公文寫(xiě)作與檔案管理課件

公文寫(xiě)作與檔案管理篇如何打造“五星級(jí)”秘書(shū)一.公文寫(xiě)作

公文是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中使用的文體.公文的特點(diǎn)1.鮮明的政治性

公文是在階級(jí)、國(guó)家出現(xiàn)后產(chǎn)生的,它作為管理國(guó)家、組織和發(fā)展社會(huì)生產(chǎn)的重要手段,體現(xiàn)統(tǒng)治階級(jí)的意志和愿望,為他們的政治服務(wù).公文的作用1.法規(guī)和準(zhǔn)繩作用2.領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用3.宣傳教育作用4.公務(wù)聯(lián)系作用5.憑證和依據(jù)作用公文寫(xiě)作要求:1.符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定2.緊密結(jié)合實(shí)際3.選擇恰當(dāng)文體種4.遵守公文格式5.注意行文關(guān)系行文即公文的運(yùn)轉(zhuǎn).從行文關(guān)系分,公文分上行文、平行文、下行文.行文關(guān)系是機(jī)構(gòu)之間文件的接受關(guān)系,它是根據(jù)機(jī)關(guān)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來(lái)確定的.上行文指下級(jí)被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文;平行文指平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的發(fā)文;下行文指上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文.

準(zhǔn)確

公文只有語(yǔ)言準(zhǔn)確,才能如實(shí)表達(dá)客觀事物,如實(shí)傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖,使之順利地貫徹執(zhí)行或及時(shí)批復(fù).

質(zhì)樸

質(zhì)樸無(wú)華,少用描寫(xiě)和抒情的手法,提倡直話直說(shuō),不能用含蓄的筆法委婉的表達(dá)意思.

簡(jiǎn)明

高速傳遞信息的需要.須開(kāi)門(mén)見(jiàn)山,盡快道出主旨,摒棄“橡皮圖章語(yǔ)言”.活用常用事務(wù)詞匯.公文分兩種,通用公文和專用公文.通用公文通用于各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位,使用范圍比較廣;專用公文在外交、軍事、司法、財(cái)經(jīng)等專門(mén)領(lǐng)域中使用,只在一定范圍類起作用.我們通常說(shuō)的公文,主要指通用公文.通用公文又叫行政公文.公文種類(12類,13種)

行政機(jī)關(guān)公文

命令(令)議案決定指示公告.通告通知通報(bào)報(bào)告請(qǐng)示批復(fù)函會(huì)議紀(jì)要

黨政機(jī)關(guān)公文

決議決定指示意見(jiàn)通知報(bào)請(qǐng)示批復(fù)條例規(guī)定函公報(bào)會(huì)議紀(jì)要12類13種公文的寫(xiě)作1.命令(令)

適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布實(shí)施重大強(qiáng)制性行政措施;獎(jiǎng)懲有關(guān)人員;撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定.

如:中華人民共和國(guó)主席令2.議案

議案是各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)按法律程序向同級(jí)國(guó)家權(quán)利機(jī)關(guān)提請(qǐng)審議事項(xiàng),故其行文方向十分明確,而且發(fā)布單位和收文單位受?chē)?yán)格限制結(jié)尾用“現(xiàn)提請(qǐng)審議”或“請(qǐng)審議決定”

如:國(guó)務(wù)院關(guān)于提請(qǐng)審議<<中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法（草案）>>的案..\..\MyDocuments\公文.doc12類13種公文的寫(xiě)作3.決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排.

如:全國(guó)人民代表大會(huì)關(guān)于設(shè)立中華人民共和國(guó)澳門(mén)特別行政區(qū)的決定.

4.指示

適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則.12類13種公文的寫(xiě)作7.通報(bào)

適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況.8.報(bào)告

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出意見(jiàn)或者建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn).9.請(qǐng)示

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn).請(qǐng)示的公文,應(yīng)當(dāng)一文一事.

