淺談合同管理的重要性和方法

正視自己的一半財(cái)富——淺談合同管理企業(yè)在對外開展各類業(yè)務(wù)活動的基本載體就是合同，有位法學(xué)家曾經(jīng)說過："財(cái)富的一半是合同"，這形象地說明了合同在一個企業(yè)中的重要性。合同管理的重要性建設(shè)工程合同作為一種典型合同，具有它自身的特殊性和復(fù)雜性。建筑工程合同是發(fā)包單位和承包單位為了完成其所商定的工程建設(shè)目標(biāo)以及與工程建設(shè)目標(biāo)相關(guān)的具體內(nèi)容，明確雙方相互權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。它是訂立合同的當(dāng)事人在建筑工程項(xiàng)目實(shí)施建設(shè)過程當(dāng)中的最高行為準(zhǔn)則，是規(guī)范雙方的經(jīng)濟(jì)活動、協(xié)調(diào)雙方工作關(guān)系、解決合同糾紛的法律依據(jù)。合同確定工程項(xiàng)目的價格(成本)、工期和質(zhì)量(功能)等目標(biāo)，規(guī)定著合同雙方責(zé)權(quán)利關(guān)系。合同管理必然是工程項(xiàng)目管理的核心。廣義地說，建筑工程項(xiàng)目的實(shí)施和管理全部工作都可以納入合同管理的范圍。合同管理貫穿于工程實(shí)施的全過程和工程實(shí)施的各個方面。它作為其它工作的指南，對整個項(xiàng)目的實(shí)施起總控制和總保證作用。在現(xiàn)代工程中，沒有合同意識則項(xiàng)目整體目標(biāo)不明；沒有合同管理，則項(xiàng)目管理難以形成系統(tǒng)，難以有高效率，不可能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。

在項(xiàng)目管理中，合同管理是一個較新的管理職能。在國外，從二十世紀(jì)七十年代初開始，隨著工程項(xiàng)目管理理論研究和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的積累，人們越來越重視對合同管理的研究。在發(fā)達(dá)國家，八十年代前人們較多地從法律方面研究合同；在八十年代，人們較多地研究合同事務(wù)管理（Contract

Administration）；從八十年代中期以后，人們開始更多地從項(xiàng)目管理的角度研究合同管理問題。近十幾年來，合同管理已成為工程項(xiàng)目管理的一個重要的分支領(lǐng)域和研究的熱點(diǎn)。它將項(xiàng)目管理的理論研究和實(shí)際應(yīng)用推向新階段。在現(xiàn)代建筑工程中不僅需要專職的合同管理人員和部門，而且要求參與建筑工程項(xiàng)目管理的其它各種人員（或部門）都必須精通合同，熟悉合同管理和索賠工作。所以合同管理在土木工程、工程管理以及相關(guān)專業(yè)的教學(xué)中具有十分重要的地位。為了分析土木工程類專業(yè)畢業(yè)生進(jìn)入建筑施工企業(yè)后，需要哪些方面的管理知識，美國曾于1978年、1982年、1984年三次對400家大型建筑企業(yè)的中上層管理人員進(jìn)行大規(guī)模調(diào)查。調(diào)查表列出當(dāng)時建筑管理方向的28門課程(包括專題)，由實(shí)際工作者按課程的重要性排序。

從上面的調(diào)查結(jié)果可見，合同管理居于最重要的地位。

現(xiàn)在人們越來越清楚地認(rèn)識到,合同管理在建筑工程項(xiàng)目管理中有著特殊的地位和作用。國外許多工程項(xiàng)目管理公司(咨詢公司)和大的工程承包企業(yè)都十分重視合同管理工作，將它作為工程項(xiàng)目管理中與成本(投資)、工期、組織等管理并列的一大管理職能。合同管理作為工程項(xiàng)目管理的一個重要的組成部分，它必須融合于整個工程項(xiàng)目管理中。要實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的目標(biāo)，必須對全部項(xiàng)目、項(xiàng)目實(shí)施的全過程和各個環(huán)節(jié)、項(xiàng)目的所有工程活動實(shí)施有效的合同管理。合同管理與其它管理職能密切結(jié)合，共同構(gòu)成工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)。二、建筑企業(yè)在合同管理中存在的主要問題建筑企業(yè)合同管理中存在的主要問題包括以下幾個方面：

