文件及檔案管理制度3篇

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名目第1篇公司文件及檔案管理制度（7）第2篇公司文件及檔案管理制度第3篇平安生產(chǎn)文件及檔案管理制度

【第1篇】平安生產(chǎn)文件及檔案管理制度

為規(guī)范和加強(qiáng)站內(nèi)的平安檔案的管理，實(shí)行制度化管理，特制定本制度。平安生產(chǎn)檔案必需由專人管理平安生產(chǎn)檔案。

1、平安生產(chǎn)檔案內(nèi)容：

（1）平安生產(chǎn)管理管理人員任命書及變動(dòng)狀況記錄。

（2）從業(yè)人員檔案（包括平安運(yùn)行、培訓(xùn)教育、獎(jiǎng)懲等信息）。

（3）特種作業(yè)人員資格證名單。

（4）特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案。

（5）危急源管理清單。

（6）監(jiān)測資料（設(shè)備運(yùn)行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等）。

（7）職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。

（8）平安生產(chǎn)整改狀況記錄。

（9）平安例會(huì)及平安日、月活動(dòng)記錄。

（10）平安生產(chǎn)隱患排查方案、平安交通實(shí)施方案等各種方案及落實(shí)狀況；

（11）事故記錄和統(tǒng)計(jì)資料。

（12）傷亡登記表存檔狀況。

（13）崗位作業(yè)操作規(guī)程。

（14）平安措施經(jīng)費(fèi)及使用狀況。

（15）事故應(yīng)急救援預(yù)案、演練、實(shí)施記錄。

２、要編寫具體的名目并分檔存放，以形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

３、按期上報(bào)給各有關(guān)部門，定期向職工公布檔案管理狀況。

４、主要領(lǐng)導(dǎo)要檢查檢查檔案管理狀況，使之完善化、科學(xué)化。

【第2篇】公司文件及檔案管理制度（7）

公司文件及檔案管理制度(七)

第一章總則

第一條為加強(qiáng)對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用平安,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營管理服務(wù),特制訂本制度。

其次條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營、管理工作和活動(dòng)中形成的,具有備用、備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

第三條本制度適用于公司各部門。

其次章基本原則及管理范圍

第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護(hù)檔案的完整與平安,便于各項(xiàng)工作的利用。

第五條依據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案和資金類檔案,須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的詳細(xì)管理方法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。

第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)

第六條管理模式

公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,實(shí)行總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。

第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。

一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、方案管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案;

二、技術(shù)類檔案主要包括:各工程項(xiàng)目的開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。

第八條重要檔案基本管理要求

合同造價(jià)部、招投標(biāo)選購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必需設(shè)置特地的檔案室或檔案柜,并設(shè)專職人員保管,其它部門依據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。

第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責(zé)

一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系;

二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和供應(yīng)利用工作,加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);

三、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;

四、維護(hù)檔案的完整和平安,做好平安防范、修復(fù)和愛護(hù)工作;

五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。

第四章檔案的歸檔、立卷和移交

第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間

一、對于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必需根據(jù)規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有、拒絕移交;

二、必需嚴(yán)格根據(jù)歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無正值理由延遲歸檔者,將對相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。

第十一條歸檔要求

一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求

(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;

(二)歸檔的文件材料應(yīng)對比歸檔范圍完整、精確?????、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整;

(三)文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;

(四)聲像類、實(shí)物類檔案要清楚完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求供應(yīng)拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、等信息。

二、相關(guān)工作要求

(一)如因工作需要不能準(zhǔn)時(shí)歸檔的,應(yīng)主動(dòng)向公司行政人事部備案,并支配專人妥當(dāng)保存,待使用完畢后馬上歸檔;

(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項(xiàng)緣由導(dǎo)致的檔案遺失、損壞等,一律對當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)厲?處理;

(三)新成立公司,在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內(nèi),必需將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。

第十二條檔案立卷

一、立卷原則

綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;

二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開發(fā)報(bào)建工作完成后馬上開頭立卷,該工程項(xiàng)目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;

三、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注意日常收集和整理,根據(jù)歸檔范圍督促部門人員準(zhǔn)時(shí)歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作。

第十三條檔案移交

一、檔案對外移交要求:根據(jù)政府規(guī)定辦理檔案對外移交時(shí),須上報(bào)公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時(shí),公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。

二、公司內(nèi)部移交要求:

(一)行政人事部接收檔案時(shí),應(yīng)依據(jù)移交名目,與移交人共同逐頁清點(diǎn),雙方在每一頁都要簽名確認(rèn)。對重要、機(jī)密類的案卷,更需要認(rèn)真核對,經(jīng)查驗(yàn)無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)

(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”看法,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的全部記錄均須存檔。

三、對調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必需清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。

四、電子檔案管理(略)

第五章檔案的利用

第十四條檔案借閱基本程序

僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理一般登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必需在檔案室當(dāng)場查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢審批表見附表二)

第十五條檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定

一、借閱檔案必需按時(shí)歸還,并準(zhǔn)時(shí)辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)

