十講秘書辦會上課

第五章秘書“辦會”的工作

學習目標思考練習主要內容知識框架圖本章小結

通過講解秘書在會議、會談、會見以及公務聚、會中所從事的事務工作。掌握會議及會議要素，掌握工作例會中的主要程序和原則，能妥善組織小型工作例會；掌握會見、會談的事務工作以及公務儀典、宴請的籌劃和組織工作、聚會的設計組織和主持工作，能夠獨立籌劃小型會見會談事務，獨立設計組織聚會工作。第一節(jié)會議事務工作第三節(jié)公務儀典、宴請活動中的事務工作第二節(jié)會見會談中的事務工作第四節(jié)秘書“辦會”工作案例第一節(jié)會議事務工作

本節(jié)點睛一、會議及會議要素二、工作例會中的主要程序和原則三、大型會議中的會務工作四、會議改革的探討

秘書“辦會”的工作，指的就是秘書辦理會議事務的工作。所謂“會務”，它是“會議事務”的簡稱，包括會議的籌劃準備、組織服務和善后落實工作。

一、會議及會議要素

（一）會議會議就是把人們組織起來討論和研究問題的一種形式。

美國《韋氏新大學詞典》中認為，會議是“一種會晤的行為或過程”，指的也是把眾多的人員聚集起來討論問題的社會活動方式。

會議是人類社會歷史發(fā)展的產(chǎn)物，它經(jīng)歷了如下的演變過程（見圖5-1）。圖5-1會議的演變過程近代資本主義社會部落聯(lián)盟現(xiàn)代社會部落奴隸社會封建社會氏族社會發(fā)展成為管理國家和組織公務活動的一種主要形式氏族處理公共事務的氏族議事會（二）會議要素

我們不能簡單隨意地將任何一種聚合或會合都看做是真正意義上的會議。只有具備了構成會議的十大要素，集體的活動或聚會才能構成會議。只有明確了構成會議的基本要素，才便于從整體上把握整個會議的全面工作，以利于會議的順利進行。會議名稱如：XX公司全體職工大會；XX協(xié)會XX屆理事會。XX公司海外企業(yè)經(jīng)營管理會議；XX公司XXX慶功大會等。XX公司第X次海外企業(yè)經(jīng)營管理工作會議；XX協(xié)會第X屆理事會。如：XXX會、XXX大會、XXX座談會等。二、工作例會中的主要程序和原則

無論開展何種會議的會務工作，其總的要求是：充分準備、嚴密組織、服務周到、確保安全。秘書人員在工作例會中的主要會務工作具體而又瑣碎，就其完成和處理的時間順序來劃分，可以分為會前、會中、會后三個階段進行。會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程31.p制發(fā)會議通知.#確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場ppt#19

準備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預算方案制作會議證件ppt18會場檢查.問題：明確會議組織機構確定與會者名單13（一）秘書在會前要做充分的

籌劃準備工作

秘書在會前要做的充分的籌劃準備工作包括以下五個步驟（見圖5-4）。

圖5-4會前準備工作的步驟明確要點

準備議題安排會議議程通知開會會場準備

以上五項具體的內容如下所述。

明確要點秘書做常規(guī)會務，首先要明確領導開會的目的、任務、內容、中心議題，參加人員、會議地點、會期。作為例會，常常是在上一次會議結束時有所交代，秘書應當用心留意。

準備議題

圍繞了解到的議題，秘書要準備有關的上級文件、本機關文書材料，有關的制度規(guī)章，有關的數(shù)據(jù)圖表等。有的要先做會前調查，以掌握有關的統(tǒng)計數(shù)字、群眾反映和有關的能夠充分說明問題的資料。12

質量高的工作會議，應當不討論事先無準備的議題，這是秘書會務工作的第一條原則。秘書應該做好兩方面準備（見圖5-5）。

圖5-5秘書應做的準備準備參加會議討論的人，應當事先知道議題，并為自己在會上討論的發(fā)言做好充分準備秘書要為議題的最后議決準備好必要的材料，也就是秘書要為會上討論的問題準備好充分的材料