1、有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對合同管理的重要性認(rèn)識不夠，沒有建立完善的合同管理機(jī)構(gòu)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對合同風(fēng)險缺乏防范意識，沒有認(rèn)識到合同管理是企業(yè)管理不可或缺的重要組成部分。因此在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備和經(jīng)費(fèi)等方面支持不夠。

2、合同管理制度不健全，權(quán)責(zé)不分明。大多數(shù)企業(yè)沒有規(guī)定嚴(yán)謹(jǐn)統(tǒng)一的合同管理制度。由于缺乏統(tǒng)一的依據(jù)，各部門權(quán)責(zé)不分明，意見很難統(tǒng)一，造成權(quán)力大家爭、責(zé)任大家推的局面。這是企業(yè)管理之大忌，最終將給企業(yè)帶來重大的隱患。

3、合同管理人員素質(zhì)不高。許多企業(yè)合同管理人員思想品德不過硬，文化水平不高，業(yè)務(wù)不精通，沒有受過正規(guī)的法律教育，缺乏系統(tǒng)的法律知識，無法對合同涉及的各項(xiàng)法律問題作出正確判斷，無法對合同進(jìn)行有效的管理。

4、合同管理與相關(guān)的管理銜接得不好。合同管理機(jī)構(gòu)與其它部門各自為政，缺乏溝通，不能夠博采眾家之長，合同管理與相關(guān)的管理相互脫節(jié)，造成“1+1＜2”的結(jié)果。

5、對合同相對方缺乏資質(zhì)審查或?qū)彶椴粐?yán)，對其資質(zhì)缺乏跟蹤調(diào)查。合同條款約定不明確、不規(guī)范，用詞不準(zhǔn)確，對合同執(zhí)行情況缺乏監(jiān)督。在對方違約后，維權(quán)意識不強(qiáng)。

