虛擬團(tuán)隊(duì)的成功之道

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未來(lái)的辦公，可能根本無(wú)須在辦公室舉行。隨著虛擬團(tuán)隊(duì)的盛行，我們正在形成這樣一種文化：“工作”意味著你在家里登錄所在公司的在線工程管理網(wǎng)站，或者與那些在其本地的共同辦公場(chǎng)所里為不同團(tuán)隊(duì)工作以及承擔(dān)不同角色的人員舉行協(xié)作。企業(yè)的“總部”變得越來(lái)越像一個(gè)概念，而不是一棟實(shí)實(shí)在在的建筑物。并且，隨著地理位置重要性的淡化，企業(yè)可以聘請(qǐng)最適合的人才而不必考慮他們身處何方。此外，企業(yè)還能通過(guò)跨越時(shí)區(qū)交接工作的方式來(lái)提高自己的效率，以實(shí)現(xiàn)24小時(shí)之內(nèi)的高產(chǎn)。

可是，這種全球性經(jīng)濟(jì)工作一體化的景象還遠(yuǎn)未能變成現(xiàn)實(shí)。換句話說(shuō)，虛擬團(tuán)隊(duì)可能越來(lái)越流行，但采取這種工作方式并非必然就會(huì)告成。

對(duì)今天的企業(yè)來(lái)說(shuō)，有多達(dá)50％的員工在以虛擬團(tuán)隊(duì)的形式舉行工作并不是什么嶄新的。理由不難了解：技術(shù)進(jìn)步使得組織管理分散的團(tuán)隊(duì)變得更加輕易，而競(jìng)爭(zhēng)壓力和對(duì)全球市場(chǎng)勞動(dòng)力的需求又使虛擬團(tuán)隊(duì)在某些公司變得必不成少。

不過(guò)，有足夠的商業(yè)理由來(lái)實(shí)行虛擬策略并不意味著這種策略會(huì)不斷地得到良好的執(zhí)行。這個(gè)難題在于，太多的企業(yè)對(duì)其虛擬團(tuán)隊(duì)采取了和同地協(xié)作的團(tuán)隊(duì)一致的對(duì)待方式。

經(jīng)過(guò)研究察覺(jué)，好多企業(yè)在虛擬團(tuán)隊(duì)中復(fù)制了其同地協(xié)作團(tuán)隊(duì)所采用的指導(dǎo)方針和最正確實(shí)踐閱歷，并期望得到最正確效益。坦率地說(shuō)，這并不能奏效。虛擬團(tuán)隊(duì)和面對(duì)面的團(tuán)隊(duì)就如諺語(yǔ)所說(shuō)：風(fēng)馬牛不相及——也正是那些熟悉到這一事實(shí)的領(lǐng)導(dǎo)者，率領(lǐng)團(tuán)隊(duì)取得了告成。

為了扶助企業(yè)在虛擬協(xié)作方面的投資獲得效益最大化，OnPoint接洽公司對(duì)48個(gè)虛擬團(tuán)隊(duì)舉行了一次調(diào)查，以了解業(yè)績(jī)最正確的虛擬團(tuán)隊(duì)的告成要素。令人驚異地是，在這次全球范圍的研究中，有27％的虛擬團(tuán)隊(duì)沒(méi)有全部完成任務(wù)。根據(jù)這一結(jié)果我們熟悉到，企業(yè)和虛擬團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者需要一種能夠扶助他們提高虛擬團(tuán)隊(duì)業(yè)績(jī)的對(duì)策。而供給這種對(duì)策，正是我們?cè)凇短摂M團(tuán)隊(duì)的告成：遠(yuǎn)距離工作與領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)用指南》一書(shū)中努力做到的。

四個(gè)問(wèn)題

通過(guò)本次研究，我們察覺(jué)虛擬團(tuán)隊(duì)往往成為以下4個(gè)問(wèn)題的犧牲品：

1缺少明確的目標(biāo)、方向或重點(diǎn)——由于相互交流和了解那些分散在各地的團(tuán)隊(duì)成員更為困難，經(jīng)常很難保持全隊(duì)成員專注于同一目標(biāo)，隨著時(shí)間的推移更加如此。

2團(tuán)隊(duì)成員間缺少明確的職責(zé)分工——在虛擬團(tuán)隊(duì)中，團(tuán)隊(duì)成員明確了解其個(gè)人角色以及自己的工作對(duì)其他成員影響如何，是分外重要的。

