ.讓上司自己去家里更換D．去買(mǎi)新的服裝10.文書(shū)立卷的歸檔制度涉及三方面:歸檔范圍、（）和歸檔規(guī)定。A．歸檔時(shí)間B．歸檔憑證C．歸檔模式D.歸檔歷史二、判斷題()1.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有助于保密工作。（)2．小辦公室的優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間，空氣流通,聯(lián)系方便。（）3.文員應(yīng)有效運(yùn)用時(shí)間，可以把重要工作如寫(xiě)報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。（）4.對(duì)于緊急而重要的事，文員應(yīng)作書(shū)面請(qǐng)示,留檔備查。（)5.文員在接聽(tīng)電話時(shí),假如投訴者無(wú)端辱罵,可把他使用的字眼寫(xiě)下來(lái),以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋:“鄧先生，假如你一直說(shuō)臟話，我就沒(méi)有辦法再跟你談下去了?！?)6.無(wú)論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過(guò)傳真發(fā)送,因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。（)７.上下級(jí)之間握手，下級(jí)先伸手后,上級(jí)才干相握。(）8.女性文員應(yīng)留短、薄式的發(fā)型,以免妨礙工作。（）9．假如兩位來(lái)訪者均為預(yù)約,應(yīng)當(dāng)按照先來(lái)后到的原則引見(jiàn)給上司。()10.文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況,可以等交接班后再報(bào)告上司。三、簡(jiǎn)答題1.文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)？2.辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的見(jiàn)解應(yīng)當(dāng)怎么做，要領(lǐng)有哪些?四、設(shè)計(jì)題１.某公司成立不久,業(yè)務(wù)就非常繁忙,電話不斷,上司規(guī)定文員小胡設(shè)計(jì)一個(gè)電話記錄單。小胡應(yīng)當(dāng)怎么設(shè)計(jì)？2．上海某公司欲與德國(guó)某公司合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股,運(yùn)用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行９人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜,辦公室主任請(qǐng)小李做好準(zhǔn)備。假如你是小李，你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?五、案例分析題1.文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)解決公司的郵件。早上第一批郵件到了,鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過(guò)筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開(kāi)了,其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒(méi)有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來(lái),只見(jiàn)上面寫(xiě)著：“親愛(ài)的紅：……”,她意識(shí)到拆錯(cuò)了信,急忙看完了信，她把信又用膠水粘了起來(lái)（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信,其中有一封急件，覺(jué)得應(yīng)當(dāng)由上司回信,于是,她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫(xiě)有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封,鄧小姐按照以往寫(xiě)信的習(xí)慣,把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐解決郵件是否對(duì)的,為什么?請(qǐng)講出理由并說(shuō)明對(duì)的的做法。2．文員小胡正在辦公室忙著,進(jìn)來(lái)了一位西裝革履的男士，自稱(chēng)與李總經(jīng)理約好的。但小胡一查經(jīng)理的日程安排,卻并沒(méi)有發(fā)現(xiàn)有約會(huì)。但既然說(shuō)與李總經(jīng)理有約，也也許是經(jīng)理親自約定的。接過(guò)名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務(wù)部的錢(qián)經(jīng)理。憑直覺(jué)小胡覺(jué)得對(duì)方是個(gè)推銷(xiāo)員,但仍然很熱情地請(qǐng)坐、端茶，然后問(wèn)道:“您是否和李總約在上午見(jiàn)面?”對(duì)方回答:“假如方便,我希望不久見(jiàn)到李總?！毙『靼琢耍隙](méi)有約會(huì)。即便是李總親自約定的,也會(huì)有具體準(zhǔn)確的約見(jiàn)時(shí)間。“您看,很不湊巧,今天上午李總剛好有個(gè)臨時(shí)會(huì)談。我立即設(shè)法和他取得聯(lián)系,告訴他您在這等候。或者另約時(shí)間，可以嗎?”錢(qián)經(jīng)理立即表達(dá)批準(zhǔn)。小胡接著說(shuō):“您看我怎么向李總回報(bào)您的情況?”經(jīng)交談,小胡不久清楚了,來(lái)訪者是為雜志社編撰本市最新工商名錄做廣告,拉客戶的。這類(lèi)事不是第一次碰到，小胡知道接待不可草率生硬,來(lái)訪者中不乏“無(wú)冕之王”,還須“恭敬送神”好。經(jīng)與李總聯(lián)系,從他那里得到的答復(fù)是“不見(jiàn)”，小胡當(dāng)然不能“直言相告”?！