6、有些企業(yè)合同審批程序復(fù)雜，辦事拖拉，造成合同在較長的一段時間內(nèi)無法簽訂。三、建筑施工企業(yè)合同管理中存在問題的主要原因1、歷史根源。當(dāng)今的建筑施工企業(yè)，特別是老的國有企業(yè)，大多數(shù)人是從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時期走過來的，不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的思想方法和管理方式以及管理制度都帶有計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的色彩。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代，建筑施工任務(wù)是上級下達(dá)的，是按地域分工承擔(dān)施工任務(wù)的。一切都在上級計(jì)劃控制之內(nèi)。建筑施工企業(yè)只管生產(chǎn)，無須講經(jīng)營，更不講什么效益。發(fā)包方給任務(wù)只需一紙“委托書”，雙方根本不講什么合同不合同，只要有“委托書”就行，甚至委托書也沒有。同樣總分包之間不講什么合同。因此，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代里，建筑施工企業(yè)基本上沒有合同這回事，因此也就不存在什么合同管理了。隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)逐步轉(zhuǎn)向市場經(jīng)濟(jì)，出現(xiàn)了市場競爭，施工任務(wù)的取得是通過招標(biāo)投標(biāo)，中標(biāo)的施工單位與發(fā)包單位簽訂施工合同。建筑業(yè)的廣大從業(yè)人員開始接觸合同，引入合同意識和合同管理，合同管理在當(dāng)初的起步階段是很不規(guī)范的，也沒有什么示范文本，合同的內(nèi)容過于簡單和粗糙，甚至有漏洞，并由此引出了不少教訓(xùn)，交了不少學(xué)費(fèi)。一項(xiàng)工程辛辛苦苦贏得的只是一點(diǎn)點(diǎn)利潤，到頭來由于合同的漏洞，一場官司就輸?shù)袅耍踔临r上了老本。目前，建筑施工企業(yè)的合同管理進(jìn)一步完善，可以說基本到位。但受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的殘余影響，至今在合同與合同管理上仍然存在諸多問題。2、認(rèn)識根源。主要是建筑業(yè)不少從業(yè)人員對市場與合同、合同與合同管理兩對關(guān)系缺乏認(rèn)識。合同的成立必須以市場為前提，沒有市場談不上什么合同。合同是市場的產(chǎn)物，是市場可持續(xù)發(fā)展的動力。有些業(yè)內(nèi)人士不了解市場與合同的必然聯(lián)系和相互依存的關(guān)系，只顧到市場承攬任務(wù)，卻不去簽訂合同或者草率簽訂，結(jié)果遇上糾紛就沒有協(xié)商與調(diào)解的依據(jù)，或者依據(jù)不足。其次，是對合同與合同管理的關(guān)系缺乏認(rèn)識。這也是一種相互依存的關(guān)系。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過程的管理。合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段，在這一階段往往受到高度重視。一旦合同簽訂了，施工任務(wù)到手了，合同就束之高閣了，甚至忘記了，忘記了合同履行過程是實(shí)現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過程，而僅僅把它看成是生產(chǎn)過程，因此，合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。但這并不是說前期階段就沒有問題，前期階段所出現(xiàn)的問題，多數(shù)是由于急于簽成合同而過于草率或者對發(fā)包人的遷就。3、法律根源。主要指的是合同的法律根源存在兩個滯后：合同法律滯后和我們的合同法律意識滯后。從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)到市場經(jīng)濟(jì)，我國的合同法律是滯后的。我們所處的合同法津環(huán)境是不完善的。由于合同法律滯后，再加上上述的歷史根源和認(rèn)識根源，我們建筑企業(yè)的從業(yè)人員的合同法律意識更為滯后，最明顯的表現(xiàn)是不認(rèn)識合同與合同法律的關(guān)系，訂立和履行合同往往離開合同法律，想怎么寫就怎么寫，想怎么簽就怎么簽，缺乏依法訂立和履行的意識，造成不少失誤和損失。4、制度根源。企業(yè)缺乏一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾碇贫?，對合同管理未能體現(xiàn)規(guī)范化、法制化和科學(xué)化的要求。企業(yè)合同管理制度滯后，跟不上合同管理的客觀要求。建筑業(yè)改革開放初期，企業(yè)只有合同而沒有合同管理。由于吃虧交了學(xué)費(fèi)，于是開始建立企業(yè)的合同管理制度，但很不完善。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各項(xiàng)法律法規(guī)的不斷完善，合同管理制度才不斷補(bǔ)充完善，由合同的洽談、簽訂、履行、變更到中止或終止、解除全過程的各個環(huán)節(jié)，用制度規(guī)定下來。到目前為止，企業(yè)的合同管理，可以說基本上有章可循，但由于諸多原因，加上舊的習(xí)慣勢力的影響，有章不循的現(xiàn)象還不時出現(xiàn)。在實(shí)際的合同管理工作中，制訂制度很重要，執(zhí)行制度更為重要。無章可循不行，有章不循也不行。而且，隨著市場的規(guī)范運(yùn)作和市場形勢的發(fā)展變化，合同管理上也會不斷產(chǎn)生新的問題，提出新的要求，這就需要我們不斷完善原有的合同管理制度。加強(qiáng)合同管理及風(fēng)險防范的措施我們?nèi)绾文軓母旧蟻砑訌?qiáng)建筑企業(yè)的合同管理呢？能使得自己的企業(yè)能立足市場，使得企業(yè)利潤最大化呢？1、重視建筑工程項(xiàng)目合同文本的擬定與分析具體在合同文本形式上，應(yīng)該盡量采用合同示范文本；對外簽訂建設(shè)工程施工合同，必須使用建設(shè)部示范文本，詳盡填寫。并根據(jù)相關(guān)法律取其精華，制定本公司示范文本的推薦填寫文本，也就是說，可根據(jù)工程需要選擇一種業(yè)主既易接受又能實(shí)現(xiàn)承包方目的的方法。在實(shí)際工作中，因?yàn)槭褂貌煌袷降暮贤a(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛的例子并不鮮見。因此，應(yīng)當(dāng)盡量使用各類公用建筑、民用住宅、工業(yè)廠房、交通設(shè)施及線路管理的施工、設(shè)備安裝的合同樣本——《建設(shè)工程施工合同（示范文本）》。此舉可以有效防止所擬定的合同出現(xiàn)缺項(xiàng)、漏項(xiàng)及不平等條款。同時也有利于行政管理機(jī)關(guān)對合同實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督，有助于仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院及時裁判糾紛，維護(hù)雙方的合法利益。