3缺乏合作和信任——由于虛擬團(tuán)隊(duì)生來(lái)缺少面對(duì)面的接觸，建立信任和那種使得團(tuán)隊(duì)成員相互合作的關(guān)系的過(guò)程可能分外艱苦。隨著時(shí)間的流瀉，協(xié)作的缺乏就會(huì)導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)成員間缺少信任。

4缺乏責(zé)任保證——對(duì)于虛擬團(tuán)隊(duì)，人們可能很輕易就會(huì)厭倦并“結(jié)賬走人”，這既是由于缺少有活力的面對(duì)面互動(dòng)，也是由于過(guò)多的分心。

六條閱歷

解決了這些問(wèn)題，團(tuán)隊(duì)的告成機(jī)遇就會(huì)增加好多。到目前為止，我們已經(jīng)找到建立告成虛擬團(tuán)隊(duì)所需的6條閱歷：

閱歷1：關(guān)注人員問(wèn)題

本質(zhì)上，告成的團(tuán)隊(duì)合作在很大程度上憑借于團(tuán)隊(duì)成員的有效互動(dòng)。虛擬團(tuán)隊(duì)需要通過(guò)激發(fā)團(tuán)隊(duì)精神、信任和提高生產(chǎn)率來(lái)填補(bǔ)其固有的人員互動(dòng)缺乏。一些警告信號(hào)顯示，團(tuán)隊(duì)的“人員問(wèn)題”需要更多關(guān)注。

例如，你可能會(huì)察覺(jué)有些團(tuán)隊(duì)成員自身工作，并不主動(dòng)與其他成員舉行協(xié)作，還可能看到在某些地區(qū)或小群體中生成了一種“我們”對(duì)“他們”的意識(shí)。事實(shí)上是：當(dāng)每個(gè)人都投入進(jìn)來(lái)并彼此溝通時(shí)，虛擬團(tuán)隊(duì)要輕易告成得多。當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員相互之間建立了聯(lián)系時(shí)，這些聯(lián)系可以防止人員問(wèn)題的展現(xiàn)并制止這個(gè)問(wèn)題對(duì)團(tuán)隊(duì)效率產(chǎn)生影響。

如何使閱歷1發(fā)揮作用：

·為團(tuán)隊(duì)建立一個(gè)網(wǎng)頁(yè)，讓團(tuán)隊(duì)成員可以在上面共享信息并逐步相互了解。

·為團(tuán)隊(duì)成員建立非正式互動(dòng)交流方式。使用網(wǎng)絡(luò)即時(shí)通訊服務(wù)等即時(shí)交流工具或“臉譜”和“推特”等社交網(wǎng)站來(lái)建立一個(gè)“辦公室閑聊區(qū)”，以便虛擬團(tuán)隊(duì)中的成員更加自發(fā)地舉行交流。

·建立在線集體“資源庫(kù)”以共享信息及閱歷。

·找到“聚集”團(tuán)隊(duì)成員的方式。

·向整個(gè)團(tuán)隊(duì)發(fā)送電子簡(jiǎn)報(bào)或最新消息。

·設(shè)計(jì)一些團(tuán)隊(duì)共同慶祝告成的虛擬方式。

·把工程中身在不同地理位置的團(tuán)隊(duì)成員結(jié)成同伴并定期舉行輪換。

閱歷2：無(wú)信任，不成隊(duì)

在任務(wù)根基上的信任是業(yè)績(jī)最正確團(tuán)隊(duì)脫穎而出的法寶之一。在虛擬團(tuán)隊(duì)中，信任貌似更輕易在任務(wù)層面，而不是人際層面得到進(jìn)展。虛擬團(tuán)隊(duì)中的信任缺乏有4個(gè)警告信號(hào)：

1團(tuán)隊(duì)成員不稱自己為“我們”；

2團(tuán)隊(duì)成員顯得相互不很了解；

3團(tuán)隊(duì)成員毫不隱瞞其消極態(tài)度；

4團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)為其他成員是不成靠的。

所以，假設(shè)你想在團(tuán)隊(duì)成員中進(jìn)展信任，就務(wù)必打好根基。這種信任并不會(huì)簡(jiǎn)樸地由于大家共同工作了一段時(shí)間就有所進(jìn)展。

如何使閱歷2發(fā)揮作用：

·保證在團(tuán)隊(duì)建立之初至少開(kāi)一次面對(duì)面的會(huì)議。把這次會(huì)議的片面時(shí)間特意用于關(guān)注建立人際關(guān)系和了解團(tuán)隊(duì)成員的才能。