板X(qián)先生,真對(duì)不起,李總正在與一家重要客戶討論談判,我不方便進(jìn)去打斷。您看已近中午,怕要耽誤您太多的時(shí)間了。您看是這樣，我公司雖在本市,但大多數(shù)的業(yè)務(wù)還是在與外省市和外商之間,全國(guó)工商名錄上,我國(guó)已在冊(cè)。本市工商名錄上再登當(dāng)然對(duì)本公司也有益,具體事項(xiàng),我一定請(qǐng)示李總，并盡快電話與您聯(lián)系。您看,我可以打名片上您的聯(lián)絡(luò)電話吧！”“好,好?！弊焐线@么說(shuō)，錢(qián)先生已顯不悅?！按送?剛才看您送來(lái)的資料,我想起我的同行馬小姐曾和我談起過(guò)她供職的公司正要做公共關(guān)系形象廣告和業(yè)務(wù)宣傳，您看我是否可以介紹他們公司與您合作……她的聯(lián)系電話是67559831,這是我的名片，您可以直接與馬小姐聯(lián)系?！薄昂?好!”錢(qián)先生的口氣變得和緩了?！板X(qián)先生，這資料您是否可以多留幾份給我：盡管我公司業(yè)務(wù)范圍不太適合,但周末的同行聯(lián)誼會(huì)上，我可以幫您向其他合適的公司宣傳,同行介紹,恐怕更方便些，您看是否可以?”錢(qián)先生告退時(shí)的微笑時(shí)真誠(chéng)的謝意,由于他受到的熱情的接待填補(bǔ)了沒(méi)有完畢任務(wù)的缺憾。小胡熱情地送他到電梯口。問(wèn)題：小胡回到辦公室第一件事應(yīng)當(dāng)是做什么?小胡的做法是否對(duì)的?有沒(méi)有不妥之處?小胡為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢(qián)經(jīng)理?是否違反辦公室人員的職業(yè)道德?秘書(shū)對(duì)來(lái)到公司的每一個(gè)人都應(yīng)當(dāng)視如貴客,都應(yīng)當(dāng)有求必應(yīng)，引見(jiàn)給領(lǐng)導(dǎo)嗎?答案一、單選題BＡＡDDBDＣAＡ二、判斷題√XXＸ√ＸX√XX三、簡(jiǎn)答題1．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)？(1）會(huì)議名稱(chēng)（2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章(３)時(shí)間(開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）(4）會(huì)議地點(diǎn)(5)議題(6）主持人、主席(７）出席者名單(８)會(huì)議的通過(guò)情形及結(jié)論(9)相關(guān)的資料（10)下次會(huì)議預(yù)定日期2．辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的見(jiàn)解應(yīng)當(dāng)怎么做,要領(lǐng)有哪些?(1)清楚地知道在所說(shuō)服的事項(xiàng)中，最想說(shuō)什么，以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等,抓住重點(diǎn);（2）說(shuō)服時(shí)，要盡量具體客觀,使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)(3)偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專(zhuān)家的意見(jiàn),或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等(4）要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向,先注意聆聽(tīng)對(duì)方所說(shuō)的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對(duì)方不能了解的地方，努力加以說(shuō)服;(5）積極發(fā)問(wèn),了解對(duì)方的想法，對(duì)方有關(guān)信息的種類(lèi)和數(shù)量，以及背景如何等等(明確了解對(duì)方的情況）；(6）以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言，不要使用令對(duì)方反感的言詞；(７）讓對(duì)方打開(kāi)心扉，使對(duì)方對(duì)自己的見(jiàn)解產(chǎn)生愛(ài)好（讓對(duì)方認(rèn)同自己）；(８)不可傷害對(duì)方的自尊心。四、設(shè)計(jì)題1.（題略）答案:來(lái)電單位(2分)來(lái)電號(hào)碼(2分）來(lái)電者姓名（２分)分機(jī)來(lái)電時(shí)間(1分)年月日時(shí)分（1分)BP機(jī)或手機(jī)（1分）內(nèi)容摘要：（２分)上司批示（1分)解決結(jié)果（2分）記錄人(1分）2．（1)接受任務(wù)（2）了解來(lái)賓、制定計(jì)劃(3)預(yù)訂食宿(4）歡迎來(lái)賓、商議日程(5）禮節(jié)性拜訪、宴請(qǐng)(6)正式會(huì)談(７)簽訂協(xié)議書(shū)（8)陪同參觀游覽（9)互贈(zèng)禮品（10)歡送來(lái)賓、接待小結(jié)五、案例分析題1.(１)收取郵件應(yīng)當(dāng)把以前的信件此外放開(kāi)，以免混淆；（2)應(yīng)在清點(diǎn)后才干簽字;（3)一方面應(yīng)分類(lèi),請(qǐng)示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆;(４)不能把回信地址剪掉;(5）檢查信封、信封上的地址、電話是否一致。如不一致,應(yīng)打電話詢問(wèn)對(duì)的的,再把錯(cuò)誤的劃去；(６)拆錯(cuò)信，應(yīng)在信封上要寫(xiě)上“誤拆”,并簽上自己的名字,封上信口,把信件交給收信人時(shí)向他（她）道歉;(７)把交給上司郵件提成最急件、次急件和普通件,不能混淆；把郵件提成最急件、次急件和普通件；（8）打印寄往美國(guó)的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。２.(1）小胡回到辦公室應(yīng)立即與馬小姐聯(lián)系,遵守諾言；(2）對(duì)