HY/T 057-2011海洋管理機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范

ICS011402007060

;

A14...

中華人民共和國(guó)海洋行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

HY/T057—2011

代替

HY/T057—2001

海洋管理機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范

Operationalnormsforinstitutionalarchivesofoceanicadministration

2011-07-08發(fā)布2011-12-01實(shí)施

國(guó)家海洋局發(fā)布

HY/T057—2011

目次

前言…………………………

Ⅲ

范圍………………………

11

規(guī)范性引用文件…………………………

21

術(shù)語和定義………………

31

總體質(zhì)量要求……………

42

文件材料的收集積累……………………

52

收集積累范圍………………………

5.12

收集積累種類………………………

5.22

收集積累方式………………………

5.32

收集積累要求………………………

5.42

文件材料的整理…………………………

63

紙質(zhì)文件材料整理…………………

6.13

電子文件整理………………………

6.26

文件材料的歸檔…………………………

77

紙質(zhì)文件材料的歸檔………………

7.17

電子文件的歸檔……………………

7.28

檔案整理…………………

88

檔案盒排列…………………………

8.18

編輯檔案盒信息表…………………

8.29

建立全宗管理檔案…………………

8.39

檔案的保管統(tǒng)計(jì)與利用………………

9、10

保管…………………

9.110

統(tǒng)計(jì)…………………

9.210

利用…………………

9.311

檔案的鑒定移交與銷毀………………

10、11

鑒定………………

10.111

移交………………

10.212

銷毀………………

10.312

附錄規(guī)范性附錄文件材料歸檔范圍與保管期限表………………

A()14

附錄規(guī)范性附錄不歸檔文件材料范圍與處理……………………

B()25

附錄規(guī)范性附錄檔案盒與常用表格格式…………

C()26

Ⅰ

HY/T057—2011

前言

本標(biāo)準(zhǔn)按照給出的規(guī)則修訂

GB/T1.1—2009。

本標(biāo)準(zhǔn)代替海洋管理機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范本標(biāo)準(zhǔn)在原基礎(chǔ)

HY/T057—2001《》。HY/T057—2001

上按照標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第部分標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書

,GB/T1.1《1:》、《

檔案保管期限規(guī)定國(guó)家檔案局令第號(hào)和歸檔文件整理規(guī)則對(duì)結(jié)構(gòu)及相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行

》(8)DA/T22《》,

了調(diào)整修改除編輯性修改外主要的技術(shù)變化如下

,,:

增加了新的規(guī)范性引用文件照片檔案管理規(guī)范電子文

———,GB/T11821《》、GB/T18894—2002《

件歸檔與管理規(guī)范檔案工作基本術(shù)語

》、DA/T1《》;

增加了關(guān)鍵術(shù)語電子文件件歸檔電子文件邏輯歸檔物理歸檔全宗修改了

———“”、“”、“”、“”、“”、“”,

文件材料的定義見

“”(3.2、3.3、3.4、3.5、3.6、3.8、3.1);

刪除了立檔單位與全宗見原的第章

———“”(HY/T057—20014);

增加了總體質(zhì)量要求見第章

———“”(4);

修改了文件材料收集整理歸檔的過程將原標(biāo)準(zhǔn)的歸檔與檔案系統(tǒng)整理修改調(diào)整為文

———、、,“”“”“

件材料的收集積累文件材料的整理文件材料的歸檔檔案整理見第章第章

”、“”、“”、“”(5、6、

第章第章原的第章第章

7、8,HY/T057—20015、6);

修改了原標(biāo)準(zhǔn)檔案的利用將檔案保管統(tǒng)計(jì)相關(guān)內(nèi)容移入該章節(jié)修改后為檔案的保管

———“”,、,“、

統(tǒng)計(jì)與利用見第章原的第章

”(9,HY/T057—20018);

修改了原標(biāo)準(zhǔn)檔案的統(tǒng)計(jì)鑒定與移交銷毀將檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容移至檔案的保管統(tǒng)計(jì)與

———“、、”,“、

利用章節(jié)修改后為檔案的鑒定移交與銷毀見第章原的第章

”,“、”(10,HY/T057—20019);

