第2章系統(tǒng)管理與基礎設置

系統(tǒng)管理與基礎設置M2章系統(tǒng)管理與基礎設置【學習目標】

掌握系統(tǒng)管理中設置用戶、建立賬套和設置權限的作用和方法。了解年度賬管理和系統(tǒng)安全管理的方法掌握數(shù)據(jù)編碼2.1系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理模塊可以提供給各子系統(tǒng)一個統(tǒng)一的操作平臺,對網(wǎng)絡財務系統(tǒng)的各個子系統(tǒng)進行統(tǒng)一的操作管理,其主要功能包括賬套管理、權限管理、年度賬管理及系統(tǒng)安全維護等。

系統(tǒng)管理是用友ERP-U8應用系統(tǒng)的運行基礎，它為其他子系統(tǒng)提供了公共的賬套、年度賬及其它相關的基礎數(shù)據(jù)，各子系統(tǒng)的操作員均需要在系統(tǒng)管理中統(tǒng)一設置并分配權限，系統(tǒng)管理將各個模塊有機結合，形成了多層次多渠道的各種業(yè)務模式的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。2.1系統(tǒng)管理

2.1.1系統(tǒng)管理的主要功能1．賬套管理，包括賬套的建立、修改、引入和輸出(恢復備份和備份)等功能。2.權限管理，包括設定系統(tǒng)用戶、定義用戶的角色及設置用戶權限等功能，目的為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全保密、符合崗位分工的要求并防止越權操作、進一步加強企業(yè)內(nèi)部控制。3．年度賬管理，是指對同一賬套內(nèi)不同年度的數(shù)據(jù)所進行的管理,主要包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結轉上年數(shù)據(jù)等功能4．系統(tǒng)安全維護，為了保證系統(tǒng)運行安全、數(shù)據(jù)存儲安全,系統(tǒng)應建立一個強有力的安全保障機制。系統(tǒng)安全維護包括系統(tǒng)運行監(jiān)控、設置數(shù)據(jù)自動備份計劃、清除系統(tǒng)運行異常任務、記錄上機日志和刷新等功能。2.1系統(tǒng)管理帳套管理與年度帳帳套帳套是指一組緊密相關的數(shù)據(jù)，一般可以為每一個獨立核算的會計主體在系統(tǒng)中建立一個帳套。用友ERP軟件最多可建999個帳套，不同的帳套數(shù)據(jù)之間彼此獨立，沒有絲毫聯(lián)系。一個帳套可能包括多個數(shù)據(jù)庫。年度帳每個帳套邏輯上包括不同年度的會計數(shù)據(jù)，但在用友ERP軟件中，不同的年度的數(shù)據(jù)存在不同的數(shù)據(jù)庫中，這稱為年度帳。建立年度帳的目的是為了方便管理不同年度的數(shù)據(jù)。一般一個年度帳一個數(shù)據(jù)庫。同一帳套的不同年度帳之間是相互聯(lián)系的，具體將在年度帳管理中講解到。2.1.2系統(tǒng)管理操作的基本流程1．新用戶操作流程2．老用戶操作流程2.1系統(tǒng)管理2.1系統(tǒng)管理新用戶操作流程如下圖所示:

初次登陸，用戶名為admin,密碼默認為空。2．老用戶操作流程老用戶操作流程如下圖所示:2.1系統(tǒng)管理3．啟動系統(tǒng)管理系統(tǒng)一般允許以兩種身份注冊進入系統(tǒng)管理：一是以系統(tǒng)管理員的身份；二是以賬套主管身份。系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套，具體包括帳套的備份、新建帳套、引入帳套、設置操作員、指定帳套主管、設置和修改操作員密碼及權限等。賬套主管負責所選賬套的維護工作，具體包括帳套參數(shù)修改，年度帳的管理，及該帳套操作員權限的設置。在第一次運行系統(tǒng)時還未建立核算單位的賬套。因此，在建立賬套前應以系統(tǒng)管理員的身份進行登錄。2.1系統(tǒng)管理【知識要點】啟動系統(tǒng)管理時應注意：1.啟動系統(tǒng)管理的操作包括啟動系統(tǒng)管理模塊并進行注冊，即登錄進入系統(tǒng)管理模塊。在系統(tǒng)管理中可以進行設置操作員、建立賬套和設置操作員權限等的操作。2.系統(tǒng)允許用戶以系統(tǒng)管理員“admin”的身份，也可以以賬套主管的身份注冊進入系統(tǒng)管理。

