2023年電大?？妻k公室管理完整考點(diǎn)版版

選擇題１、社交場(chǎng)合很講究順序禮儀，一般以右為尊2、辦公室人員在社交活動(dòng)中，有共同利益的話題是屬于合適的話題。3、郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素愛好?4、文員做會(huì)議記錄時(shí),可以在會(huì)議記錄中與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致

５、以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)當(dāng)遵守的按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀6、傳真機(jī)最佳用來傳送一般的圖紙?7、以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)制造?8、文員在解決信訪工作時(shí),由收信人（單位)復(fù)信的情況是以下哪一種初次寫信或有過激言行的。9、圓桌型適合自由談話,或是收集創(chuàng)意的會(huì)議1０、以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等按通訊者特性立卷1１、辦公室布置要注意各種溝通、保密?12、傳真機(jī)使用哪一項(xiàng)不對(duì)的隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送13、在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)淖鲿?huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話14、文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品

15、以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是對(duì)的的文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況,機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力?16、文員必須管理好金錢，學(xué)會(huì)節(jié)約開支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)淖罴训絻r(jià)格便宜的商店去購(gòu)買,質(zhì)量并不重要

17、文員必須具有合作精神,哪一項(xiàng)是不適宜的應(yīng)當(dāng)有自己的個(gè)性,盡也許使別人服從自己

18、交互式電話會(huì)議的功能中審查功能是不具有的。

1９、以下關(guān)于文員的實(shí)會(huì)禮儀中,哪一項(xiàng)是對(duì)的的吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去20、文員制作日程安排計(jì)劃表哪一種情況應(yīng)避免日程安排計(jì)劃筆記本假如已經(jīng)使用一年以上,可以廢棄21、文員打印寄往歐美國(guó)家的信封,收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)當(dāng)是姓名、部門、地址、國(guó)名?22、有時(shí)應(yīng)上司規(guī)定，文員參與會(huì)見或會(huì)談,以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)發(fā)表意見?２3、郵件送到單位所租的信箱，由文員啟動(dòng)，取出郵件帶回辦公室,以下哪項(xiàng)事情與文員的工作規(guī)定不一致應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦24、以下哪個(gè)接打電話的行為是不對(duì)的的受到通話對(duì)方極大的責(zé)難,應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)?2５、文員根據(jù)上司指示,向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí)，做法是錯(cuò)誤的假如上司出差,可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)?26、以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的名片只能當(dāng)面遞送,寄去是不禮貌的?２7、文員要做好檔案收集，應(yīng)當(dāng)收集的文書資料是下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告、記錄報(bào)表等

28、值班人員不應(yīng)當(dāng)做以下哪類事情簽發(fā)文獻(xiàn)

29、接受忠告的對(duì)的反映是切勿感情用事

30、以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特性決策性31、以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的應(yīng)設(shè)立電腦的桌面屏幕保護(hù)功能３2、文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上,用標(biāo)簽貼在各種物品的下方33、以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置3４、文員必須管理好自己的時(shí)間,以下運(yùn)用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的天天把工作安排得超過工作時(shí)間，給自己壓力35、接打電話的行為中，哪一項(xiàng)不適宜的應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系3６、關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中,哪一項(xiàng)不適宜的以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn)３7、文員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作,以下哪一項(xiàng)是不適宜的代替上司制定約會(huì)計(jì)劃

38、以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為,哪一項(xiàng)是比較適宜的穿著短裙的下蹲姿勢(shì),應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直,蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰39、以下說明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容,哪一項(xiàng)是對(duì)的的工作餐是非正式宴請(qǐng)形式,早、午、晚舉行均可

4０、上司決定參與某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)當(dāng)只在便箋上寫好會(huì)議名稱?4l、在使用復(fù)印機(jī)的過程中,以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)慕油娫纯闪⒓磸?fù)印操作42、文員對(duì)辦公室零用鈔票管理的行為哪一項(xiàng)不適宜的標(biāo)準(zhǔn)的零用鈔票單據(jù)有一個(gè)署名43、文員按照“優(yōu)先順序”解決工作,哪一項(xiàng)不適宜的可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作４4、文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的傳達(dá)可以根據(jù)上司重要意思,夾進(jìn)自己的意見4５、以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中,哪一項(xiàng)是不適宜的打出電話，而對(duì)方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話46、以下文員應(yīng)遵守的參與宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的未用完一道菜時(shí),應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)47、關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)不適宜的不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明48、文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí),不用考慮有無休息室49、關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜由過程先說?5０、將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文獻(xiàn)各頁(yè)的確是同時(shí)形成,以杜絕日后篡改之嫌疑，這是騎邊章５1、以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況,哪一個(gè)是錯(cuò)誤的辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些5２、以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不對(duì)的的把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做53、文員在接打電話時(shí)，對(duì)的的做法是在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆,一有留言就能立即記錄下來54、文員在拆郵件時(shí)，不對(duì)的的做法是拿到信件后在桌子上磕幾下,然后用手撕開55、以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不對(duì)的的是雙方有很多人時(shí),可以交叉握手?56、文員從事信訪工作，在解決顧客或其別人的來信時(shí)，不應(yīng)拆開后信紙?jiān)诤?、信封在?一并裝訂,有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂５7、文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí),不應(yīng)做的是會(huì)議場(chǎng)合的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定58、文書立卷歸檔規(guī)定遵守一定的制度,涉及以下方面歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔規(guī)定59、公司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí),以下哪一種做法不對(duì)的不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)60、照料上司身邊瑣事,哪一種不對(duì)的應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要,不必給予協(xié)助61、文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，寄信人姓名、地址應(yīng)當(dāng)打印在左上角62、在辦公室里,離入口最遠(yuǎn)的位置是上座。６3、文員假如誤拆了非本公司的信,應(yīng)當(dāng)在信封上注明“誤拆”,寫上自己姓名的縮寫,并把信重新封好并退回去6４、文員碰到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字,應(yīng)當(dāng)請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問一下，這個(gè)字怎么念?65、會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)規(guī)定把他發(fā)言的一段不作記錄解決,這時(shí)文員應(yīng)征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)

