商務(wù)英語郵件寫作

HowtoWriteanEmail

商務(wù)英語電子郵件的格式商務(wù)英語電子郵件的寫作要求

商務(wù)英語電子郵件的格式Subject--主題Salutation--稱呼Opening--開頭、Body--正文、Ending--結(jié)尾句ComplimentaryClose--禮貌結(jié)束語Signature--寫信人商務(wù)電子郵件的書寫格式絕大多數(shù)采用齊頭式。齊頭式是指正文中各部分都從每行的左邊開始,沒有空格。Example

DearDavidandSteve,----------（Salutation）Goodafternoon.OnMay10,2010,araidactionagainstthetargetwasconducted.Onsite,totally77boxesand7200metersUTPCableswereseized.Pleaseprovideuswithverificationreportandpricecertificate.Sampleswouldbesenttoyounextweek.Shouldyouhaveanycommentsorsuggestions,pleasecontactusatanytime.BestRegards,-----------（ComplimentaryClose）(Sincerelyyours,Yourstruly,Bestwishes)

Peter-------------（Signature）Subject–主題

主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個單詞，如Greetings,Inquiry;長的可以是一個名詞性短語，如：“YourMeetinginCalifornia”

主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。

NO:Newsaboutthemeeting

YES:Tomorrow‘smeetingcanceled。

一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。

YES：NewE-mailAddressNotification；Detailedcalculation

NO：detailedcalculation

視信的內(nèi)容是否重要，還可以開頭加上URGENT等Salutation-稱呼1、商務(wù)信件中要特別注意稱呼的禮貌得體。如不知對方姓名只知頭銜，可用Dear+Title，如DearManager作為稱呼或DearSir,DearMadam,DearSirorMadam，DearCustomer2、若知對方姓名，則用Dear+對方的姓氏或者DearMr./Mrs./Ms./Miss+對方姓氏TomHanksJenniferAustinOpening–開頭1、如果你主動給別人寫郵件，表明意圖Iamwritingto…2、如果對方已經(jīng)回復(fù)或聯(lián)系過你了，感謝回復(fù)或聯(lián)系Thankyouforyourreply./Thankyouforcontactingus.3、如果對方回復(fù)了你所咨詢的問題

Thankyouforprovidingtherequestedinformation.4、提到之前客人發(fā)你的郵件內(nèi)容

Regardingyourletterof…/Asfor…Body–正文核心和主要內(nèi)容，應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在段落的開頭大多把話題分成幾個小主題，每個小主題一段每段一般只有一兩句話正文由兩三個或三四個簡短的段落構(gòu)成。

在郵件結(jié)束之前，可以再次感謝收信人Thank

you

for

your

patience

andcooperation.或Thank

you

for

your

consideration.If

you

have

any

question

or

concern,don’thesitatetocontactus.或Welookforwardtohearingfromyou.yourreply.Pls.kindlycheck&advice.Ending–結(jié)尾｛ComplimentaryClose–禮貌結(jié)束語

&Signature–簽名

YourstrulySincerelyyours,Yourssincerely,SincerelyBestregards.簽名（signature）通常是寄件者在信函的敬意結(jié)尾下面寫上自己的姓名

商務(wù)英語電子郵件的寫作要求商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的五C原則Correctness–準(zhǔn)確Conciseness–簡潔Complete&Clarity–完整清楚Courtesy–禮貌Conciseness–簡潔簡潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要務(wù)。在具體寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡單明了，舍長句、復(fù)合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。Conciseness–簡潔Pls.Please請Qty.Quantity數(shù)量PCPiece個UYou你IOWInotherwords換句話說PSPostscript附言Info.Information信息BTWBytheway順便提一下Complete&Clarity–完整清楚郵件文本信息需具體完整，層次清楚，用詞準(zhǔn)確。Thefiguresshowasignificantincrease.Wewilldeliveryourgoodssoon.Thefiguresshowayear-on-yearincreaseof15%.WewilldeliveryourgoodsonDec.10th.

Courtesy–禮貌

商務(wù)英語電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則?？梢酝ㄟ^使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求?！癢ewantto"之類的詞能避免則避免出現(xiàn)，相比之下，“Wewouldliketo"顯得更尊重對方。If…,wecouldnot…Wewouldappreciateitifyoucould…Courtesy–禮貌

表示建議、要求時用被動語態(tài)可以避免直接觸及施動者(自己或?qū)Ψ?，使口氣更加婉轉(zhuǎn)。Wehavetostressthatyoumust…Ithastobestressedthatsth.mustbe…如果是寫一些壞消息或是道歉Unfortunately…We’reafraidthat…We’resosorrythat…Sorryfor…Hi,①I'msorryaboutthis.②Now,wehavebeenclearabouttheproblemaboutoursystem.③Thereisanewcolleaguejoiningourteam,andhewillarrangeforcheckingthesystem.④Becauseheisbusywithanotherrequirementnow,hewillgiveustheoptimalplanafterfinishingthatone.Regards!整片郵件的格式（稱呼、落款等）不規(guī)范①語句不完整，this指什么？②同一個句子中連續(xù)出現(xiàn)2個about，重復(fù)。后一個應(yīng)該為of，表示從屬關(guān)系。③④語句表達(dá)不合理，在發(fā)信方對于出現(xiàn)的問題十分焦急的情況下應(yīng)告知對方承諾解決的時間以及相應(yīng)的計劃等，不能用責(zé)任人不在或沒有時間來推脫。DearMr.XXX,We’resor