【知識要點】啟動系統(tǒng)管理時應注意：3.系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入，可以進行賬套的建立、恢復和備份，設置操作員、指定賬套主管，并可以設置和修改操作員的密碼及其權限等。賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所選賬套進行修改、功能模塊啟用及對年度賬的管理（包括建立、清空、恢復、備份以及各子系統(tǒng)的年末結轉、所選賬套的數(shù)據(jù)備份等），以及該賬套操作員權限的設置?！局R要點】啟動系統(tǒng)管理時應注意：4.由于第一次運行該軟件時還沒有建立核算單位的賬套，因此，在建立賬套前應由系統(tǒng)默認的管理員admin登錄。5.系統(tǒng)管理員“admin”沒有密碼，即密碼為空。在實際工作中，為了保證系統(tǒng)的安全，必須為系統(tǒng)管理員設置密碼。在教學過程中，由于一臺計算機供多個學員使用，為了方便則建議不為系統(tǒng)管理員設置密碼。2.1.3權限管理1．角色管理2．用戶管理3．權限管理1）功能權限管理2）數(shù)據(jù)權限管理3）金額權限管理2.1系統(tǒng)管理2.1.3權限管理目的權限管理的目的是為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全性，符合內(nèi)部控制的崗位分工要求，防止越權操作。角色管理角色是指企業(yè)管理中擁有某一類職能的組織，他們的權限是相同的，實際上是用戶組，用戶被設置為某一角色后，在系統(tǒng)內(nèi)的所有帳套都擁有該角色的權限。角色管理是方便控制操作員權限，可以依據(jù)職能統(tǒng)一進行權限的劃分。用戶管理只有系統(tǒng)管理員才有權設置用戶。用戶管理主要完成對所核算帳套用戶的增加。刪除、修改等維護工作。2.1系統(tǒng)管理2.1.3權限管理

