電子檔案利用與紙質檔案利用的需求比較探討

電子檔案利用與紙質檔案利用的需求比較探討

【摘要】隨著網絡技術的發(fā)展，檔案利用者對檔案信息的利用需求，無論內容還是方法等途徑都發(fā)生深刻的變化。文章運用比較分析的方法，對電子檔案利用與紙質檔案利用的需求共性與差異進行比較，為在信息網絡資源共享下如何更好地發(fā)揮兩者各自的優(yōu)勢滿足檔案利用者新的利用需求做出理論準備?！娟P鍵詞】檔案利用；需求比較；探討檔案是人類記憶的基石，是人類生活發(fā)展的紐帶。根據《中華人民共和國檔案法》的解釋，檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織和個人在社會實踐活動中直接形成的具有保存價值的各種不同形式的歷史記錄。因此，檔案在人們的社會實踐中直接形成并被有意識地保存下來，其目的在于滿足檔案利用者對檔案信息資源的利用需求，只有檔案廣泛地被需求者所利用，為社會創(chuàng)造出更多的物質與精神文化財富，才實現(xiàn)檔案的價值。進入電子網絡時代的今天，電子檔案利用的需求與紙質檔案利用的需求，都發(fā)生了較大的變化。因此從兩者利用需求的共性與差異進行系統(tǒng)地的比較，對建立與發(fā)展檔案信息網絡信息共享有重大意義。

一、電子檔案利用與紙質檔案利用的需求共性

以檔案的本質作比較，檔案利用者對檔案利用需求都是對檔案價值的實現(xiàn)。因此，從檔案利用者的角度分析電子檔案利用與紙質檔案利用兩者仍有相似的特征。

（一）檔案利用需求的社會性與層次性

隨人類文明程度的提高和對檔案利用需求的增長，檔案的利用滲入到人類社會的方方面面。從檔案利用的內容與形式來看，紙質檔案利用與電子檔案利用的需求，主要體現(xiàn)檔案利用需求的社會性與層次性。

一是檔案利用需求的社會性。國際檔案理事會主席王剛同志指出：“無論是對社會的縱向發(fā)展或橫向聯(lián)系，檔案館所擁有的檔案都稱得上是維系的紐帶和聯(lián)系的橋梁，檔案貫穿著人類文明的始終，檔案滲透于人與人的各種關系之中，只要人與人的關系存在，就會有檔案存在?！币虼耍瑱n案利用需求的社會性，體現(xiàn)在具有廣泛的社會作用和社會價值。檔案利用需求的社會作用，在于實現(xiàn)信息資源社會共享和促進社會進步的歷史進程中，電子檔案利用與紙質檔案利用都發(fā)揮著積極的作用。檔案利用的社會價值，在于檔案利用信息資源的原始記錄性，都為將來的工作提供了借鑒。二是檔案利用需求的層次性。從利用檔案信息的形式來看，檔案利用者的需求具有層次性。其在于檔案利用者所從事的職業(yè)不同，需求的檔案信息內容也不相同，有的檔案利用者需求的是一次檔案文獻信息，有的需求二次檔案文獻信息或三次檔案文獻信息。一般說來，需要解決某些具體問題而查找真憑實據的，表現(xiàn)為對一次檔案文獻信息的需求；需要完成某些研究任務或了解某一方面、某一地區(qū)的大致情況而查找參考依據的，表現(xiàn)為對二次或三次檔案文獻信息的需求。

（二）檔案利用需求的多樣性與動態(tài)性

一是檔案利用需求的多樣性。電子檔案利用與紙質檔案利用的需求，受其自身的職業(yè)、素質和愛好等的不同而顯現(xiàn)出千差萬別。檔案利用者需求可以劃分為許多種類，如：根據需求表達與否，可分為表達的和未表達的需求；根據需求和客觀要求是否一致，可分為實際需求和非實際需求；根據需求表達方式，可分為主題和指名需求；根據檔案利用者的不同類型，還可分為管理人員，科研人員和公民個人需求等。檔案利用者需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系。社會越發(fā)展，社會所擁有的職業(yè)越多；生活文明程度越高，人們的愛好會越多，愛好的層次會越高，也就更加多樣化。二是需求的動態(tài)性。檔案利用者需求隨著時間、地點、條件的變化而變化。檔案利用者需求的滿足方式和水平，是由其所處的歷史條件所決定的。隨著社會發(fā)展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性。（三）檔案利用需求的重復性與可誘導性

一是檔案利用需求的重復性。檔案利用者利用檔案的需求往往不只產生一次，檔案利用者的需求滿足只是相對的、暫時的，原有的需求滿足了，又會產生新的利用需求。只要具備一定的條件，檔案利用需求就會多次重復出現(xiàn)。二是需求的可誘導性。檔案利用需求的可誘導性，主要對檔案利用者的需求進行引導和調節(jié)。例如，社會和檔案部門本身加強檔案宣傳工作就能影響檔案利用者的需求發(fā)生變化和轉移，使某些潛在的欲望變?yōu)槊黠@的行動。若改變檔案利用的政策和環(huán)境，也能影響檔案利用者的需求發(fā)生變化和轉移。如使某些不能利用的檔案變?yōu)榭梢岳?，使利用不方便變?yōu)榉奖愕鹊?。檔案利用者需求的可誘導性，是以檔案利用的巨大潛力為基礎的。這種潛力表現(xiàn)為檔案信息資源具有巨大的潛力，又表現(xiàn)為檔案利用者的需求具有巨大的潛力。

二、電子檔案利用與紙質檔案利用的需求差異

無論是電子檔案還是紙質檔案其目的就是要充分發(fā)揮檔案的利用，兩者都是為社會的利用者提供服務的。但從兩者對檔案利用者的需求影響上作比較，電子檔案利用與紙質檔案利用的需求差異有：

（一）檔案利用需求載體的差異

從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質檔案利用有明顯的差異。我國自有文字以來，形成甲骨、竹簡、石刻、貝葉、紙質，直至今天的文字、圖片、聲像、縮微品等檔案，無論用什么樣的技術和方法，當把具有長期保存價值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術和方法而獨立存在。人們不依靠任何技術而能識別檔案的內容、載體、結構形式，而檔案的內容一旦形成相互關系后就永遠無法分離?？梢姡d體和結構的形式已成為檔案不可分割的重要組成部分，這些載體的檔案只要避開天災人禍，遵循管理和保護的要求，就能達到長期保存，這就所謂紙質檔案利用的載體。任何電子檔案當使用技術和設備將具有長期保存價值的信息記錄于存儲載體后，就