·確保團(tuán)隊(duì)成員感到自己得到了做決策和執(zhí)行決策的授權(quán)。由于虛擬領(lǐng)導(dǎo)者不會(huì)有時(shí)間和團(tuán)隊(duì)成員面談并記錄，領(lǐng)導(dǎo)者們更可能無(wú)意問(wèn)對(duì)團(tuán)隊(duì)成員舉行細(xì)節(jié)管理。

·扶助大家操縱沖突，而非逃避它們。在虛擬背景下，沖突可能會(huì)被疏忽或者很快升級(jí)。因此，高級(jí)管理層需要舉行前瞻性的沖突操縱。

·團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)做出模范并支持高級(jí)管理層的這些積極行為。

閱歷3：“溫柔”技巧很重要

使用“溫柔”技巧使得虛擬團(tuán)隊(duì)的表現(xiàn)很不同。舉行過(guò)團(tuán)隊(duì)創(chuàng)辦和人際關(guān)系技能進(jìn)展活動(dòng)的虛擬團(tuán)隊(duì)比那些沒(méi)有做過(guò)這些的團(tuán)隊(duì)業(yè)績(jī)要好。

盡管培訓(xùn)和虛擬團(tuán)隊(duì)的業(yè)績(jī)之間有著很緊密的聯(lián)系，但好多公司并沒(méi)有舉行此項(xiàng)投入。他們往往采用另一個(gè)實(shí)在太普遍的慣例——單獨(dú)根據(jù)專業(yè)技能選擇團(tuán)隊(duì)成員，而不去考慮他們的人際交往才能等重要品質(zhì)。對(duì)這個(gè)問(wèn)題，顯而易見(jiàn)的解決手段是：在用人標(biāo)準(zhǔn)中參與有效溝通和協(xié)作等性格特點(diǎn)。

如何使閱歷3發(fā)揮作用：

·在選擇虛擬團(tuán)隊(duì)成員時(shí)，使用確定的標(biāo)準(zhǔn)或評(píng)估手段。

·運(yùn)用團(tuán)隊(duì)創(chuàng)辦課程——夢(mèng)想的處境是在最初或后續(xù)的面對(duì)面團(tuán)隊(duì)會(huì)議上實(shí)施這一策略——以扶助團(tuán)隊(duì)成員加強(qiáng)工作關(guān)系并營(yíng)造能夠提高效率的團(tuán)隊(duì)動(dòng)力。

·為團(tuán)隊(duì)成員和團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者評(píng)估進(jìn)展需求，并對(duì)集中在這些領(lǐng)域的技能創(chuàng)辦舉行引導(dǎo)。

·隨時(shí)間的推移重新評(píng)估人員需求。

閱歷4：機(jī)警業(yè)績(jī)最高值

盡管比起共同工作時(shí)間較短的團(tuán)隊(duì)，一起工作了3年以上的虛擬團(tuán)隊(duì)往往更為告成，但大量虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)在一年左右的時(shí)間點(diǎn)上面臨一個(gè)業(yè)績(jī)峰值的到來(lái)。在這之后，這些團(tuán)隊(duì)的業(yè)績(jī)往往穩(wěn)定不動(dòng)甚至還會(huì)下降。

表現(xiàn)好的虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)通過(guò)使用一

些策略避開(kāi)這個(gè)問(wèn)題，抑制這個(gè)峰值。當(dāng)業(yè)績(jī)停滯的警告信號(hào)展現(xiàn)時(shí)——例如，團(tuán)隊(duì)成員相處融洽但卻沒(méi)有產(chǎn)出，或者明顯缺乏方向，或者團(tuán)隊(duì)成員沒(méi)有把足夠的時(shí)間花在團(tuán)隊(duì)中時(shí)——那么，采取行動(dòng)的時(shí)候到了。

如何使閱歷4發(fā)揮作用：

·明確闡述團(tuán)隊(duì)職責(zé)和義務(wù)，把那些能夠摧毀斗志并且變更生產(chǎn)效率的消沉和曲解減到最少。

·定期審核并完善團(tuán)隊(duì)流程。

·定期檢查團(tuán)隊(duì)業(yè)績(jī)水平，從不同的利益相關(guān)者中收集反應(yīng)以評(píng)估團(tuán)隊(duì)業(yè)績(jī)。