66、在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)也許獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí),了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有說話的技巧，了解規(guī)定約會(huì)者的心理。

67、當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后,一方面應(yīng)查證消息的可靠性

6８、以下餐巾的使用方法是對(duì)的的用來擦嘴唇嘴角?69、上司參與各種應(yīng)酬和會(huì)議,有時(shí)需要更換服裝,文員應(yīng)告知上司家人把衣服送達(dá)?7０、文書立卷的歸檔制度涉及三方面：歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔規(guī)定。７1、關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不對(duì)的的？(把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做)72、按照美國(guó)人類學(xué)家愛德華·霍爾博士對(duì)交往空間距離的劃分理論,45CM一120CM，應(yīng)是個(gè)人區(qū)73、對(duì)新情況、新問題,無章可循時(shí)，上司又沒有明確的指示,文員可參照有關(guān)政策，作出合乎情理的解決。這是采用的（擋駕)方法。74、為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中,哪項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)改善合理設(shè)計(jì)辦公室的工作流程

7５、文員在為上司篩選電話時(shí),以下做法不對(duì)的的是來電者尋找你的上司，應(yīng)弄清對(duì)方的身份再通報(bào)上司

7６、在公務(wù)專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個(gè)人稱呼后習(xí)慣用“臺(tái)鑒”、“惠鑒”77、上司決定參與某個(gè)會(huì)議時(shí),文員不應(yīng)當(dāng)只在便箋上寫好會(huì)議名稱判斷題1、辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。(√)?2、沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的,但像核對(duì)文員的日記與上司的日記的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（√)

3、文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)當(dāng)快一些,假如錯(cuò)誤可以再做一遍。(×)４、文員傳達(dá)上司信息時(shí),可以把上司的話語(yǔ)加多或減少,以個(gè)人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá).(×)5、在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。(×）

6、文員對(duì)報(bào)紙和雜志的解決,可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。(√)?7、男女之間,男士先伸手了，女士才干與之相握。（×)