要求秘書在可能的情況下，例會前將有關材料發(fā)到與會人員手中

安排會議議程因為會上要討論的問題不只一個，所以，秘書要根據(jù)事務的輕重緩急，安排好議程。科學地統(tǒng)籌安排會議議程是秘書會務工作的第二個原則（見圖5-6）。

圖5-6如何安排會議議程3事關重大的，需要大家開動腦筋進行討論的內容放在會前放在后面放在會期兩頭一些例會上宣布周知的內容有的議題部分人可以不參加，就可以遲到或早退，以避免不必要的“聽會”

在不考慮其他因素時，一般應當先進行部分人員的議題，再進行全體人員的議題。這樣小范圍的會場容易集中、會場好掌握，會議進程也容易緊湊地控制。秘書也要科學安排工作會議的時間（見圖5-7）。圖5-7科學安排工作會議的時間工作會議的時間上班開始半小時后，工作會議時間一般不超過100分鐘，中間安排一次短暫休息會議日程、議程、程序的安排和擬寫會議日程：指在一段時間內會議進程的具體安排，使與會者了解會議期間每天的活動安排情況。有表格式和條列式兩種。格式一日期星期上午（9：00~12：00）下午（15：00~18：00）晚上*月*日一開幕式：XX同志致辭；XX同志做工作報告分組討論XX同志的工作報告看文件

*月*日二分組討論XX同志的工作報告大會發(fā)言

自由活動*月*日三分組醞釀人事安排選舉文娛晚會*月*日四閉幕式：XX同志作總結講話領導接見、全體代表合影留念（2）會議議程：一個會議常有多個議題，秘書根據(jù)議題的內在聯(lián)系，主次、先后排列次序，便稱為議程。議程需呈送領導審定，在會前發(fā)給與會者。格式：XX公司職工代表大會議程表（安排）一、審議2001年工作總結；二、討論2002年工作計劃；三、審議并通過2001年財政預算及2002年財政預算；四、增選職工代表（3）會議程序：除了議題外，會議還有一些禮節(jié)性、結構性的內容、項目，把每一次會議的這些項目有序排列，便成為會議程序表，格式如中國共產(chǎn)黨第X次

全國代表大會第一次會議全體會議程序

19XX年X月X日

一、中國共產(chǎn)黨第X次全國代表大會現(xiàn)在開幕二、全體起立三、奏《國際歌》

四、為毛澤東、周恩來等已經(jīng)逝世的老一輩無產(chǎn)階級革命家和革命烈士默哀五、默哀畢，請坐下六、中國共產(chǎn)黨第X次全國代表大會應到正式代表X人，候補代表X人，因病因事請假正式代表X人，候補代表X人，今天實到代表X人，候補代表X人七、請XX同志致開幕詞八、請XX同志代表XX屆中央委員會作報告九、休會會議程序，供主持人主持會議，掌握會議進程之用，主持人一般只按先后順序依次宣讀即可。會議通知方式

通知開會會議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話通知和書面通知（見圖5-8）。

圖5-8會議通知的三種方式4口頭通知電話通知書面通知適用于小型例會，三五個人的碰頭會一般是與會者比較分散，尤其是不同單位部門的不定期會，常是以電話通知的形式通告

便條式或卡片式的會議通知卡張貼式即黑板啟事欄的會議通知

秘書在通知開會時是口頭和書面并用。即使采用口頭通知，秘書也必須一一面告，不宜請人轉捎口信。這是秘書會務工作的第三個原則

請柬式邀請信：適用于邀請性會議，格式為：尊敬的XX會員：茲定于X年X月X日上午9時于我公司一層105招待事舉行會員聯(lián)誼活動，以感謝您對我公司的支持和厚愛。屆時請攜帶會員卡和本請柬前來參加。敬請光臨。

XX公司X年X月X日謹定于X年X月X日（星期X）上午9時在XXX舉行酒會。

敬請

光臨

XX公司請回復電話：XXXX

一般通知標題可以省略為“通知”。下面是三個例子：例文1

通知五月三十日（周二）下午兩點半在三樓小會議室由趙總經(jīng)理主持召開各部門經(jīng)理會，討論本公司上半年銷售計劃落實問題。請各部門經(jīng)理準時參加。