12類13種公文的寫(xiě)作10.批復(fù)

適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng).11.函

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題;向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn).12.會(huì)議紀(jì)要

適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng).12類13種公文的寫(xiě)作定義---按會(huì)議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn)，以上報(bào)和下達(dá)貫徹執(zhí)行。寫(xiě)作---1、忠實(shí)會(huì)議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和意見(jiàn)。2、突出會(huì)議中心，內(nèi)容概括，有取有舍,有主有次，言語(yǔ)精練。3、邏輯條理清楚，觀點(diǎn)鮮明，不堆砌拼湊，必要時(shí)加理論說(shuō)明。4、及時(shí)印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。格式---列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。

本體：標(biāo)題---

1、會(huì)議名稱+紀(jì)要2、單位名+會(huì)議名+紀(jì)要3、正題（主題）+副題（會(huì)議名稱+紀(jì)要）

其他公文的寫(xiě)作一.會(huì)議記錄

會(huì)議記錄是當(dāng)場(chǎng)把會(huì)議情況,包括發(fā)言、討論的問(wèn)題、決議和事項(xiàng)等記錄下來(lái)的一種公文.只在本單位保存,不在社會(huì)上流傳.一般開(kāi)比較重要的會(huì)議,如黨政機(jī)關(guān)的會(huì)議、商務(wù)機(jī)構(gòu)的會(huì)議、學(xué)術(shù)團(tuán)體的會(huì)議、國(guó)際會(huì)議等,都要有會(huì)議記錄.會(huì)議記錄的特點(diǎn)1.迅速.

迅速是指記錄人的書(shū)寫(xiě)速度要快.這是寫(xiě)好會(huì)議記錄的前提.若速度跟不上,會(huì)使記錄的內(nèi)容殘缺不全,甚至違反發(fā)言者的意愿.記錄人員必須具備一定的政治水平和業(yè)務(wù)水平,還要注意訓(xùn)練聽(tīng)寫(xiě)能力,掌握一套速記方法,如縮寫(xiě)、略寫(xiě)等.有的會(huì)議記錄不用手寫(xiě),要用打字機(jī)打出來(lái)這就需要同時(shí)訓(xùn)練快速打字能力.

你一分鐘可以打多少字呢?2.準(zhǔn)確準(zhǔn)確是指記錄原話、原意原來(lái)語(yǔ)氣,不能使用記錄語(yǔ)言去加工概括,不能加入記錄人的意見(jiàn).會(huì)議的插話一般不記,但重要插話如主持人作的提示、對(duì)被插話人的發(fā)言所持的態(tài)度、總結(jié)性的語(yǔ)句等,要加括號(hào)記明.

發(fā)言人的姓名要寫(xiě)全稱,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確運(yùn)用.用第三人稱,不用第一人稱,這是表示客觀,強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)確

會(huì)議記錄的特點(diǎn)會(huì)議記錄的寫(xiě)作1.作好記錄前的準(zhǔn)備.做好會(huì)議的組織工作,事先了解開(kāi)會(huì)程序和內(nèi)容,泥好議題,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后通知開(kāi)會(huì)單位和個(gè)人.若有重要的專題匯報(bào),要收集好發(fā)言稿,開(kāi)會(huì)時(shí)發(fā)給與會(huì)者每人一份.做好書(shū)寫(xiě)材料的準(zhǔn)備.專用記錄紙,白色打印紙,鋼筆或毛筆;錄音機(jī),磁帶等.2.掌握記錄的基本寫(xiě)法.記錄分兩個(gè)部分:第一部分是會(huì)議的組織情況.包括會(huì)議名稱、屆次數(shù);開(kāi)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn);出席人姓名、職務(wù);列席人姓名、職務(wù);缺席人姓名、職務(wù);主持人姓名、職務(wù);記錄人姓名.會(huì)議名稱和屆次數(shù)寫(xiě)在第一行正中,其他的另起一行,低兩格書(shū)寫(xiě).這些都要在會(huì)議主持之前寫(xiě)好.會(huì)議記錄的寫(xiě)作信件的寫(xiě)作信件分公用信件、專用信件和私人信件三種.公文中的“函”屬公用信件.信件不僅是作者知識(shí)、才能和打字員技能的反映,也是一個(gè)單位整體形象的反映.人們通過(guò)這些信件,不僅可以窺到某單位的的作風(fēng)和風(fēng)格,而且回憑由此獲得的初步印象,考慮是否與該單位聯(lián)系或聯(lián)系的程度.

一個(gè)對(duì)信件這種基本的溝

通手段都漫不經(jīng)心的單位,

難道能指望它重視產(chǎn)品及

服務(wù)的質(zhì)量嗎???