8、按英美國(guó)家習(xí)慣,文員接待來訪者,應(yīng)當(dāng)站起來與來訪者發(fā)言。（×)9、假如會(huì)客室的門是拉開的,文員進(jìn)人會(huì)客室后，才干讓客人進(jìn)人。(×)10、介紹地位相同的人時(shí),應(yīng)按到職的先后，先介紹新進(jìn)職工；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（√)11、文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹(√）１２、假如是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文獻(xiàn)夾，假如以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記,證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。（√）13、假如不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃反復(fù)的情形，就要排定可以動(dòng)用的空檔,自己決定優(yōu)先順序。（×）14、文書部門立好的案卷，須逐年移交給檔案室集中保管,稱歸檔,有歸檔范圍和規(guī)定,但無期限。（×）１5、要發(fā)問或故意見時(shí)，應(yīng)當(dāng)?shù)壬纤菊f完話之后再發(fā)問，可以提出自己的見解。假如上司不加采用，應(yīng)說服上司。（×)16、假如要拒絕別人，最佳是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系限度，分別使用表達(dá)方法,以避免由于拒絕而發(fā)生不必要的困擾。(√)1７、宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣,但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品,如茅臺(tái)等烈性酒。（×)18、假如上司一年之中交往很多,但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況,文員應(yīng)把有關(guān)資料輸人電腦，準(zhǔn)備交往提醒文獻(xiàn)。．(√）１9、假如對(duì)方所規(guī)定的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相稱的確認(rèn),文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)當(dāng)問明上司的意思，由于或許那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。（√)20、為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間,只要弄清有多少人數(shù)即可。(×)２１、辦公室的燈光照明要避開自然光，最佳用人工燈光。(×)22、文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄,盡也許把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。(√）23、文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（×)２4、假如會(huì)客室的門是推開的,文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室,等客人進(jìn)人后，再輕輕關(guān)上門。(√)25、文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人,再介紹地位低的人。（×)26、假如上司不準(zhǔn)備參與某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議告知丟掉,以免干擾其他事情。(×)2７、代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)成法定人數(shù)方為有效,因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。（√)28、文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一同鎖人抽屜。（×)2９、交際應(yīng)酬要講求時(shí)效,若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來補(bǔ)救，不僅無法表達(dá)誠(chéng)意,還會(huì)破壞彼此關(guān)系。(√）3０、不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。(√)3１、同時(shí)介紹很多人時(shí),可從右至左，按順序介紹。(√）３2、假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說完之后就應(yīng)當(dāng)叫上司接過電話，告訴上司要找的人立即就會(huì)來聽電話,讓上司直接與對(duì)方通話。（√)3３、文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí),由于當(dāng)這個(gè)信差很困難,所以要拖到最后一刻行動(dòng)。由于上司震怒,自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)當(dāng)變成上司的語(yǔ)氣。（×)34、當(dāng)上司規(guī)定文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司運(yùn)用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（√)35、文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。(×)36、面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采用臨時(shí)應(yīng)急措施。(√)３7、注辦是指文秘人員在《文獻(xiàn)解決單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。(√)38、即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（×)3９、女性文員坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。(√）４0、文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心,支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一起收藏,以避免被盜用冒領(lǐng)。(×)４1、文秘人員對(duì)上司重要工作的輔佐重要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財(cái)物管理及其他活動(dòng)。（×)42、凡是單位撤消,原公章應(yīng)立即停用,不用告知有關(guān)單位。（×）４3、檔案是指使用過的、文獻(xiàn)中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（×)44、值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日記,直接解決不了的問題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門解決。(√)４5、辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度,但沒有崗位責(zé)任制度。(×)46、合適的話題可以有雙方都感愛好的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（×)4７、受直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己可以安排辦理，并且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受,否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。（√)４8、宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（×）49、無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表達(dá)穿無尾正式禮服。（√)50、拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片,以作通報(bào)。（√)51、即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)當(dāng)積極、樂意地去協(xié)助。（√)5２、如是沿著人行道走,兩個(gè)人并行，“尊貴位置”是在右邊,三個(gè)人并行，則在中間?！?3、文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi),也可稍向左側(cè)后右側(cè),膝蓋與大腳可分開。(×）54、雞尾酒會(huì)一般要安排好座次,在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的規(guī)定。（×)５５、用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí),可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。(×）56、口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同,對(duì)上司或長(zhǎng)者說話,應(yīng)文雅些;對(duì)一般司事或顧客說話,就可通俗。（√）57、受到直屬上司以外的指派時(shí),假如文員自己可以安排辦理,并且不會(huì)影響到直屬上司沂指示的工作就可以接受,否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。（√)58、監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室,去其他地方蓋章。(×)59、列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí),由制文機(jī)關(guān)擬定密級(jí)和保密范圍,密級(jí)和保密期限的變更和解密。(√)６0、文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目,將已經(jīng)解決完畢的文獻(xiàn)，隨時(shí)按類目二的相應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。(×）６1、善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎,對(duì)同事尊重和理解,即不能違反同事的意（×)62、文員由于已經(jīng)打過電話，并給對(duì)方留了言,即是已經(jīng)完畢任務(wù)了?！白鲞^某項(xiàng)工作”和“完畢某項(xiàng)工作”是完全相同的?！?3、對(duì)于誤投郵件,文員可先拆開看看,然后在信封上寫上“該地址不對(duì)”,并把它退回去?！?4、當(dāng)與人擦肩而過，或越過長(zhǎng)輩、上司前面,或因事半途離坐時(shí)，都要招呼一聲。（√)：65、文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝,應(yīng)當(dāng)去洗手間。(√)66、假如需要與來訪者擬定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表,假如這一時(shí)間有空,就可答應(yīng)下來。（×)67、假如會(huì)客室的門是拉開的,先讓來訪者進(jìn)人會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手,以輕盈的步伐進(jìn)人室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（√）6８、假如會(huì)議氣氛緊張,且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí),文員可借奉茶為名,態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。(√）69、會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須保證賓館(或其他供應(yīng)者)把所需用設(shè)備都送過來，并在會(huì)議開始前有足夠的時(shí)間布置好,這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。(×)7０、上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。(×)７1、辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有助于保戀工作。(√)?７2、小辦公室的優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間,空氣流通，聯(lián)系方便。（×）

73、文員應(yīng)有效運(yùn)用時(shí)間,可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。×74、對(duì)于緊急而重要的事，文員應(yīng)作書面請(qǐng)示,留檔備查。（×)

75、文員在接聽電話時(shí),假如投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù)，再慢慢解釋：“鄧先生，如你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了?！薄?6、無論，什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送,因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真?！粒?、上下級(jí)之間握手,下級(jí)先伸手后，上級(jí)才干相握。(×)7８、女性文員應(yīng)留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作。（√)

７9、假如兩位來訪者均未預(yù)約，廣該按照先來后到的原則引見給上司。(×）80、文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況,叫以等交接班后再報(bào)告上司?！粒?、辦公室桌、椅，特別是客人的椅子應(yīng)放在直對(duì)光源的地方。(×)

