商務(wù)英語(yǔ)郵件寫(xiě)作

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商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式Subject--主題Salutation--稱呼Opening--開(kāi)頭、Body--正文、Ending--結(jié)尾句ComplimentaryClose--禮貌結(jié)束語(yǔ)Signature--寫(xiě)信人商務(wù)電子郵件的書(shū)寫(xiě)格式絕大多數(shù)采用齊頭式。齊頭式是指正文中各部分都從每行的左邊開(kāi)始,沒(méi)有空格。Example

DearDavidandSteve,----------（Salutation）Goodafternoon.OnMay10,2010,araidactionagainstthetargetwasconducted.Onsite,totally77boxesand7200metersUTPCableswereseized.Pleaseprovideuswithverificationreportandpricecertificate.Sampleswouldbesenttoyounextweek.Shouldyouhaveanycommentsorsuggestions,pleasecontactusatanytime.BestRegards,-----------（ComplimentaryClose）(Sincerelyyours,Yourstruly,Bestwishes)

Peter-------------（Signature）Subject–主題

主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如Greetings,Inquiry;長(zhǎng)的可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，如：“YourMeetinginCalifornia”

主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。

NO:Newsaboutthemeeting

YES:Tomorrow‘smeetingcanceled。

一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫(xiě)。一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫(xiě)即可。

YES：NewE-mailAddressNotification；Detailedcalculation

NO：detailedcalculation

視信的內(nèi)容是否重要，還可以開(kāi)頭加上URGENT等Salutation-稱呼1、商務(wù)信件中要特別注意稱呼的禮貌得體。如不知對(duì)方姓名只知頭銜，可用Dear+Title，如DearManager作為稱呼或DearSir,DearMadam,DearSirorMadam，DearCustomer2、若知對(duì)方姓名，則用Dear+對(duì)方的姓氏或者DearMr./Mrs./Ms./Miss+對(duì)方姓氏TomHanksJenniferAustinOpening–開(kāi)頭1、如果你主動(dòng)給別人寫(xiě)郵件，表明意圖Iamwritingto…2、如果對(duì)方已經(jīng)回復(fù)或聯(lián)系過(guò)你了，感謝回復(fù)或聯(lián)系Thankyouforyourreply./Thankyouforcontactingus.3、如果對(duì)方回復(fù)了你所咨詢的問(wèn)題

Thankyouforprovidingtherequestedinformation.4、提到之前客人發(fā)你的郵件內(nèi)容

Regardingyourletterof…/Asfor…Body–正文核心和主要內(nèi)容，應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在段落的開(kāi)頭大多把話題分成幾個(gè)小主題，每個(gè)小主題一段每段一般只有一兩句話正文由兩三個(gè)或三四個(gè)簡(jiǎn)短的段落構(gòu)成。

在郵件結(jié)束之前，可以再次感謝收信人Thank

you

for

your

patience

andcooperation.或Thank

you

for

your

consideration.If

you

have

any

question

or

concern,don’thesitatetocontactus.或Welookforwardtohearingfromyou.yourreply.Pls.kindlycheck&advice.Ending–結(jié)尾｛ComplimentaryClose–禮貌結(jié)束語(yǔ)

&Signature–簽名

YourstrulySincerelyyours,Yourssincerely,SincerelyBestregards.簽名（signature）通常是寄件者在信函的敬意結(jié)尾下面寫(xiě)上自己的姓名

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要求商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作應(yīng)遵循的五C原則Correctness–準(zhǔn)確Conciseness–簡(jiǎn)潔Complete&Clarity–完整清楚Courtesy–禮貌Conciseness–簡(jiǎn)潔簡(jiǎn)潔原則是商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡(jiǎn)單句子和簡(jiǎn)短詞語(yǔ)。一封拖沓冗長(zhǎng)、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫(xiě)的時(shí)間，也會(huì)給閱讀者帶來(lái)不必要的麻煩，故商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)以簡(jiǎn)明扼要為第一要?jiǎng)?wù)。在具體寫(xiě)作中，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單明了，舍長(zhǎng)句、復(fù)合句，選短句、簡(jiǎn)單句，喜并列、棄從屬有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語(yǔ)簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要。Conciseness–簡(jiǎn)潔Pls.Please請(qǐng)Qty.Quantity數(shù)量PCPiece個(gè)UYou你IOWInotherwords換句話說(shuō)PSPostscript附言Info.Information信息BTWBytheway順便提一下Complete&Clarity–完整清楚郵件文本信息需具體完整，層次清楚，用詞準(zhǔn)確。Thefiguresshowasignificantincrease.Wewilldeliveryourgoodssoon.Thefiguresshowayear-on-yearincreaseof15%.WewilldeliveryourgoodsonDec.10th.

Courtesy–禮貌

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。可以通過(guò)使用虛擬語(yǔ)氣、委婉語(yǔ)氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求?！癢ewantto"之類的詞能避免則避免出現(xiàn)，相比之下，“Wewouldliketo"顯得更尊重對(duì)方。If…,wecouldnot…Wewouldappreciateitifyoucould…Courtesy–禮貌

表示建議、要求時(shí)用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)可以避免直接觸及施動(dòng)者(自己或?qū)Ψ?，使口氣更加婉轉(zhuǎn)。Wehavetostressthatyoumust…Ithastobestressedthatsth.mustbe…如果是寫(xiě)一些壞消息或是道歉Unfortunately…We’reafraidthat…We’resosorrythat…Sorryfor…Hi,①I'msorryaboutthis.②Now,wehavebeenclearabouttheproblemaboutoursystem.③Thereisanewcolleaguejoiningourteam,andhewillarrangeforcheckingthesystem.④Becauseheisbusywithanotherrequirementnow,hewillgiveustheoptimalplanafterfinishingthatone.Regards!整片郵件的格式（稱呼、落款等）不規(guī)范①語(yǔ)句不完整，this指什么？②同一個(gè)句子中連續(xù)出現(xiàn)2個(gè)about，重復(fù)。后一個(gè)應(yīng)該為of，表示從屬關(guān)系。③④語(yǔ)句表達(dá)不合理，在發(fā)信方對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題十分焦急的情況下應(yīng)告知對(duì)方承諾解決的時(shí)間以及相應(yīng)的計(jì)劃等，不能用責(zé)任人不在或沒(méi)有時(shí)間來(lái)推脫。DearMr.XXX,We’resor