總經(jīng)理辦公室

×月×日

例文2

教學觀摩會通知時間：一九九四年五月三十日（周二）下午兩點半地址：三樓階梯教室主講：音樂系趙鳴教授內容：嚴肅音樂的增長和發(fā)展參加者：各系負責教學的主任、助理。

校教科研所

×月×日

例文3

各部門科長會議通知

×年×月×日事由：為討論本季度生產(chǎn)計劃完成情況及主要問題，特召開會議，請準時出席。受文者：各部門各科長時間：五月三十日（星期二）下午1：30－3：30。地點：第一會議室

總經(jīng)理辦公室主任××

上面三個例子，第一個是最常見的文字敘述式會議通知；第二個和第三個比起文字敘述式來更為直接、簡潔。特別是第三個，在一些公司、企業(yè)，通知單是事先印制好的卡片，只要秘書按與會者名單事先填好發(fā)放即可。

會場準備會場是在發(fā)會議通知之前就定下的。小型會議只需確認場所不變，備好桌椅、水具、必要的會議設備，檢查電源，做好清潔工作，然后準備好記錄用紙即可。5會場準備有以下要求（見圖5-9）。

圖5-9會場準備的要求要求

秘書會務工作的第四個原則就是會場寧略小而勿失于大會場座位的不同排列是根據(jù)會議需要來設計的會場布置要與會議主題、性質一致事先制作一塊掛在會議室外的牌子，寫清正在開會，在什么時間結束，請勿打擾在會議召開前檢查會場的桌椅、話筒、錄音等設備，還要留意消防、安全因素會場的類型及布局（p219）

①小型會議室：

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長方形。33共青團上海政法學院第一屆委員會第一次全體會議

34共青團上海政法學院第一屆委員會第一次全體會議

35②中型會議室。

“而”字型、半圓型(弦月式)、教室型(課堂型)36教室型37教室型38③大型會議室。禮堂型(劇院式

)、眾星拱月型。39禮堂型40禮堂型41會場內外的布置：會標、會徽、臺幕、標語、、桌簽、坐簽、色調、燈光、氣味、旗幟、花卉。

42

會標會徽4331（會前）4、會場座次安排（1）身份排座法——主席臺座位安排A、左右排座法：按公布名單，以會場或主席臺的中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列。依中國傳統(tǒng)，一般由中間按左尊右卑的規(guī)則，向兩邊排開：第二領導坐在最高左側，第三領導坐在最高領導的右側。B、主席臺的講臺，應設于主席臺前排左側的臺口。主席臺座次安排（2）順序排座法——主席臺下座位安排A、橫排法：按公布的名單或姓氏筆畫為序，從左向右依次排座；先排正式代表，后排列席代表。B、豎排法：按名單或姓氏筆畫，沿一條直線從前至后排序。（3）其他排座法：A、策略排座法：是以與會者受鄰座影響為前提，策略安排座位。B、自由擇座法：小型內部會議，與會者自由擇座中央政治局常委與江澤民集體照主席臺坐次6、會場裝飾