82、請(qǐng)示與報(bào)告可以合并使用，如“關(guān)于XxxＸ問題的請(qǐng)示報(bào)告”。（×)83、列人保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí),由制文機(jī)關(guān)擬定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。(√）簡(jiǎn)答題1、什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)如何運(yùn)用受意方法？答:一、受意是文員接受和領(lǐng)略上司意圖。二、受意分兩種:直接受意和間接愛意。三、①文員要善于領(lǐng)略上司意圖，按上司意圖辦事;②但要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示；③要做到：備好記錄本,記錄下指示要點(diǎn)；注意傾聽,專心判斷指示的用意;④必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話;如有不批準(zhǔn)見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度；⑤接受指示后,要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)行。2、公文的完全格式涉及哪幾項(xiàng)？答：①版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。②密級(jí)、緊急限度。③簽發(fā)人姓名。④公文標(biāo)題。⑤主送機(jī)關(guān)。⑥正文、附件。⑦發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。⑧注釋、閱讀（發(fā)送）范圍。⑨主題詞。⑩抄送單位、印發(fā)說明。3、文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和規(guī)定是什么？答：一、進(jìn)言的定義是指文員積極對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸;二、進(jìn)言的作用:①參謀作用②補(bǔ)缺作用;③增進(jìn)關(guān)系作用。三、方法的規(guī)定是:①適事、緊急的事、重要的事、上司需要知道的事;②適時(shí)?？紤]時(shí)機(jī)；③適地?？磮?chǎng)合；④適度。要注意掌握分寸。?4、什么是文書的立卷特性？通?？梢园凑漳膸追N特性立卷？答：一、文秘或檔案人員把文書按照某些共同特性組合成案卷,稱為“立卷特性”。二、可以按照以下類型立卷:①按問題特性立卷；②按作者特性立卷；③按文種特性立卷；④準(zhǔn)時(shí)間特性立卷二;⑤按地區(qū)特性立卷；⑥按通訊者特性立卷；三、在運(yùn)用六個(gè)特性立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特性組合每一個(gè)案卷。５、單位印章重要有哪些?刻制和使用有哪些規(guī)定?答:一、單位印章重要有:①單位印章、套印章；②鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人署名章、其他印章二、刻制和使用的規(guī)定有：①刻制公章有兩種情況:一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā);②另一種由法人代表申請(qǐng),經(jīng)主管部門批準(zhǔn),公安部門登記后由專門刻制廠刻制;③公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；④加蓋公章,是哪一級(jí)的公章,須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并審核署名。⑤將蓋用文獻(xiàn)名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)具體登記;⑥加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正、完整,不歪斜、更不能顛倒；⑦凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。?６、國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類？答：（1）命令(令);(2）決定；（3）公告；通告；(4）告知;通報(bào)；(5）議案；(6）報(bào)告；(7）請(qǐng)示；（8）批復(fù)；意見；（9)函;(10）會(huì)議紀(jì)要。7、文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需經(jīng)一系列程序即為發(fā)文解決過程。請(qǐng)說明這過程。答：(l）擬稿。（2）核稿。是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核算。(3)簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。（４）編號(hào)。已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn)，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。（5)繕印。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn)定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。(６）校對(duì),指將文獻(xiàn)的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。(７）用印，是指在完畢的文獻(xiàn)上加蓋機(jī)關(guān)印章。(８）登記。(９）分發(fā)。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文獻(xiàn)進(jìn)行分裝和發(fā)送。8、辦公室人員為說服對(duì)方接受自己見解應(yīng)怎么做，要領(lǐng)?答：①清楚知道在所說服的事項(xiàng)中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等,抓住重點(diǎn)；②說服時(shí)，要盡量具體客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī);③偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等；④要具體了解對(duì)方立場(chǎng)和意向，先注意聆聽對(duì)方所說的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對(duì)方不能了解的地方,努力加以說服;⑤積極發(fā)問,了解對(duì)方的想法,對(duì)方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等(明確了解對(duì)方的情況)⑥以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言,不要使用令對(duì)方反感的言詞;⑦（為讓對(duì)方打開心扉,使對(duì)方對(duì)自己的見解產(chǎn)生愛好(讓對(duì)方認(rèn)同自己）；⑧不可傷害對(duì)方的自尊心。9、來信受訪的范圍有哪些？受理與解決的程序和基本規(guī)定是什么?答；(1)受理的范圍是:國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件;職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。（2)及時(shí)拆封。拆封時(shí),不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信,或有過激言語(yǔ)的來信，要解決及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急解決。拆開后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇啊⑿欧庠诤?要一并裝訂。(3)認(rèn)真閱讀。把握信中的重要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn),或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。（4)逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、重要內(nèi)容、規(guī)定、收信單位(人）以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等具體記載，便于記錄、查找和催辦。

