秘書的人際交往

秘書的人際交往第一頁，共五十三頁，2022年，8月28日了解人際交往的基本概念；理解人際交往對于秘書工作的重要影響；掌握認知偏差對人際交往活動的影響方式。

知道心理障礙對秘書工作的不良影響；會用人際交往的基本原則指導自己開展人際交往活動；掌握秘書人員開展人際交往的藝術(shù)和技巧。

第二頁，共五十三頁，2022年，8月28日

待人接物是秘書工作的重要組成部分。秘書要了解自身進行人際交往的特點，克服人際交往的心理障礙，掌握人際交往的原則和方法，才能處理好各個方面的關(guān)系，建立起和諧融洽的工作環(huán)境，為順利開展各項工作活動創(chuàng)造必要的條件。第三頁，共五十三頁，2022年，8月28日第一節(jié)秘書人際交往的類型及意義第二節(jié)秘書交往活動中的社會認知第三節(jié)秘書交往活動中的心理障礙第四節(jié)秘書人際交往的藝術(shù)和技巧第四頁，共五十三頁，2022年，8月28日第一節(jié)秘書人際交往的類型及意義一、什么是人際交往三、人際交往對秘書工作的重要意義二、秘書人際交往的類型及特點本節(jié)點睛第五頁，共五十三頁，2022年，8月28日

人生活在社會上，需要從他人那里獲取衣食住行的必需物品，獲取理解、信任和友誼。這一切都是通過人的交往活動實現(xiàn)的。秘書的人際交往有著比較廣泛的領(lǐng)域，秘書必須不斷提高自己的社交水平。第六頁，共五十三頁，2022年，8月28日一、什么是人際交往

人際交往，是指在社會活動中人與人之間傳遞信息、溝通思想、交流感情等個體間相互作用和相互知覺的聯(lián)系過程。人際交往是人們共同進行社會活動的特殊形式。在交往活動中，人們不僅交流社會上的各種消息、情報，也交流各自的思想、感情、態(tài)度和觀點。

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按照馬斯洛的需要層次論來理解，人們進行社會交往活動，是個體需要系統(tǒng)中一個較高層次的需要，是人的社會性的一種重要體現(xiàn)，也是人長期社會化的必然結(jié)果。

第八頁，共五十三頁，2022年，8月28日二、秘書人際交往的類型

及特點

秘書的人際交往的領(lǐng)域比較廣泛，可以分成許多種類，每一種類均有其獨特的功能。下面我們根據(jù)秘書工作實踐，參照一般社會心理學的分類標準，作一些初步的探討。

第九頁，共五十三頁，2022年，8月28日（一）從交往的性質(zhì)來分，可分為

公務(wù)交往和私人交往

公務(wù)交往活動是秘書作為特定角色的一種交往方式，私人交往則是屬于非角色的活動。公務(wù)交往活動是指那種交往雙方都以角色面貌出現(xiàn)的工作聯(lián)系活動。私人交往也是指非正式的交往，雙方不受組織紀律等約束，帶有明顯的感情色彩。第十頁，共五十三頁，2022年，8月28日（二）從交往的對象來分，可分為

與領(lǐng)導的交往和與群眾的交往

秘書是領(lǐng)導與群眾之間溝通聯(lián)系的紐帶。秘書與領(lǐng)導的交往是秘書交往活動最重要的部分，是一種角色的規(guī)定。秘書與群眾的交往是秘書交往活動中一個廣泛的領(lǐng)域。秘書在與群眾交往時要以平等的、誠懇的態(tài)度待人，不能居高臨下，更不能借領(lǐng)導之勢，擺長官氣派。第十一頁，共五十三頁，2022年，8月28日（三）從交往的方向來分，可分為上行交往、平行交往與下行交往

上行交往，是指秘書與本單位領(lǐng)導及上級有關(guān)部門中人們的交往活動；平行交往，是指秘書之間的交往及秘書與各同級部門中人們的交往；下行交往，是指秘書與一般群眾及下級各部門中人們的交往。

秘書應(yīng)該注意這種角色地位的變化及對交往的影響，恰當?shù)靥幚砗猛鞣矫娴年P(guān)系。第十二頁，共五十三頁，2022年，8月28日（四）從交往的方式來分，可分為語言的交往和非語言的交往

語言的交往語言的交往是借助于語言符號來實現(xiàn)的，是人們在交往中使用最多、最方便的一種交往方式。語言交往又可分為口頭的和書面的兩種，都是利用語言符號來達到傳遞信息目的的交往活動。秘書人員要想獲取比較滿意的交往效果，最好是將口頭和書面兩種方式結(jié)合起來。第十三頁，共五十三頁，2022年，8月28日