修改了文件材料歸檔范圍和保管期限表明確界定歸檔文件定期的保管年限見附錄

———“”,“”(A,

原的附錄

HY/T057—2001B);

修改了不歸檔文件材料范圍見附錄原的附錄

———“”(B,HY/T057—2001C);

刪除了檔號(hào)章格式增加了歸檔章格式見附錄圖原的附錄

———“”,“”(CC.1,HY/T057—2001A

圖

A.18);

以歸檔文件目錄與歸檔文件目錄封面替代了案卷目錄封面案卷目錄卷內(nèi)文件目

———“”“”“”、“”、“

錄見附錄圖圖原的附錄圖圖圖

”(CC.2、C.3,HY/T057—2001AA.4、A.5、A.6);

修改了備考表的格式見附錄圖原的附錄圖

———“”(CC.4,HY/T057—2001AA.7);

明確了以盒為保管方式的檔案裝具刪除了案卷卷盒案卷盒封面案卷卷脊增加了

———“”,“”、“”、“”,

檔案盒封面與檔案盒脊見附錄圖圖原的附錄

“”“”(CC.5、C.6,HY/T057—2001A

圖圖圖

A.1、A.2、A.3);

增加了歸檔電子文件目錄歸檔電子文件移交接收檢驗(yàn)登記表的格式見附錄圖

———“”、“、”(CC.7、

圖

C.9);

刪除了案卷交接登記表增加了歸檔文件交接手續(xù)表的格式見附錄圖原

———“”,“”(CC.8,

的附錄圖

HY/T057—2001AA.8);

增加了檔案盒信息表封面與檔案盒信息表的格式見附錄圖圖

———“”“”(CC.10、C.11);

修改了檔案交接文據(jù)的格式見附錄圖原的附錄圖

———“”(CC.12,HY/T057—2001AA.8);

修改了檔案銷毀清冊(cè)封面檔案銷毀清冊(cè)的格式見附錄圖圖原

———“”、“”(CC.14、C.15,

的附錄圖圖

HY/T057—2001AA.11、A.12);

刪除屬立檔單位內(nèi)部管理中使用的檔案借閱登記簿檔案代理卡檔案庫(kù)房溫濕度控制

———“”、“”、“

Ⅲ

HY/T057—2011

登記簿封面格式檔案庫(kù)房溫濕度控制登記表文號(hào)目錄見原的

”、“”、“”(HY/T057—2001

附錄圖圖圖圖圖

AA.9、A.13、A.14、A.15、A.16)。

本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家海洋局第二海洋研究所提出

。

本標(biāo)準(zhǔn)由全國(guó)海洋標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)歸口

(SAC/TC283)。

本標(biāo)準(zhǔn)起草單位國(guó)家海洋局第二海洋研究所國(guó)家海洋局機(jī)關(guān)檔案室國(guó)家海洋局東海分局浙江

:、、、

省海洋與漁業(yè)局國(guó)家海洋技術(shù)中心中國(guó)海洋檔案館

、、。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人葛彥華楊關(guān)銘潘峰薛軍陶雪巖薛惠芬姚海琴楊和明潘建中陳凌云

:、、、、、、、、、。

本標(biāo)準(zhǔn)歷次版本發(fā)布情況為

:

國(guó)家海洋局系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范

———HY029.2—1993《》。

Ⅳ

HY/T057—2011

海洋管理機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國(guó)家海洋管理機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作的基本要求技術(shù)方法和工作程序

、。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)海洋管理機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的文件材料歸檔與檔案管理其他海洋機(jī)構(gòu)機(jī)關(guān)

,

的檔案業(yè)務(wù)可參照本標(biāo)準(zhǔn)

。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的凡是注日期的引用文件僅注日期的版本適應(yīng)于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于本文件

。,()。

照片檔案管理規(guī)范

GB/T11821

電子文件歸檔與管理規(guī)范

GB/T18894—2002

檔案工作基本術(shù)語

DA/T1

檔案著錄規(guī)則

DA/T18

歸檔文件整理規(guī)則

DA/T22

檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范

JGJ25—2000

國(guó)家海洋局接收海洋檔案進(jìn)館暫行辦法

3術(shù)語和定義