(5）認(rèn)真解決。解決信伺:應(yīng)當(dāng)按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。（6）及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增長(zhǎng)職工群眾對(duì)組織的信任。復(fù)信可采用收信人(單位)復(fù)信,或承辦人（單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行。10、提高會(huì)議效率的做法?答:遵循法律法規(guī)、合理擬定會(huì)議目的、擬定必要的與會(huì)者、減少會(huì)議數(shù)量、縮小會(huì)議規(guī)模、簡(jiǎn)化會(huì)議程序、縮短會(huì)議時(shí)間、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)、分析會(huì)議成本。11、文員運(yùn)用提醒系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提醒系統(tǒng)？具體做法是如何的?答:一、有電子提醒系統(tǒng)和人工提醒系統(tǒng)。二、電子提醒系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)立日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提醒事項(xiàng),文員應(yīng)當(dāng)隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息。人工提醒系統(tǒng)的做法：設(shè)立基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表、使用提醒性備忘錄、準(zhǔn)備約會(huì)表、準(zhǔn)備特殊提醒卡、準(zhǔn)備交往提醒文獻(xiàn)。12、文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)?答：會(huì)議名稱;會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；時(shí)間（開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）；會(huì)議地點(diǎn);議題；主持人、主席；出席者名單；會(huì)議的通過情形及結(jié)論；相關(guān)的資料；下次會(huì)議預(yù)定日期。13、文員所做的口頭報(bào)告基本方法是如何的，有什么規(guī)定？（１)不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最佳是在完畢被指示工作之時(shí),但有時(shí)也要在尚未完畢之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙,不妨預(yù)先約好時(shí)間。（2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報(bào)告;(3)報(bào)告的順序基本上是先說結(jié)論,接著依照必要說明理由及通過。(4)一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；(5)如報(bào)告過于復(fù)雜,應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有漏掉；(６)假如覺得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?4、什么是文員的擋駕方法?重要的擋駕法有哪幾種?一般應(yīng)如何做？答：對(duì)于上司不必要接見的來訪者,不必要參與的邀請(qǐng)性活動(dòng)，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正因素告訴對(duì)方，只需要禮貌地、委婉地達(dá)成阻擋或拒絕的目的即可。①電話擋駕。上司不愿接的電話,文員要告訴對(duì)方，暫時(shí)不能接或上司不在，將內(nèi)容記下,轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時(shí)間,或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。②來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司,或先作請(qǐng)示。③會(huì)議、活動(dòng)擋駕。對(duì)無必要的會(huì)議和活動(dòng)文員要替上司委婉地謝絕。15、文員受上司指示，向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定期間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么?答：(ｌ)要獲得上司的許可;(２)假如用寫信的方式,在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn);（３)要對(duì)的告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、午餐會(huì)等）、所需要的時(shí)間等等；(4)約定好以后,一定要向上司報(bào)告，并填寫在日程安排計(jì)劃表上。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文獻(xiàn)資料;(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；(6）對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì);（7)公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；（8）地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方,還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。16、簡(jiǎn)要說明會(huì)議紀(jì)要有什么作用?有哪兩種形式?答:①會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一結(jié)識(shí)、指導(dǎo)工作的作用。②可以用于向上級(jí)報(bào)告會(huì)議情況；也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位,以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng),或規(guī)定與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。③有兩種形式:議決性會(huì)議紀(jì)要和周知性會(huì)議紀(jì)要。１７、辦公用易耗品重要涉及哪些？答：1.信封、紙張；2.軟盤、光盤等;3．鉛筆;４．圓珠筆;5.簽字筆或鋼筆;6．修正液或修正帶;７.印盒;8．各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（涉及訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)(涉及裝訂線)、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9.小刀;10．日歷等；11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

１8、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)環(huán)節(jié),互相關(guān)系如何?答：文員工作分為三個(gè)環(huán)節(jié):計(jì)劃、實(shí)行和檢查。１.計(jì)劃的環(huán)節(jié)，要充足了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。２.實(shí)行的環(huán)節(jié)，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行;上司所指示的工作無論是哪一種，都要對(duì)的地實(shí)行；配合上司預(yù)期的期限。3．檢查的環(huán)節(jié)，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為:先作計(jì)劃,付諸實(shí)行，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃—實(shí)行—檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過程開展。三者互相聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員一方面要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)行，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。19、從文員工作角度對(duì)比說明打電話和接聽電話的異同。答:相同之處①都應(yīng)先問好,再傳達(dá)自己的信息;②都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；③通話結(jié)束,應(yīng)讓對(duì)方感受到自己快樂的心情;都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。不同之處①打電話應(yīng)一方面查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼;接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。②打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍;接電話則沒有這一步。20、文秘人員對(duì)上司重要工作的輔佐涉及哪些方面？答:１.提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落,文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2.私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況,其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分,此外是上司身邊的純粹私事:(１）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但認(rèn)為關(guān)系到上司的形象問題,所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事,使上司得到充足的便利。（2)純私人性請(qǐng)求時(shí)——碰到這種情形,就把它當(dāng)作上司運(yùn)用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。3.財(cái)物管理。涉及:（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)成一定的金額,或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入,都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù),以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。(2）支票往來的管理——最重要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏,以避免被盜用冒領(lǐng)。4.其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。設(shè)計(jì)題１、小李是剛到公司的文員,公司辦公室內(nèi)有各種文獻(xiàn)柜...主任給她配置了帶鎖的辦公…印盒、墨水、復(fù)印紙,規(guī)定小李把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)當(dāng)怎么做?答:①電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī),右手做記錄，電腦放在右邊;②新文獻(xiàn)夾放需要翻譯的資料，在文獻(xiàn)夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)記條;③各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi);④參考書應(yīng)當(dāng)放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；⑤公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi);⑥墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。