二、借閱檔案最長應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時(shí)間超過10天以上,須上報(bào)公司總經(jīng)理審批;

三、借閱者必需保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記;

四、嚴(yán)格遵守保密制度,妥當(dāng)保管所借檔案,做到不丟失不泄密;

五、涉及依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報(bào)公司總經(jīng)理審批

,各檔案室即可辦理;

六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意;

七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必需準(zhǔn)時(shí)歸還檔案;

八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)馬上向公司行政人事部報(bào)備,按公司規(guī)定失職問責(zé)處理;

九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;

十、外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱;

十一、實(shí)物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件供應(yīng)利用。

第十六條檔案資料借閱規(guī)定

一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;

二、復(fù)印完畢須注明用途,依據(jù)狀況加蓋“再復(fù)印無效”印章。

第十七條檔案密級確定與管理

公司檔案密級分為絕密、機(jī)密和隱秘三類。(密級事項(xiàng)劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:

一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;

二、查閱機(jī)密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;

三、屬于公司隱秘的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,必需由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采納電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司隱秘由各部門負(fù)責(zé)保密;

四、須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖;

五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)覺失密、竊密狀況,應(yīng)準(zhǔn)時(shí)報(bào)告公司總經(jīng)理,查明狀況嚴(yán)厲?處理;

六、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司隱秘,不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴倦[秘,不準(zhǔn)通過其他方式傳遞公司隱秘;

七、檔案屬下列狀況之一者,不與開放利用:

(一)涉及公司商業(yè)機(jī)密;

(二)涉及公司專利或技術(shù)隱秘;

(三)涉及公司員工個(gè)人隱私;

(四)檔案形成部門規(guī)定限制使用。

第十八條檔案統(tǒng)計(jì)

公司行政人事部應(yīng)在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作必需做到實(shí)事求是,照實(shí)反映狀況,務(wù)必確保供應(yīng)的數(shù)據(jù)精確?????,符合客觀實(shí)際,不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式見附表五)

第六章檔案的保管和鑒定

第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定

一、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室,并保證檔案室平安。檔案室由專人管理,無關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時(shí)關(guān)好門窗,確保檔案平安;

二、檔案室應(yīng)根據(jù)“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥當(dāng)保管好各類檔案,并定期檢查、通風(fēng);

三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)防火災(zāi);

四、定期對檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤查,對檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞狀況等做好記錄,發(fā)覺問題準(zhǔn)時(shí)實(shí)行措施。

其次十條檔案鑒定與銷毀流程

檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。

一、檔案鑒定要求

(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價(jià)值時(shí),應(yīng)連續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定;

(二)技術(shù)檔案鑒定時(shí),需附工程技術(shù)部門的專業(yè)看法;

(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年月或名稱判別其價(jià)值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀看法。

二、檔案銷毀規(guī)定

(一)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥當(dāng)支配,不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;

(二)銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)仔細(xì)復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字;

(三)檔案室應(yīng)準(zhǔn)時(shí)做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報(bào)告、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、長期保存。

其次十一條檔案保管期限

檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案詳細(xì)保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。

第七章獎(jiǎng)懲規(guī)定

其次十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成果和貢獻(xiàn),或者進(jìn)步特別突出的部門或個(gè)人,整理相關(guān)材料上報(bào)公司總經(jīng)理,賜予相應(yīng)表彰和嘉獎(jiǎng)。

其次十三條罰則

一、工作不負(fù)責(zé)任,未仔細(xì)貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導(dǎo)致檔案管理工作混亂,依據(jù)實(shí)地檢查狀況,對于檔案管理人員賜予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。

(一)檔案保管期限內(nèi),檔案嚴(yán)峻缺失,或因管理、使用不當(dāng),造成檔案材料損壞、遺失等;

(二)未依據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則,導(dǎo)致工作流程不清楚,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;

(三)未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項(xiàng)工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),檔案管理人員擅自外借檔案材料等;

(四)未根據(jù)公司統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排名目,立卷歸檔不準(zhǔn)時(shí),且名目與內(nèi)容嚴(yán)峻不符等;

(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,各項(xiàng)檢查嚴(yán)峻不達(dá)標(biāo)等;

(六)專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強(qiáng),未按要求管理本部門的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。

二、因管理或使用不當(dāng),違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等狀況,公司將依據(jù)情節(jié)嚴(yán)峻性賜予相應(yīng)處分。

第八章附則

其次十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。

附表:一、《檔案移交登記表》

二、《檔案查詢審批表》

三、《檔案借閱審批表》

四、《公司密級事項(xiàng)劃分表》

【第3篇】公司文件及檔案管理制度

公司文件及檔案管理制度

(七)第一章總則

第一條為加強(qiáng)對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用平安,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營管理服務(wù),特制訂本制度。

其次條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營、管理工作和活動(dòng)中形成的,具有備用、備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

第三條本制度適用于公司各部門。其次章基本原則及管理范圍

第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護(hù)檔案的完整與平安,便于各項(xiàng)工作的利用。

第五條依據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案和資金類檔案,須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的詳細(xì)管理方法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)

第六條管理模式公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,實(shí)行總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。