·根據(jù)產(chǎn)出分辯高業(yè)績(jī)的障礙，并找出要抑制這些障礙需要采取的措施。

閱歷5：營(yíng)造一個(gè)“高觸感”的環(huán)境

電子技術(shù)已經(jīng)使得虛擬組隊(duì)成為可能，但就人員互動(dòng)而言，這并非同地協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)的完備代用品。最正確業(yè)績(jī)的障礙之一就是對(duì)于在虛擬背景下復(fù)制一個(gè)高觸感環(huán)境的無(wú)能為力。這也是為什么除了想手段使虛擬互動(dòng)更加“人性化”之外，企業(yè)每年至少安置一次虛擬團(tuán)隊(duì)成員當(dāng)面的接觸是至關(guān)重要了。

是的，這種面對(duì)面的接觸需要時(shí)間并且花費(fèi)不菲，但每年舉行一到二次這種會(huì)議的虛擬團(tuán)隊(duì)，總體上比那些不這樣做的團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)得要好。假設(shè)團(tuán)隊(duì)成員在虛擬會(huì)議中交流不多、不充分投入、也不潛心，你就會(huì)知道，你還沒(méi)有在自己的虛擬團(tuán)隊(duì)中建立一個(gè)高觸感環(huán)境。

如何使閱歷5發(fā)揮作用：

·促進(jìn)使用即時(shí)通訊工具(如即時(shí)通訊服務(wù))以增加自發(fā)的交流。

·使用電子論壇等工具建立一個(gè)共享空間。

·專心選用對(duì)特定任務(wù)最適合的通訊技術(shù)，例如，電子郵件適用于簡(jiǎn)樸的信息通知，而電話會(huì)議更適合想法或籌劃的互動(dòng)式共享。

·更多地使用視頻會(huì)議。我們的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示：使用視頻技術(shù)的團(tuán)隊(duì)，總的來(lái)說(shuō)比那些不使用視頻技術(shù)的團(tuán)隊(duì)業(yè)績(jī)要好。

閱歷6：虛擬團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)題

領(lǐng)導(dǎo)是虛擬團(tuán)隊(duì)取得告成的最關(guān)鍵因素。OnPoint的調(diào)查及其他研究都顯示，實(shí)際上，領(lǐng)導(dǎo)和虛擬團(tuán)隊(duì)的較高業(yè)績(jī)確實(shí)有很重要的關(guān)系。為抑制距離的局限以達(dá)成全效生產(chǎn)，虛擬環(huán)境下的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者務(wù)必更加留神人際交流和文化因素。

團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者不能勝任以至于失敗的4個(gè)重要警告信號(hào)：

1虛擬團(tuán)隊(duì)不能達(dá)成它的績(jī)效目標(biāo)，交工延遲或質(zhì)量不高；

2團(tuán)隊(duì)成員和領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系不夠穩(wěn)固；

3領(lǐng)導(dǎo)者看不清團(tuán)隊(duì)的方向或目的；

4領(lǐng)導(dǎo)者把更多的留神力放在本地員工或與他關(guān)系較好的員工身上。

企業(yè)可以通過(guò)選擇那些不僅擁有必要的專業(yè)技能、還擁有在虛擬環(huán)境下舉行有效領(lǐng)導(dǎo)所需的軟技能的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)制止這個(gè)業(yè)績(jī)障礙。假設(shè)你是一位團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者，要了解到自己可能是團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)不好的根源確實(shí)并不輕易。但無(wú)論你了解與否，都有好多方式可以提升你的表現(xiàn)并把你的團(tuán)隊(duì)拉回正軌。

如何使閱歷6發(fā)揮作用：

·設(shè)定明確的目標(biāo)和方向，并隨著業(yè)務(wù)重點(diǎn)的變化對(duì)其舉行修訂。

·調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員積極性參與開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)略。

·通過(guò)定期面對(duì)面會(huì)議為團(tuán)隊(duì)創(chuàng)辦供給時(shí)間。

·向團(tuán)隊(duì)成員舉行實(shí)時(shí)反應(yīng)，積極響應(yīng)他們且易于接觸。

·強(qiáng)調(diào)共同利益和價(jià)值，加強(qiáng)合作與信任。

·建立一個(gè)能夠很輕易融入新的團(tuán)隊(duì)成員的體系。

·講授沖突解決的重要性。

·對(duì)團(tuán)隊(duì)的勞績(jī)和告成舉行慶祝。

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