非語言的交往非語言的交往活動分為四種方式，都是直接接觸時所采用的輔助交際手段（見圖8-1）。圖8-1非語言的交往活動的四種方式方式

動態(tài)無聲的交際方式

靜態(tài)無聲的交際方式

目光接觸的交際方式

輔助語言和類語言的交際方式利用手勢、面部表情、體態(tài)變化、拍打、點頭、擁抱等包括站、立、蹲、倚等；雙方的距離也反映交往的程度能夠有效地、準確地傳遞某些微妙的信息輔助語言：音調(diào)、音量、節(jié)奏、停頓等；類語言：嘆息、呻吟、叫喊等第十四頁，共五十三頁，2022年，8月28日三、人際交往對秘書工作的重要意義

秘書工作是一個與人打交道的工作，人際交往活動的開展，對秘書工作有著重要意義（見圖8-2）。圖8-2人際交往對秘書工作的重要意義重要意義

有利于提高工作效率幫助秘書擴大視野樹立自我形象的有效途徑有利于秘書身心健康第十五頁，共五十三頁，2022年，8月28日第二節(jié)秘書交往活動中的社會認知本節(jié)點睛一、什么是社會認知二、認知偏差對秘書交往的影響三、人際交往的空間距離第十六頁，共五十三頁，2022年，8月28日

人們在交往中，會對交往對象產(chǎn)生初步的印象。初步印象的好壞，將影響人們參與交往活動的態(tài)度，決定人們的交往行為。秘書人員在交往活動中，要努力增進相互之間的了解、認知，通過研究影響秘書交往活動中對人印象形成的因素，更好地進行人際交往。第十七頁，共五十三頁，2022年，8月28日一、什么是社會認知

社會認知又稱社會知覺或人際知覺，是指個人在與他人交往接觸時，根據(jù)他人的外觀行為，推測與判斷他人的心理狀態(tài)、動機和意向的過程。社會認知是對人的初步的認識過程，即對人形成初步印象的過程，是交往活動中對人認識的第一步。第十八頁，共五十三頁，2022年，8月28日二、認知偏差對秘書交往

的影響

認知偏差，是指影響人們在交往活動中對他人形成印象的心理傾向。秘書人員在廣泛的交往活動中，必須注意調(diào)整自己的認知活動，盡可能利用或消除各種認知偏差的影響，以積極主動地開展并擴大自己的交往范圍。第十九頁，共五十三頁，2022年，8月28日第二十頁，共五十三頁，2022年，8月28日三、人際交往的空間距離

人與人之間需要保持一定的空間距離。一般而言，交往雙方的人際關(guān)系以及所處情境決定著相互間自我空間的范圍。人們交往時，選擇正確的距離是至關(guān)重要的。人際交往的空間距離不是固定不變的，它具有一定的伸縮性，這依賴于具體的情境，比如交談雙方關(guān)系、社會地位、文化背景、性格特征、心境等。第二十一頁，共五十三頁，2022年，8月28日

美國人類學家愛德華·霍爾博士將距離劃分成了四種（見表8-1）。

表8-1四種區(qū)域與交往雙方的關(guān)系距離關(guān)系近范圍表現(xiàn)遠范圍表現(xiàn)注意親密距離人際交往中的最小間隔，“親密無間”

近范圍在15厘米之內(nèi)彼此可能肌膚相觸，能相互感受對方的體溫、氣味和氣息遠范圍在15～44厘米之間挽臂執(zhí)手或促膝談心，體現(xiàn)親密友好屬于親密距離圈子，外人不能隨意闖入個人距離人際間隔稍有分寸感的距離近范圍在46～76厘米之間相互親切地握手，友好地進行交談遠范圍在76～122厘米之間任何朋友和熟人都可以自由地進入適合非正式社交情境中使用第二十二頁，共五十三頁，2022年，8月28日距離關(guān)系近范圍表現(xiàn)遠范圍表現(xiàn)注意社交距離一種社交性或禮節(jié)上的較正式的關(guān)系近范圍在1.2～2.1米之間沒有直接的身體接觸遠范圍為2.1～3.7米表現(xiàn)為一種更加正式的交往關(guān)系一般在工作環(huán)境和社交聚會上，說話要適當提高聲音，需要目光接觸公眾距離公開演說時，演說者與聽眾之間保持的距離近范圍在3.7～7.6米之間比如當眾演講之類遠范圍在7.6米之外容納一切人的“門戶開放”空間與特定聽眾談話時，縮短為個人距離或社交距離續(xù)表第二十三頁，共五十三頁，2022年，8月28日第三節(jié)秘書交往活動中的心理障礙

