檔案文件信息化管理

檔案信息化管理檔案信息化就是以網絡、計算機、信息技術為手段，以檔案資源為對象、以檔案工作為依托，以檔案管理學最新理論為指導，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現代化管理過程。電子商務電子政務其他電子業(yè)務互聯網計算機通訊技術一、背景1、世界迎來大數據時代交流方式：email、QQ、微信、MSN、手機……..工作方式：word、wps、execl…...baidu..生活方式:數碼照片、電子病歷….信息化改變：2、電子文件數量急劇增長時間數量電子文件紙質文件電子文件是什么？概念電子文件是以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的文件。

文件數字代碼序列電子文件文件的一種類型，具有文件的各種屬性和功能。------《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894—2002

電子文件，是指機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。------《電子文件管理暫行辦法》2009年電子檔案：指機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。

----《電子檔案移交與接收辦法》檔發(fā)[2012]7號存量電子文件----檔案的數字化成果增量電子文件----原生態(tài)的電子文件檔案信息化主要工作：

增量電子文件的管理

存量紙質檔案的數字化工作楊冬權在全國數字館（室）建設推進會上的講話

按照“存量數字化”的要求，大力推進傳統(tǒng)載體檔案數字化；必須“內容為王”，著重數字內容的積累，著重傳統(tǒng)載體檔案數字化。數字檔案館（室）測評指標體系，將把傳統(tǒng)檔案數字化數量比例作為“一票否決”的硬指標。按照“增量電子化”的要求，全面開展原生電子文件的歸檔、移交、接收工作

各級檔案室要切實履行好收集管理本單位各類檔案的職責，把本單位所有應歸檔的電子文件及時集中歸檔，做到應歸盡歸，并按規(guī)定向有關檔案館或電子文件備份中心移交，做到應交盡交。

研究確定文書、錄音、錄像等各門類電子文件歸檔范圍和保管期限，明確電子文件歸檔和接收要求，保證歸檔或接收的電子文件收集齊全、整理有序、命名科學、格式規(guī)范、元數據合理有效，從世界范圍看，電子文件管理正在經歷一場重大的戰(zhàn)略轉型，主要表現為從機構層面轉向國家層面；從分散式管理模式轉向集中式管理模式；從環(huán)節(jié)式分段管理轉向無縫式流程管理。進入了

“以頂層設計帶動總體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶動全面發(fā)展”的電子文件管理新階段。二、電子文件管理的現狀1、國際2、國內：-----積極開展研究工作；-----制定相應管理辦法；-----成立相應的管理機構；-----探索電子文件中心建設。分散保存、管理欠佳3、存在的問題認識不足、重視不夠標準滯后、人才缺乏資源丟失、記憶斷層檔案工作的變化:

-----工作理念-----管理職能-----管理內容

4、責任重大1、了解電子文件的特點對系統(tǒng)的依賴性信息與載體的可分離性信息的流動性與不穩(wěn)定性信息存取的不可靠性三、電子文件管理的原則和方法2、明確構成電子文件的要素內容信息結構信息背景信息電子文件的

構成要素結構信息全程管理原則前端控制原則真實性保障原則完整性保障原則可讀性保障原則3、掌握主要原則全程管理原則即根據電子文件的特點和管理要求，建立一個完整的管理體系，對電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行連貫、一致的管理。前端控制原則

前端控制是在系統(tǒng)設計階段，對整個管理過程中的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析、科學整合。把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的管理功能盡量在這一階段實現。創(chuàng)建/制作/接收辦理/處理/流轉傳輸/交換形成、辦理和傳輸真實性保障原則

電子文件的真實性是指文件內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理后保持不變。完整性保障原則

電子文件完整性的含義：記錄社會活動真實面貌的具有有機聯系的電子文件及其他形式的相關文件數量齊全；每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損。

可讀性保障原則

電子文件的可讀性是指文件經過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉換、遷移等處理后能夠以人可以識讀、可以理解的方式輸出，并保持其內容的真實性。4、注重幾個重點環(huán)節(jié)：（1）電子文件形成階段。注重前端控制。注重流程優(yōu)化。按照全程管理和一體化管理的原則，對文件和檔案業(yè)務流程進行優(yōu)化和重組。注重電子文件的積累和“檔案化”處理。既要確保電子文件的形成和積累，又要規(guī)范電子文件的內容和形式。（2）電子文件收集階段：齊全、完整

