新型載體檔案管理上課2課件

第六章新型載體檔案管理一、概述二、照片管理三、磁盤、磁帶檔案管理四、光盤管理五、電子文檔管理一、概述（一）、文書檔案載體的演變1、甲骨文2、青銅、生鐵、銅鐵合金——國之重器3、竹簡、木牘4、縑帛5、石刻檔案6、紙草書7、羊皮紙一、概述商代甲骨文

一、概述竹簡、木牘一、概述馬文堆帛書

一、概述摩崖石刻

一、概述7、羊皮紙一、概述（二）新型檔案載體照片、膠片錄音、錄像電子文件磁盤、光盤、硬盤、存儲卡二、照片檔案的管理以感光材料為載體、以影像為主要反映方式的一種專門的檔案。黑白照片、單色照片、著色照片、彩色照片黑白照片黑白照片著色照片彩色照片案例引入二，許多音像材料沒有編寫相應的文字說明，致使一些活動的確切日期、參加者、地點、內(nèi)容無法辨認。三，音像材料未加整理和專門保管，造成音像材料損傷、丟失、變質(zhì)、消磁等。思考:怎么做才能避免這些問題？建立音像檔案管理制度和規(guī)范，統(tǒng)一公司音像檔案的管理。二、照片檔案的管理傳統(tǒng)照片：照相機——膠卷——沖洗相片將被拍攝物體成像于感光材料上獲得的圖像。新型照片：數(shù)碼相機/攝像頭——電子圖像運用計算機和數(shù)碼影像技術(shù)拍攝物體獲得的圖像，屬于電子文件。按體裁：新聞照片、單位活動現(xiàn)場照片、自然現(xiàn)象、藝術(shù)照片。（二）照片檔案的整理1、收集范圍單位新聞報道單位活動和重大事情其他（技術(shù)、企業(yè)文化、制度、員工活動）思考：假設09文秘班現(xiàn)在要建立班級檔案，以下圖片是否存入檔案中？為什么？保存？不保存？（三）照片檔案的整理1、構(gòu)成：底片、照片、文字說明。（1）底片：照片最原始的材料和最重點的部分，分為原始底片和翻版底片。（三）照片檔案的整理（2）照片：通過底片洗印而成的圖片。（3）文字說明：對照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等情況的簡短介紹性文字。（二）照片檔案的構(gòu)成（三）照片檔案的整理2、整理要求：（1）、照片檔案的底片、照片應該分開單獨整理和存放。（2）、照片和說明一同整理存放。（3）、按序擺放，組成案卷。（三）照片檔案的整理3、底片/照片的整理新華社記者在整理底片3、底片/照片的整理（1）編號底片/照片號：全宗號—保管期限代碼—冊號—張?zhí)柸谔枺簷n案館給立檔單位編制的代號。保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、C、D對應代表永久、長期、短期。冊號：從1開始編號張?zhí)枺簭?開始編號3、底片/照片的整理Eg：09文秘班全宗號：09wm永久保存的第一冊第一張底片\照片編碼：09wm—Y—1—13、底片/照片的整理（2）底片號的登錄用鐵筆刻在膠片乳劑面片空白邊處，也可用其他方式將底片號附在膠片乳劑面片空白邊，不得影響畫面。09wm—Y—1—13、底片/照片的整理（3）底片的整理底片袋（一張一袋）在底片袋右上方標明底片號、照片號、時間底片號照片號時間3、底片/照片的整理（4）照片文字說明對照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等情況的簡短介紹性文字。練習：對這個照片寫一份文字說明（5）底片、照片的保存底片冊、照片冊（297mm*210mm)（封面、封底、芯頁）1、底片袋按序號插入底片冊2、照片按序號插入照片冊（5）底片、照片的保存底/照片冊（297mm*210mm)2、封面印制“底/照片冊”字樣，冊脊寫明全宗號，保管期限、起止張?zhí)枴蕴?。?）底片、照片的保存3、內(nèi)含：案卷目錄底片冊內(nèi)備考表（情況說明、立冊人、檢查人、立冊時間）4、按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列，上架保存。（5）底片、照片的保存大幅底片、照片的保存放入專用的檔案袋、檔案盒中。最好豎立擺放橫放，堆放高度不超過5cm。（三）照片檔案的保管1、溫濕度條件（1）照片：溫度：14~24℃相對濕度：40%~60%（2）底片：溫度：13~15℃相對濕度：35%~45%晝夜溫差變化不大于±2℃，晝夜?jié)穸茸兓淮笥凇?℃。（三）照片檔案的保管2、庫房設施和裝具P129門窗密封良好、溫濕度控制調(diào)節(jié)設備裝具：結(jié)實、密封、防光、防塵、防蟲、防污染、防高溫、防潮。無酸紙質(zhì)卷皮、卷盒、無酸紙袋。（三）照片檔案的保管作業(yè)：給下列的照片編號、文字說明09WM-Y-1-12009第六屆技能節(jié)“魅力文秘”大賽，選手們正在展示禮儀。2009年12月3日黃圃理工形體訓練室：謝潔玲09文秘30參賽人員09WM-Y-1-22010年元旦文藝匯演，09文秘30展示職業(yè)裝風采。2009年12月31日黃圃校區(qū)籃球場：XXX09文秘30參賽人員作業(yè)：給下列的照片編號、文字說明09WM-Y-1-32010校園歌手大賽現(xiàn)代服務系初賽，09文秘班選手比賽中。2010年3月26日黃圃校區(qū)B棟一樓階梯室：鄺金雁周佩瑜、馮泳欣圖說計算機存儲設備光盤：早先的光盤主要用于電影行業(yè)，第一款于1987年進入市場，直徑為30厘米，每一面可以記錄60分鐘的音頻或視頻?？纯春臀覀兘裉斐Ｓ玫腄VD大小對比。軟盤：由IBM在1971年引入，從上世紀70年代中期到90年代末期被廣泛使用，最初為8寸盤，之后有了5.25和3.5英寸軟盤。1971年最早的軟盤容量為79.7kB，并且是只讀的，一年后有了可讀寫的版本。磁帶從1951年起被作為數(shù)據(jù)存儲設備使用，被稱為UNISERVO，可以每秒鐘傳輸7200個字符，這套磁帶長達365米，相當沉重。從70年代晚期到80年代出現(xiàn)了小型的盒式磁帶，長度為90分鐘的磁帶每一面可以記錄大約660KB的數(shù)據(jù)。計算機磁帶，需用專門的磁帶來進行錄播三、磁性載體檔案的管理（一）、概念：磁性載體檔案：主要是計算機磁帶、硬磁盤、軟磁盤、錄像帶、錄音帶。（保管單位為盒/盤）三、磁性載體檔案的管理兩種形式：一種用錄音機和錄像機在磁帶上記錄的檔案；用音像設備來播放處理。一種用數(shù)碼錄音、攝像技術(shù)來拍攝的數(shù)字化信息。屬于電子文件，需借助計算機來播放處理。三、磁性載體檔案的管理處理流程：收集資料歸檔處理分類/編目/編號入庫儲存保養(yǎng)維護三、磁性載體檔案的管理1、做好材料的收集。檔案員定期或不定期對各職能部門的聲像材料進行收集，保證材料的完整和齊全。