同時，在擬定合同文本的內(nèi)容時，合同管理人員必須對工程現(xiàn)狀進(jìn)行深入調(diào)研，使擬定合同具有預(yù)見性，且要對合同進(jìn)行細(xì)致分析，避免所擬定的條款出現(xiàn)歧義。擬定合同文本要把握以下要點(diǎn)：明確合同訂立時間及優(yōu)先順序；約定價款中核定工程量清單的時間期限；專用條款中明確組成合同的文件及解釋順序；重視索賠條款的擬定。應(yīng)該對所擬定的合同初稿進(jìn)行合法性分析及完備性分析：確認(rèn)發(fā)包單位和承包單位雙方是否具備相應(yīng)資格；工程項(xiàng)目是否具備簽訂與實(shí)施合同的條件；招標(biāo)投標(biāo)過程是否符合法定程序；合同是否符合現(xiàn)行法律法規(guī)的要求。同時要確保構(gòu)成合同的各種文件齊全、合同條款齊全、合同用詞準(zhǔn)確、對工程可能出現(xiàn)的不利情況有足夠預(yù)見性。

2．建立健全建筑工程合同管理制度并善加利用。合同管理環(huán)節(jié)繁多，包括合同的洽談、草擬、評審、簽訂、下達(dá)、交底、學(xué)習(xí)、責(zé)任分解、履行跟蹤、變更、中止、解除、終止等，建筑單位要規(guī)范本單位的合同管理，就應(yīng)該首先就合同管理全過程的每一個環(huán)節(jié)建立和健全一系列可操作的合同管理制度，使其合同管理有章可循。

合同交底制度、責(zé)任分解制度、每日工作報(bào)送制度及進(jìn)度款審查批準(zhǔn)制度是每一個建筑單位都應(yīng)該建立的合同管理制度。合同簽訂后，合同管理人員應(yīng)該對各級項(xiàng)目管理人員和各工作組負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底，對合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明，形成合同交底制度。責(zé)任分解制度則是指合同管理人員將各種合同時間的責(zé)任分解落實(shí)到各工作小組，明確其工作范圍和責(zé)任，通過合同任務(wù)的層層分解將任務(wù)落實(shí)到人，協(xié)調(diào)各方面積極配合共同實(shí)施合同。而每日工作報(bào)送制度要求各職能部門將本部門的工作情況及未來一周的工作計(jì)劃報(bào)送到合同管理處，能夠確保合同管理人員及時掌握工程信息，對各種問題做出正確決策。鑒于當(dāng)前成本核算人員因?qū)ΜF(xiàn)場合同情況不熟悉而不能將費(fèi)用索賠的項(xiàng)目及時納入當(dāng)月付款要求中的現(xiàn)狀，建立進(jìn)度款審查批準(zhǔn)制度有利于合同管理部門從合同角度對進(jìn)度款進(jìn)行審核。作為一名合同管理人員，應(yīng)該能夠熟練運(yùn)用建筑單位所設(shè)立的各項(xiàng)合同管理制度，將各項(xiàng)制度落到實(shí)處，將其作為實(shí)現(xiàn)合同管理工作的有力武器。