２、安徽某公司欲與上海某公司合作…上海代表團(tuán)一行將來訪商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。小李應(yīng)如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？答:接受任務(wù)、了解來賓、制訂計(jì)劃、預(yù)訂食宿、迎接來賓、商議日程、安排會(huì)談、陪同參觀、送別客人、接待小結(jié)。3、麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)竟?fàn)幜?以制定合適的價(jià)格打人市場(chǎng),決定召開專家座談會(huì)，辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)?答:(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者。(２)座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜。(3)座談會(huì)上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織,可不做記錄。(5）具體的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做（6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；(7）會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。4、科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議,…共4６人，…參與會(huì)議人員月平均工資為2400元,…因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。計(jì)算會(huì)議的成本。答：①會(huì)議成本＝=2×3[（G+Ｓ）×Ｔ]×n＋后勤開支=6(G+S）T×ｎ+后勤開支。(②G表達(dá)參與會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù).每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，（240０÷3０÷8)。③S表達(dá)參與會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收人數(shù),其他收人為２.５元．(6０0÷3０÷8）④T表達(dá)參與會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為５小時(shí)。⑤ｎ表達(dá)參與會(huì)議人數(shù)為50人（46+4）。⑥后勤開支＝支票開支、鈔票開支和實(shí)物開支的總和為8０0（20０+100+１0×50)(⑦會(huì)議成本,６×(1０＋2．5)×5×50+800=18７50+800=19550元5、總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)當(dāng)如何做？答：①小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶;②每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖；③如因事外出,須經(jīng)批準(zhǔn)交別人代管。④加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并審核署名；⑤并要將蓋用文獻(xiàn)名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)具體登記;⑥加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。6、康橋賓館位于本市南京西路…某公司準(zhǔn)備召開全廠中層干部大會(huì)…會(huì)議由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。小付要擬一個(gè)會(huì)議告知。應(yīng)考慮的問題?答:(１)會(huì)議的名稱；(2)出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；(3)日期、時(shí)間(開始到結(jié)束的預(yù)定期刻）;(4）地點(diǎn):（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室);(5）議題（或者議事日程）;；(6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號(hào)碼等；(7）開會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼(必要時(shí)可附上地圖)；(8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。7、某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了…辦公室人員在會(huì)后應(yīng)當(dāng)做些什么工作？答:(1）要替搭車回去的人安排車子；（２)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）有留話時(shí)，牢記務(wù)必傳達(dá)；(4）檢查會(huì)場(chǎng)有無物品漏掉；(5）要為參與會(huì)議的人員送行；（6）文秘人員拜別前,要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅；（7）桌、椅早先若有移動(dòng)，必須還原;洗滌煙灰缸、茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾;(８)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；(9)關(guān)緊門窗并上鎖；（10)告知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。8、文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作,在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？履行哪些職責(zé)？答:（１）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。(２)制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表涉及：城市名和省（州)名（假如是國(guó)外旅行，寫明城市名和國(guó)家名)舊期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址,電話號(hào)碼(３）為商務(wù)洽談收集資料。(4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單。（5)考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備辨認(rèn)標(biāo)簽。(6）安排差旅費(fèi)。（7)建立旅行―旅館信息資料庫(kù)。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。(8)辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。9、某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪,恰逢生日,上司規(guī)定文員小陳購(gòu)買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦?要考慮哪些因素?答：①清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等;②征求上司意見或批準(zhǔn)，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物;③比較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品;④贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下；⑤附上賀卡寫上中國(guó)公司的名稱,讓上司親自送給德方總經(jīng)理。1０、某公司成立3周年，準(zhǔn)備舉行宴會(huì),辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？答：（1)客人的選擇。擬定名單,再請(qǐng)上司核定。(2）擬定期間。假如是涉外宴請(qǐng),宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)當(dāng)按照國(guó)際慣例,征詢客人的意見，要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。(３）會(huì)場(chǎng)的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì),客人的數(shù)目，以及預(yù)算費(fèi)用等,考慮宴會(huì)的形式與氣氛、交通是否方便、場(chǎng)地大小是否合適、菜式、有無停車場(chǎng)。(4）擬訂菜單。應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣,從來賓的身份、宴請(qǐng)層次、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。(5）寄發(fā)請(qǐng)柬。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬,請(qǐng)柬上應(yīng)寫明邀請(qǐng)人姓名,被邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn),以及著裝規(guī)定、規(guī)定回函及其他說明等。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出;(6）席次的排列。以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排,在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。席次的排列原則是:男女主人對(duì)坐桌椅的兩端；男女來賓間隔而坐;夫婦分開坐;男主賓坐在女主人的右邊,女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。

1１、文秘人員要代替上司選擇和贈(zèng)送禮品，在解決過程中應(yīng)如何考慮和操作？答:（1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷,或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等;(2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；(3)在日歷上應(yīng)當(dāng)清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于本地的購(gòu)物環(huán)境。(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的規(guī)定，不必送太昂貴的禮物，只要專心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。(5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分,適合對(duì)方。(６)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。(7)假如不是親自送禮，應(yīng)當(dāng)在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。