根據本單位的實際情況，制訂或調整電子文件收集范圍；貫徹國家檔案局8號令、9號令、10號令以及《國家基本專業(yè)檔案目錄》等，制定詳細、可行的文件材料歸檔范圍和保管期限表。（3）電子文件的鑒定包括：內容鑒定和技術鑒定。電子文件的內容鑒定可以借鑒紙質文件鑒定的原則、標準與方法。電子文件的技術鑒定是指對電子文件的各方面技術狀況進行全面的檢查，包括：真實性鑒定、完整性鑒定、可讀性鑒定、無病毒鑒定、介質狀況檢查。（4）電子文件的歸檔歸檔是將具有檔案價值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過程，標志著電子文件管理責任由文件生成部門向檔案部門的正式轉移。電子文件的歸檔范圍雙套制歸檔

電子文件的歸檔方式是指將歸檔電子文件通過網絡直接傳輸到檔案部門，或加工后傳輸到檔案部門規(guī)定的地址中，并存儲在檔案部門本地載體的過程。在線

歸檔指將電子文件存儲在一定的介質上移交給檔案部門的過程，也稱卸載式歸檔、介質（載體）歸檔、脫機歸檔。離線

歸檔電子文件的歸檔時間分為實時歸檔和定期歸檔兩種。把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等。（5電子文件的保管磁性載體保護具體依據《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》，光盤載體保護具體依據《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》。歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35％～45％。（6）電子文件的處置

電子文件的銷毀

系統(tǒng)內長期保存向檔案館移交電子文件的銷毀是指通過刪除文件、格式化或者破壞載體等方式，使文件不可能再以電子方式重建，其內容無法恢復與還原。反映本機構一般活動、具有業(yè)務憑證價值、或者對社會具有長遠利用價值的電子文件應向檔案館移交。反映本機構一般活動、具有業(yè)務憑證價值的電子文件可在本機構電子文件管理系統(tǒng)內長期保存，機構應對其進行集中存儲。浙江?。赫憬‰娮游募芾韰f調小組開展電子文件和數字檔案登記備份制度功能定位2.重要檔案的容災1.強化檔案憑證價值行政監(jiān)管【證據鎖定】3.檔案資源整合…衍生核心單位應當每年向本級檔案行政管理部門報送本單位的檔案管理情況，由檔案行政管理部門對下列事項進行登記：

（一）檔案類別、總量，數據庫名稱及容量；

（二）當年整理、歸檔的情況；

（三）有否自行采取的檔案備份措施；

（四）其他事項。登記備份:各單位應備份的檔案范圍:主要包括：（一）依法應當保管30年以上的檔案；（二）列入國家基本專業(yè)檔案目錄的檔案；（三）由政府投資并具有典型性和代表性的重點建設項目的檔案；（四）其他應當進行備份的重要檔案。以人為本，樹立“大檔案”觀念，規(guī)劃專業(yè)檔案管理