常用信件

感謝信

邀請(qǐng)信

慰問(wèn)信

賀信

婉拒信

推銷信

求職信

請(qǐng)柬

商務(wù)信函寫(xiě)作1、商務(wù)信函的六個(gè)C要求(1)．正確（Correctness）涉及權(quán)力、義務(wù)、利害關(guān)系，必須正確貫徹上司的意圖。(2)．清楚(Clearness)思路、表達(dá)要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。(3)．具體(Concreteness)忌一般化、抽象化、表達(dá)清做什么？要求什么？(4)．完整(Completeness)表達(dá)（意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等）完整，不可遺漏。(5)．簡(jiǎn)潔（Conciseness）文字簡(jiǎn)煉，力戒修飾語(yǔ)堆積，函件冗長(zhǎng)、拖沓。(6)．禮貌（Courtesy）態(tài)度誠(chéng)懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。商務(wù)信函的其他要求國(guó)際通用A4紙，不能用B5紙信紙、信封最好有企業(yè)的CI（企業(yè)形象識(shí)別系統(tǒng)）標(biāo)志，且平整、清潔文字書(shū)寫(xiě)或印制清晰，打開(kāi)后“全景”漂亮每頁(yè)上至少又有3行正文，不能只有落款可不蓋公章，用手簽名格式不嚴(yán)謹(jǐn)站在對(duì)方的立場(chǎng)考慮內(nèi)容，更人性化常用的商務(wù)信函寫(xiě)作

1、信紙——企業(yè)規(guī)范信箋2、收信人——單位名稱、職務(wù)3、稱謂——尊稱4、開(kāi)頭應(yīng)酬語(yǔ)5、正文6、結(jié)尾應(yīng)酬語(yǔ)7、祝頌語(yǔ)8、署名9、日期10、左下角標(biāo)注信函左下角縮寫(xiě)標(biāo)注P.P.(Perprocurationem)代簽C.C.(Carboncopy)抄送P.S.(Postscript)補(bǔ)述、附言Enc.(Enclosure)隨信的附件稱謂和署名對(duì)具體人DearMrJones，DearMrsSmith可用逗號(hào)，不用冒號(hào)署名您真誠(chéng)的YoursSincerely一般公函DearSir/Madam署名您忠誠(chéng)的YoursFaithfully商務(wù)信函寫(xiě)作要領(lǐng)稱呼正確，語(yǔ)氣適當(dāng)言簡(jiǎn)意賅，表達(dá)正確交談?wù)\懇，平實(shí)話語(yǔ)避免幽默，不要抒情祝頌語(yǔ)言，商業(yè)性強(qiáng)先要手簽，后再打印不要忘掉，附注說(shuō)明常用工作文書(shū)1、工作總結(jié)用處——對(duì)前段工作的回顧檢查，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)而形成的文字材料分類——可按內(nèi)容、時(shí)間、部門(mén)、性質(zhì)區(qū)分結(jié)構(gòu)：(1)標(biāo)題(2)正文-----基本情況、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、問(wèn)題教訓(xùn)、今后努力方向和工作意見(jiàn)(3)署名（日期）2、專用工作報(bào)告種類：(1)市場(chǎng)（預(yù)測(cè)、調(diào)查）報(bào)告——標(biāo)題、前言、正文（情況、做法經(jīng)驗(yàn)、建議決策）、結(jié)尾(2)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告——標(biāo)題、正文（引言、主體---分析原因，得出結(jié)論、結(jié)尾---意見(jiàn)措施）(3)可行性研究報(bào)告——標(biāo)題、署名、正文（詳細(xì)論證）例：

公司99年財(cái)務(wù)計(jì)劃執(zhí)行情況分析（引言）-----------------------現(xiàn)將情況分析如下：

一、實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)分析-----------------------------------二、產(chǎn)品成本分析----------------------------------三、流動(dòng)資金分析---------------------------------四、專用資金分析---------------------------------幾點(diǎn)措施：1、----------------------------------------------------2、----------------------------------------------------3、---------------------------------------------------

3.備忘的寫(xiě)法

(1)．發(fā)自何人(2)．發(fā)給何人(3)．日期、時(shí)間(4)．主題(5)、內(nèi)容

備忘錄發(fā)給：人力資源部發(fā)自：財(cái)務(wù)部抄送：總經(jīng)理辦公室日期：2001年9月18日標(biāo)題：購(gòu)置新計(jì)算機(jī)內(nèi)容：上周董事會(huì)決定------------------------------（不用結(jié)束語(yǔ)）二.檔案管理

事務(wù)管理的一環(huán)事務(wù)管理意義:1.在組織團(tuán)體中從事情報(bào)的收集、制作、變換、傳達(dá)、保管等活動(dòng).