(８)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減，表達(dá)是否批準(zhǔn)你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。(9）為了避免所送禮物的反復(fù)，文秘人員應(yīng)當(dāng)為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。12、某公司成立不久,業(yè)務(wù)就非常繁忙，電話不斷，上司規(guī)定文員小胡設(shè)計(jì)一個(gè)電話記錄單。小胡應(yīng)當(dāng)怎么設(shè)計(jì)?來電單位來電號(hào)碼來電者姓名分機(jī)來電時(shí)間年月日時(shí)BP機(jī)或手機(jī)內(nèi)容摘要：上司批示解決結(jié)果記錄人13、所謂“有問題”的來訪者一般是如何的?文員應(yīng)如何應(yīng)對(duì)?答：(l)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜,文員應(yīng)毫不妥協(xié)(但要注意禮貌)地反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。堅(jiān)持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度?？杀ＷC:假如對(duì)方寫信給上司，上司一定會(huì)看到這封信。(2）進(jìn)行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板,打電話保安部門，不要與蠻橫無理、也許帶來危險(xiǎn)的來訪者直接沖突。(３)情緒激動(dòng)的來訪者。假如來訪者是男性，女文員應(yīng)當(dāng)找男的幫忙;假如是女性，女文員也許會(huì)使她安靜下來;如不行,找一個(gè)成熟的女同事來幫忙。(4）騙人的老手。他們①介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格低得離譜;②公司經(jīng)營(yíng)時(shí)間不長(zhǎng)；③個(gè)人或公司沒有通訊地址,或電話號(hào)碼有疑問。必須保護(hù)公司和上司的利益。14、本單位為了推動(dòng)工作開展,擬制定近三年或中長(zhǎng)期工作發(fā)展規(guī)劃,決定召開部分人員參與的工作研討會(huì),辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？答：①座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是對(duì)部門工作熟悉，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；②座談會(huì)以小型為主,人數(shù)以七、八人為宜；③座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；④主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；⑤具體的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；⑥座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長(zhǎng)可短；⑦會(huì)場(chǎng)也可準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談,可使氣氛輕松。15、文秘人員如何主持會(huì)議?應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)?答：①文秘人員假如在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思,簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn)。②會(huì)議上注意自己的表情和說話的語(yǔ)調(diào)，并控制發(fā)言的時(shí)間。③對(duì)發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo),提醒時(shí)間有限。④在會(huì)上可分派工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其別人意見，不要當(dāng)眾批評(píng)某個(gè)人。⑤最后作總結(jié),統(tǒng)一結(jié)識(shí)。⑥規(guī)定與會(huì)者記筆記,自己做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文獻(xiàn)夾。以作查證。案例分析1、利達(dá)公司銷售部劉小姐要結(jié)婚，她請(qǐng)陳小姐暫代她的工作…上司說:“你犯了五個(gè)錯(cuò)?！闭?qǐng)問五個(gè)錯(cuò)分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？答:①該間的沒有問(指對(duì)方情況,手套的需要;②該記的沒有記錄（對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼③該說的沒有說（沒有及時(shí)向上司報(bào)告）；④不該說的卻說了(價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示）；⑤不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤,也沒必要告訴上司，使自己陷人被解雇的境地）;⑥電話禮儀方面,鈴響了沒有自報(bào)家門；⑦不等對(duì)方說完,就“啪”掛上電話。

2、文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)解決的意見后…而張認(rèn)為小曹應(yīng)先同他通氣。小曹這樣做對(duì)不對(duì)?錯(cuò)在哪里？小曹應(yīng)當(dāng)怎么辦？答:①小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則,既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了,就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示；②在工作中不應(yīng)過度親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo),以至落到馗尬的境地;③兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，假如張通情達(dá)理,小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事,求得諒解后，按孫的意見辦;④假如不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討,再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行;⑤假如矛盾不能統(tǒng)一,應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示,遵照總經(jīng)理的意見辦,并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這時(shí)文員執(zhí)行重要決策人的意見。3、某國(guó)營(yíng)公司總經(jīng)辦人員小趙正在看記錄報(bào)表,…最后小林氣憤地離開了。3名被解職的職工…不知道怎么辦才好…小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應(yīng)當(dāng)怎么做才對(duì)。答:(１）不能說“總經(jīng)理外出了,有什么亭請(qǐng)跟我說吧”,辦公室人員不能替上司做主。(2）接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽,不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽。(3)對(duì)提重要建議的來訪者,應(yīng)認(rèn)真記錄，報(bào)告上司。（４）應(yīng)熱情,不能對(duì)來訪者冷嘲熱諷。(5)對(duì)言辭劇烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié),宜傳政策。(６)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打1１0。４、東華公司辦公室人員小沈能講一口美麗的法語(yǔ)，小陳則很喜歡打扮…答:(1）小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境,不符合特定的會(huì)談工作規(guī)定。（２)陳沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象。(3）小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作,破壞工作場(chǎng)合安靜。（4）小陳用手拿茶葉,不衛(wèi)生,引起客商不滿，使得談到一開始就不順利。(5）小沈應(yīng)當(dāng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地填補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的局限性。古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí),她應(yīng)采用補(bǔ)救措施,可以將上司借故引開,并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商。（６）小沈受到上司批評(píng),即使是過頭話,也應(yīng)保持冷靜,不辯駁，應(yīng)理解上司的難處.找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì),用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。5、小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人…而這位客人似乎對(duì)這一切不很滿意，話越來越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦…小李舉止是否合乎禮儀？為什么?小李應(yīng)當(dāng)怎么做？答:小李的舉止不合乎禮儀。(１)主人和客人之間,應(yīng)當(dāng)主人先伸手;(２)在替客人拿行李前應(yīng)征求批準(zhǔn)：“我替你拿可以嗎？"（３)哪些行李可以放入行李箱中也要征得批準(zhǔn)；(4)司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上,左為下；后為上，前為下、(5）客人應(yīng)當(dāng)坐后排，小李應(yīng)當(dāng)坐副駕駛座;（6)客人公司的一些內(nèi)部情況、個(gè)人收人、福利和家庭情況等是不合適的話題；（７）應(yīng)當(dāng)與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等;６、波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會(huì)?！瓌⑿〗愦螂娫捊o租賃公司…忽然外面一陣喧嘩。問題:1、假如你是劉小姐,對(duì)接下去也許發(fā)生的各種情況,應(yīng)當(dāng)如何解決？2、假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分尚未送到,你還應(yīng)當(dāng)做些什么?3、從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？答：(1）請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員;(2)假如聯(lián)系不上送貨員,向總經(jīng)理報(bào)告,請(qǐng)求該如何辦;(3)立即向總經(jīng)理報(bào)告,不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程;(4）得到總經(jīng)理指示,可否把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)？（5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺(tái)；(６）召開大型會(huì)議，各種準(zhǔn)備工作，涉及音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排；（7）租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施,涉及噪音、停車場(chǎng)等問題；(8）不能僅憑電話聯(lián)系,應(yīng)實(shí)地查看;（9)重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案)7、公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午召開銷售員會(huì)議…星期四上午8點(diǎn)左右,會(huì)議室里沒有人招呼…經(jīng)理非常不滿。小劉錯(cuò)在哪些地方?對(duì)的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的?答：（ｌ)應(yīng)當(dāng)搞清銷售員的人數(shù)和姓名,準(zhǔn)備這份名單;（2）打印好書面告知;(3)在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放告知或電話告知(電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等）到名單上的每個(gè)人；(4)告知不能寫在布告欄里,也許不被人注意；(5)告知上應(yīng)寫清會(huì)議的時(shí)間（開始到結(jié)束時(shí)間)、地點(diǎn);(6）應(yīng)具體寫清會(huì)議內(nèi)容,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備;(７)應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作；8、請(qǐng)將下列文獻(xiàn)分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題:(l)利華公司2０2３年2月份經(jīng)理睬議記錄；(2）利華公司2０23年銷售計(jì)劃;(…(12）利華公司2023年銷售工作總結(jié)。答:一、案卷一(標(biāo)題:利華公司２０23年經(jīng)理睬議記錄)：1、利華公司2023年2月份經(jīng)理睬議記錄;5、利華公司４月份經(jīng)理睬議記錄；８、利華公司2023年６月份經(jīng)理睬議記錄;1０、利華公司2０23年8月份經(jīng)理睬議記錄;二、案卷二：利華公司２02３年銷售工作計(jì)劃、總結(jié):2、利華公司２023年銷售計(jì)劃;１2、利華公司2023年銷售工作總結(jié)；三、案卷三:市工商局、物價(jià)局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價(jià)、稅務(wù)自查的告知3、市工商局關(guān)于年檢工作的告知；６、市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的告知；n、市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的告知；四、案卷四：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會(huì)議紀(jì)要：4、利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；7、香港凱福公司關(guān)于合牛事宜給利華公司的復(fù)函;９、利華公司與香港凱福石司會(huì)議紀(jì)要;