權限包括功能權限、數(shù)據(jù)權限和金額權限三種形式。1.功能權限功能權限是在系統(tǒng)管理中分配的，被賦予了某種權限，能夠執(zhí)行相應的操作。只有系統(tǒng)管理員和該帳套主管才能進行權限設置。但系統(tǒng)管理員能夠指定某帳套的帳套主管。2.數(shù)據(jù)權限和金額權限數(shù)據(jù)權限可以通過記錄級和字段級的權限控制。字段級權限控制是指對單據(jù)中包括的字段進行權限分配，提高系統(tǒng)的安全保密性。記錄級權限控制是指對具體業(yè)務對象進行權限分配，根據(jù)所選用戶或角色及業(yè)務對象進行明細的數(shù)據(jù)權限分配工作。比如，賦予某操作員填制憑證權限的同時，還可通過數(shù)據(jù)權限進一步限制其所能使用的憑證類型或會計科目。金額權限主要用于完善內(nèi)部金額控制，對具體金額數(shù)量劃分級別，對不同崗位和職位的操作員進行金額級別控制。比如，審核權限可分審核5萬元以內(nèi)的權限和5萬元以上的權限。2.1系統(tǒng)管理2.1.4賬套管理1．建立賬套1）賬套信息2）單位信息3）核算類型4）基礎信息5）分類編碼方案6）數(shù)據(jù)精度定義2．修改賬套3．賬套的引入和輸出2.1系統(tǒng)管理2.1.4賬套管理1．建立賬套帳套信息用于輸入新帳套的有關信息，主要包括已存帳套、帳套代碼、帳套名稱、帳套路徑、啟用會計期等單位信息用于輸入新建帳套的基本信息，主要包括單位的名稱、單位簡稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、聯(lián)系電話、傳真、電子郵件、稅號和備注等內(nèi)容。核算類型用于記錄新建帳套的基本信息，包括帳本位幣、企業(yè)類型、行業(yè)性質(zhì)、帳套主管、是否按行業(yè)性質(zhì)預設科目等內(nèi)容?；A信息是用于記錄新建帳套的基礎核算信息，主要包括存貨、客戶、供應商是否分類及是否有外幣核算等內(nèi)容。分類編碼方案，為了便于對經(jīng)濟業(yè)務數(shù)據(jù)進行分級核算、統(tǒng)計和管理，系統(tǒng)對會計科目、企業(yè)部門、結算方式、客戶分類、地區(qū)分類、存貨分類、供應商分類等進行編碼。數(shù)據(jù)精度定義，是指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)點位數(shù)。2.1系統(tǒng)管理【知識要點】建立賬套時應注意：1.新建賬套號不能與已存賬套號重復，實驗時，請同學們用班級序號+學號序號組成，如1班學號為01的同學，請用101表示帳套號，轉專業(yè)同學在本班最大序號后新增。2.賬套名稱可以是核算單位的簡稱，它將隨時顯示在正在操作的財務管理軟件的界面上。3.賬套路徑為存儲賬套數(shù)據(jù)的路徑，可以修改。4.啟用會計期為啟用財務管理軟件處理會計業(yè)務的日期，一般為年度的1月1日，這有利于可比性。5.啟用會計期不能在計算機系統(tǒng)日期之后。

建立賬套時應注意：6.行業(yè)性質(zhì)的選擇決定著系統(tǒng)采用何種會計制度下的會計科目進行會計核算。7.賬套主管可以在此確定，也可以在操作員權限設置功能中修改。8.系統(tǒng)默認按所選行業(yè)性質(zhì)預置會計科目。如果單擊“按行業(yè)性質(zhì)預置科目”復選框（即取消√），則不按行業(yè)預置會計科目?！局R要點】

設置編碼方案時應注意：1.為了便于對經(jīng)濟業(yè)務數(shù)據(jù)進行分級核算、統(tǒng)計和管理，軟件將對會計科目、企業(yè)的部門等進行編碼設置。編碼方案是指設置編碼的級次方案，這里采用群碼方案,這是一種分段組合編碼,每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類編碼共分幾段,每段有幾位。一級至最底層的段數(shù)稱為級次,每級(或每段)的編碼位數(shù)稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。2.除科目編碼級次的第1級外，其他均可以直接根據(jù)需要進行修改。3.由于系統(tǒng)按照賬套所選行業(yè)會計制度預置了一級會計科目，因此，第1級科目編碼級次不能修改。4.在系統(tǒng)未使用前，如果分類編碼方案設置有誤，可以在系統(tǒng)中的“基礎設置”中進行修改。【知識要點】

2．修改賬套當系統(tǒng)管理員建完帳套和帳套主管完成年度帳后，在未使用相關信息的基礎上，可對必要進行調(diào)整的信息進行調(diào)整。3．賬套的引入和輸出輸出與引入就是數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)恢復。引入是指將系統(tǒng)外的某帳套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中。主要功能是保證系統(tǒng)安全和有利于集團公司合并和分析工作。輸出是指將所選的帳套數(shù)據(jù)進行備份輸出。不僅需要輸出系統(tǒng)，還要將數(shù)據(jù)存儲到不同的介質(zhì)上。2.1系統(tǒng)管理2.1.5年度賬管理1．建立年度賬2．引入和輸出年度賬3．結轉上年數(shù)據(jù)4．清空年度數(shù)據(jù)2.1.6系統(tǒng)安全維護1．系統(tǒng)運行監(jiān)控2．設置數(shù)據(jù)自動備份計劃3．清除系統(tǒng)運行異常任務4．上機日志5．刷新2.1系統(tǒng)管理2.1.5年度賬管理3．結轉上年數(shù)據(jù)