聲像檔案歸檔范圍及保管期限三、磁性載體檔案的管理2、歸檔要求（1）轉(zhuǎn)換成標準格式，一式兩份(A、B盤）。（2）必須是可讀文件，運轉(zhuǎn)正常、清潔、無病毒、無劃傷。（3）磁性檔案性能質(zhì)量符合相關(guān)錄音、錄像、計算機文件規(guī)定。（4）編制歸檔說明三、磁性載體檔案的管理文字說明。磁帶（軟磁盤）錄像帶：內(nèi)容、制式、語別、密級、規(guī)格、錄制日期錄音帶：內(nèi)容、講話人姓名、職務、錄制日期、密級等三、磁性載體檔案的管理3、分類、編目、編號（1）按種類、年度、專題分類（2）以盒、盤為單位（3）編制案卷目錄（4）貼標簽（文字說明）三、磁性載體檔案的管理示例：磁性載體檔案案卷目錄類別:錄像片三、磁性載體檔案的管理（4）貼標簽（文字說明）文字說明輸入電腦（檔案處理軟件）三、磁性載體檔案的管理（4）貼標簽（文字說明）文字說明輸入電腦↓設置格式↓三、磁性載體檔案的管理（4）貼標簽（文字說明）文字說明輸入電腦↓設置格式↓連接標簽機三、磁性載體檔案的管理（4）貼標簽（文字說明）文字說明輸入電腦↓設置格式↓連接標簽機↓打印標簽↓貼標簽三、磁性載體檔案的管理4、入庫儲存溫度要求：濕度要求：清潔管理要求：風壓、防水、防火：防磁要求：15~27℃、最佳溫度：18℃40~60%、最佳濕度：40%戴非棉手套操作、除塵遠離磁場源放入防磁柜（屏蔽磁場）清除磁性物品三、磁性載體檔案的管理5、保養(yǎng)維護定期保養(yǎng)、建立檢測保養(yǎng)卡清潔倒帶檢查修復復制作業(yè)：給下列的活動錄像編寫目錄09WM-Y-1-12009第六屆技能節(jié)“魅力文秘”大賽，選手們正在展示禮儀。2009年12月3日黃圃理工形體訓練室：謝潔玲09文秘30參賽人員09WM-Y-1-22010年元旦文藝匯演，09文秘30展示職業(yè)裝風采。2009年12月31日黃圃校區(qū)籃球場：何金花09文秘30參賽人員作業(yè)：給下列的照片編號、文字說明09WM-Y-1-32010校園歌手大賽現(xiàn)代服務系初賽，09文秘班選手比賽中。2010年3月26日黃圃校區(qū)B棟一樓階梯室：鄺金雁周佩瑜、馮泳欣三、磁性載體檔案的管理示例：照片檔案案卷（組）目錄類別:照片作業(yè)：分別給下列的活動照片和錄像編寫目錄2009第六屆技能節(jié)“魅力文秘”大賽，選手們正在展示禮儀。2009年12月3日，09文秘30參賽人員,60分鐘