本節(jié)點睛延伸閱讀秘書交往心理障礙的幾種情況第二十四頁，共五十三頁，2022年，8月28日

全面地認識和了解他人，是人際交往的基礎(chǔ)。交往活動中存在著諸多心理障礙。如果不克服這些心理障礙，就難以順利地開展各種社交活動。生活中，有一些人孤芳自賞、形只影單，到處不受歡迎。秘書人員應(yīng)該注意這些現(xiàn)象，引以為戒。第二十五頁，共五十三頁，2022年，8月28日秘書交往心理障礙的幾種情況

交往不能順利展開，有時候是由于外部條件不具備，有時候是因為交往的技巧不嫻熟，但更為重要的原因還是在交往活動中存在著諸多心理障礙。如果不克服這些心理障礙，就難以順利地開展各種社交活動。第二十六頁，共五十三頁，2022年，8月28日

孫子說：“知己知彼，百戰(zhàn)不殆?！毙睦韺W研究表明：牢固的人際關(guān)系的形成，取決于三個方面：交往雙方的政治態(tài)度、宗教信仰的一致；交往雙方價值觀、人生觀、道德觀、審美觀、生活方式的一致；交往雙方心理特征是否相融，即要看雙方態(tài)度、興趣、氣質(zhì)、性格是否接近或互補。

（一）不了解他人第二十七頁，共五十三頁，2022年，8月28日

害羞是常見的交往障礙之一。它指在交往過程中，過多地約束自己的言行，以致無法充分地表達自己的思想感情，阻礙了人際關(guān)系的正常發(fā)展（見圖8-3）。（二）害羞圖8-3害羞的類型害羞的類型氣質(zhì)性害羞認識性害羞挫折性害羞性格內(nèi)向，說話低聲細語，見到生人面紅膽怯，舉足投步思前想后、顧慮重重過分注重自我，怕被人恥笑，不敢冒風險，受環(huán)境和別人言行支配，缺乏主動連遭挫折，變得膽怯害怕、消極被動第二十八頁，共五十三頁，2022年，8月28日

剛走上工作崗位的年輕秘書，要注意克服害羞這種心理障礙（見圖8-4）。

圖8-4克服害羞心理的步驟

要放下思想包袱

要鼓起勇氣，敢于邁出第一步

要有信心，相信自己的力量

要學會觀察生活和交往的技巧第二十九頁，共五十三頁，2022年，8月28日

孤僻就是不隨和，不合群，孤芳自賞，自命清高。孤僻的性格不僅嚴重影響人際交往活動的開展，而且與秘書的工作要求相違背。要克服孤僻這一心理障礙，關(guān)鍵是要從思想上消除自命清高、孤芳自賞。先哲莊子曾說：水至清則無魚，人至潔則無朋。（三）孤僻第三十頁，共五十三頁，2022年，8月28日

自卑就是缺乏自信，在交往活動中表現(xiàn)為想象成功的體驗少，想象失敗的體驗多。這種心理在與權(quán)威、長者、名人交往時，表現(xiàn)得尤為突出。造成自卑心理的原因主要有三個（見圖8-5）。（四）自卑圖8-5造成自卑心理的原因自卑心理

1.自己期望不高，或期望過高，不切實際2.別人的評價，尤其是權(quán)威人士的評價3.交往活動中沒有得到積極反饋，得到的都是消極反饋，挫傷了交往銳氣第三十一頁，共五十三頁，2022年，8月28日圖8-6秘書人員樹立自信心的方法

作為秘書人員，一定要戰(zhàn)勝自卑心理，樹立自信心（見圖8-6）。第三十二頁，共五十三頁，2022年，8月28日

如果一個人不知變通，固守一個角色，就是角色固著。秘書人員因為工作涉及面廣，接觸人多，尤其要注意角色的轉(zhuǎn)變。在與不同的人打交道時，秘書人員要注意選擇適合自己身份、地位的方式，按特定的角色要求與他人進行交往。（五）角色固著第三十三頁，共五十三頁，2022年，8月28日