新年度到來，應設置新年度核算體系，即設置新年度的賬簿并將上年余額過渡到新年度，以便開始新的一年的核算。新年度建賬流程：1.年度帳備份在建立新年度帳之前，結轉上年業(yè)務處理，然后執(zhí)行年度帳—輸出命令的備份工作。2.建立新年度帳執(zhí)行“年度帳—建立”操作，系統(tǒng)將自動按年度先后順序建立。3.結轉新年度帳年度帳建立后，執(zhí)行“系統(tǒng)—注銷”命令，再以新年度重新注冊，執(zhí)行“年度帳—結轉上年數(shù)據(jù)”命令操作。4.調(diào)整相關事項成功結轉上年余額后，在新年度日常業(yè)務開始之前，可以對某縣事項進行調(diào)整。5.新年度的日常業(yè)務處理2.1系統(tǒng)管理結轉上年數(shù)據(jù)流程如下圖所示:

2.1系統(tǒng)管理2.2.1企業(yè)機構基礎信息設置1．部門檔案2.職員檔案2.2.2財務基礎信息設置1．會計科目設置2．憑證類別設置3．外幣設置4．項目管理設置2.2基礎設置2.2.3往來單位基礎信息設置1．客戶分類2.客戶檔案3．供應商分類4．供應商檔案5．地區(qū)分類2.2.4存貨基礎信息設置1．存貨分類2.存貨檔案3.計量單位2.2基礎設置2.2.5收付結算信息設置1．結算方式2.付款條件3．開戶銀行*2.2.6供應鏈基礎信息設置1．倉庫檔案2．收發(fā)類別3．采購類型4．銷售類型2.2基礎設置*2.2.6供應鏈基礎信息設置5．產(chǎn)品結構6.成套件7．費用項目8．發(fā)運方式9．貨位檔案10．非合理損耗類型*2.2.7其它基礎信息設置1．常用摘要2．自定義項2.2基礎設置基礎信息設置的順序2.2基礎設置外幣設置部門檔案客戶分類供應商分類會計科目設置憑證類別存貨分類地區(qū)分類計量單位職員檔案客戶檔案供應商檔案存貨檔案設置人員檔案時注意：1.人員類別在“人員類別”檔案中設置。企業(yè)可用來對人員進行分類設置和管理。一般是按樹形層次結構進行分類，系統(tǒng)預置在職人員、離退人員、離職人員和其他人員四類頂級類別，用戶可以自定義擴充人員子類別。2.當此人員選擇為業(yè)務員時，需填寫“業(yè)務”頁簽中的信息。3.在人員列表中雙擊要修改的人員，進入“人員檔案”窗口，單擊【修改】按鈕，即可進入修改狀態(tài)修改。人員編號不可修改。4.在人員列表中雙擊要刪除的人員，進入“人員檔案”窗口，單擊【刪除】按鈕，即可刪除人員檔案?！局R要點】設置供應商分類時應注意：新增的供應商分類的分類編碼必須與[編碼原則]中設定的編碼級次結構相符。2.供應商分類必須逐級增加。【知識要點】設置外幣時應注意：此處僅供用戶錄入固定匯率與浮動匯率，并不決定在制單時使用固定匯率還是浮動匯率；在總賬模塊的【選項】中，【匯率方式】的設置決定制單使用固定匯率還是浮動匯率。【知識要點】增加會計科目時應注意：1.增加會計科目時，要遵循先建上級再建下級的原則；會計科目編碼的長度及每級位數(shù)要符合編碼規(guī)則；編碼不能重復；2.科目已經(jīng)使用后再增加明細科目,系統(tǒng)自動將上級科目的數(shù)據(jù)自動結轉到新增加的第一個明細科目上，以保證賬賬平衡相符。刪除會計科目時應注意：1.刪除科目后不能被自動恢復，但可通過增加功能來完成。2.非末級科目不能刪除。3.已有數(shù)據(jù)的會計科目，應先將該科目及其下級科目余額清零后再刪除。4.