------《國家基本專業(yè)檔案目錄》100類

如：城鄉(xiāng)居民健康檔案衛(wèi)生部

病歷檔案衛(wèi)生部干部檔案中組部

流動人員檔案中組部、人力資源社會保障部

土地管理檔案

國土資源部

會計檔案

財政部

城鎮(zhèn)廉租住房檔案

住房城鄉(xiāng)建設部

拆遷檔案

住房城鄉(xiāng)建設部

勞動人事爭議仲裁檔案

人力資源社會保障部

安全生產許可證

安全監(jiān)管總局

環(huán)保檔案

環(huán)境保護部城建檔案

住房城鄉(xiāng)建設部房屋產權登記檔案

住房城鄉(xiāng)建設部土地承包登記檔案

農業(yè)部審計檔案

審計署稅收征管檔案

稅務總局企業(yè)法人登記檔案工商總局個體工商戶檔案工商總局廣告登記管理檔案工商總局檔案備份的數據形式主要有：（一）檔案數字化成果（二）電子檔案（三）電子業(yè)務檔案：指各專業(yè)主管部門及下屬單位通過專門業(yè)務信息管理系統(tǒng)形成和處理的、列入國家基本專業(yè)檔案目錄的電子文件（一般以數據庫形式保存）。數字檔案室建設：數字檔案館（室）是數字時代或者說大數據時代檔案館（室）的發(fā)展方向，是現代的新型檔案館（室），是對傳統(tǒng)檔案館（室）的升級，是“第二代”或“升級版”的檔案館（室）。檔案工作是否現代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是看是否建成數字檔案館（室）?？梢哉f建設數字檔案館（室），是實現我國檔案工作現代化，把我國建成檔案強國的一項迫切任務和重要內容。

我國數字檔案館（室）建設的目標是：

用15年左右的時間，建成以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的數字檔案館（室）體系，使各級各類檔案館（室）能夠實現對電子文件的歸檔和管理并按規(guī)定及時移交；…

縣直機關以上檔案室傳統(tǒng)載體檔案基本數字化并實現數字化利用。浙江省檔案局關于開展規(guī)范化數字

檔案室創(chuàng)建和示范數字檔案室評選活動的通知

（浙檔發(fā)[2010]18號）省局制訂測評標準，各市檔案局組織實施，各縣（市、區(qū)）檔案局負責具體業(yè)務指導和測評認定工作.80分（含）以上的為“規(guī)范化數字檔案室”；90分（含）以上的為“示范數字檔案室”；示范數字檔案室的評選逐年分批進行。原則上各縣（市、區(qū)）每年各評選2-3個。浙江省規(guī)范化數字檔案室建設測評標準

五大項22小項：一、組織保障(20分)；二、數字檔案建設(24分)；三、電子文件歸檔(16分）；四、數據管理(24分)；五、開發(fā)利用(16分)5、介紹常用標準規(guī)范（1）國家標準1、電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）2、CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求（GB/T17678-1999）（2）檔案行業(yè)標準1、紙質檔案數字化技術規(guī)范（DA/T31-2005）2、公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則（DA/T32-2005）3、電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范（DA/T38-2008）4、文書類電子文件元數據方案（DA/T46-2009）5、版式電子文件長期保存格式需求（DA/T47-2009）6、基于XML的電子文件封裝規(guī)范（DA/T48-2009）7、磁性載體檔案管理與保護規(guī)范（DA/T15-1995）（3）相關規(guī)章、規(guī)范、政策文件1、電子公文歸檔管理暫行辦法（國家檔案局第6號令）2、數字檔案館建設指南3、電子檔案移交與接收辦法4、國家基本專業(yè)檔案目錄5、國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法6、檔案管理軟件功能暫行規(guī)定7、國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》8

、國家檔案局令第9號《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)【2012】7號離線方式：電子檔案載體標注內容載體標識：全宗號—年度—載體順序號。載體盒標注：全宗號、年度、載體順序號、數據量、密級、保管期限、存入日期、運行環(huán)境、套別等。電子檔案的存儲結構

檔案數字化的幾個原則1、價值性原則：即優(yōu)先選擇珍貴檔案進行數字化的原則。2、實用性原則：即優(yōu)先選擇利用率較高的檔案文獻進行數字化的原則。3、開放性原則：即優(yōu)先選擇開放的檔案文獻進行數字化的原則。4、特色性原則：即選擇有特色的檔案資源進行數字化的原則。檔案整理目錄建庫檔案掃描圖像處理圖像存儲數據質檢數據掛接數據驗收數據備份成果管理檔案數字化業(yè)務流程

掃描方式選擇：根據檔案幅面大小，選擇相應規(guī)格掃描儀。大幅面掃描：可采用大幅面數碼平臺掃描、小幅面拼接掃描。紙張狀況差的，采用平板掃描方式。存儲介質

長期保存---磁帶、DVD光盤等離線存儲設備；

網絡利用---硬盤、磁盤陣列等在線存儲設備上。

圖像文件的命名

以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名；多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。應注意的幾個問題1、數字化加工過程的安全管理。

首先要做好對