公司合同檔案管理制度

公司合同檔案管理制度公司合同檔案治理制度

為進一步加強合同文檔治理工作，提高合同治理水平，逐步實現(xiàn)公司合同治理工作的標準化、制度化、科學化，特制定合同檔案治理制度。

合同簽訂原則:

一、公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。

二、合同治理是企業(yè)治理的一項重要內(nèi)容，搞好合同治理，對于公司經(jīng)濟活動的開展和經(jīng)濟利益的取得，都有積極的意義。各級領(lǐng)導干部、法人托付人以及其他有關(guān)人員，都必需嚴格遵守、切實執(zhí)行本制度。各有關(guān)部門必需相互協(xié)作，共同努力，搞好公司以“重合同、守信譽”為核心的合同治理工作。

三、合同談判須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理與相關(guān)部門負責人共同參與，不得一個人直接與對方談判合同。

四、簽訂合同必需遵守國家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。對外簽訂合同，除法定代表人外，必需是持有法人托付書的法人托付人，法人托付人必需對本企業(yè)負責。

五、簽約人在簽訂合同之前，必需仔細了解對方當事人的狀況。

六、簽訂合同必需貫徹“公平互利、協(xié)商全都、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。

七、合同除即時清結(jié)者外，一律采納書面格式，并必需采納統(tǒng)一合同文本。

八、合同對各方當事人權(quán)利、義務的規(guī)定必需明確、詳細，文字表達要清晰、精確。

其中合同內(nèi)容應留意的主要問題是：

1、部首局部，要留意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點;

2、正文局部：建立合同的內(nèi)容包括工程范圍、建立工期，中間交工工程的開工和竣工時間，工程質(zhì)量、工程造價、技術(shù)資料交付期間、材料和設(shè)備供給責任，撥款和結(jié)算、竣工驗收、質(zhì)量保修范圍和質(zhì)量保證期、雙方相互協(xié)作等條款;產(chǎn)品合同應注明產(chǎn)品名稱、技術(shù)標準和質(zhì)量、數(shù)量、包裝、運輸方式及運費負擔、交貨期限、地點及驗收方法、價格、違約責任等;租賃合同內(nèi)容包括租賃物位置、面積、功能及用途，租賃期限，免租期及租賃物的交付，廠房租賃費用(包括保證金、租金、物業(yè)治理費及供電增容費等)，租賃費用的支付、裝修條款，租賃物的轉(zhuǎn)租，免責條款等。

3、結(jié)尾局部：留意雙方都必需使用合同專用章，原則上不使用公章，嚴禁使用財務章或業(yè)務章，注明合同有效期限。

九、簽訂合同：除合同履行地在我方所在地外，簽約時應力爭協(xié)議合同由我方所在市人民法院管轄。

十、任何人對外簽訂合同，都必需以維護本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。

十一、合同在正式簽訂前，必需按規(guī)定上報領(lǐng)導審查批準后，方能正式簽訂。

十二、合同審批權(quán)限如下：

1、一般狀況下合同由董事長授權(quán)總經(jīng)理審批。

2、以下合同由董事長審批：

標的超過50萬元的;投資10萬元以上的聯(lián)營、合資、合作、涉外合同。

3、標的超過公司資產(chǎn)1/3以上的合同由董事會審批。

十三、合同原則上由部門負責人詳細經(jīng)辦，擬訂初稿后必需經(jīng)分管副總經(jīng)理批閱后按合同審批權(quán)限審批。重要合同必需經(jīng)法律參謀審查。合同審查的要點是：

1、合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利力量和行為力量;合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。

2、合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權(quán)利、義務是否詳細、明確;文字表述是否準確無誤。

3、合同的可行性。包括：當事人雙方特殊是對方是否具備履行合同的力量、條件;估計取得的經(jīng)濟效益和可能擔當?shù)娘L險;合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。

十四、依據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同還應當或可以呈報上級主管機關(guān)鑒證、批準，或報工商行政治理部門鑒證，或請公證處公證。

十五、合同依法成立，既具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必需本著“重合同、守信譽”的原則。嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務，確保合同的實際履行或全面履行。

十六、合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規(guī)定為準。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準。

十七、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務部及有關(guān)部門負責人應隨時了解、把握合同的履行狀況，發(fā)覺問題準時處理或匯報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責任。