9、為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì)…小萬(wàn)將告知下發(fā)后不久,就接到了不少部門的電話，言談中頗有些責(zé)怪的意思。問題一：小萬(wàn)錯(cuò)在哪里?應(yīng)當(dāng)如何寫這份會(huì)議告知？答:①會(huì)議告知缺少主題(議題)；②時(shí)間上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾點(diǎn);③請(qǐng)哪些人出席不明確④發(fā)放會(huì)議告知要交到會(huì)議出席者手上，可進(jìn)行說明解釋；⑤如本人不在,應(yīng)請(qǐng)代收人(或秘書）簽字，打電話確認(rèn)是否出席。過了幾天，局里召開傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，…會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)騷亂。問題二:作為大會(huì)組織者，小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？針對(duì)這樣的緊急情況,他應(yīng)采用什么措施？答：一、錯(cuò)在哪里:①會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待。②小萬(wàn)沒有認(rèn)真校對(duì)材料。③最后也沒能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料,加以改正。二、補(bǔ)救措施可以是:小萬(wàn)快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊，耳語(yǔ)了幾句,又拿出底稿解釋了一翻,作了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按本來小組劃分展開了討論。10、皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗…令她百思不得其解的:羅浪斯公司是如何獲取德國(guó)代表團(tuán)的情報(bào)的?他們是如何搶走生意的?問題:(ｌ）羅浪斯公司是如何獲得德國(guó)代表團(tuán)的購(gòu)貨協(xié)議的？（２)秘書與親朋好友談話或閑聊時(shí),是否可以不分場(chǎng)合、不分對(duì)象暢所欲言?(３)公司的機(jī)密有哪些？(４）秘書在平常工作中應(yīng)當(dāng)如何做好保密工作？答：（１）李麗在談話中無意透露出的信息,給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會(huì)，得到了這筆生意。（2)即使是最佳的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。(3）公司的機(jī)密涉及公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運(yùn)作、客戶資料、流通渠道等。上司正在考慮、討論而未作定論，未公開宣布的內(nèi)容。上司的隱私、疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故、人事爭(zhēng)端、內(nèi)部失竊、經(jīng)濟(jì)糾紛等。(４)應(yīng)做到不該說的不說,不該聽的不聽,不該記錄的不記錄，機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管，機(jī)密文獻(xiàn)嚴(yán)密保管,自己的電腦設(shè)立密碼等。1１、文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)解決公司的郵件…你認(rèn)為鄧小姐解決郵件是否對(duì)的，為什么？答：①收領(lǐng)郵件應(yīng)當(dāng)把以前的信件此外放開,以免混淆;②應(yīng)在清點(diǎn)后才干簽字;③一方面應(yīng)分類，請(qǐng)示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆④不能把回信地址剪掉⑤檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問對(duì)的的，再把錯(cuò)誤的劃去,⑥拆錯(cuò)信,應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時(shí)向他（她)道歉。(⑦把交給上司郵件提成最急件、次急件和普通件，不能混淆;把郵件提成最急件、次急件和普通件；⑧打印寄往美國(guó)的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角；１2、文員