（1）會標制作：會標顯示會議名稱，位于與主席臺處于同一方位的適當?shù)奈恢?。常用的制作方法：選用色彩適當?shù)牟桓赡z紙，按設計書寫好的字體剪出會議名稱，粘貼在橫幅上。注意每個字的規(guī)格——根據(jù)主席臺臺口寬度和會議名稱的字數(shù)確定，計算方法是：會議的每個字規(guī)格（寬度）=（臺口寬度—間隔）/（字數(shù)+2）例：主席臺的臺口寬度為11M，會議名稱10字，計劃每個字的間隔0.1M，計算出每個字的寬度為：（11—1）/（10+2）≈0.83M（2）標簽的制作：有兩種形式：A、桌簽，是在會議活動中表明桌號和就坐人身份的標簽，如“記者席”、“演員席”，多用于茶話會、宴會等會議活動。組織者在發(fā)出會議請柬時一般在請柬上表明桌號。B、座簽，在會議席位上標明就坐人姓名的標簽，在引導與會者就坐時使用，有兩種形式：+三棱形，平放于桌面，柱體前后兩面夾層插入就坐者的姓名卡片。+卡片型，多用于宴會、招待會，一端剪成長方形，一端剪成錐形，錐形部分后折90度，平放于桌面。（3）會徽：對于有會徽的會議，要將會徽掛設在臺幕上。（4）臺幕：主席臺的臺幕一般用紫紅色或蘭色面料做成。紅色熱烈，蘭色柔和寧靜。一般臺幕用單色調，也可以采用分割法，配以兩種顏色。（5）主席臺的布置：A、主席臺桌面可等間隔放置一些壇式花卉，講臺上也可放置壇式花卉；B、主席臺臺口可圍放一圈花卉，選擇低矮些的植物；C、主席臺上的旗幟應圍在會徽兩邊，顯得莊重，主席臺兩側插上對應的旗幟，可增添喜慶氣氛。（6）裝飾性布置：常用旗幟、花卉、燈飾、工藝品陳設等。A、顏色使用：慶祝會、表彰會、歡迎會：為顯喜慶氣氛，以紅色裝飾為主；座談會：適當突出蘭色，使會場清新、明快；工作會議：適當增加綠色，以綠色調節(jié)、休息。綠色在人的視野中約占25%時，心理最舒適。還應該考慮季節(jié)因素：冬季，可增加暖色布置（紅、黃）；夏季，可增加冷色布置（藍、綠）。B、花卉植物選用：世界各國有許多花語：鐵樹、棕櫚代表莊嚴；萬年青、君子蘭代表友誼、萬事如意；菊花高潔；月季、玫瑰喜慶；牡丹富貴。一般性會議，選擇月季、扶桑等花卉，使人心情愉快，氣氛輕松。比較莊重的會議，選用君子蘭、棕櫚、萬年青等，使人鎮(zhèn)靜。日常工作會議，開會時間較長，處理棘手問題，會場使用冷色或中色的窗簾和四壁，擺放棕櫚、蘇鐵等綠色花卉，減輕與會者疲勞，使人情緒較長時間處于冷靜。座談會，擺放月季、扶桑等觀賞性植物，米蘭、白玉蘭、茉莉等賞香型花卉，增加團結和和諧氣氛。實訓作業(yè)假如你是班級團支書，下一周需要召開團委會，請你設計以下會議前期的工作：包括擬寫會議通知、會議議題、參會人員、擬定會議程序、會場選擇和布置。（二）秘書在會中的組織和服務工作

工作例會中組織和服務工作相對簡單易行，且工作量小，所以常設一位秘書。

12.2會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作

簽到和檢查會場

與會者進入會場，秘書人員要檢查核對與會人員到會情況，清點人數(shù)，弄清缺席人及缺席原因，然后報告會議主持人。還要提示和保證與會者就座于適當?shù)奈恢?，以便會議按時召開，并將會議出勤情況如實記錄。1

目前常見的簽到方法有四種（見圖5-18）。圖5-18簽到方法

常見的簽到方法簿式簽到秘書代簽法證件式簽到電子自動簽到

秘書代簽法：由秘書人員在到來者的名下畫圈。

證件（卡片）式簽到：與會代表在預先發(fā)給他們的證件或卡片上簽上自己的姓名，然后上交即可。

簿式簽到：與會代表在入場時到秘書人員事先準備好的簽到簿上簽署自己的姓名、職務、所在單位等，以示到會。

電子自動簽到：代表將印有代表固定號碼的卡片送入簽到機，簽到機立即將姓名、號碼傳到中心，并把簽到卡退還代表。電子簽到的優(yōu)點在于快捷方便，不會因速度慢而在會場入口處出現(xiàn)混亂擁擠的現(xiàn)象。2、引領入座：與會者位置事先排好，而與會者事先不清楚，會務人員需引導入座。大型會議可印刷座位表；在會場設置指導標識，在出席證上注明座位號。3、分發(fā)會議資料。及時、準確地分發(fā)。如可以在與會者進入會場時，由會務人員在入口（簽到）處分發(fā)給與會人員，也可在會前放置在每一個與會者的座位上。4、服務性工作