在交往中，尤其是在與陌生人交往時，持有適當?shù)慕鋫湫睦硎菓?yīng)該的，但如果對天下人都加以提防，就會嚴重阻礙交往的發(fā)展。過慮的另一種表現(xiàn)是求知交，而不愿廣泛結(jié)友，這樣就會局限交往活動的范圍。秘書應(yīng)當注意把握過慮和慎重的界限，不能從一個極端走到另一個極端，要按照外松內(nèi)緊的交往原則去開展人際交往活動。（六）過慮第三十四頁，共五十三頁，2022年，8月28日

當然，在交往中,冒險是要掌握分寸的，反對過慮絕不是主張輕信。如果對對方一無所知，只聽對方的花言巧語便信以為真，那是切切不可的，許多人上當受騙也正是過于輕信的緣故。第三十五頁，共五十三頁，2022年，8月28日

在交往中，封閉的人總是想盡量與人隔離，把自己的交往圈子縮小在最小的范圍內(nèi)。有些人為了隱藏自己的缺點、弱點，怕別人了解這些后會疏遠或歧視自己，有意識地實行自我保護，也是一種自我封閉。秘書人員處在開放的交往環(huán)境中，如果不能主動卸掉自己封閉的外套，就很難使自己真正擁有這個廣闊的交往空間，也就難以建立起良好的人際環(huán)境。（七）封閉第三十六頁，共五十三頁，2022年，8月28日

干涉癖是指一些人專愛打聽、傳播和干預(yù)別人的私事和秘密。如偷聽別人談話、私拆別人信件等。秘書人員必須克服這一心理障礙，提高自身的文明水平，培養(yǎng)高尚的道德情操。在人際交往中嚴格遵守保密原則。（八）干涉癖第三十七頁，共五十三頁，2022年，8月28日

強迫癖是指將自己的思想、觀點、意志強加于人的行為。秘書人員要克服強迫癖的心理障礙，應(yīng)做到真正懂得了解和把握他人的需要和情感，不能以己度人，要善于理解別人情緒的變化。還要注意區(qū)別一般人際交往與工作任務(wù)安排之間的區(qū)別。（九）強迫癖第三十八頁，共五十三頁，2022年，8月28日（十）嫉妒

嫉妒是人類普遍存在的一種情緒。嚴重時會影響正常的交往，破壞已建立起來的良好的人際關(guān)系。

作為秘書，要完全避免嫉妒是比較困難的，關(guān)鍵在于怎樣去對待和克服嫉妒心理（見圖8-7）。圖8-7如何對待和克服嫉妒心理第三十九頁，共五十三頁，2022年，8月28日

延伸閱讀—交往中不受歡迎的人

喋喋不休的人喜好爭辯的人傳播隱私的人說三道四的人隨便許諾的人背信棄義的人耍小聰明的人吝嗇小氣的人不拘小節(jié)的人刨根問底的人得寸進尺的人惟我獨尊的人挑肥揀瘦的人高深莫測的人虛偽做作的人以上十五種類型的人雖不多，卻也不乏其人。秘書人員應(yīng)該注意這些現(xiàn)象，引以為戒。第四十頁，共五十三頁，2022年，8月28日第四節(jié)秘書人際交往的藝術(shù)和技巧本節(jié)點睛一、把握人際交往的原則二、秘書人員要注意優(yōu)化個人形象三、掌握交往的語言藝術(shù)四、培養(yǎng)交往風度第四十一頁，共五十三頁，2022年，8月28日

良好的人際關(guān)系的產(chǎn)生取決于交往雙方，雙方的平等、尊重、真誠、互助、信用和寬容都是很重要的。作為秘書人員，要注意優(yōu)化個人形象，掌握交往的語言藝術(shù)，培養(yǎng)良好的交往風度。第四十二頁，共五十三頁，2022年，8月28日一、把握人際交往的原則平等交往尊重他人真誠待人互助互利講究信用寬容大度第四十三頁，共五十三頁，2022年，8月28日二、秘書人員要注意優(yōu)化個人形象

秘書人員要注意塑造好個人在別人心目中的形象，使別人樂于接受自己，這樣才能促進人際交往的發(fā)展。第四十四頁，共五十三頁，2022年，8月28日

（一）要正確認識自己

開展交往活動，僅僅了解別人是不夠的，還必須對自己有充分的了解。其一，可以從他人的態(tài)度中了解自己。根據(jù)多數(shù)人對自己的態(tài)度來獲取自我的印象。其二，在與別人的比較中認識自己。其三，通過工作成果認識自己。第四十五頁，共五十三頁，2022年，8月28日第四十六頁，共五十三頁，2022年，8月28日（二）進行積極的印象整飾

人們在交往中總是要選擇一定的裝束、言辭、表情或動作，以給他人留下獨特的印象。