第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。

一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、方案管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案;

二、技術(shù)類檔案主要包括:各工程項(xiàng)目的開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。

第八條重要檔案基本管理要求合同造價(jià)部、招投標(biāo)選購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必需設(shè)置特地的檔案室或檔案柜,并設(shè)專職人員保管,其它部門依據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。

第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責(zé)

一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系;

二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和供應(yīng)利用工作,加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);

三、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;

四、維護(hù)檔案的完整和平安,做好平安防范、修復(fù)和愛護(hù)工作;

五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。第四章檔案的歸檔、立卷和移交

第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間

一、對于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必需根據(jù)規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有、拒絕移交;

二、必需嚴(yán)格根據(jù)歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無正值理由延遲歸檔者,將對相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。

第十一條歸檔要求

一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求

(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;

(二)歸檔的文件材料應(yīng)對比歸檔范圍完整、精確?????、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整;

(三)文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;

(四)聲像類、實(shí)物類檔案要清楚完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求供應(yīng)拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、等信息。

二、相關(guān)工作要求

(一)如因工作需要不能準(zhǔn)時(shí)歸檔的,應(yīng)主動(dòng)向公司行政人事部備案,并支配專人妥當(dāng)保存,待使用完畢后馬上歸檔;

(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項(xiàng)緣由導(dǎo)致的檔案遺失、損壞等,一律對當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)厲?處理;

(三)新成立公司,在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內(nèi),必需將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。

第十二條檔案立卷

一、立卷原則綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;

二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開發(fā)報(bào)建工作完成后馬上開頭立卷,該工程項(xiàng)目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;

三、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注意日常收集和整理,根據(jù)歸檔范圍督促部門人員準(zhǔn)時(shí)歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作。

第十三條檔案移交

一、檔案對外移交要求:根據(jù)政府規(guī)定辦理檔案對外移交時(shí),須上報(bào)公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時(shí),公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。

二、公司內(nèi)部移交要求:

(一)行政人事部接收檔案時(shí),應(yīng)依據(jù)移交名目,與移交人共同逐頁清點(diǎn),雙方在每一頁都要簽名確認(rèn)。對重要、機(jī)密類的案卷,更需要認(rèn)真核對,經(jīng)查驗(yàn)無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)

(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”看法,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的全部記錄均須存檔。

三、對調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必需清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。

四、電子檔案管理(略)第五章檔案的利用

第十四條檔案借閱基本程序僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理一般登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必需在檔案室當(dāng)場查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢審批表見附表二)

第十五條檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定

一、借閱檔案必需按時(shí)歸還,并準(zhǔn)時(shí)辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)

二、借閱檔案最長應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時(shí)間超過10天以上,須上報(bào)公司總經(jīng)理審批;

三、借閱者必需保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記;

四、嚴(yán)格遵守保密制度,妥當(dāng)保管所借檔案,做到不丟失不泄密;

五、涉及依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報(bào)公司總經(jīng)理審批,各檔案室即可辦理;

六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意;

七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必需準(zhǔn)時(shí)歸還檔案;

八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)馬上向公司行政人事部報(bào)備,按公司規(guī)定失職問責(zé)處理;

九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;

十、外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱;

十一、實(shí)物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件供應(yīng)利用。

第十六條檔案資料借閱規(guī)定

一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;

二、復(fù)印完畢須注明用途,依據(jù)狀況加蓋“再復(fù)印無效”印章。

第十七條檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、機(jī)密和隱秘三類。(密級事項(xiàng)劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:

一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;

二、查閱機(jī)密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;

三、屬于公司隱秘的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,必需由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采納電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司隱秘由各部門負(fù)責(zé)保密;

四、須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖;

五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)覺失密、竊密狀況,應(yīng)準(zhǔn)時(shí)報(bào)告公司總經(jīng)理,查明狀況嚴(yán)厲?處理;

六、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司隱秘,不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴倦[秘,不準(zhǔn)通過其他方式傳遞公司隱秘;

七、檔案屬下列狀況之一者,不與開放利用:

(一)涉及公司商業(yè)機(jī)密;

(二)涉及公司專利或技術(shù)隱秘;

(三)涉及公司員工個(gè)人隱私;

(四)檔案形成部門規(guī)定限制使用。

第十八條檔案統(tǒng)計(jì)公司行政人事部應(yīng)在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作必需做到實(shí)事求是,照實(shí)反映狀況,務(wù)必確保供應(yīng)的數(shù)據(jù)精確?????,符合客觀實(shí)際,不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式見附表五)第六章檔案的保管和鑒定

第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定

一、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室,并保證檔案室平安。檔案室由專人管理,無關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時(shí)關(guān)好門窗,確保檔案平安;

二、檔案室應(yīng)根據(jù)“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥當(dāng)保管好各類檔案,并定期檢查、通風(fēng);

三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)防火災(zāi);

四、定期對檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤查,對檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞狀況等做好記錄,發(fā)覺問題準(zhǔn)時(shí)實(shí)行措施。

其次十條檔案鑒定與銷毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。

一、檔案鑒定要求