小型會議上，一切會議服務都是由一名秘書來做，不另安排服務員。會議中，秘書要做好以下工作（見圖5-10）。

圖5-10秘書在會中要做的工作

隨時接聽打進來的電話，根據(jù)需要進行處理接待隨時找人為各位倒水、遞煙缸適時掛圖、分送材料、放投影、錄音錄像適當為領導提供提綱等必要文字材料要求5、集中精力，做好會議記錄

會議記錄要求準確、清楚、簡潔。所以做記錄的秘書，要事先準備好記錄用紙，要熟悉與會者發(fā)言的口音，做好會議記錄。（1）含義：指會議情況的原始記錄，要求真實反映會議全貌。（2）內容和格式：由三部分組成：會議的基本情況；會議的具體內容和簽署。其中：A、會議眼的基本情況：會議名稱、時間（起止的具體時間）、地點、到會者（出席、列席、主持）、缺席者（原因）、記錄人。B、具體內容：議題、議程；討論經(jīng)過；決議、決定。C、簽署：主持人和記錄人的署名

XXXX會議記錄時間：2003年1月5日上午8：00~9：00地點：公司會議室主持人：XXX（副總經(jīng)理）出席人：公司各部門經(jīng)理缺席人：XXX（出國）記錄人：XXX（秘書）1、主持人講話：今天討論一下……的問題。2、發(fā)言：技術部竹經(jīng)理：…………3、決議

……4、散會。主持人：XXX

記錄人：XXX（3）會議記錄的要求

準確、完整、簡潔、明確。

（4）、會議記錄的重點

會議中心議題及圍繞中心議題展開的有關活動；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；權威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。（5）、會議記錄方法

a.記錄的重點是將主要討論的觀點、決議、決定，重要聲明、修正案內容、結論全記下來，其他的可簡要記錄.b.漏記的內容先作記號，然后對照錄音帶修改，或請發(fā)言者重復。

c.與會者提的意見、建議，要記人名。(6)會議記錄的修改

a.定稿打印前，請主席簽字批準。

b.與會者指出錯誤，主席或秘書可改。

c.會議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動。5.協(xié)助會議按議程進行并形成會議結果

秘書在會議中的一項重要的組織工作，是輔助領導或主持人按議程進行會議內容并協(xié)助對會議所有議題形成結果。按議程進行會議內容是避免無限期地討論一個問題或者離開原定議題。還要敦促會議形成結果，比如討論的問題要形成相對一致的意見，明確要做的工作最后由誰主抓或承辦，一些事項的具體辦理方法以及督辦方法等。歸檔（三）秘書在會后的善后和

落實工作

秘書在會后的善后和落實工作有以下四部分組成（見圖5-11）。圖5-11秘書在會后的善后和落實工作的四個部分秘書在會后的善后和落實工作的四個部分及時清理會議室，使一切復原，以便其他會議正常進行及時下發(fā)會議文件，并對會上布置的工作做好催辦整理1、文書處理：主要有：（1）回收文件資料：可事先制訂文件清退目錄，會后按清退目錄收回文件；日常小型會議可以在會議結束后當場收回文件。（2）印發(fā)會議紀要：會議紀要具有指示、知照作用，印發(fā)程序。會議紀要在會議記錄的基礎之上加工而成。（3）立卷歸檔和銷毀：會議期間使用的文件按內容聯(lián)系和會議的進程，分門別類編立成一個或數(shù)個案卷，定期向檔案室移交。對無須保存的文件要立冊銷毀。A、立卷文件范圍：會議正式文件（決定、決議等）；參考文件；出席、列席、分組名單；會議的日程、議程、程序；會議通知，重要電報，電話記錄等；會議記錄，發(fā)言稿，簡報，紀要及其付印稿；會議選舉材料；會議的有關圖表、照片、錄音帶、錄象帶等；會議有關證件；其他有關材料。B、銷毀文件：根據(jù)《國家檔案局關于幾項不歸檔文書材料的銷毀暫行規(guī)定》，銷毀文件有：重份文件；事務性、臨時性、沒有查考價值的文件材料，如臨時會議通知等；未成文的草稿和一般文件的歷次修改稿；內容被其他文件包括的文件材料。銷毀需要登記，按銷毀手續(xù)銷毀。2、代表離會服務：主要有：代購機票、車、船票；結算帳目，清還所借物品；安排車輛送客；安排領導送行。3、會務總結：大中型會議或重要會議后，會議秘書人員應總結會議經(jīng)驗，可發(fā)一份問卷表或評估表給與會者打分；還可以要求與會者提出改進意見。4、催辦落實：會議結果如需落實，還需進行會后催辦，方式有：發(fā)催辦單、電話催辦等方式，有些事情需要較長時間完成，要跟蹤催辦。