2.是經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的一部分,目的在管理協(xié)調(diào),經(jīng)營(yíng)內(nèi)部的各種活動(dòng).

3.系統(tǒng)相連:(1)職位系統(tǒng)(2)功能系統(tǒng)(3)物品系統(tǒng)(4)傳票系統(tǒng)

情報(bào)處理目的:

1.Nocost2.Notime

3.Nomistake4.Nolabor知識(shí)的必要性培養(yǎng)思考的技巧管理方式

處理能力傳遞速度標(biāo)準(zhǔn)化成本視而決定采取集中式,分散式或混合式.檔案管理的原則1.正確---希望能做到想調(diào)某一檔案時(shí),就能迅速地找到.2.簡(jiǎn)明---檔案管理須力求簡(jiǎn)單明了,其分類也要簡(jiǎn)明,放置的位置及使用方法,讓公司里的有關(guān)人員都能清楚與了解,使上司或其他同事也隨時(shí)可取用參考.3.經(jīng)濟(jì)---管理人員不宜太多,以節(jié)省開(kāi)支;檔案所占的位置越小越好,以免浪費(fèi)空間,檔案保存要確定年限,適時(shí)銷毀清理已失效者.4.富有彈性---檔案在分類上要富有彈性,以適應(yīng)業(yè)務(wù)的擴(kuò)充或臨時(shí)的的變動(dòng).檔案管理的種類1.臨時(shí)檔案:凡機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)及個(gè)人活動(dòng)中,所產(chǎn)生的文件、圖表、實(shí)物及一切公文書(shū)等資料,不問(wèn)起外行或特性,有公私機(jī)關(guān)完成行政處理手續(xù)后,即送機(jī)關(guān)檔案室管理人員歸卷者,謂之文卷(臨時(shí)檔案).2.中心檔案:已經(jīng)結(jié)案或無(wú)法結(jié)案之懸案,留備各幕僚機(jī)關(guān)共同應(yīng)用之文卷,保存機(jī)關(guān)檔案室以供稽憑應(yīng)用者,謂之案卷(中心檔案).3.永久檔案:在行政上已經(jīng)失效,經(jīng)鑒定有永久保存價(jià)值,移轉(zhuǎn)檔案室管理機(jī)構(gòu)保管,以備研究參考者,謂之檔案(永久檔案).檔案的功用1.行政稽憑:為了解案情及立意遣詞的參考或援引.2.法律信證:法令、規(guī)章、會(huì)議記錄,都是公司檔案的一種,所以檔案可作為法令的依據(jù).3.史料供證:要真切地了解其沿革,唯有參考其檔案,以獲得正確的資料.4.研究資料:一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的檔案,是研究時(shí)最直接最正確的原始資料,撰寫(xiě)公司有關(guān)的學(xué)術(shù)報(bào)告或業(yè)務(wù),必須要運(yùn)用檔案.檔案管理中需要注意的事項(xiàng)1.收發(fā)作業(yè):(1)收文作業(yè)(2)發(fā)文作業(yè)2.點(diǎn)收整理

(1)點(diǎn)收時(shí):文件是否齊全,手續(xù)是否完整(2)整理時(shí):以件為單位、含附件;破損修補(bǔ);規(guī)格統(tǒng)一調(diào)整.檔案管理中需要注意的事項(xiàng)3.分類立案:(1)分類歸檔方法:名稱歸檔法

地理歸檔法

主題性質(zhì)歸檔法

時(shí)間歸檔法

數(shù)字歸檔法

特殊歸檔法(2)檔號(hào)的建立:類綱總表—主要主題;總類—次要主題;個(gè)檔案4.編目作業(yè)

(1)登記目錄(2)活頁(yè)式分類目錄分類號(hào)碼:

檔案管理中需要注意的事項(xiàng)檔號(hào)案名起訖日期冊(cè)數(shù)保存年限轉(zhuǎn)移或銷毀備注(3)卡片式分類目錄:(4)卡片式人名目錄:

檔案管理中需要注意的事項(xiàng)檔號(hào)保存年限案名起訖日期冊(cè)數(shù)件數(shù)附件轉(zhuǎn)移銷毀中文名英文名籍貫出生日期年月日到職日期年月日離職日期年月日(5)固定書(shū)本式附件目錄檔案管理中需要注意的事項(xiàng)編號(hào)收文日期文號(hào)發(fā)文日期文號(hào)附件名稱檔號(hào)件數(shù)備注5.典藏保管(1)裝訂:活頁(yè)、整齊、厚度(2)排列:以件為單位,按號(hào)碼順序6.防護(hù)保密、防霉、放火、防盜竊、防鼠修補(bǔ)(裱法、鑲法)重制、損失處理7.應(yīng)用(1)出納:調(diào)卷:主管簽證、有關(guān)業(yè)務(wù)、守秘,不得影印還卷:期限、查核無(wú)誤收,否則報(bào)請(qǐng)議處

檔案管理中需要注意的事項(xiàng)(2)編輯:(3)咨詢:8.清理:

(1)清點(diǎn)(2)移轉(zhuǎn)(3)移交(4)銷毀

A存廢標(biāo)準(zhǔn):永久保存—法令規(guī)章、組織沿革定期保存—有效期限B銷毀的資料要蓋

銷毀二字備查(5)縮影:檔案管理中需要注意的事項(xiàng)三.公司文件管理規(guī)程(一)組織圖管理標(biāo)準(zhǔn)1.組織圖分類:

公司級(jí)組織圖;事業(yè)部級(jí)組織圖;課或G級(jí)組織圖2.組織圖作成:公司級(jí)組織圖之作成以課或G級(jí)為最低階提出事業(yè)部級(jí)之作成以區(qū)或組級(jí)為最低階提出課或G級(jí)之作成以班(線)為最低階提出組織圖上之“”表示部門(mén),人名或職資不列入其內(nèi)組織圖上之擔(dān)當(dāng)者須助理員(含)以上職位,并列出其職位別組織圖不用注明每人擔(dān)當(dāng)之具體工作與職責(zé)組織圖上之副職均用“*”表示組織圖之生效實(shí)施日期須標(biāo)注在“右上角”3.組織圖之審批:

公司級(jí):總經(jīng)理作成董事長(zhǎng)承認(rèn)

事業(yè)部級(jí):事業(yè)部主管(副總、廠長(zhǎng)、部門(mén)長(zhǎng)、經(jīng)理)作成總經(jīng)理承認(rèn)

課、G級(jí):課長(zhǎng)(G主管)作成副理(經(jīng)理)檢印廠長(zhǎng)(經(jīng)理、部長(zhǎng))承認(rèn)4.配布與簽收公司級(jí)和事業(yè)部級(jí)由人事課負(fù)責(zé)配布所屬部門(mén);課、G級(jí)由各部門(mén)自行發(fā)行給相關(guān)部門(mén),并配布給人事課保存?zhèn)洳?印章使用:須加蓋紅色印章于“承認(rèn)”欄前;各級(jí)組織圖之配布均須在<<文件配布及回收一覽表>>簽收.5.修訂與保管對(duì)于異動(dòng),應(yīng)在一周內(nèi)提出新組織圖;

公司級(jí)、事業(yè)部級(jí)組織圖原稿由人事部門(mén)長(zhǎng)期保管備查;

課、G級(jí)組織圖原稿由各部門(mén)自行長(zhǎng)期保管備查.(二)文件分類與編號(hào)1.文件分類集團(tuán)公司文件根據(jù)其性質(zhì)共分以下七類:1???全般、人事、總務(wù)、環(huán)境2???會(huì)計(jì)3???生產(chǎn)4???品質(zhì)5???技術(shù)6???設(shè)備7???貿(mào)易、采購(gòu)2.文件編號(hào)公司文件之編號(hào)是依據(jù)文件類別與文件層次相結(jié)合方式進(jìn)行;文件編號(hào)采用數(shù)字加橫線加數(shù)字之方式進(jìn)行:例:4-14-1-14-1-1-1文件層次:例:?手冊(cè)5-1?規(guī)程5-1-1?標(biāo)準(zhǔn)5-1-1-1文件編號(hào)與類別之對(duì)應(yīng):編號(hào)類別編號(hào)大分類1全般1-1-全般人事1-2-人事總務(wù)1-3-總務(wù)1-4-環(huán)境

2會(huì)計(jì)2-1-會(huì)計(jì)

3

生產(chǎn)

3-1-生產(chǎn)3-2-IE3-3-物流3-4-其它

4

品管4-1-方針,系統(tǒng)4-2-檢驗(yàn)與測(cè)試4-3-測(cè)試管理4-4-品質(zhì)管理4-5-品質(zhì)工程4-6-商品情報(bào)4-7-其他