商務(wù)秘書實(shí)務(wù)ch課件

*1商務(wù)秘書實(shí)務(wù)

*2第一章商務(wù)秘書概述*3第一章商務(wù)秘書概述第一節(jié)商務(wù)秘書與商務(wù)秘書工作第二節(jié) 商務(wù)秘書的素質(zhì)要求與行為規(guī)范

第三節(jié)商務(wù)秘書工作入門*5秘書是上司的近身參謀和助手是主要從事文牘性、信息性、協(xié)調(diào)性和事務(wù)工作的人員是一種廣泛的社會職業(yè)是辦文、辦會和辦事的人員1、商務(wù)秘書的定義*6從組織的性質(zhì)分類政務(wù)秘書商務(wù)秘書司法秘書外事秘書教育秘書從能力特長分類參謀型秀才型辦事型公關(guān)型操作型翻譯型2、秘書的類型*7按其責(zé)任的大小和能力素質(zhì)的高低劃分首先是助理文書級也常被稱為“見習(xí)秘書”（reception）其主要工作內(nèi)容是負(fù)責(zé)打字、接待、電傳、管理辦公用品、處理電話、分送信函、預(yù)定約會等。其次應(yīng)是文書級。也常被稱為“正式秘書”（secretary）其主要工作內(nèi)容是負(fù)責(zé)起草打印文件，收發(fā)處理文書，完成上司臨時交辦的事項(xiàng)，筆錄口授文件，負(fù)責(zé)會議的記錄，為上司的報告文件收集組織材料，制定旅行計(jì)劃，管理檔案資料，輔助經(jīng)理處理小額現(xiàn)金，兼做一些會計(jì)出納計(jì)賬的工作，保管保密文件等。正式秘書無論是職位的性質(zhì)，技術(shù)的要求，涉及的方面，還是工作的責(zé)任都要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于見習(xí)秘書。*9二、商務(wù)秘書工作1、商務(wù)活動的特點(diǎn)交易性利益性競爭性*102、商務(wù)秘書工作的主要內(nèi)容

（1）日常事務(wù)性工作

（3）主動創(chuàng)造性工作輔助決策工作、協(xié)調(diào)溝通工作、督促檢查工作、會議工作、差旅準(zhǔn)備工作、操辦事務(wù)、應(yīng)對突發(fā)事件等。信息的開發(fā)與利用、有效溝通、公關(guān)工作、輔助決策的調(diào)查研究工作等。環(huán)境管理、辦公用品管理、時間管理、流程管理、電話工作、接待工作、文書信函工作、信息工作、保密工作、檔案工作、信訪工作等。

（2）上司指派性工作

*11輔助性綜合性中介性機(jī)要性潛隱性三、秘書工作的特點(diǎn)*13智能化：專業(yè)技能、人際關(guān)系技能、理念分析技能專業(yè)化：術(shù)業(yè)有專攻、行業(yè)細(xì)分復(fù)合化：多種知識和技能的組合社會化：國際化、統(tǒng)一化女性化：女性在管理中整體地位的提升未來秘書的發(fā)展趨勢*14

商務(wù)秘書的職業(yè)道德商務(wù)秘書的知識結(jié)構(gòu)商務(wù)秘書的能力素質(zhì)第二節(jié)商務(wù)秘書的素質(zhì)要求與行為規(guī)范*15愛崗敬業(yè)，忠于職守，自覺履行自己的職責(zé)。誠實(shí)守信，恪盡職守，把握分寸。積極主動，當(dāng)好參謀。遵守紀(jì)律，嚴(yán)守機(jī)密，守時守信，言必行，行必果。謙虛謹(jǐn)慎，踏實(shí)細(xì)致。團(tuán)結(jié)協(xié)作，寬容大度。實(shí)事求是，客觀準(zhǔn)確。勤奮好學(xué)，開拓創(chuàng)新。一、商務(wù)秘書的職業(yè)道德*17三、商務(wù)秘書的能力素質(zhì)

1、溝通表達(dá)能力

口頭表達(dá)、書面表達(dá)

2、辦事能力清楚授權(quán)范圍、知曉辦事渠道、了解辦事程序、熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)、掌握相應(yīng)人際網(wǎng)絡(luò)、知道輕重緩急、懂得變通

3、協(xié)助管理能力調(diào)查研究、輔助決策督查落實(shí)

4、交際公關(guān)能力運(yùn)用公關(guān)技巧、懂得禮儀常識、善于處理沖突、自我監(jiān)控力強(qiáng)

5、操作能力各種辦公設(shè)備

6、應(yīng)變能力適應(yīng)不同組織、文化和社會環(huán)境、應(yīng)變突發(fā)事件*18四、健康方面

1、身體健康

2、心理健康

3、交往健康

體力、精力、腦力

樂觀、開朗、穩(wěn)健、堅(jiān)毅、執(zhí)著、自制、幽默

正常的心態(tài)和行為能力*19秘書的面試技巧（1）第一，要爭取通過面試這一關(guān)。面度之前要仔細(xì)了解該公司或企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模、經(jīng)營的范圍、特色等第二，要事先整理自己的思路，確定如何表達(dá)自己的學(xué)歷、資格、能力、特點(diǎn)和愛好，所陳述的內(nèi)容應(yīng)和簡歷上的完全一致第三節(jié)商務(wù)秘書工作入門*21秘書的面試技巧（3）第五，準(zhǔn)備好自己的學(xué)歷、工作經(jīng)歷等材料，尤其是申請的職位相關(guān)的材料事先要準(zhǔn)備好。第六，準(zhǔn)備好適宜的面試服裝，面試前，花一些時間和精力進(jìn)行一下自我修飾，整理好儀表和服飾，女秘書一般一定要穿深灰淺棕系列的職業(yè)套裝，衣服款式要力求端莊大方，盡量去掉裝飾物，面部、頸部、手部都要注意衛(wèi)生，要化些淡妝，配飾如頸鏈、戒指、耳釘、耳環(huán)等要盡量少帶，鞋子的樣子要精致大方，以中跟為好，使人看上去得體、大方、莊重、沉穩(wěn)。*22秘書的見習(xí)與入門

新上任的秘書要做好以下準(zhǔn)備（1）第一，全面了解企業(yè)的性質(zhì)和歷史，了解公司的結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、目標(biāo)、成果、市場戰(zhàn)略、廣告戰(zhàn)略以及各種基本的經(jīng)濟(jì)數(shù)字。第二，多方了解未來上司的情況，可以向前任秘書和其他同事了解請教，以實(shí)現(xiàn)知已知彼，盡快地和上司達(dá)成工作上的默契。

*23新上任的秘書要做好以下準(zhǔn)備（2）

第三，了解自己所擔(dān)任工作的范圍、性質(zhì)、特點(diǎn)、職素和技能，通過向同行同事請教，總結(jié)自己以往工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，做到心中有數(shù)，逐步地跟上整個企業(yè)的工作節(jié)奏和規(guī)律，使各項(xiàng)工作規(guī)范化、制度化、程序化，最終達(dá)到科學(xué)化。第四