整理：及時整理有關會議材料、如紀要、簡報、決議或決定，其中包括要領導審閱簽字的，要領導簽發(fā)送有關宣傳部門的，以及要在機關內信息簡報上交流的內容。

歸檔：一切會議材料，要及時按規(guī)定格式整理好，做好歸卷工作，以備存檔。

另外通過對工作例會程序的介紹，例會的原則可歸納為以下六條（見圖5-12）。

圖5-12工作例會的原則會場寧略小而勿失于大科學地統(tǒng)籌安排會議議程做好會議服務工作事先準備議題做好會議缺席部門或人員的落實工作秘書在通知開會時采用口頭和書面并用三、會議改革的探討

會議是必要的，它是發(fā)揚民主，集思廣益，溝通信息，推動工作，解決問題的一種十分重要的方法。但目前，我們國家從上至下不同程度地存在著會風不正問題。規(guī)模越來越大、級別越來越高、陪會嚴重會議討論問題東拉西扯，議而不決決而不行會風不正的問題（見圖5-20）。圖5-20會議存在的問題存在的問題會議鋪張浪費、講究吃會、游會、玩會、撈會時間過長形成“馬拉松”會會議過多，形成“會海”

隨著我國經(jīng)濟體制與政治體制改革的不斷深入和發(fā)展，會風不正問題越來越成為管理工作中嚴重的腐敗現(xiàn)象，會風問題已經(jīng)到了非改不行的時候了。研究會議改革，主要應當從兩個方面入手。一個是會議該不該開；一個是該開的會議怎么開。解決好這兩個問題，會風才能端正，辦事效率自然提高。（一）健全會議制度，嚴格會議紀律

要徹底根除工作中存在的弊端，都必須從制度與紀律入手才能解決。會議改革，首先應當把好會議審批關（見圖5-21）。圖5-21會議的審批會議審批關人把關制度把關會議方案報批制度

會議方案報批制度：要建立一套會議方案報批制度，明確什么規(guī)模、什么級別、會議支出在什么范圍內的會議，應當事先報送哪一級審批。秘書工作中強調會議方案的設計，會議方案報批制度中應當明確規(guī)定，申請開會，要有詳盡的會議方案，會議方案中要明確會議目的，明確會議要取得的成果。（二）壓縮會議支出，計算會議成本，公開會議支出

針對壓縮會議費用問題，有人提出了對會議費用的各種標準化計算。如果每位與會者心中都有一本會議支出的經(jīng)濟賬，精打細算，科學安排會議的投入與產(chǎn)出，會風必定大為好轉。

會議成本：計算會議成本，就是按照與會人員的工作職稱、工作水平、工作量來計算會議期間所有人力、物力、財力的開支，計算出會議成本，以明確會議的代價，提醒有關人員，減少沒有必要的會議。人們曾經(jīng)借鑒過日本太陽公司計算會議成本的方法，即會議成本=2A×B×T（A：每小時職工平均工資的3倍；B：參加會議的人數(shù)；T：是以小時計算的開會時間；2A即包含了停工的損失）。這種計算方法是否科學值得研究，