3．對建筑工程合同進(jìn)行動態(tài)管理。合同變更在建筑工程項(xiàng)目實(shí)踐中是比較頻繁的，而合同變更往往會導(dǎo)致索賠糾紛，因此在合同簽訂以后，合同管理人員還要對建設(shè)工程項(xiàng)目合同進(jìn)行動態(tài)管理，重點(diǎn)把握以下幾個方面：

（1）建立索賠制度。施工索賠是法律和合同賦予損失者的權(quán)利，對建筑企業(yè)來說是一種保護(hù)自己，維護(hù)自己正當(dāng)權(quán)益，避免損失，增加利潤的手段；施工索賠可以化解工程項(xiàng)目的各類風(fēng)險，是建筑企業(yè)生存和發(fā)展的必然選擇；施工索賠是建筑企業(yè)在對業(yè)主索賠的過程中，把協(xié)商、解決經(jīng)濟(jì)損失作為上策，避免合同糾紛的發(fā)生；施工索賠要以合同為基礎(chǔ)，要以事實(shí)證據(jù)說話，索賠的證據(jù)包括投標(biāo)文件、會議紀(jì)要、來往信函、通知、施工組織設(shè)計(jì)、施工記錄、工程照片、氣象資料、各種驗(yàn)收報(bào)告、有關(guān)原始憑證及國家發(fā)布的相關(guān)規(guī)定和有效信息等。

（2）重視現(xiàn)場簽證。在按照合同條款支付時應(yīng)該防止過早、過量簽證，特別是合同變更補(bǔ)充協(xié)議的簽訂須格外謹(jǐn)慎，簽證必須依據(jù)相關(guān)合同條款衡量，起到相互制約的作用。尤其要重視設(shè)計(jì)變更與施工圖錯誤，此類簽證只需簽變更或修正的項(xiàng)目，原圖紙不變的勿重復(fù)簽證，已經(jīng)下料和購料的，務(wù)必簽寫清楚材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、變更日期、運(yùn)輸情況、到場情況、成品情況、有無回收或代用等詳細(xì)情況。

（3）及時記錄、收集和整理工程所涉及的各種文件（如圖紙、計(jì)劃、技術(shù)說明、規(guī)范、變更指令等），對合同變更部分進(jìn)行審核與分析。在實(shí)際工作中，合同變更應(yīng)該與提出索賠同步進(jìn)行，須業(yè)主與承包商雙方達(dá)成一致后再進(jìn)行合同變更。

（4）及時處理停工損失（包括由非承包商責(zé)任造成的停工損失），雙方按合同約定的時間以書面形式，按合法程序簽認(rèn)停工的相關(guān)具體內(nèi)容。

（5）嚴(yán)格執(zhí)行工程量清單規(guī)范及定額規(guī)定，對于定額未規(guī)定的情況，應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際情況或者參考相同類定額及有關(guān)的規(guī)定做出補(bǔ)償。

4．認(rèn)真開展建筑工程合同履行情況評價工作。建筑工程合同內(nèi)容豐富，真實(shí)地反映了整個工程項(xiàng)目建設(shè)的全過程，認(rèn)真開展建筑工程合同履行情況評價工作并能夠總結(jié)和歸納在建設(shè)過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。在合同終止之后，合同管理人員應(yīng)該做好建筑工程項(xiàng)目合同資料的收集、保存、整理、分類、登記、編號、裝訂、歸檔備案工作，實(shí)現(xiàn)工程合同檔案管理程序化和規(guī)范化。同時，對建筑工程合同履行情況與具體的工程實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行分析比較，對合同履行情況做出客觀評價，從中找出差異和干擾因素并分析其原因。通過開展建筑工程項(xiàng)目合同履行情況評價