企業(yè)會計檔案管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔第四章會計檔案管理第一條為加強會計管理，特制定本管理辦法。第二條企業(yè)的會計檔案包括：會計憑證、會計帳簿、會計報告、查帳報告、驗資報告、財務會計制度以及與經(jīng)營管理和投資者權益有關的其它重要文件，如合同、章程、董事會計等各種會計資料。第三條會計檔案的保存。財務部應有專人負責保存會計檔案，定期將財務部歸檔的會計資料，按順序立卷登記有效。會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體和保管年限詳見附表。會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)部門經(jīng)理審查，總經(jīng)理批準，報上級有關部門批準后執(zhí)行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由審計部和財務部有關人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。第四條會計檔案的借用。財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續(xù)。集團內(nèi)各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)本單位領導批準證明，經(jīng)財務經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)財務經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復制時，必須經(jīng)財務部經(jīng)理批準，并限期歸還。第五條由于會計人員的變動或會計機構(gòu)的改變等，會計檔案需要轉(zhuǎn)交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。第六條本辦法適用于公司總部、下屬全資及控股企業(yè)。會計檔案保管期限檔案名稱保管期限(一)會計憑證類1.原始憑證、記帳憑證15年其中：涉及外來和對私改造的會計憑證永久2.銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年(二)會計帳簿類：1.日記帳15年其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年2.明細帳、總帳、輔助帳15年3.涉及外來和對私改造的會計帳簿永久(三)會計報表類：1.主要財務指標報表3年2.月、季度會報表15年3.年度會計報表永久(四)其它類：1.會計檔案保管清冊及銷毀清冊25年2.財務成本計劃3年3.主要財務會計文件、合同、協(xié)議永久精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔內(nèi)部控制制度——會計檔案管理第一章總則第一條會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。根據(jù)國家《檔案法》、《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，加強會計檔案的科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化管理，結(jié)合公司的實際情況，制定本制度。第二條本制度所指的會計檔案主要包括：會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證；會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿；財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告；其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，計算機備份資料等。第二章崗位設置與職責分工會計檔案管理由分管總裁負責。第四條財務部應指定專人負責會計檔案的管理，具體負責會計核算材料的立卷、整理、歸檔、保管等工作。第五條出納人員不得兼管會計檔案。第三章會計檔案的歸檔程序與方法第六條對于每年形成的會計檔案，應由財務部按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊。各會計人員對本崗位產(chǎn)生的會計核算資料應定期收集、審查核對，按照檔案管理要求整理立卷、編制目錄、裝訂成冊并由立卷人簽章，然后交檔案會計妥善保管。第七條會計核算資料應保證整齊、完整，符合歸檔范圍要求，歸檔的各種會計檔案，要有統(tǒng)一規(guī)定的會計檔案案卷、卷皮。第八條會計憑證類歸檔方法：1、每月10日前，將記帳憑證按順序整理，連同所附原始憑證，裝訂成冊，每冊不超過2厘米，注明憑證類別、年度、月份、起止號、連續(xù)號，由經(jīng)辦人員及財務主管簽字后，交檔案會計保管。對于數(shù)量較多，不易同記帳憑證一起裝訂保管的原始憑證，如領料單、工資單、獎金單等，可以單獨裝訂保管，但應在原記帳憑證上加以說明，以備查閱。2、次年3月1日前，將上一年度銀行存款余額調(diào)節(jié)表及銀行對帳單裝訂成冊，移交檔案會計保管。第九條會計帳簿類歸檔方法：應填寫帳簿啟用及交接表。將上年度帳簿裝訂成冊，編寫頁號，加裝封面，附上目錄。次年4月1日前，移交檔案會計保管。第十條會計報表在年度決算后裝訂，年報單獨立卷，月、季報合并裝訂成冊，次年4月1日前，移交檔案會計保管。第十一條對所有會計檔案，財務部按本制度要求，編制移交清冊。在規(guī)定的時間內(nèi)，將會計檔案移交檔案室。第十二條各崗位歸檔內(nèi)容：出納：銀行存款調(diào)節(jié)表、銀行對帳單，現(xiàn)金、銀行收付款憑證；主辦會計：固定資產(chǎn)卡片，明細帳帳簿，工資冊；副主任：總賬；主任：報表。第四章會計檔案保管期限與要求第十三條會計檔案應嚴格按規(guī)定歸檔，保管期限從會計年度終了后的第一天算起。月、季度財務報告保管3年，年度財務決算永久保管。（均包括文字分析）現(xiàn)金和銀行日記帳保管25年，明細帳、總帳、輔助帳簿保管15年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。工資冊永久保管。記帳憑證保管15年，銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管5年。會計檔案移交清冊保管15年，會計檔案保管清冊永久保管，會計檔案銷毀清冊永久保管。第十四條對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同時，嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。會計檔案室要保持通風干燥，放置溫濕度計，定時記錄溫濕度，平時要保持衛(wèi)生、清潔。各種會計檔案歸檔后，要及時登記保管帳簿。第五章會計檔案的調(diào)閱與銷毀第十五條會計檔案調(diào)閱：調(diào)閱會計檔案應嚴格辦理調(diào)閱手續(xù)，一律填寫“調(diào)閱會計檔案登記單”，并在指定地點調(diào)閱。會計檔案一般不準外借，特殊情況需借出或復制，需經(jīng)財務部主管同意批準后，會計檔案管理員才能交付使用者。查閱或復制會計檔案，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。外單位查閱，需由財務部主管或分管總裁批準，并由財務部會計陪同，辦理登記手續(xù)，方可查閱。第十六條會計檔案銷毀：會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，由鑒定小組（由分管總裁、財務部、辦公室組成）共同鑒定、清點，簽署意見，報分管總裁批準后方可銷毀，銷毀時，由鑒定小組共同派員監(jiān)銷。銷毀后，應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告分管總裁。第十七條保管期滿但未結(jié)清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證