十八、在合同履行過程中，遇到困難的，首先應盡一切努力克制困難，盡力保障合同的履行。照實際履行或適當履行確有人力不行克制的困難而需變更，解除合同時，應在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當事人進展協(xié)商。

十九、對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權(quán)益動身，從嚴掌握。

二十、變更、解除合同，必需符合《合同法》的規(guī)定，并應在公司內(nèi)辦理有關(guān)的手續(xù)。

二十一、變更、解除合同的手續(xù)，應按本制度規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。

二十二、變更、解除合同，一律必需采納書面形式(包括當事人雙方的信件、函電、電傳等)，口頭形式一律無效。

二十三、變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，仍應履行。但特別狀況經(jīng)雙方全都同意的例外。

二十四、因變更、解除合同而使當事人的利益患病損失的，除法律允許免責任的以外，均應擔當相應的責任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。

二十五、以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟私之實，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)覺，從嚴懲辦。

二十六、合同在履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的，應按《合同法》等有關(guān)法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥當處理。

二十七、合同糾紛由有關(guān)業(yè)務部門與法律參謀負責處理，經(jīng)辦人對糾紛的處理必需詳細負責究竟。

二十八、處理合同糾紛的原則是：

1、堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準。

2、以雙方協(xié)商解決為根本方法。糾紛發(fā)生后，應準時與對方當事人友好協(xié)商，在既維護本公司合法權(quán)益，又不侵害對方合法權(quán)益的根底上，互諒互讓，達成協(xié)議，解決糾紛。

3、因?qū)Ψ截熑我鸬募m紛，應堅持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵害;因我方責任引起的糾紛，應敬重對方的合法權(quán)益，主動擔當責任，并盡量實行補救措施，削減我方損失;因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。

二十九、在處理糾紛時，應加強聯(lián)系，準時通氣，積極主動地做好應做的工作，不相互推諉、指責、埋怨，統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動，全都對外。

三十、合同糾紛的提出，加上由我方與當事人協(xié)商處理糾紛的時間，應在法律規(guī)定的時效內(nèi)進展，并必需考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。

三十一、凡由法律參謀處理的合同糾紛，有關(guān)部門必需主動供應以下證據(jù)材料。

1、合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議)，以及與合同有關(guān)的附件、文書、傳真、圖表等;

2、送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證;

3、貨款的承付、托收憑證，有關(guān)財務帳目;

4、產(chǎn)品的質(zhì)量標準、封樣、樣品或鑒定報告;

5、有關(guān)方違約的證據(jù)材料;

6、其他與處理糾紛有關(guān)的材料。

三十二、對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成全都意見的，應簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章。

三十三、對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書，上級主管機關(guān)或仲裁機關(guān)的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，應復印若干份，分別送與對該糾紛處理及履行有關(guān)的部門收執(zhí)，各部門應由專人負責該文書執(zhí)行的了解或履行。

三十四、對于當事人在規(guī)定的期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī)定的，承辦人應準時向主管領(lǐng)導匯報。

三十五、對方當事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁打算書或判決書的，可向人民法院申請執(zhí)行。

三十六、在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前，有關(guān)部門應仔細檢查對方的執(zhí)行狀況，防止過失。執(zhí)行中若達成和解協(xié)議的，應制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。

三十七、合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應準時通知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備考。

合同的治理

三十八、本公司對合同實行二級治理、專業(yè)歸口制度，法人托付書制度，根底治理制度。

三十九、本公司合同治理詳細是：

公司由董事長授權(quán)總經(jīng)理總負責，歸口治理部門為財務部、辦公室;副總經(jīng)理歸口治理租賃、建立合同;各部門詳細負責各自授權(quán)范圍內(nèi)的合同談判、擬稿及履行工作。

四十、公司全部合同均由辦公室統(tǒng)一登記編號、經(jīng)辦人簽名后，按審批權(quán)限分別由董事長、總經(jīng)理或其他書面授權(quán)人簽署。

合同檔案治理原則

1、合同檔案治理實行網(wǎng)絡(luò)治理體系，由公司合同治理組集中統(tǒng)一治理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、合同治理組負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司全部合同文檔，并負責監(jiān)視指導各業(yè)務分公司、各部門的合同治理工作。

3、部門應分別建立建全合同文檔的形成、積存、整理、歸檔工作體系，