被指定的會計科目不能刪除。如想刪除，必須先取消指定。【知識要點】修改會計科目時應注意：1.非末級會計科目不能再修改科目編碼2.已經(jīng)使用過的末級會計科目不能再修改科目編碼。3.已有數(shù)據(jù)的會計科目，應先將該科目及其下級科目余額清零后再修改。4.被封存的科目在制單時不可以使用。【知識要點】指定會計科目時應注意：在指定科目時，如果本科目已被制過單或已輸入期初余額，則不能刪除、修改該科目。如要修改該科目必須先刪除使用該科目填制的憑證，并將該科目及其下級科目余額清零，再修改?！局R要點】設置憑證類別時應注意：1.憑證類別的前后順序，將決定明細賬中賬項的排列順序。例如：設置憑證類別排列順序為收、付、轉，那么在查詢明細賬、日記賬時，同一日的憑證，將按照收、付、轉的順序進行排列。2.若選有科目限制，則至少要輸入一個限制科目。若限制類型選“無限制”，則不能輸入限制科目。3.若限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。4.已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字。5.輸入多個限制科目時，科目之間必須用半角逗號分割，否則會出錯誤信息?！局R要點】設置項目目錄時應注意：如果用戶需要修改項目大類名稱、項目分類級次、項目欄目結構等項目大類的相關信息，可單擊工具欄上的【修改】按鈕，進入項目大類修改向導，進行修改。【知識要點】設置結算方式時應注意：1.票據(jù)管理標志是為出納對銀行結算票據(jù)的管理而設置的功能，類似于手工系統(tǒng)中的支票登記簿的管理方式。2.用戶可根據(jù)實際情況，選擇該結算方式下的票據(jù)是否要進行票據(jù)管理。3.結算方式最多可以分為2級。4.如果要修改或刪除某種結算方式，單擊工具欄上的【修改】或【刪除】按鈕即可，結算方式一旦被引用，便不能進行修改和刪除的操作。【知識要點】為什么需要進行會計科目的編碼？會計科目是對會計業(yè)務具體核算內(nèi)容進行分類的名稱。會計科目編碼設計是根據(jù)會計制度的規(guī)定及會計科目的設置，按照一個系統(tǒng)的方案確定出各級科目唯一數(shù)字編碼的方法。會計科目編碼在手工操作下一般不使用，但是采用計算機處理會計數(shù)據(jù)時，則需要采用會計科目編碼，這有利于加快數(shù)據(jù)處理。其他如部門、項目等編碼參照科目編碼。2.2基礎設置1.采用會計科目編碼便于反映會計科目間的邏輯關系2.保證會計科目的唯一性3.便于計算機處理和分類4.節(jié)省存儲空間5.提高處理速度2.2基礎設置

方法：.順序編碼位數(shù)編碼分組編碼原則：規(guī)定性原則，企業(yè)一級會計科目編碼采用會計準則或制度的規(guī)定。層次性原則1501 固定資產(chǎn)150101 固定資產(chǎn)——甲車間150101001 固定資產(chǎn)——甲車間——A型機床150101002 固定資產(chǎn)——甲車間——B型機床一致性原則，不同一級科目下同一性質(zhì)分類體系應保持一致。簡短性原則擴展性原則科目編碼方法與編碼原則立體科目方法是指將科目中大量重復的科目從科目體系中分離出來，按照項目進行存儲，并將項目和科目建立動態(tài)鏈接，在滿足優(yōu)化會計科目體系的同時，達到精細核算的目的?？颇矿w系結構1.系統(tǒng)啟用次序1